Fluxograma: o que é e como fazer em seus projetos de melhoria

O que é um Fluxograma?

O primeiro método estruturado para o fluxo de um processo, o fluxograma, foi introduzido por Frank Gilberth aos membros da American Society of Mechanical Engineers (ASME) em 1921 durante a apresentação intitulada “Process Charts – First Steps in Finding the One Best Way”. Após sua apresentação, a ferramenta passou a fazer parte do currículo do curso de Engenharia Industrial. No início dos anos 30, um engenheiro industrial chamado Allan H. Mogensen começou a capacitar alguns homens de negócio a utilizarem esta ferramenta.

Dica:  Este curso abordará uma das mais famosas ferramentas da qualidade: o fluxograma. Iremos ensinar:

• O que é a ferramenta e quando devemos usá-la;
• Quais problemas eu posso resolver com um fluxograma;
• Como mapear processos para desenhar um fluxograma;
• Como desenhar um fluxograma usando a notação do BPMN;
• Como usar softwares como o Visio, Bisagi e o Excel para desenhar fluxogramas.

Em 1944, um aluno de Mogenses, Art Spinager levou esta ferramenta para a Procter Gamble, difundindo seu uso em um dos seus programas de melhoria. Outro aluno, Bem S. Graham, diretor da Formcraft Engenharia, adaptou o fluxograma para que ele também informasse o fluxo de informação, desenvolvendo um fluxograma multi-fluxo, mostrando os vários documentos utilizados ao longo do processo e suas interações. Em 1947, ASME adotou um conjunto de símbolos derivados do trabalho do Gilberth.

Já no universo dos programas de computadores, onde ficaram tão famosos, os fluxogramas chegaram em 1947. Goldstein e von Neumann utilizaram vários fluxograma de programação em seu trabalho “Planning and coding of problems for an electronic computing instrument, Part II, Volume 1”. Foi no campo dos algoritmos de computadores que os fluxogramas atingiram seu apogeu.

O que você verá em nosso Curso de EAD sobre Fluxograma?

Fluxograma: como a ferramenta veio para melhoria de processos?

Para melhorarmos processos em nossas empresas, precisamos entender como ele funciona e se comporta atualmente. Precisamos também, compreender o fluxo do processo e como as etapas se relacionam entre si. Um método importante para realizar esta tarefa é o mapeamento de processo.

Porém, na década de 70 os fluxogramas começaram a perder sua popularidade, quando os terminais de computação interativos e as linguagens de programação de terceira geração começaram a substituir os fluxogramas. Por meio do código fonte nestas linguagens era possível expressar os algoritmos de maneira muito mais clara e concisa do que utilizando-se os fluxogramas. Expressar o algoritmo no próprio código fonte permitia a equipe trabalhar separadamente, pois não havia mais erros de “tradução” do fluxograma para a linguagem de programação.

Apesar de terem sua popularidade diminuída no campo da computação, o fluxograma é ainda uma das melhores ferramentas para se mapear e medir um processo. O fluxograma é uma das ferramentas básicas de melhoria que fornece uma imagem visual de um processo que está sendo estudado. Esta imagem é feita por meio de uma representação gráfica de uma série de atividades que definem o processo e a sequência entre elas. Com a popularização das técnicas de melhoria de processos, como TQM, Lean e Six Sigma, e com a difusão das normas ISO de padronização de processos, o fluxograma continua mais atual que nunca.

O mapeamento de processo por meio do fluxograma é uma importante estratégia de diagnóstico para projetos de melhoria. Um bom fluxograma é fundamental para que a equipe consiga compreender como o processo funciona atualmente.

Qual é a definição de Fluxograma?

O fluxograma é uma das ferramentas básicas de melhoria que fornece uma imagem visual de um processo que está sendo estudado. Esta imagem é feita através de uma representação gráfica da série de atividades que definem o processo. Existem diversas razões para se preparar um fluxograma de um processo, tais como:

• Facilita o aprendizado da equipe sobre o processo que está sendo analisado;
• Torna o processo atual “visível”;
• Mostra as responsabilidades e relações entre etapas e áreas envolvidas no processo;
• Permite identificar etapas que não agregam valor;
• Permite identificar gargalos, complexidades, atrasos, ineficiências e desperdícios;
• Permite medir o tempo de ciclo de atividades;
• Identificar oportunidade de reduzir custos de processamento;
• Identificar “quick wins”.

Como fazer um fluxograma?

1. Quais são os símbolos de um fluxograma?

A maioria dos fluxogramas utilizam três tipos principais de símbolos, mas existem 8 tipos básicos:

Os símbolos são conectados um a um por setas, de acordo com o fluxo do processo.

Dica1: Há muitos outros símbolos que podem ser utilizados no fluxograma. Entretanto, deve-se lembrar que um dos usos mais importantes do fluxograma é a comunicação. Se você for utilizar símbolos muito diferentes que somente parte de sua audiência entende, há uma grande chance de que você falhe na comunicação. Por isto, a dica é: mantenha sempre as coisas simples.

2. Comece o fluxograma pelo SIPOC

Para construir seu fluxograma, comece definindo as fronteiras do seu processo. Uma ferramenta muito útil para definir as fronteiras de um processo é o SIPOC. Determine o tipo de fluxograma a ser utilizado e o seu nível de detalhes.  Pense em todas as atividades de um processo e liste-as na ordem em que ocorrem. Faça perguntas como: O que realmente acontece no próximo processo? Há alguma decisão que precisa ser tomada antes do próximo passo? ou Quais aprovações são necessárias antes da próxima tarefa? Para ajudá-lo na tarefa de elaboração do fluxograma, é fundamental que esteja acompanhado por pessoas que conheçam o processo e que consigam lhe ajudar à cria-lo.

Qual o passo a passo para o fluxograma?

Comece o fluxograma desenhando um círculo alongado e escreva “início” dentro. Então vá para a primeira atividade ou pergunta, utilizando um retângulo ou o losango para representar-los. Escreva a atividade ou a pergunta dentro do retângulo ou do losango e ligue a forma até a próxima atividade.

1. Defina as fronteiras do processo.

A ferramenta SIPOC é de grande ajuda para esta tarefa.

2. Determine qual tipo de fluxograma será utilizado

(por exemplo, Cima/Baixo, Matriz/Grupo, Complexidade ou Tradicional) para alcançar o objetivo de melhoria. Descrições mais detalhadas dos diferentes tipos de fluxogramas serão apresentadas nos próximos artigos.

3. Ilustre as etapas do processo de cima para baixo e/ou da esquerda para a direita.

Colar “Post-Its” num quadro branco ou num “flipchart” poderá, ser útil para o desenvolvimento do fluxograma inicial, pois a equipe poderá movimentá-los ao adicionar novas etapas. Não comece a fazê-lo no computador. Computador é para guardar a versão final.

4. Use palavras de ação ou verbos para descrever as atividades importantes do processo.

Por exemplo, em lugar de “conta do frete” use “preparar conta do frete”. Isto ajudará a equipe a visualizar a atividade como um processo, ao invés de um resultado.

5. Use os símbolos de fluxograma que façam sentido para a sua equipe.

Utilize os símbolos de modo que contribuem para a comunicação. Geralmente os símbolos básicos de um diagrama de bloco são os mais indicados. Ao se deparar com um ponto de decisão ou uma divisão do processo, siga um caminho por vez, até completá-lo. Este procedimento deverá ser usado para todos os pontos de decisão durante a realização do fluxograma. Se a equipe não possuir os conhecimentos necessários sobre o processo, para completar uma das seções do fluxograma, anote este ponto para poder completá-lo mais tarde.

6. Revise o fluxograma acabado sobre os seguintes pontos de vista:

1. O fluxograma reflete o processo do modo como ele realmente funciona?
2. Todas as etapas foram definidas? Faltam etapas?
3. O fluxograma contribuirá para o objetivo de melhoria?
4. Existem áreas que demonstram uma necessidade óbvia de melhoria?
5. Os pontos úteis de coleta de dados podem ser identificados?
6. Há oportunidades para reduzir atividades de inspeção/avaliação múltiplas e outras etapas redundantes? Liste estes e outros assuntos relacionados para ação pela equipe de melhoria.

Use o diagrama em conjunto com o Modelo para Melhorias para facilitar a colocação de perguntas e fazer previsões relacionadas aos ciclos de melhoria.

7. Atualize o fluxograma para refletir as mudanças ou melhorias do processo.

O fluxograma deverá ser exibido durante todas as reuniões de equipe para facilitar a comunicação e documentar os conhecimentos atuais sobre o processo.

Como o fluxograma traz ideias de mudança?

Trabalhe por meio do processo todo, mostrando as atividades e as perguntas na ordem em que ocorrem. Conecte-as por meio de flechas para mostrar qual é o fluxo do processo. Nos locais em que houver perguntas, desenhas as flechas saindo do losango para cada uma das possibilidades e nomeie as saídas. E lembre-se de mostrar o final do processo utilizando a mesma forma utilizado para mostrar o início, porém desta vez, dentro da forma escreve a palavra “fim”.

Por último, desafio seu fluxograma. Faça isto perguntando para você mesmo se cada uma das atividades e dos pontos de decisão listados estão corretos e na ordem correta. E, se você estiver utilizando o fluxograma para uma atividade de melhoria, olhe cada atividade e busque por aquelas que não agregam valor sob a ótica do cliente para eliminá-las. Olhe também se as atividades estão sendo feitas pelas pessoas certas e da maneira certa. Olho clínico neste momento poderá trazer ganhos importantes no seu processo.

Regras práticas para seu fluxograma

1. Fluxograma pode rapidamente tornar-se muito complicado a ponto de você não mais conseguir mostra-los em uma folha de papel. Quando isto acontecer você deverá utilizar os conectores (pequenos círculo com um número dentro) em que o fluxo de atividades conecta-se a uma outra atividade que está em outra página. Utilizando o mesmo número nos conectores, é possível acompanhar o fluxo mesmo quando este pula de página.
2. Descreva o processo como ele é hoje. Nunca descreva num fluxograma um processo ideal.
3. Inicie o desenvolvimento do fluxograma com uma versão macro, caso contrário vai acabar se perdendo em detalhes. Com o fluxograma bem entendido na versão macro, se necessário, parta para a versão micro.
4. Não utilize mapeamento feito no passado. Eles podem estar muito desfasados ou podem não terem sido feitos utilizando-se do cuidado necessário.

Quais os Tipos de fluxograma?

Quando trabalhamos com fluxograma, podemos dividi-los em duas categorias principais:

O que é um Fluxograma multifuncional?

Possui um foco nas unidades organizacionais, permitindo que seja compreendido o fluxo do processo entre os departamentos. É muito útil para os processos que não se completam em uma única área, indicando assim os responsáveis por cada etapa e permitindo identificar problemas que acontecem quando os processos passam de uma área para a outra.

O que é um Fluxograma vertical?

É o mais utilizado em atividades de melhoria. Possibilita enxergar as relações entre atividades, pontos de decisão, inspeção, loops de retrabalho e sua complexidade. Para sua elaboração, é necessário começar pelo nível mais elevado e depois ir adicionando os detalhes.

O que é um Diagrama espaguete?

Método que utiliza uma linha contínua para rastrear o caminho percorrido por um item ou por pessoas durante a realização de um processo. Por haver muitas idas e vindas ao mesmo ponto, o desenho assemelha-se à um prato de espaguete. Muito usado para expor layouts ineficientes que geram desperdícios. Neste diagrama pode ser mostrado o fluxo de materiais, informações e pessoas.

Quais as vantagens do fluxograma?

Segundo a maioria das equipes de melhoria considera, ele é a chave para seu sucesso. O fluxograma é normalmente utilizado para ajudar a definir um processo de trabalho e para auxiliar a equipe a entender este processo. Sem ele, muitas equipes consideram difícil melhorar a qualidade ou até mesmo saber por onde começar. Eles são úteis para as indústrias tradicionais de manufatura e processamento, mas têm seu maior impacto nos processos administrativos e de serviços, onde não podemos “ver” o processo operar (Shostock, 1984). Por este motivo, o mapear o fluxo é normalmente um bom ponto de partida para o aprendizado do processo. Além de ajudar a equipe a descobrir por onde começar seus projetos, o fluxograma oferece muitos outros benefícios, como:

1. Fornecer uma experiência de aprendizado para a equipe;
2. Fornecer uma exibição visual do processo atual;
3. Facilitar o projeto de um novo processo;
4. Demonstrar os papéis e relações entre as etapas e os departamentos envolvidos num processo;
5. Ajudar a explicar um processo a outras pessoas em um treinamento ou quando houver necessidade de passagem de informações;
6. Indicar áreas problemáticas, ciclos desnecessários, complexidade e aqueles pontos/áreas onde o processo pode ser simplificado;
7. Ajudar a identificar o lugar para coletar dados e onde uma investigação mais detalhada pode ser necessária;
8. Ajudar a identificar quais elementos de um processo pode ter um impacto sobre o desempenho;
9. Documentar e padronizar o processo.

Onde utilizar um fluxograma?

O fluxograma não é utilizado somente uma única vez pela equipe. Para garantir os benefícios acima mencionados, o fluxograma deverá ser exibido e utilizado durante todas as reuniões desta equipe.

Agora que você já sabe os benefícios, vamos explicar quais são as diretrizes para aproveitar ao máximo a ferramenta:

• O fluxograma deverá ser usado como suporte ao objetivo global de melhoria.
• O documento inicial deverá descrever o processo como ele realmente funciona, a não ser que seja usado para descrever as mudanças do processo a serem efetuadas (por exemplo, padronização) ou para projetar um novo processo.
• A equipe deverá incluir somente os detalhes suficientes para que ele possa servir de suporte para o objetivo de melhoria.
• O fluxo deverá ser construído por aqueles que conheçam como o processo funciona no dia-a-dia.

Quando usamos um fluxograma num Projeto Lean Seis Sigma?

Dentro de um projeto de melhoria podemos utilizar o fluxograma em diversas fases:

• Definir o escopo de um projeto de melhoria (o que estamos tentando realizar?);
• Servir como um formulário de coleta de dados (como saberemos que uma mudança é uma melhoria?);
• Identificar mudanças óbvias que podem ser feitas (que mudanças podemos fazer que resultarão em melhoria?):
  • Compreender o contexto em que uma mudança será feita;
  • Fornecer uma ferramenta para utilização do raciocínio lógico;
  • Definir a visão de um novo processo.

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