A melhor maneira de organizar um processo, sistema, ou tarefa é o fluxograma. As etapas de um fluxograma podem definir um projeto, processo, sistema, fluxo de trabalho ou estudo.
Se você quer aprender como criar fluxogramas, neste artigo vamos abordar seu conceito e os diferentes tipos. Além disso, como criar e quando usar eles.
O que é fluxograma?
Um fluxograma é uma representação gráfica de um processo, sistema ou algoritmo, geralmente usando símbolos padronizados para indicar diferentes etapas, decisões, ramificações e fluxo de informações. Essa representação visual facilita a compreensão do funcionamento do processo, permitindo uma análise detalhada de cada etapa e das relações entre elas. O fluxograma é amplamente utilizado em diversos campos, como engenharia, negócios, programação, entre outros, para documentar, analisar e otimizar processos.
Qual a história do fluxograma?
Os fluxogramas são ferramentas valiosas para visualização de processos e amplamente utilizados em muitas áreas de trabalho hoje em dia, indo desde a engenharia até a programação de computadores. Entretanto, o desenvolvimento desses diagramas como os conhecemos tem uma história interessante.
Acredita-se que o precursor dos fluxogramas modernos surgiu no século XIX. Em 1861, o engenheiro francês Charles Minard criou um diagrama para ilustrar a desastrosa campanha de Napoleão Bonaparte na Rússia em 1812. O gráfico de Minard não era um fluxograma no sentido moderno, mas foi um dos primeiros exemplos de um diagrama usado para representar um processo ao longo do tempo.
O conceito de fluxograma como conhecemos hoje começou a se desenvolver na primeira metade do século XX. Frank e Lillian Gilbreth, um casal de engenheiros industriais, apresentaram o "diagrama de fluxo de processo" na American Society of Mechanical Engineers (ASME) em 1921. O diagrama de fluxo de processo foi uma inovação importante e pode ser visto como um antecessor direto do fluxograma moderno.
Durante a década de 40 e os demais anos que vieram, os fluxogramas sofreram adaptações para diferentes processos e cenários. Por exemplo, um famoso adepto dos fluxogramas foi Kaoru Ishikawa. Ele considerou a aplicação dessa ferramenta em uma das principais formas de controle de qualidade já criadas.
Junto com o uso do histograma, Ishikawa propagou suas ideias sobre melhoria contínua e obtenção da qualidade total. O diagrama de Causa e Efeito ou Diagrama de Ishikawa, bebeu nas fontes conceituais do fluxograma.
Dentro das 7 ferramentas da qualidade, o fluxograma é um dos mais conhecidos. Suas ideias defendem simplificar e racionalizar os processos de trabalho. Além disso, facilita o entendimento daqueles que o utilizarão.
Para que serve um fluxograma?
Há vários cenários e razões para preparar e aplicar um fluxograma. Pensando nisso, separamos os principais momentos em que você pode usar um. Confira:
- Buscar uma padronização da representação de métodos e atividades administrativas;
- Facilitar o aprendizado da equipe sobre o processo como um todo;
- Mostrar responsabilidades e as relações entre etapas e áreas envolvidas no processo;
- Ver qual caminho o processo pode e deve seguir;
- Permitir a identificação de etapas que não agregam valor;
- Mapear gargalos, complexidades, atrasos e desperdícios;
- Permitir medir o tempo de ciclo das atividades;
- Ver oportunidades de redução de custos e recursos no processamento.
Para entender melhor sobre gestão de processos, a importância de uma boa gestão e como implementá-la, conheça o curso da FM2S em Gestão de Processos.
Para aplicar bem um fluxograma, é preciso construir uma imagem que represente o processo e seja estruturada a partir do uso de símbolos gráficos. Os símbolos têm por objetivo, representar cada atividade a ser feita, bem como suas obrigatoriedades e correlação.
Diversos profissionais acreditam que um desenho qualquer de um processo ou algoritmo já é um fluxograma. No entanto, não é verdade. Essa ferramenta é caracterizada por suas notações. Dessa forma, só se entende por fluxograma representações visuais que usem os ícones da notação correspondentes.
Quais são os símbolos de um fluxograma?
A simbologia dos fluxogramas é, sobretudo, uma representação gráfica de como o processo deve se orientar. Portanto, há vários símbolos e sua divisão se dá em: Representativos Operacionais, de Ramificação e Controle do Fluxo, Entrada e Saída, Armazenamento de Arquivos e Informações e Processamento de Dados.
No entanto, é preciso lembrar que o objetivo central do fluxograma é definir uma comunicação clara a respeito de um processo em avaliação. Dessa forma, há oito símbolos básicos que cumprem as principais ações de um processo. Confira:
- Oval: Usado para indicar o início ou o fim de um processo.
- Retângulo: Representa uma instrução ou etapa de ação. Por exemplo, "verificar saldo" ou "calcular taxa".
- Paralelogramo: Utilizado para entrada ou saída de dados. Por exemplo, ler dados de um usuário ou exibir resultados.
- Diamante: Indica uma decisão que precisa ser tomada, geralmente com duas saídas possíveis (sim ou não).
- Círculo: Serve como um ponto de conexão para mostrar saltos ou referências dentro do fluxograma.
- Seta: Mostra a direção do fluxo do processo.
- Cilindro: Representa um armazenamento de dados, como um banco de dados ou um arquivo físico.
- Documento: Simboliza um documento ou relatório que é gerado ou utilizado no processo.
Em resumo, se você for usar símbolos muito diferentes que apenas alguns entendem, há uma grande chance de que você falhe na comunicação. Portanto, deixe sempre as coisas mais simples.
Quais são os tipos de fluxogramas?
Cada fluxograma diz respeito a um processo ou sistema específico. Tudo começa com a entrada de dados ou materiais no sistema, rastreando assim, todos os processos precisos para converter a entrada em sua forma final de saída. Dessa forma, os símbolos mostram os processos que ocorrem, quais ações são executadas em cada etapa e a relação entre as várias etapas.
Segundo Alan B. Sterneckert, em seu livro “Critical Incident Management” de 2003, devemos basear o conceito de controle de fluxo em quatro principais tipos de fluxogramas:
- De dados: mostra as estações em que os dados são transmitidos dentro do sistema;
- De documentos: objetiva e apresenta o controle do fluxo de documentos através de componentes de um sistema;
- Do sistema: representa o fluxo que os dados percorrem em direção, e entre, os elementos de um sistema;
- De programas: fazem controles internos de um aplicativo em um sistema.
Os fluxogramas podem ter diferentes níveis de detalhes. Sendo então, desde uma visão geral de alto nível de um sistema inteiro até um diagrama detalhado de um processo de componente. De forma fundamental, ele mostra a estrutura do processo ou sistema, rastreia o fluxo de informações e trabalha com elas. Além disso, destaca os principais pontos de processamento e decisão.
A título de visualização, podemos dividir eles em quatro modelos. Confira:
Diagrama de blocos
É um modelo bem simples também conhecido como fluxograma linear. Ele consiste em blocos se privando do uso de pontos de decisão. Apresenta apenas a sequência de desenvolvimento de um certo processo. Ou seja, é um checklist gráfico. Use ele, por exemplo, em instruções de trabalho simples ou em fluxos que tem cenários mais "macro".
Fluxograma de processo simples
Seu sistema consiste em blocos que comportam diferentes pontos de decisão. Ou seja, sua representação gráfica indica a sequência de funcionamento lógico em processos de baixa dificuldade que, por exemplo, dependem de uma condição específica para fazer uma tarefa pontual.
Fluxograma funcional
Tem grande eficácia para demonstrar as relações entre os fluxos de processos de negócio e os departamentos responsáveis. É muito útil, por exemplo, para os processos que não se completam em uma única área. Dessa forma, indica os responsáveis por cada etapa e então permite a identificação de problemas que acontecem quando os processos passam de uma área para a outra.
Fluxograma vertical
Muito usado em atividades de melhoria. Ele permite ver as relações entre atividades, pontos de decisão, inspeção, loops de retrabalho e sua complexidade. Comece pelo nível mais alto e depois adicione os detalhes.
Como criar fluxogramas?
Antes de começar a fazer um fluxograma, você precisa primeiro escolher o lugar. Você pode, por exemplo, usar plataformas específicas, softwares computacionais ou mesmo a mão.
Em seguida, aplique estes 6 passos para fazer um fluxograma básico:
1- Defina o processo
Decida qual processo será mapeado e esquematizado. Em geral, processos com mais problemas ou de maior volume são os escolhidos. Isso porque há mais espaço para mensurar e melhorar. Aqui, você pode, por exemplo, usar o SIPOC para definir as fronteiras deste processo a ser mapeado.
2 - Determine um escopo
O que você quer atingir? Mapeie e então defina a resposta para essa pergunta conforme o início e fim do projeto, seu nível de importância, se precisa de menos ou mais detalhes. Além disso, considere a quem esse fluxograma se destina. Também, o que você poderá tirar de informações durante o processo de aplicação. Em seguida, escolha um modelo que dê maior destaque para a informação desejada.
3 - Debata e liste as ideias
Junto com os outros envolvidos no processo e na produção do fluxograma, analise de qual forma cada atividade deve ser feita. Então, elenque sua importância para que a definição da sequência lógica seja compreensível e, de fato, ajude o processo.
4 - Organize as atividades em sequência: de cima para baixo da esquerda para a direita
Com as atividades analisadas e as melhores execuções definidas, liste. Colar post-its em um quadro branco ou em um “flipchart” poderá ser útil para fazer o fluxograma inicial. Isso porque a equipe pode movimentar eles ao adicionar novas etapas. Não comece a fazer ele no computador, pois este é apenas para a versão final.
Converse com funcionários/operadores do processo e/ou análise documentos existentes como POPs (Procedimentos Operacionais Padrão).
5 - Defina e desenhe os símbolos referentes as atividades e as setas para orientá-las
Com base na simbologia já explicada antes, defina qual é o melhor para cada etapa e de que forma ele ajuda para a sequência lógica e fácil compreensão do fluxograma de processo. De forma geral, os símbolos básicos de um diagrama de blocos são os mais indicados. No entanto, procure adequar o seu fluxograma às notações oficiais.
Ao ver um ponto de decisão ou uma divisão do processo, siga um caminho por vez até completar. No entanto, se a equipe não tiver os conhecimentos precisos sobre o processo para completar uma das seções, anote o ponto para poder completar mais tarde.
6 - Revise o fluxo acabado
Confirme seu fluxograma passando por todas as etapas e atividades em conjunto com a equipe de desenvolvimento. Considere trazer os colaboradores que serão beneficiados por sua aplicação para fazer parte da revisão e, para garantir que tudo está de acordo, siga os seguintes pontos:
- O que dá início ao processo?
- Ele reflete o processo do modo como ele funciona de fato?
- Todas as etapas foram definidas do início ao fim? Faltam etapas?
- Ele contribuirá para o objetivo de melhoria?
- Há áreas que têm uma necessidade óbvia de melhoria?
- Os pontos úteis de coleta de dados podem ser identificados?
- Há oportunidades para reduzir atividades múltiplas de inspeção/avaliação e outras etapas redundantes?
Exemplo de fluxograma em projetos Lean Seis Sigma?
Dentro de um projeto de melhoria, podemos usar o fluxograma em diversas fases. Por exemplo:
- Definir o escopo de um projeto de melhoria: o que estamos tentando fazer?
- Usar como um formulário de coleta de dados: como saberemos que uma mudança é uma melhoria?
- Identificar mudanças óbvias que podem ser feitas: quais transformações podemos fazer e resultarão em melhoria?
- Compreender o contexto em que uma mudança será feita;
- Fornecer uma ferramenta para usar o raciocínio lógico;
- Definir a visão de um novo processo.
Apesar de hoje serem menos populares no campo da computação, o fluxograma é ainda uma das melhores ferramentas para se mapear e medir um processo. Afinal, é uma das ferramentas básicas de melhoria que oferece uma imagem visual de um processo que está sendo estudado.
Com a popularização das técnicas de melhoria de processos, como TQM, Lean e Seis Sigma, e com a difusão das normas ISO de padronização de processos, o fluxograma continua mais atual do que nunca.
Então, o mapeamento de processo por meio de fluxos é uma importante estratégia de diagnóstico para projetos de melhoria.
Fluxogramas para programação/algoritmos de computador
Como uma representação visual do fluxo de dados, os fluxogramas são úteis para escrever um programa ou algoritmo e explicá-lo a outras pessoas ou colaborar com elas nele. Você pode usar um fluxograma de algoritmo para explicar a lógica por trás de um programa antes mesmo de começar a codificar o processo automatizado. Pode ajudar a organizar o pensamento geral e fornecer um guia quando chegar a hora de codificar. Mais especificamente, os fluxogramas podem:
- Demonstre a forma como o código é organizado.
- Visualize a execução do código dentro de um programa.
- Mostre a estrutura de um site ou aplicativo.
- Entenda como os usuários navegam em um site ou programa.
Freqüentemente, os programadores podem escrever pseudocódigo, uma combinação de linguagem natural e linguagem de computador capaz de ser lida por pessoas. Isso pode permitir mais detalhes do que o fluxograma e servir como um substituto para o fluxograma ou como uma próxima etapa do código real.
Os diagramas relacionados usados em software de computador incluem:
- Linguagem de Modelagem Unificada (UML): Esta é uma linguagem de uso geral usada em engenharia de software para modelagem.
- Diagramas de Nassi-Shneiderman: usados para programação estruturada de computadores. Nomeado em homenagem a Isaac Nassi e Ben Shneiderman, que o desenvolveram em 1972 na SUNY-Stony Brook. Também chamados de Estruturagramas.
- Gráficos DRAKON: DRAKON é uma linguagem de programação visual algorítmica usada para produzir fluxogramas.
Como os fluxogramas são usados em vários outros campos
Além da programação de computadores, os fluxogramas têm muitos usos em diversos campos.
Em qualquer campo:
- Documente e analise um processo.
- Padronize um processo para eficiência e qualidade.
- Comunicar um processo para treinamento ou compreensão por outras partes da organização.
- Identifique gargalos, redundâncias e etapas desnecessárias em um processo e melhore-o.
Educação:
- Planeje cursos e requisitos acadêmicos.
- Crie um plano de aula ou apresentação oral.
- Organize um grupo ou projeto individual.
- Mostre um processo legal ou civil, como registro eleitoral.
- Planeje e estruture a escrita criativa, como letras ou poesia.
- Demonstrar o desenvolvimento de personagens para literatura e cinema.
- Representa o fluxo de algoritmos ou quebra-cabeças lógicos.
- Compreenda um processo científico, como o ciclo de Krebs.
- Trace um processo anatômico, como a digestão.
- Mapear sintomas e tratamento para doenças/distúrbios.
- Comunique hipóteses e teorias, como a hierarquia de necessidades de Maslow.
Vendas e Marketing:
- Trace o fluxo de uma pesquisa.
- Trace um processo de vendas.
- Planeje estratégias de pesquisa.
- Mostrar fluxos de registro.
- Divulgue políticas de comunicação, como um plano emergencial de relações públicas.
Negócios:
- Compreenda os processos de pedidos e compras.
- Representa as tarefas ou a rotina diária de um funcionário.
- Entenda os caminhos que os usuários percorrem em um site ou loja.
- Desenvolva um plano de negócios ou plano de realização de produto.
- Documente um processo de preparação para uma auditoria, inclusive para conformidade regulatória, como sob a Lei Sarbanes-Oxley.
- Documente um processo em preparação para uma venda ou consolidação.
Fabricação:
- Denote a composição física ou química de um produto.
- Ilustre o processo de fabricação do início ao fim.
- Descubra e resolva ineficiências em um processo de fabricação ou aquisição.
Engenharia:
- Representa fluxos de processo ou fluxos de sistema.
- Projetar e atualizar processos químicos e vegetais.
- Avalie o ciclo de vida de uma estrutura.
- Trace um fluxo de engenharia reversa.
- Demonstrar a fase de design e protótipo de uma nova estrutura ou produto.
