Fluxograma: o que é e como fazer?

Um fluxograma é uma ferramenta de representação gráfica onde etapas são organizadas de forma sequencial. Essas etapas podem descrever um projeto, processo, sistema, fluxo de trabalho ou estudo. Para que isso aconteça, use os símbolos indicativos – daí o aspecto gráfico -. Se você deseja aprender como elaborar um fluxograma, neste artigo iremos abordar seu conceito, os diferentes tipos, além de como criar e quando utilizá-los.

O que é um fluxograma?

Fluxogramas são utilizados para documentar processos de trabalho desde os anos 20, com maior desenvolvimento a partir dos anos 30. Os responsáveis por sua popularização foram os engenheiros industriais Frank e Lillian Gilbreth. 

Durante a década de 40 e os demais anos que vieram, os fluxogramas sofreram adaptações para diferentes processos e cenários. Um famoso adepto dos fluxogramas foi Kaoru Ishikawa, que considerou a aplicação dessa ferramenta, uma das principais formas de controle de qualidade já desenvolvidas. Junto do uso do histograma, Ishikawa propagou suas premissas sobre melhoria contínua e obtenção da qualidade total. O diagrama de Causa e Efeito, ou Diagrama de Ishikawa, bebeu nas fontes conceituais do fluxograma.

Dentro das 7 ferramentas da qualidade, o fluxograma pode ser considerado um dos mais conhecidos. Sua premissa é de simplificação e racionalização dos processos de trabalho, além, claro, de também facilitar a compreensão daqueles que o utilizarão. 

Para isso, uma imagem representativa do processo é estruturada a partir do uso de símbolos gráficos que, tem por objetivo, representar cada atividade a ser executada, bem como suas respectivas obrigatoriedades e correlação.

Diversos profissionais acreditam que um desenho qualquer de um processo ou algoritmo já é considerado um fluxograma, quando na verdade não. 

Essa ferramenta é característica por suas notações, portanto só será considerado um fluxograma enquanto você utilizar os ícones da notação correspondente a ele.

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Simbologia

A simbologia dos fluxogramas nada mais é que a representação gráfica de como o processo deve se orientar. Existem diversos símbolos e sua divisão se dá em: Representativos Operacionais, de Ramificação e Controle do Fluxo, Entrada e Saída, Armazenamento de Arquivos e Informações e Processamento de Dados. 

Contudo, deve-se lembrar que o objetivo central do fluxograma é estabelecer uma comunicação clara a respeito de um processo em avaliação. E para isso, existem oito símbolos básicos que cumprem as principais ações de um processo. Confira:

Em resumo, se você for utilizar símbolos muito diferentes que somente parte de sua audiência entende, há uma grande chance de que você falhe na comunicação. Portanto, mantenha sempre as coisas simples.

Como a ferramenta atua na melhoria de processos?

Para melhorarmos processos em nossas empresas, precisamos entender como ele funciona e se comporta atualmente. Além disso, precisamos também, compreender o fluxo do processo e como as etapas se relacionam entre si. Um método importante para realizar essa tarefa é o Mapeamento de Processo. 

Apesar de terem sua popularidade diminuída no campo da computação, o fluxograma é ainda uma das melhores ferramentas para se mapear e medir um processo. Afinal, é uma das ferramentas básicas de melhoria que fornece uma imagem visual de um processo que está sendo estudado. Com a popularização das técnicas de melhoria de processos, como TQM, Lean e Seis Sigma, e com a difusão das normas ISO de padronização de processos, o fluxograma continua mais atual do que nunca.
Em suma, o mapeamento de processo por meio de fluxos é uma importante estratégia de diagnóstico para projetos de melhoria.

Tipos de fluxogramas

Cada fluxograma diz respeito a um processo ou sistema específico. Tudo começa com a entrada de dados ou materiais no sistema, rastreando assim, todos os procedimentos necessários para converter a entrada em sua forma final de saída. Os símbolos mostram os processos que ocorrem, quais ações são executadas em cada etapa e o relacionamento entre as várias etapas.

Segundo Sterneckert, em seu livro “Critical Incident Management” de 2003, devemos basear o conceito de controle de fluxo em quatro principais tipos de fluxogramas:

• De dados: Demonstra as estações em que os dados são transmitidos dentro do sistema;
• De documentos: Objetiva e apresenta o controle do fluxo de documentos através de componentes de um sistema;
• Do sistema: Representa o fluxo que os dados percorrem em direção, e entre, os elementos de um sistema;
• De programas:  Realizam controles internos de um aplicativo em um sistema.

Os fluxogramas podem, por exemplo, incluir diferentes níveis de detalhes, conforme necessário, desde uma visão geral de alto nível de um sistema inteiro até um diagrama detalhado de um processo de componente em um sistema maior. De qualquer forma, ele mostra a estrutura geral do processo ou sistema, rastreia o fluxo de informações e trabalha com elas, além de destacar os principais pontos de processamento e decisão. 

A título de visualização, quando trabalhamos com fluxogramas, podemos dividi-los em quatro modelos. Confira:

Fluxograma funcional

Tem grande utilidade para demonstrar as relações entre os fluxos de processos de negócio e os departamentos responsáveis. É muito útil, por exemplo, para os processos que não se completam em uma única área, indicando assim os responsáveis por cada etapa e permitindo identificar problemas que acontecem quando os processos passam de uma área para a outra.

Fluxograma vertical

Vastamente utilizado em atividades de melhoria. Em suma, possibilita enxergar as relações entre atividades, pontos de decisão, inspeção, loops de retrabalho e sua complexidade. Comece pelo nível mais elevado e depois adicione os detalhes.

Diagrama de blocos

É um modelo simples, também conhecido como fluxograma linear, e consiste em blocos se privando do uso de pontos de decisão. Apresenta apenas a sequência de desenvolvimento de um determinado processo. Em suma, é um checklist gráfico. Utilize-o, por exemplo, em instruções de trabalho simples ou em fluxos que apresentam cenários mais “macro”.

Fluxograma de processo simples

Seu sistema consiste em blocos que comportam diferentes pontos de decisão. Ou seja, sua representação gráfica indica a sequência de funcionamento lógico em processos de baixa dificuldade que, por exemplo, dependem de uma condição específica para execução de uma tarefa pontual.

Quando usar um fluxograma?

O fluxograma é uma ferramenta fundamental para o mapeamento de processo, afinal, ele pode ajudar no planejamento do processo, no aperfeiçoamento do fluxo do processo além da possibilidade de realizar análises críticas para melhorias e correções em cada etapa do processo. Ou seja, existem diversos cenários e razões para preparar e aplicar um fluxograma. Pensando nisso, separamos os principais para você. Confira:

• Na busca por padronização da representação de métodos e atividades administrativas; 
• Para facilitar o aprendizado da equipe sobre o processo como um todo;
• Mostrar responsabilidades e as relações entre etapas e áreas envolvidas no processo;
• Identificar qual  caminho o processo pode e deve percorrer;
• Permitir a identificação de etapas que não agregam valor;
• Mapear gargalos, complexidades, atrasos e desperdícios;
• Permitir medir o tempo de ciclo das atividades;
• Visualizar oportunidades de redução de custos e recursos no processamento.

Fluxogramas em Projetos Lean Seis Sigma

Dentro de um projeto de melhoria, podemos utilizar o fluxograma em diversas fases, como por exemplo:

• Definição do escopo de um projeto de melhoria: o que estamos tentando realizar?
• Utilização como um formulário de coleta de dados: como saberemos que uma mudança é uma melhoria?
• Identificação de mudanças óbvias que podem ser feitas: quais transformações podemos fazer que resultarão em melhoria?
• Compreender o contexto em que uma mudança será feita;
• Fornecer uma ferramenta para a utilização do raciocínio lógico;
• Definir a visão de um novo processo.

Como fazer um fluxograma básico em 6 passos:

Antes de começar a fazer um fluxograma, você precisa escolher em que lugar o fará. Você pode, por exemplo, utilizar-se de plataformas específicas, softwares computacionais ou mesmo a mão, dependendo de sua aplicação.

Defina o processo 

Comece decidindo qual processo será mapeado e esquematizado. Em geral, processos mais problemáticos ou de maior volume são os escolhidos, pois há mais espaço para mensuração e melhora. Aqui, você pode, por exemplo, utilizar o SIPOC para definir as fronteiras deste processo a ser mapeado.

Determine um escopo

O que você pretende atingir? Mapeie e defina a resposta para essa pergunta considerando o início e fim do projeto, seu nível de importância, se necessita de um maior ou menor detalhamento. Além disso, considere a quem esse fluxograma se destina e o que você poderá extrair de informações durante o processo de aplicação. Escolha um modelo que trará maior destaque para a informação que você quer evidenciar.

Debata e liste as ideias

Em conjunto com os demais envolvidos no processo, e na produção do fluxograma, análise de qual forma cada atividade deve ser executada, elenque sua importância para que a definição da sequência lógica seja compreensível e, de fato, agilize o processo.

Organize as atividades em sequência: de cima para baixo da esquerda para a direita

Com as atividades analisadas e as melhores execuções definidas, liste-as. Colar post-its em um quadro branco ou em um “flipchart” poderá ser útil para o desenvolvimento do fluxograma inicial, pois a equipe poderá movimentá-los ao adicionar novas etapas. Não comece a fazê-lo no computador, este é apenas para a versão final.

Converse com funcionários/operadores do processo e/ou analise documentos existentes como POPs (Procedimentos Operacionais Padrão) por exemplo.

Defina e desenhe os símbolos referentes as atividades e as setas para orientá-las

Com base na simbologia já explicada anteriormente, determine qual mais adequado a cada etapa e de que forma ele contribui para a sequência lógica e fácil compreensão do fluxograma de processo. Geralmente, os símbolos básicos de um diagrama de blocos são os mais indicados, mas procure adequar o seu fluxograma às notações oficiais. Ao se deparar com um ponto de decisão ou uma divisão do processo, siga um caminho por vez até completá-lo. Mas, se a equipe não possuir os conhecimentos necessários sobre o processo para completar uma das seções, anote esse ponto para poder completá-lo mais tarde.

Revise o fluxo acabado

Confirme seu fluxograma percorrendo todas as etapas e atividades em conjunto com a equipe de desenvolvimento. Mas, considere também trazer os colaboradores que serão beneficiados por sua aplicação para fazer parte da revisão. Para garantir que tudo está de acordo, siga os seguintes pontos: 

• O que dá início ao processo?
• Ele reflete o processo do modo como ele realmente funciona?
• Todas as etapas foram definidas do início ao fim? Faltam etapas?
• Ele contribuirá para o objetivo de melhoria?
• Existem áreas que demonstram uma necessidade óbvia de melhoria?
• Os pontos úteis de coleta de dados podem ser identificados?
• Há oportunidades para reduzir atividades múltiplas de inspeção/avaliação e outras etapas redundantes?