5s: o que é? Entenda o conceito e por que implementá-lo

O Lean Manufacturing possui diversas ferramentas que possibilitam e potencializam sua implantação. O 5s é uma dessas ferramentas. Em resumo, ele consiste basicamente em um programa que aborda a gestão de qualidade empresarial, e foca no aperfeiçoamento de aspectos como a organização, limpeza e padronização do ambiente e processos. Confira neste artigo tudo sobre o Programa 5s, conheça sua origem e entenda os aspectos necessários para sua implantação.

O que é 5s?

O 5s é um programa utilizado para promover e alcançar a melhoria contínua e a qualidade total. Dessa forma, o programa se fundamenta em princípios, não tão diferentes, dos quais qualquer pessoa se utilizaria para alcançar um crescimento  humano na vida pessoal ou desenvolvimento no dia a dia profissional.

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Em resumo, o programa 5s (seiri, seiton, siso, seiketsu e shitsuke) é implementado sob a premissa de um plano estratégico que irá nortear a melhoria em pontos, ou aspectos, individuais da empresa. Portanto, a continuidade do plano e a tomada de ações dá o rumo para que a qualidade total se estabeleça.

Como foi criado o Programa 5S?

O programa surgiu no Japão na década de 50, após o período da Segunda Guerra Mundial. A ideia, como outras metodologias e ferramentas criadas e adotadas por lá, era a de ajudar empresas do país a se recuperar financeiramente e operacionalmente. 

O criador, contudo, tem atribuição controversa. Existem referências que mencionam o desenvolvimento da técnica por Hiroyuki Hirano, entretanto a maioria dos estudos dão créditos para Kaoru Ishikawa e suas idealizações do conceito.

Quais são os sensos do 5S? 

Bem, em ordem os significados são: 

• Seiri – Senso de utilização

Primeiramente, o senso de utilização visa classificar os objetos, materiais ou elementos de trabalho com base na frequência que são utilizados. 

Assim, o rearranjo dos úteis e descarte dos inúteis fica intuitivo e organizado. Logo, o resultado desse primeiro passo é, portanto, estruturar um ambiente organizado com base nas necessidades de cada equipe e departamento.

• Seiton – Senso de organização

Em segundo lugar, o senso de organização diz respeito à simplificação e melhor arranjo espacial, possibilitada a partir das ações da etapa anterior. Logo, técnicas como etiquetar os objetos, posicioná-los em distâncias e alturas ligados a frequência de uso e preparo de estoque para aqueles que se esgotam, são importantíssimas nessa etapa. Assim, tarefas e processos são agilizados, pois há maior economia de tempo.

• Seiso – Senso limpeza

O Seiso aborda a identificação e limpeza minuciosa do local de trabalho em busca de atitudes que geram sujeira ou falhas. Assim, essa “investigação”, possibilita eliminar qualquer elemento que atrapalhe o bem estar e, portanto, a satisfação dos colaboradores no desempenho da sua função. 

Afinal, trabalhar em um local limpo e arrumado, livre de odores, distrações e incômodos, possibilita, por exemplo, que as tarefas sejam executadas com menos erros, menor procrastinação, reduz insatisfação e engaja a todos para uma constante fiscalização.

• Seiketsu – Senso de padronização

Atua na manutenção e documentação dos três sensos anteriores, gerando melhoria contínua para todo o ambiente de trabalho. 

Nesse hiato, definimos os responsáveis pelas ações contínuas e monitoramento de todas as etapas do 5s. Essa padronização contribui também para o andamento de todos os processos e setores rumo a qualidade total. Logo, isso possibilita à organização almejar e alcançar certificações como as Normas ISO.

• Shitsuke – Senso de disciplina

No senso de disciplina, cada indivíduo compreende e exerce seu papel para que a melhoria do ambiente de trabalho e o desenvolvimento pessoal e profissional de todos seja alcançável e perene.

Vale dizer que, além de provocar mudanças comportamentais, sua alta aderência a qualquer tipo ou tamanho de organização, faz do programa 5s algo essencial para o bom desenvolvimento.

Qual a sequência correta para implantar o 5s ?

Previa a implantação e execução do programa 5s, é importante dividi-lo. Essa divisão para implantação pode acontecer por áreas ou departamentos da empresa, por exemplo.

Isso irá potencializar a visão de ações que o programa pode oferecer. Afinal, olhar para uma área ou processo, mais afunilado, possibilita uma análise mais incisiva e crítica, o que facilita a assertividade no momento de execução do programa.

Primeira etapa: Seiri, Seiton e Seiso

Aplique os três primeiros sensos: Seiri, Seiton e Seiso. Neste momento, é importantíssimo trabalhar a implantação nessa ordem para eliminar qualquer desperdício ou aspecto supérfluo dos processos ou áreas.

Como nesta etapa o foco é nos sensos de utilização, organização e limpeza, devemos organizar apenas os elementos úteis ao trabalho, para que de fato impactam na eficiência do mesmo. Lugares e elementos organizados e que possuam utilidade, são mais apropriados de se dedicar a limpeza por exemplo.

Segunda etapa: Seiketsu e Shitsuke 

Para a segunda etapa, utilize os dois S restantes: Seiketsu e Shitsuke. Com os três primeiros implantados, os sensos de padronização e disciplina tem fundamentos sólidos para serem aplicados. 

O senso de padronização será então usado para documentar e padronizar tudo o que foi implementado na etapa anterior. Em seguida, o senso de disciplina entra em ação com a proposta de criar uma cultura de comprometimento e organização. Essa cultura deve perdurar enquanto o processo ou área aplicada existir. O programa, contudo, pode ser revisitado, caso haja necessidade.

Quais são os benefícios dos 5s?

A implementação do programa 5s proporciona a organização planejar e atingir resultados impressionantes. Isso, claro, desde que haja engajamento ativo de toda a equipe. Dessa forma, é preciso ter em mente que o 5s é uma ferramenta, um caminho, e que sem a participação e comprometimento não há mudanças ou melhorias. É necessário empenho em sua aplicação.

Dentre os benefícios obtidos na implementação e prática destacam-se:

• Melhoria e aumento da produtividade;
• Aumento na qualidade contínua do produto ou serviço;
• Amplia e facilita a visão para detecção de erros, atrasos, desvios e problemas físicos;
• Prepara o cenário para integração e aplicação a outras ferramentas de melhoria;
• Facilita a prevenção de acidentes;
• Melhora o ambiente físico de trabalho;
• Reduz custos;
• Engaja e motiva os colaboradores;
• Impacta na qualidade de vida dos colaboradores.

Outro importante motivo para implementar o programa 5s, é que através dele – e demais ferramentas de gestão integrada – sua empresa dá passos fundamentados e sólidos, em direção a prática de melhoria contínua e gestão de qualidade. Isso confere, por exemplo, valor aos processos e projetos da empresa e pode ser um princípio para buscar certificações de conformidade e qualidade, como as Normas ISO.

Exemplo de aplicação do 5S

Durante as reuniões com as partes interessadas internas e externas, uma equipe do projeto usou a ferramenta enxuta 5S para melhorar um modelo de inscrição de clientes. A partir disso, as seguintes medidas foram tomadas

• Classificaram-se os campos de preenchimento e os campos desnecessários foram eliminados;
• Ordenaram os campos de preenchimento em ordem com base na relevância de informações das partes interessadas;
• A equipe se destacou ao criar um banco de dados do Microsoft Access que não permitiria entradas duplicadas, evitando confusões;
• Padronizou-se a planilha usada como formulário. Ela também tornou-se um modelo;
• Criou-se um sistema autossustentável usando o Microsoft Access (para controlar o formato e duplicação dos dados) e os modelos do Microsoft Excel (para controlar o formato e a ordem da planilha).

O projeto de três meses resultou em um ganho de 45%, aumentando a receita da organização em mais de US $ 1 milhão por ano e reduzindo o tempo de ciclo para inscrição de membros de 62 para 11 dias.

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