Plano de Negócios: obtenha aprovação e financiamento do seu projeto!

22 de agosto de 2017
Última modificação: 22 de agosto de 2017

Autor: Paula Louzada
Categorias: Blog, Gestão de Projetos

Obtendo aprovação e financiamento para seu projeto

Você tem boas ideias para melhorar a maneira como seu departamento entrega o que é necessário? Mas como você obtém aprovação para seus projetos para avançar? E como você garante que você receba os recursos necessários para concluí-los com sucesso?

A resposta é a seguinte: criando um plano de negócios apropriado. Em projetos formais, um plano de negócios é o principal produto da Fase do Projeto de Caso de Estratégia e Negócios. É um dos principais documentos que os gerentes seniores analisam ao decidir se deve dar um projeto o financiamento que precisa para avançar. No caso de negócios, você detalha os benefícios que o projeto irá entregar, como eles serão alcançados, o que custará e quanto tempo demorará.

Há uma série de outros benefícios que vêm de escrever um caso de negócios:

  • Você precisa ser específico sobre o que seu projeto irá alcançar, tudo em um único documento, então isso encoraja você a pensar o projeto e registrar seus principais pressupostos.
  • Ele fornece uma linha de base do projeto, contra a qual você pode rastrear o escopo, o custo, as linhas de tempo e a entrega de benefícios.
  • Dá-lhe uma oportunidade, logo no início do projeto, para garantir que todas as partes interessadas compreendam o que você está entregando (e não entregando) e reconhecer quaisquer responsabilidades e obrigações que eles têm no apoio ao projeto.

Para obter a maior vantagem disso, pense em como você pode envolver suas partes interessadas mais importantes. Por exemplo, você poderia consultá-los antes de colocar o plano de negócios juntos – ou, você poderia obter sua contribuição ao escrever seu plano de negócios e receber seus comentários sobre rascunhos iniciais.

Vários dos artigos do nosso Blog, relacionados à Gestão de Projetos, irão ajudá-lo aqui. Além disso você pode aprender ainda mais com os nossos cursos de Introdução à Gestão de Projetos e Gestão de Projetos.

Como usar a ferramenta?

Cada plano de negócio deve incluir vários componentes principais. O nível de detalhe necessário no seu documento dependerá do estágio em que o projeto se encontra e do nível de complexidade e investimento exigido no projeto. Por exemplo, em um projeto complexo, você precisará enviar um caso de negócios inicial para buscar a aprovação do projeto em princípio. Isso levaria ao lançamento de financiamento preliminar, de modo que o gerente de projeto possa produzir um caso comercial completo, com uma análise detalhada do escopo, custos e benefícios. A aprovação deste caso comercial detalhado liberaria o financiamento para que o projeto seja implementado na íntegra.

Por outro lado, um projeto para mudar um sistema de TI independente existente para fornecer um requisito legal pode ser rápido de implementar, porque é independente e tem um impacto mínimo. Nesse caso, o caso de negócios pode ter apenas algumas páginas.

Dica: A maioria das organizações tem um processo rigoroso e cuidadoso para alocar recursos para projetos. Eles também podem ter um conjunto de prioridades ou considerações contra as quais os projetos são avaliados. Investigue os modelos e as diretrizes disponíveis em sua organização antes de começar a escrever seu caso comercial.

Em particular, explore se existe um modelo que você deve usar (e quais partes são obrigatórias ou opcionais). Identifique quem aprova planos de negócios pelo nível de investimento que seu projeto exige e determine os critérios de avaliação para a aprovação do projeto.

Os principais componentes do plano de negócios são os seguintes:

Resumo da gestão – Aqui, resuma os pontos-chave dentro de cada seção de casos comerciais, idealmente em uma página. Você escreverá este resumo depois de ter pensado claramente na proposta do projeto em detalhes e escreveu o resto do documento do caso de negócios.

Contexto do projeto – Identificar os requisitos de estratégia de questão, oportunidade e negócios que o projeto proposto abordará. Discuta quaisquer outras opções que considerou e rejeitadas como possíveis soluções. Identifique quaisquer implicações de não aprovar o projeto. Dê informações sobre as principais partes interessadas que estiveram envolvidas no desenvolvimento da proposta do projeto e explicam o trabalho já realizado em fases anteriores do projeto ou em projetos dependentes.

Objetivos – Indique o que o projeto irá entregar usando objetivos SMART.

Escopo – Defina o que o projeto irá entregar. Seja claro sobre o que está no escopo e o que está fora do escopo. Você pode achar útil listar processos ou áreas de processo, áreas geográficas, departamentos / funções, equipamentos, sistemas (lembre-se de indicar quais as interfaces do sistema estão no escopo – isso é muitas vezes esquecido!), Ou grupos de partes interessadas como forma de ser claro sobre O que está no escopo.

Muitas vezes, também é útil indicar onde as responsabilidades do projeto acabarão. Por exemplo, o projeto pode ser responsável por configurar o treinamento inicial da equipe interna de suporte. No entanto, a equipe de suporte interno pode então ser responsável pela formação dos usuários finais como parte de suas responsabilidades “comerciais como de costume” existentes.

Dependências – Identifique as dependências do projeto. Por exemplo, indique claramente se sua equipe está de alguma forma dependente do trabalho de outra equipe para completar o projeto. Além disso, certifique-se de indicar se outro projeto depende de algo que você está entregando.

Riscos – Identificar os riscos críticos dentro do projeto. Indique como planeja eliminar, reduzir ou gerenciar esses riscos e determinar as implicações de não fazê-lo. Você também pode achar útil estimar a probabilidade de cada risco ocorrer ou dar mais detalhes sobre as condições em que você não poderia efetivamente reduzir o risco.

Custos e recursos – indique claramente o orçamento do seu projeto. Além disso, destaque os recursos que você está dependendo, mas isso não precisa de despesas de caixa. Esses recursos podem incluir coisas como hardware de TI, pessoas, equipamentos e salas que já estão disponíveis. Nestes casos, indique a quantidade desses recursos que você precisará, e destaque de onde você espera que esses recursos sejam provenientes.

Indique claramente todos os pressupostos que suportam as estimativas de custos no caso de negócios, bem como quaisquer números que você deixou de excluir. Por exemplo, se você assumiu que existe uma capacidade de armazenamento de dados suficiente já disponível, indique isso.

As áreas que são muitas vezes esquecidas nos orçamentos incluem despesas para funcionários que devem participar de eventos do projeto (como workshops ou exercícios de testes de negócios) e capacidade adicional de hardware de sistemas. Por exemplo, se um colaborador adicional for necessário para suportar o teste, mas não será necessário quando o projeto “for rodar”, é fácil esquecer de orçar por isso.

Os gerentes muitas vezes têm problemas para obter os recursos de que precisam para seus projetos. É por isso que é realmente importante que as principais partes interessadas deem aprovação inicial e entendam os recursos que o projeto precisará.

Benefícios – Indique os benefícios que o projeto irá entregar. Estes devem incluir benefícios qualitativos e quantitativos.

Marcos do Projeto: indique a linha do tempo do projeto. Se o projeto tiver que ser entregue por uma determinada data para alcançar prazos legais ou internos, indique isso. Além disso, seja claro sobre as implicações do projeto começar, ou não iniciar, em uma determinada data.

Avaliação do Projeto – A forma como os projetos são avaliados dependerá da organização e da sua missão. No entanto, muitas organizações irão basear as decisões go / no-go na Taxa Interna de Retorno do Projeto ou no Valor Presente Líquido, que são medidas do retorno que o projeto entregará à organização uma vez que os custos foram considerados.

Dica: Assim como sua organização provavelmente terá modelos específicos para planos de negócios, é provável que haja regras especializadas detalhando como os projetos devem ser avaliados. Se apropriado, obtenha ajuda do seu departamento de finanças para garantir que esta parte do seu caso comercial esteja corretamente estruturada.

Pontos importantes

O plano de negócios é um documento chave nas fases iniciais de um projeto. Ele detalha como o projeto irá prosseguir, é o documento chave dos tomadores de decisão. Além disso, ele define a linha de base para o escopo, os custos e os cronogramas do projeto, o que significa que é um documento chave para determinar se o projeto é julgado como um sucesso ou uma falha. Como tal, tome cuidado com este documento – afinal, tudo o que é errado, deixado de fora ou mal interpretado pode provavelmente causar problemas mais tarde.

Tal como acontece com muitos dos principais documentos de gerenciamento de projetos, o plano de negócios oferece uma oportunidade de se envolver com seus principais interessados e criar suporte para o seu projeto. Certifique-se de aproveitar ao máximo esta oportunidade!

Se você quer turbinar o seu plano de negócios não deixe de fazer nossas certificações White Belt, Green Belt, Black Belt ou conhecendo nossas ferramentas de análise de dados, como o box plot, histograma, gráfico de controle, VSM entre outras!

Deixe seu comentário

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *

cinco × 3 =