O que é alinhamento estratégico?
Toda empresa, pelo menos no discurso, deseja melhorar seus processos e assim, melhorar seus resultados. Este pensamento, é extremamente saudável, pois estimula que todos na companhia busquem o melhor, como reduzir desperdícios e aperfeiçoar os produto ou serviços que eles entregam aos seus clientes.
Mas de acordo com um estudo da Economist Intelligence Unit patrocinado pelo PMI, uma média de apenas 56% das iniciativas estratégicas de projetos foram bem-sucedidas, no entanto, 9 em cada 10 executivos disseram que as iniciativas estratégicas são "essenciais" para a competitividade nos próximos anos.
Há uma série de razões potenciais para a lacuna de sucesso delineada no estudo, mas uma coisa é clara: os executivos têm que agir sobre a estratégia por meio da criação de projetos que fornecem pedaços dele, e os gerentes e equipes têm de se certificar de que seus projetos estão funcionando e alinhados com os objetivos estratégicos atuais da empresa.
Até aí, tudo perfeito, mas como Deming dizia, a empresa é um sistema, ou seja, uma mudança que melhore o resultado do processo Y em 10% pode piorar o processo X em 20%. Planejar a empresa como um sistema é o maior desafio para que a excelência desejada seja alcançada.
Como orientar projetos?
É comum, grandes organizações, lançarem vários projetos anualmente. Cada área mostra à diretoria seus desafios e estrutura propostas de projetos cujo objetivo é resolvê-los, porém, o alinhamento com as iniciativas das outras áreas fica um pouco de lado. É como se cada grupo lutasse para resolver seus problemas, brigando por recursos e focando todas as suas ações para isto, mas se esquecesse de que está inserido num sistema.
O incômodo deste tipo de iniciativa é que o planejamento proposto pela área A e o proposto pela área B não se falam. Tal postura coloca em risco o sucesso do projeto da área A e o projeto da área B, pois durante suas execuções a chance de que haja conflitos entre as áreas é grande.
A empresa está comprometida em usar o gerenciamento de projetos estrategicamente?
Na maioria das empresas, centenas de projetos estão em andamento a qualquer momento - projetos de transformação, programas de melhoria contínua, expansões de plantas, manutenção de reparos, capacitação de trabalhadores, redimensionamento, terceirização e projetos de qualidade de vida. Os gerentes, que antigamente supervisionavam pessoas ou agiam como intermediários de informação entre níveis corporativos inferiores e superiores, agora atuam como gerentes de projetos ou como coordenadores de gerentes de projetos. Uma vez que a natureza do trabalho de um gerente mudou, deve haver correspondente compromisso corporativo para a arte e a ciência da gestão de projetos. As coisas mudaram e as declarações das políticas corporativas devem refletir essas mudanças. As declarações de política do projeto podem abordar o tempo ou o uso de princípios e técnicas.
Existe uma política formal para preparar o Project Charter?
Uma vez que os projetos são os meios pelos quais as estratégias corporativas são executadas, é fundamental que eles sejam guiados pela filosofia corporativa original, estratégia e intenção. Os charters são o instrumento para fazer isto. Este documento, com a participação e aprovação da alta gerência, deve responder à pergunta básica: "De que forma o projeto melhorará os objetivos corporativos gerais?" Ele também deve abranger temas como objetivos, relacionamentos das partes interessadas, metodologias, filosofia de gerenciamento de projetos, declaração de escopo, interfaces principais e um breve plano de gerenciamento de projeto.
Existe sinergia entre o grupo empresarial e os responsáveis pela implementação do projeto?
Para evitar a síndrome de explodir paredes, é preciso haver envolvimento precoce por pessoas de implementação do projeto. Embora este princípio possa parecer sólido, a prática dele apresenta um desafio. Primeiro, pessoas de planejamento empresarial podem preferir planejar sem a ajuda de "forasteiros". Então, há uma boa probabilidade de que as pessoas do projeto certo não pode estar sentado apenas à espera de brainstorm e analisar as fases iniciais de uma proposta de negócio. Finalmente, há o esforço requerido pela gerência sênior e por patrocinadores para articular a relação entre os povos do planeamento de negócio e o escritório da gerência de projeto.
Como a alta gerência pode certificar-se de que os projetos estão alinhados?
Eventos de manutenção, programados na vida de um projeto, são uma maneira de manter o projeto alinhado com interesses corporativos. Um método clássico é a auditoria de gerenciamento de projeto de dois dias. Esta auditoria normalmente compara a prática no local com o plano de gerenciamento do projeto, que é o roteiro para a implementação do projeto. Se a auditoria for expandida para incluir as questões de patrocínio do projeto e de patrocínio da gerência sênior, isso garantirá que as questões de alinhamento estratégico do projeto sejam tratadas. A auditoria também pode ser usada para identificar a necessidade de ajuste estratégico, se algumas das premissas originais mudaram conforme o projeto evoluiu.
Como evitar o risco nos projetos?
Para evitar tal risco e aproveitar todo desejo de melhorar que os membros da organização possuem, a alta gerência e a área de projetos devem quebrar o modelo mental focado e estimular a visão da organização como um sistema. Alinhamento Estratégico:reuniões para a definição da estratégia do projeto da área A devem contar com a participação de especialistas em projetos (para que todos os aspectos sejam abordados) e também com especialistas da área B. Nestas reuniões, será possível entender as possíveis interações entre os projetos e as iniciativas das áreas e alinhar a linha de ação, fazendo com que o projeto de A atenda em parte o projeto de B e vice-versa.
Tal alinhamento evita que um projeto acabe conflitando com os resultados do outro, fazendo com que a empresa, alcance o chamado “ótimo global”, que é o melhor resultado para o sistema e não apenas para um pequeno grupo. Outra enorme vantagem deste tipo de abordagem é o aumento de conhecimento que todos envolvidos ganham sobre como a empresa funciona, pois para contribuir na discussão, cada envolvido deverá entender o desafio da outra área, como funciona seu processo e qual a proposta de solução.
Ao trabalhar assim, a empresa garante uma integração cada vez maior entre seus colaboradores, criando um ambiente para o aparecimento de uma equipe de alto desempenho. Isto ocorre, pois todos entendem o porquê melhorar, o que melhorar e como melhorar. As rusgas entre áreas e grupos começam a sumir, pois cada um entende como cada ação poderá prejudicar a companhia.
