O que é Melhoria Contínua e qual sua importância?

03 de abril de 2018
Última modificação: 03 de abril de 2018

Autor: Raquel Monteiro
Categorias: Blog, Melhoria de Processos

Melhoria Contínua é uma força poderosa que trabalha nos bastidores das empresas mais bem sucedidas do mundo. Todos os dias, ela promove a evolução e a inovação. É um processo essencial para o sucesso dos negócios a longo prazo.

Noções básicas de Melhoria Contínua

Como o nome sugere, a melhoria contínua é um esforço contínuo para melhorar produtos, processos ou serviços, através da redução de desperdícios ou aumento da qualidade. Esse esforço contínuo gera uma vantagem competitiva para as organizações que acertam, mas, assim como acontece com muitas coisas na vida, a consistência não é fácil de alcançar.

Para muitos, a própria menção da melhoria contínua traz um olhar instintivo devido a algumas experiências negativas do passado com essa abordagem. Muitas vezes os funcionários e líderes se sentem queimados por um “programa” de Melhoria Contínua que foi forçado a eles e só resultaram em um grande trabalho focado na limpeza de sua área ou na utilização de quadros brancos.

Quando um gerente / líder tem um resultado comercial para alcançar, a última coisa que quer sentir é que algum outro departamento está forçando seu processo e tudo o que está fazendo é distrair a ele e a seus funcionários de atingir seus objetivos. Portanto, é fundamental, quando se aprende e considera a introdução de melhorias contínuas na sua organização, que você tenha bem claro sobre qual é a sua real intenção: melhorar os resultados do negócio.

Além disso, a melhoria contínua não é um “programa”. Se a introduzirmos como um programa, imediatamente definimos a expectativa de que ele tenha uma data inicial e final. Isso está em conflito direto com a mudança cultural que estamos tentando impulsionar … melhorar a maneira como fazemos negócios. A Melhora Contínua nunca deve parar e, quando estiver em vigor, veremos melhorias de duas maneiras, explicadas a seguir.

Pequenas Melhorias e Explosões de Melhoria

Em geral, a melhoria vem em uma das duas formas de negócios:

  • Incremental: Ocorrendo lentamente, em partes e pedaços pequenos, ao longo do tempo
  • Explosão: Ocorrendo tudo de uma vez, em uma explosão de mudança

Embora ocorram súbitas descobertas, a verdade é que a Melhoria Contínua geralmente acontece de forma incremental durante um longo período de tempo. Mudar não é fácil. Independentemente de seus processos atuais serem bons ou ruins, eficazes ou ineficazes, eles são hábitos arraigados para sua organização. Definir antecipadamente essa expectativa permite que a organização reconheça e recompense o comportamento correto e crie a base para a verdadeira mudança cultural.

Abastecendo o Mecanismo de Melhoria

Você não pode falar sobre melhoria contínua sem abordar a estratégia. Sem alinhamento adequado da equipe de liderança e adesão da organização, um compromisso verdadeiro com esse processo será difícil, na melhor das hipóteses. É por isso que focar nos resultados do negócio por meio do alinhamento efetivo da estratégia é tão crítico.

Se a melhoria contínua for introduzida com você iniciando a conversa em torno de seus objetivos e descrever como você e a equipe de Melhoria ajudarão a atingir seus objetivos, a adoção dela pelos líderes e chefes será muito mais fácil e muito mais sustentável. Inclusive será muito mais fácil apresentar as Lean e Six Sigma, por exemplo, para ajudar no processo.

Lembre-se, as pessoas instintivamente querem saber “o que há para mim”, então não deixe de fazer essa pergunta fácil de responder. Você precisa responder a esta pergunta, em linguagem clara.

Tornando-se uma história de sucesso

Então, qual é a resposta da sua empresa para a pergunta “Por que a melhoria contínua é importante?”

Se você se sente travado aí, não está sozinho. Muitas empresas lutam para responder a essa pergunta e montar um plano de melhoria coeso. É por isso que eles recorrem a especialistas em Melhoria Contínua para obter ajuda.

Uma dica, é se certificar em metodologias como o Seis Sigma e o Lean, como já dito.

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Os benefícios da melhoria contínua no local de trabalho

Um Plano de Melhoria Contínua é um conjunto de atividades destinadas a trazer melhorias graduais e contínuas a produtos, serviços ou processos por meio de constante revisão, medição e ação. O Ciclo de Shewart (também conhecido como PDCA – Ciclo de Deming –  que significa: Planejar, Fazer, Verificar, Agir) ou uma abordagem chamada Kaizen são uns dos frameworks mais conhecidos usados ​​para suportar a melhoria contínua.

Por que a melhoria contínua é implementada

As organizações dedicadas à melhoria contínua reconhecem a importância dessas ações para fortalecer a qualidade de um produto, melhorar a satisfação do cliente e melhorar a eficiência, a produtividade e os lucros.

4 exemplos de aplicações industriais de melhoria contínua

  • Em indústria de processos intensos e de aplicações, o programa de melhoria contínua permite que indivíduos e grupos identifiquem ineficiências ou gargalos. Isso proporciona às pessoas a oportunidade de simplificar os processos, minimizando o tempo, o esforço e o desperdício. A melhoria contínua é inerente ao Sistema Toyota de Produção ou às metodologias Lean e ao uso do Kaizen.
  • Em aplicativos centrados em produtos de hardware, um programa de melhoria contínua baseado no feedback do cliente permite que o fabricante melhore a qualidade do produto, aprimore a capacidade do produto em produtos subsequentes e identifique oportunidades para agilizar os processos de fabricação, reduzindo custos.
  • Em indústrias focadas em serviços, a melhoria contínua é implementada para melhorar a eficiência e fortalecer a qualidade da prestação de serviços. De catering a lavagens de carros, essas empresas devem medir regularmente a satisfação do cliente e observar as atividades para identificar oportunidades de melhorar os resultados.
  • Em muitas atividades e metodologias de desenvolvimento de software, incluindo abordagens em cascata e ágil, a teoria e a prática da melhoria contínua são inerentes. Em cascata, um produto é desenvolvido de acordo com especificações detalhadas e o aplicativo completo é testado quanto a bugs. Os bugs são reparados e uma nova versão é testada, com a expectativa de um número decrescente de bugs ao longo do tempo. Os métodos ágeis incorporam ciclos de desenvolvimento mais curtos e fornecem feedback contínuo ao cliente, com versões subsequentes aprimoradas em termos de capacidade, qualidade e desempenho.

O ciclo PDCA

O ciclo de Shewart (PDCA) é na maioria das vezes um círculo sem começo ou fim, o que significa que a melhoria contínua é um processo que nunca para.

Uma descrição simples do ciclo PDCA é:

  • Planejar: identifique uma oportunidade e crie um plano para melhoria.
  • Fazer: teste a mudança em pequena escala, onde os resultados podem ser facilmente observados e medidos.
  • Verificar: avalie os resultados do teste e resuma as lições aprendidas.
  • Agir: se o teste funcionou, implemente a alteração em uma escala ligeiramente maior e monitore os resultados.

Lembre-se, o processo é um ciclo, ou melhor, uma espiral. Se o teste falhar, repita todo o processo de forma a melhorar. Se funcionar, monitore os resultados e comece tudo de novo com um novo plano para promover melhorias adicionais.

O trabalho de melhoria contínua é interminável.

Kaizen

Kaizen é um termo japonês que significa “mudar para melhor”. O Kaizen suporta a perspectiva de que tudo pode ser melhorado, mesmo que seja de forma a incrementar. Melhorias incrementais contínuas ao longo do tempo são vistas como desejáveis ​​e podem se traduzir em qualidade aprimorada, custos reduzidos, processos de trabalho simplificados, menos desperdício e, por fim, melhor satisfação do cliente e lucros. O Kaizen é uma parte crítica do mais amplo Sistema Toyota de Produção.

A melhoria contínua é um modo de vida, não um programa único.

O guru da qualidade, W. Edwards Deming, disse que os gerentes e as organizações devem ter uma consistência de propósito e uma dedicação profunda e duradoura à constante melhoria contínua, a fim de satisfazer os clientes, vencer a concorrência e reter empregos.

O foco de Deming era garantir que a melhoria contínua fosse introduzida na cultura, não algo que fosse momentâneo ou ocasional. Ele frequentemente criticava os gerentes por serem “míopes” e se concentrar nas medidas erradas. Ele incentivou os gerentes a investirem no longo prazo, concentrando-se em medidas significativas de melhoria contínua.

Conclusão

As organizações que se destacam na melhoria contínua incorporam-na em seus valores e a refletem em sua contratação e treinamento. Eles também incorporam em seu sistema de avaliação e compensação de funcionários. Se você visitar uma empresa que se destaca neste trabalho, os sinais de melhoria contínua são visíveis em todos os aspectos da cultura. Melhoria contínua é um modo de vida, não uma moda passageira ou programa do mês.

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