Metodologia lean: o que é e como aplicar na sua gestão

O Lean é uma metodologia que tem tudo a ver com cortar custos e ainda entregar mais valor ao seu cliente, otimizando seus processos e minimizando desperdícios. Mais e mais empresas estão adotando técnicas do Lean em um esforço para melhorar a eficiência, eficácia, lucratividade e a satisfação do cliente.

Dessa forma, ao fazer melhorias no processo que eliminam o desperdício, eles conseguiram economizar tempo e dinheiro em seus negócios. Os primeiros passos no gerenciamento Lean são os mais difíceis, e uma grande parte das equipes que não conseguem implementá-lo com sucesso desistem logo no início.

Neste artigo iremos abordar como aplicar o Lean na sua gestão. Aproveite para acessar o Espaço Lean FM2S e confira mais sobre essa incrível metodologia.

O que é a metodologia Lean?

Lean Manufacturing consiste em um grupo de técnicas que, quando combinadas e amadurecidas, permitirão você a reduzir e depois eliminar os sete desperdícios (eu sei que já se falam em oito há um bom tempo, mas vamos lá).

A ideia central é maximizar o valor do cliente e minimizar o desperdício. Simplesmente lean significa criar mais valor para clientes com menos recursos.

Pode-se entender o Lean Manufacturing como um conjunto de ferramentas que auxilia na identificação e eliminação do desperdício (muda). Além disso ele melhora a qualidade e permite reduzir o tempo e o custo de produção.

Entre as ferramentas utilizadas por esta metodologia destacam-se a melhoria contínua de processos (kaizen), os 5 porquês e o sistema à prova de erros (poka-yoke).

Quer se aprofundar nos conhecimentos sobre a metodologia Lean? Conheça nosso curso gratuito de Introdução ao Lean! Com ele você será capaz de identificar os 7 desperdícios visuais, aplicar as ferramentas do Lean para eliminá-los e identificar os processos que agregam valor ao cliente.

Qual a origem do Lean?

O Lean surgiu no Japão após a Segunda Guerra Mundial, época em que os EUA ocuparam o Japão. Para que houvesse uma comunicação entre os americanos e os japoneses, os militares responsáveis pela operação, desejavam rádios confiáveis para que as ordens das forças de ocupação e os programas de propaganda pudessem ser ouvidos em todas as cidades e vilas no país ocupado.

Mas os japoneses não tinham o conhecimento para determinada tarefa, por isso o general enviou alguns americanos para o território asiático a fim de ensiná-los.

A partir desse momento, os engenheiros americanos iniciaram o funcionamento das fábricas e ensinaram os japoneses a importância de visualizar a produção como um sistema. Para complementar a instrução, W. Edwards Deming foi convidado a ensinar controle de qualidade.

Ao ajudar os japoneses em 1950, Deming constituiu “14 princípios”, conceitos que constituem a essência de sua filosofia e aplicam-se tanto a organizações de qualquer porte, quanto em indústrias de transformação e também de serviços. Esses princípios foram lapidados chegando ao conceito de Lean que conhecemos atualmente.

O que é Lean Startup?

Lean startup é uma abordagem para o desenvolvimento de negócios que se baseia nos princípios da produção lean, uma metodologia de fabricação que valoriza a capacidade de uma empresa mudar rapidamente.

Consiste em construir um protótipo rapidamente, levá-lo ao mercado para avaliar o sucesso do produto. Tudo isso sem gastar recursos desnecessários e usar os dados gerados pelos testes de marketing inicial para influenciar a próxima fase de construção.

Se deseja saber mais sobre o Lean Startup, confira:

• O que é Lean Startup e como isso te ajuda?

Como adotar a metodologia Lean?

Não é simples de adotar a metodologia Lean na sua empresa. O processo de implementação inicial é a parte mais árdua do todo e requer persistência, resiliência, além de um grande controle. Para isso, você deve seguir à risca esses três passos importantes:

1 – Prepare o modelo de negócio através do Business Model Canvas

Ainda que seu plano de negócios seja apoiado por grandes tempos de pesquisas, antes de colocá-lo em prática não há comprovação real de que isso irá funcionar. Essas pesquisas precisam ser colocadas em prática para que seja feita a “prova dos nove”.

Para tal, ao invés de colocar um longo relatório de planos de negócios, a opção mais viável é utilizar o Business Model Canvas, ou simplesmente Canvas de Gestão para montar o seu modelo.

Essa ferramenta usa o conceito de 9 blocos, exceto se eles foram modificados um pouco para atender às necessidades/propósitos/requisitos de uma Lean Startup. O Lean Canvas é o formato perfeito de uma página para brainstorming de possíveis modelos de negócios.

Ele possui blocos, orientando você por meio de etapas lógicas começando com os problemas do seu cliente até a sua vantagem injusta (muitas vezes o bloco mais difícil de responder). O objetivo é integrar de forma visual todos os aspectos importantes de uma empresa.

2 – Testar as possibilidades (Customer Development)

Após a estruturação do seu Canvas, você irá precisar conhecer os potenciais usuários, compradores ou clientes e a solução para isso é utilizar uma abordagem chamada Customer Development (em português, desenvolvimento com clientes).

É a partir deste ponto que você começa a entender as características do produto ou serviço, a política de preços, materiais e matérias-primas, como será a cadeia de suprimentos do seu produto e planos para desenvolvimento econômico do produto e atração de clientes.

3 – Desenvolvimento Ágil

Por fim, você deve adotar uma estrutura ágil de desenvolvimento de produtos. Essa metodologia visa abandonar o risco de passar meses ou anos em um processo que acaba por falhar devido a algum pequeno erro em uma fase inicial, confiando em funcionários e equipes que trabalham diretamente com os clientes para entender as metas e fornecer soluções de maneira rápida e incremental.

Centra-se em torno de planejamento adaptativo, auto-organização e prazos de entrega curtos. É flexível, rápida e visa melhorias contínuas na qualidade, usando ferramentas como Scrum e Extreme programming.

Como aplicar Lean em uma pequena empresa?

Muitas vezes há o pensamento de que a metodologia Lean só pode ser implementada em grandes empresas. No entanto vamos desmistificar esse pensamento e mostrar como é possível aplicar princípios Lean em uma organização com apenas um único proprietário ou apenas alguns funcionários.

1 – Desenvolva uma cultura de Melhoria Contínua

Comece cada mês separando um tempo para melhoria contínua em seu calendário. Se você não especificar esse tempo, outras coisas irão sempre entrar na frente disso. Seria interessante que cerca de 10% do seu tempo seja gasto com melhoria de processo.

2 – Conquiste habilidades de Lean

Para pequenas empresas, é recomendado encontrar mentores ou equipes de suporte que possam adicionar ao seu conhecimento. Você pode ter um grupo de suporte em sua área que pode atender a esse propósito, ou você pode usar uma ferramenta como LinkedIn ou Facebook para tentar se conectar com um especialista.

Você descobrirá que as pessoas são surpreendentemente livres com seus conhecimentos e como ajudar uns aos outros. Além disso, também temos diversos materiais gratuitos para download sobre Lean e outras metodologias de melhoria.

3 – Defina claramente a sua estratégia

A implantação da estratégia é muitas vezes negligenciada em pequenas empresas. Como não há ninguém para implementar a estratégia, e por causa do compromisso de tempo, os proprietários de pequenas empresas muitas vezes ignoram esse passo.

A implementação da estratégia não é apenas sobre quem, mas também sobre o que. Ela esclarece o processo que você precisa desenvolver para atingir seus objetivos e destaca seus pontos fortes e fracos.

4 – Defina Prioridades

Outro benefício de ter métricas claramente definidas é que você entenderá melhor os drivers do sucesso para sua empresa. Por exemplo, entender quais são os fatores relacionados a suas vendas, analisar qual deles é mais influente e quais ações irão gerar impactos mais positivos sobre elas, assim como se perguntar: “onde eu deveria gastar a maior parte do meu tempo? ”.

Então, a partir disso, é mais fácil definir quais suas prioridades e ações que devem ser tomadas.

5 – Tenha clareza de quais são seus problemas

Chegar ao fundo de um problema pode exigir um esforço formal de recolhimento de dados. E não se deve pule esta etapa. Mesmo se você estiver certo no que acredita, o acompanhamento do seu negócio de tempos em tempos irá forçá-lo a realmente olhar os detalhes do que você faz. Afinal, essa rotina só tem a acrescentar para a empresa.

Com seus dados na mão, retire todas as ferramentas de resolução de problemas à sua disposição para chegar à causa raiz. Você pode utilizar ferramentas como gráfico de Pareto, fluxogramas, executar gráficos, os 5 Porquês, diagramas de causa e efeito, e muitos outros.

6 – Estabilizar e documentar processos

Como os proprietários de pequenas empresas tendem a fazer a maior parte de seu trabalho, muitas vezes negligenciam a escrita das atividades e processos. Isso é um grande erro, especialmente em tarefas que não são tão frequentes.

O tempo gasto na documentação de um processo pode parecer um desperdício. Mas isso vai mostrar ter valido a pena a longo prazo tanto se você continuar fazendo a tarefa sozinho ou até se decidir passá-la para outra pessoa/organização.

7 – Mapear o fluxo de valor

O benefício quando um pequeno empresário resolve mergulhar em um mapeamento de fluxo de valor. As caixas de dados exigem que o mapeado reúna informações sobre os processos. Assim como em uma grande empresa, os números podem ser surpreendentes e muitas vezes ajudar a abrir os olhos. Além disso, reconhecer onde os atrasos em um fluxo de valor estão, podem ajudar na priorização.

8 – Gerenciar Desperdícios

Em uma pequena empresa, as pessoas que fazem um processo são muitas vezes as mesmas que criaram esse processo. O desperdício pode ser mais difícil para o desenvolvedor identificar do que para um observador externo reconhecer.

É surpreendente como pessoas entorpecidas podem gerar desperdícios. Além disso, quando apenas uma pessoa vê um processo, o número de ideias de melhoria tende a ser limitado. Os desperdícios podem ficar firmemente entrincheirados quando só uma pessoa vê o processo.

9 – Brainstorm

Um dos métodos de resolução de problemas mais eficazes em Lean é simplesmente aproveitar o poder combinado de muitas pessoas pensando juntas sobre o mesmo problema, ou seja, realizar um brainstorm. Infelizmente, este também é uma das mais difíceis de colocar em prática em uma pequena empresa e de poucos funcionários.

As redes sociais e os fóruns online oferecem uma boa opção aqui. Um número surpreendente de pessoas estará disposta a se encontrar com você pessoalmente ou a oferecer conselhos on-line sobre seus problemas.

10 – Implementar 5S

Para uma pequena empresa, os benefícios do 5S podem ser significativos, assim como os custos. Considere o preço de um bom laminador e etiquetador e configure uma estação 5S com suprimentos suficientes para lidar com uma série de contingências. O custo seria bem alto. E para compensar, a estação não será utilizada na maioria dos dias.

Para algumas pequenas empresas, isso corresponde a muito dinheiro para gastar em equipamentos e suprimentos que ficarão ociosos na maioria das vezes. As pequenas empresas podem, em vez disso, querer gradualmente armazenar sua estação 5S ao longo do tempo.

O problema com essa abordagem, porém, é que, se os materiais não estiverem disponíveis no momento em que você precisar deles, você pode acabar deixando de fazer uma alteração que poderia melhorar sua operação.