Fluxograma: o que é e como fazer?

Fluxograma é o nome é dado a um tipo de diagrama com uma determinada representação em ícones, que é usado para demonstrar a sequência de atividades em um processo ou algoritmo. Ou seja, ele representa a sequência operacional do desenvolvimento de um processo por meio de um sistema simbólico, representado em uma notação gráfica.

Se você deseja aprender como elaborar um fluxograma, neste artigo vamos abordar o que é um fluxograma e como ele surgiu, além dos principais tipos, os símbolos utilizados na sua construção e um passo a passo de como criar um fluxograma. Vamos conferir?

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O que são Fluxogramas?

Fluxograma é uma das ferramentas básicas de melhoria que fornece uma imagem representativa de um processo. Essa imagem é feita através de uma representação gráfica sequencial em estágios das atividades que definem um processo. Cada atividade é representada por um símbolo, os quais estes seguem um padrão. Desta forma, ele condensa três modos de aprendizagem que seriam o visual, o cinestésico e o escrito.

Sua construção envolve figuras geométricas que podem representar recursos, decisões e processos. As setas indicam a direção do fluxo, respeitando o sequenciamento entre os processos para se atingir o resultado final.

Diversos profissionais acreditam que um desenho qualquer de um processo ou algoritmo já é considerado um fluxograma, quando na verdade não. 

Essa ferramenta é característica por suas notações, portanto só será considerado um Fluxograma enquanto você utilizar os ícones da notação correspondente a ele.

Fluxograma é uma notação de desenho de processo.

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Como surgiram os Fluxogramas?

American Society of Mechanical Engineers (ASME), em 1921, durante a apresentação intitulada “Process Charts – First Steps in Finding the One Best Way”.

Após sua apresentação, a ferramenta passou a fazer parte do currículo do curso de Engenharia Industrial e, no início dos anos 30, um engenheiro industrial, chamado Allan H. Mogensen, começou a capacitar alguns homens de negócio a utilizarem essa ferramenta.

Em 1944, um aluno de Mogenses, Art Spinager, levou esta ferramenta para a Procter Gamble, difundindo seu uso em um dos seus programas de melhoria. Outro aluno, Ben S. Graham, diretor da Formcraft Engenharia, adaptou o fluxograma para que ele também informasse o fluxo de informação, desenvolvendo uma nova ferramenta multi-fluxo, mostrando os vários documentos utilizados ao longo do processo e suas interações. Já em 1947, ASME adotou um conjunto de símbolos derivados do trabalho do Gilberth.

No universo dos programas de computadores, no qual ficaram tão famosos, os fluxogramas chegaram em 1947. Goldstein e von Neumann utilizaram vários fluxograma de programação em seu trabalho “Planning and coding of problems for an electronic computing instrument, Part II, Volume 1”. Foi no campo dos algoritmos de computadores que essa ferramenta atingiu seu apogeu.

Quando utilizar um Fluxograma?

Existem diversas razões para se preparar um Fluxograma de um processo, tais como:

• Facilitar o aprendizado da equipe sobre o processo que está sendo analisado;
• Tornar o processo atual “visível”;
• Mostrar as responsabilidades e as relações entre etapas e áreas envolvidas no processo;
• Identificar qual caminho o nosso processo deveria percorrer;
• Permitir identificar etapas que não agregam valor;
• Identificar gargalos, complexidades, atrasos, ineficiências e desperdícios;
• Permitir medir o tempo de ciclo de atividades;
• Identificar oportunidade de reduzir custos de processamento;
• Identificar “quick wins”.

Notações e símbolos

A maioria dos fluxogramas utilizam três tipos principais de símbolos, mas existem 8 tipos básicos. Eles são conectados um a um por setas, de acordo com o fluxo do processo:

Dica: Há muitos outros símbolos que podem ser utilizados. Entretanto, deve-se lembrar que um dos usos mais importantes do fluxograma é a comunicação. Se você for utilizar símbolos muito diferentes que somente parte de sua audiência entende, há uma grande chance de que você falhe na comunicação. Por isso, a dica é: mantenha sempre as coisas simples.

Quais os tipos de Fluxograma?

Cada fluxograma diz respeito a um processo ou sistema específico. Começa com a entrada de dados ou materiais no sistema e rastreia todos os procedimentos necessários para converter a entrada em sua forma final de saída. Os símbolos especializados mostram os processos que ocorrem, as ações executadas em cada etapa e o relacionamento entre as várias etapas.

Segundo Sterneckert, baseado no conceito de controle de fluxo, existem quatro principais tipos:

• Fluxograma de documentos: tem como objetivo, demonstrar o controle do fluxo de documentos através de componentes de um sistema;
• Fluxograma de dados: possuem como objetivo demonstrar as estações em que os dados são transmitidos em um sistema;
• Fluxograma do sistema: demonstram fluxo de dados em direção e entre os elementos de um sistema;
• Fluxograma de programas: realizam controles internos de um aplicativo em um sistema.

Os fluxogramas podem incluir diferentes níveis de detalhes, conforme necessário, desde uma visão geral de alto nível de um sistema inteiro até um diagrama detalhado de um processo de componente em um sistema maior. De qualquer forma, ele mostra a estrutura geral do processo ou sistema, rastreia o fluxo de informações e trabalha com elas, além de destacar os principais pontos de processamento e decisão.

Existem outros autores como Veronis, Bohl e Fryman que definem outros tipos, porém a título de visualização, quando trabalhamos com fluxogramas, podemos dividi-los em três categorias principais: multifuncionais, verticais e diagramas de espaguete.

Fluxograma multifuncional

São de grande utilidade para demonstrar as relações entre os fluxos de processos de negócio e os departamentos responsáveis. É muito útil para os processos que não se completam em uma única área, indicando assim os responsáveis por cada etapa e permitindo identificar problemas que acontecem quando os processos passam de uma área para a outra.

Fluxograma vertical

É o mais utilizado em atividades de melhoria. Possibilita enxergar as relações entre atividades, pontos de decisão, inspeção, loops de retrabalho e sua complexidade. Para sua elaboração, é necessário começar pelo nível mais elevado e depois ir adicionando os detalhes.

Diagrama espaguete

Método que utiliza uma linha contínua para rastrear o caminho percorrido por um item ou por pessoas durante a realização de um processo. Por haver muitas idas e vindas ao mesmo ponto, o desenho assemelha-se a um prato de espaguete. Muito usado para expor layouts ineficientes que geram desperdícios. Neste diagrama, pode ser mostrado o fluxo de materiais, informações e pessoas.

Como fazer o Fluxograma de um processo? (Passo a Passo)

Antes de começar, você precisa escolher em que lugar fará esse diagrama de processo. Você pode fazê-lo utilizando plataformas específicas, softwares computacionais ou mesmo a mão, dependendo de sua aplicação. Porém discutiremos mais abaixo sobre as melhores ferramentas para fazer o seu fluxograma.

Passo1. Defina as fronteiras do processo. (SIPOC)

Comece definindo as fronteiras do seu processo. Uma ferramenta muito útil para definir as fronteiras de um processo é o SIPOC. Consiste em um formulário para ajudá-lo a definir um processo antes de você começar a mapeá-lo, mensurá-lo ou melhorá-lo. Você pode conferir o SIPOC na figura 5 abaixo.

Quer saber mais sobre SIPOC? Confira também:

• Curso: Fluxograma, SIPOC e Mapeamento de Processos
• Blog: Aprenda como melhorar seus processos com essa ferramenta!
• E-book: Como elaborar um SIPOC?
• Vídeo: O que é SIPOC?

Passo 2. Determine qual tipo será utilizado

Decida em um critério visual, qual tipo de fluxograma melhor atenderá às suas necessidades no tocante ao processo. Procure escolher aquele que trará maior destaque para a informação que você quer evidenciar.

Passo 3. Ilustre as etapas do processo de cima para baixo e/ou da esquerda para a direita.

Colar post-its em um quadro branco ou em um “flipchart” poderá ser útil para o desenvolvimento do fluxograma inicial, pois a equipe poderá movimentá-los ao adicionar novas etapas. Não comece a fazê-lo no computador, este é apenas para a versão final.

Nesta etapa pode ser necessário conversar com funcionários/operadores do processo e/ou analisar documentos existentes como POPs (Procedimentos Operacionais Padrão) por exemplo.

Passo 4. Use palavras de ação ou verbos no infinitivo para descrever as atividades importantes do processo.

Por exemplo, ao invés de apenas utilizar a expressão “conta do frete”, prefira colocar um verbo antes, como “preparar conta do frete”. Isto ajudará a equipe a visualizar a atividade como um processo, ao invés de um resultado além de deixar seu diagrama mais didático.

Passo 5. Use os símbolos organizando-os por formato e tipo.

Utilize os símbolos de modo que contribuam para a comunicação. Geralmente, os símbolos básicos de um diagrama de blocos são os mais indicados, mas procure adequar o seu fluxograma às notações oficiais. Ao se deparar com um ponto de decisão ou uma divisão do processo, siga um caminho por vez até completá-lo.

Esse procedimento deverá ser usado para todos os pontos de decisão durante sua construção. Se a equipe não possuir os conhecimentos necessários sobre o processo para completar uma das seções, anote esse ponto para poder completá-lo mais tarde.

Passo 6. Revise o fluxograma acabado sobre os seguintes pontos de vista:

• O que dá início ao processo?
• Ele reflete o processo do modo como ele realmente funciona?
• Todas as etapas foram definidas do início ao fim? Faltam etapas?
• Ele contribuirá para o objetivo de melhoria?
• Existem áreas que demonstram uma necessidade óbvia de melhoria?
• Os pontos úteis de coleta de dados podem ser identificados?
• Há oportunidades para reduzir atividades múltiplas de inspeção/avaliação e outras etapas redundantes? Liste esses e outros assuntos relacionados para ação pela equipe de melhoria.

Use o diagrama em conjunto com o Modelo para Melhorias para facilitar a inserção de perguntas e fazer previsões relacionadas aos ciclos de melhoria.

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Quais ferramentas são as mais indicadas para fazer um fluxograma?

Bom, primeiramente recomendamos esboçá-lo manualmente. Lembre-se que a ferramenta computacional é utilizada somente depois que você tem clareza sobre cada um dos processos.

Depois disso, você pode formalizá-lo utilizando as seguintes ferramentas: 

• Microsoft Office: As ferramentas do Office, apesar de não serem ideais são bastante utilizadas. Muitas pessoas fazem fluxogramas no Word utilizando as ferramentas de formas do Software. Outras pessoas já preferem fazer o fluxograma no Excel ou Power Point utilizando o auto-formas;

• Lucid Chart: O Lucid Chart é uma ferramenta que mesmo na versão gratuita, permite que você edite e compartilhe seus diagrama, onde você pode fazer o seu fluxograma online;

• Gliffy: Da mesma forma que o Lucid Chart, no Gliffy você também pode fazer o seu fluxograma online. Além disso possui outras notações diferentes às tradicionais. Porém sua versão free é de apenas alguns dias.

Se deseja escolher outras ferramentas para fazer o seu fluxograma, conheça as 18 melhores ferramentas gratuitas.

Quais as vantagens de um fluxograma?

Segundo a maioria das equipes de melhoria, ele é a chave para seu sucesso. Ele é normalmente utilizado para ajudar a definir um processo de trabalho e para auxiliar a equipe a entender esse processo. Sem ele, muitas equipes consideram difícil melhorar a qualidade ou até mesmo saber por onde começar. Eles são úteis para as indústrias tradicionais de manufatura e processamento, mas têm seu maior impacto nos processos administrativos e de serviços, nos quais não podemos “ver” o processo operar (Shostock, 1984). Por esse motivo, mapear o fluxo é normalmente um bom ponto de partida para o aprendizado do processo. Além de ajudar a equipe a descobrir por onde começar seus projetos, o fluxograma oferece muitos outros benefícios, como:

• Fornece uma experiência de aprendizado para a equipe;
• Fornece uma exibição visual do processo atual;
• Facilita o projeto de um novo processo;
• Demonstra os papéis e relações entre as etapas e os departamentos envolvidos em um processo;
• Ajuda a explicar um processo a outras pessoas em um treinamento ou quando houver necessidade de passagem de informações;
• Indica áreas problemáticas, ciclos desnecessários, complexidade e aqueles pontos/áreas onde o processo pode ser simplificado;
• Ajuda a identificar o lugar para coletar dados e onde uma investigação mais detalhada pode ser necessária;
• Ajuda a identificar quais elementos de um processo pode ter um impacto sobre o desempenho;
• Documenta e padroniza o processo.

Quando usamos um fluxograma em um Projeto Lean Seis Sigma?

Dentro de um projeto de melhoria, podemos utilizar o fluxograma em diversas fases:

• Definição do escopo de um projeto de melhoria: o que estamos tentando realizar?
• Utilização como um formulário de coleta de dados: como saberemos que uma mudança é uma melhoria?
• Identificação de mudanças óbvias que podem ser feitas: quais transformações podemos fazer que resultarão em melhoria?
• Compreender o contexto em que uma mudança será feita;
• Fornecer uma ferramenta para a utilização do raciocínio lógico;
• Definir a visão de um novo processo.

Diferença entre fluxograma e organograma

É importante diferenciar esses conceitos, pois muita gente acaba os confundindo não só pelo fato de serem palavras parecidas, mas também por ambas terem funções de visualização gráfica.

Fluxograma, como já vimos é uma ferramenta de representação “gráfica” de um algoritmo que utiliza símbolos especiais pré definidos. Já o organograma, é uma ferramenta utilizada para representar a parte estrutural de uma empresa de forma funcional. Ou seja, através de visualizações gráficas, os colaboradores entendem como a empresa está organizada.

Como a ferramenta atua na melhoria de processos?

Para melhorarmos processos em nossas empresas, precisamos entender como ele funciona e se comporta atualmente. Precisamos, também, compreender o fluxo do processo e como as etapas se relacionam entre si. Um método importante para realizar essa tarefa é o Mapeamento de Processo.

Apesar de terem sua popularidade diminuída no campo da computação, o fluxograma é ainda uma das melhores ferramentas para se mapear e medir um processo. Ele é uma das ferramentas básicas de melhoria que fornece uma imagem visual de um processo que está sendo estudado. Essa imagem é feita por meio de uma representação gráfica de uma série de atividades que definem o processo e a sequência entre elas. Com a popularização das técnicas de melhoria de processos, como TQM, Lean e Seis Sigma, e com a difusão das normas ISO de padronização de processos, o fluxograma continua mais atual do que nunca.

O mapeamento de processo por meio de fluxos é uma importante estratégia de diagnóstico para projetos de melhoria. Um bom fluxograma é fundamental para que a equipe consiga compreender como o processo funciona atualmente.

A apostila de Mapeamento de Processos FM2S, tem como finalidade ensinar como mapear os processos e alcançar a melhoria. Ao seguir os passos presentes aqui, você será capaz de compreendê-los, além de estar na direção certa para a melhoria e também para a redução de desperdícios. Não deixe de Conferir!

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• Fluxograma de processo: O que é? Como funciona? 
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