Como eliminar desperdícios? Confira 5 dicas

Como eliminar desperdícios
22 de junho de 2015
Última modificação: 22 de junho de 2015

Autor: Virgilio F. M. dos Santos
Categorias: Blog, Carreira, Seis Sigma

Como eliminar desperdícios?

Eliminar desperdícios: todos nós, depois de tocados pela metodologia Lean, estamos cientes de que precisamos eliminar desperdícios de nossas organizações. Em um ano de crise como este, eliminar desperdícios é uma questão de sobrevivência. E como fazer isto?  Aqui vão 5 dicas para que possamos limpar o desperdício em nossas empresas. Mas lembrem-se: eliminar desperdícios é como corta a unha, precisamos fazê-lo de maneira continua, caso contrário, o kaizen vira vai e vem. É isto que vemos no Green Belt e no Black Belt.

Filme ou fotografe seu ambiente de trabalho

Para ambientes fabris isto é muito util. Uma foto ou um filme pode nos fazer ver o que não conseguimos na correria do dia a dia. Às vezes vemos aquela pessoa perdendo tempo com inspeção ou aquela matéria-prima mal aproveitada. No escritório, uma foto pode nos evidenciar a desorganização do ambiente e nos fazer refletir quanto tempo gastamos procurando coisas que estão ao alcance da mão. Organização sempre reduz nosso tempo desperdiçado.

Reveja seus estoques

Recursos no estoque podem sufocar nosso fluxo de caixa e um fluxo de caixa bagunçado é uma das principais razões pelas quais uma empresa quebra. Devemos sempre saber quanto de estoque temos em matéria-prima, produtos em processamento e acabados. Não só saber quanto temos, mas quantificá-los em valores monetários. Certamente essa quantificação abrirá nossos olhos para um bom dinheiro congelado e será um bom estímulo para enxugá-los.

Cronometre quanto tempo passamos nos preparando

Saber quanto tempo perdemos com set-up é fundamental. Para quem trabalha em escritórios, saber quanto é o tempo decorrido entre o momento que chegamos à empresa e o que começamos a trabalhar é muito interessante. Geralmente é um tempo alto e que pode ser reduzido. Nas fábricas, cronometrar o set-up e usar de técnicas de criatividade para reduzi-lo é também uma atividade saudável à organização.

Reveja as coisas na quais está trabalhando

Muitas pessoas passam a maior parte do seu tempo de trabalho apagando incêndios, realizando atividades de contenção ao invés de trabalhar para que estes problemas não aconteçam. Para muitos isso chega a ser a totalidade do tempo. Não estamos dizendo aqui que os problemas vão se resolver sozinhos, mas reservar um tempo para fazer com que eles não aconteçam é uma grande redução de desperdício.

Reveja seus esforços quanto a qualidade do seu trabalho

Quando fazemos um trabalho bem feito, não precisamos fazê-lo de novo. Isso significa que o tempo gasto no primeiro trabalho foi desperdiçado. Devemos trabalhar para evitar este retrabalho. Identificar se nossa qualidade é satisfatória é o primeiro passo no caminho de fazê-lo. Caso não seja, podemos estudar melhores práticas para aumentar nossa qualidade.

E como eliminar desperdícios em Projetos?

Muitas empresas adotam algumas ferramentas padrão para executar projetos de melhoria. Em algumas, praticamente todos os projetos se resumem à elaboração de um VSM do estado atual e um VSM de estado futuro. Para isto, equipes inteiras são deslocadas para salas de reunião na qual passam dias e até semanas colando post-its na parede e descrevendo detalhes sobre cada etapa de um determinado processo.

Após a primeira fase de mapeamento, as equipes procuram detalhar cada atividade colocando o tempo de ciclo, estoque, tempo de preparação, frequência, confiabilidade e uma série de dados que muitas vezes exigem tempo e conhecimento para serem coletados da maneira correta. Já participei de muitas sessões de VSM extremamente detalhados nas quais os analistas preenchem todos estes dados baseados no “feeling” dos presentes.

Se preferirem, podemos trocar o feeling por chute, expertise do operador ou valor aproximado. Fique a vontade para chamar do jeito que mais lhe agrada. Vendo isto, me pergunto: por que utilizar uma ferramenta tão complexa e detalhada se é para aplica-la da mesma maneira que os romanos faziam telhas – nas coxas?

Voltando ao relato, após a “coleta de dados” as equipes iniciam a fase de identificar “oportunidades de melhoria”.

Sei que sou chato, mas aqui há um erro conceitual. Mudança não é melhoria. Toda vez que vejo alguém falar que está levantando oportunidades de melhoria ou elaborando uma lista de melhorias eu penso: ou a pessoa não sabe o conceito ou é muito macho para achar que todas as mudanças propostas irão resultar em melhorias.

Como levantar as oportunidades nos Projetos de Melhorias?

Depois de levantadas as 500 oportunidades de melhoria (o pessoal usa cifras assustadoras nestes VSMs) as equipes iniciam a elaboração do estado futuro. Por meio da aplicação de outras ferramentas, na maioria das vezes apenas uma análise do que agrega e do que não agrega valor, os times começam a desenhar o novo processo com as mudanças propostas dividindo-as naquelas que necessitam de alterações nos sistemas de TI e naquelas que podem ser obtidas apenas por meio de alterações na rotina.

Feito isto, as equipes então partem para a priorização das mudanças e para o planejamento de implantação. Em raras exceções eu vejo os times fazendo testes, antes da priorização. Na grande maioria das vezes as discussões estratégicas de priorização são sustentadas por suposições e hipóteses. Ao fim do projeto, como resultado, temos uma enorme lista de mudanças sugeridas e um gasto enorme de horas da equipe envolvida, tantos os especialistas como os analistas. Diante deste cenário, me pergunto: será que dá para fazer mais rápido? Será que dá para ser mais Lean nos projetos de melhoria? Minha proposição é que dá, mas para isto alguns conceitos têm de ser mencionados.

O primeiro deles é sobre a paixão pela ferramenta. Este é um erro cometido por muitos especialistas ou consultores que trabalham com melhoria. Apaixone-se pelo MÉTODO e não pelas ferramentas. Melhorias é uma necessidade e o Lean, o Six Sigma, o WCM, etc são maneiras de se atender a necessidade. Não tem melhor ou pior, todas têm roteiros interessantes e que se adequam mais para determinadas ocasiões.

Como ser simples e eliminar desperdícios?

O segundo é: seja simples e comece sempre pelo óbvio. A organização não quer que você demonstre suas mil habilidades, quer você melhore determinado processo e impacte indicadores de interesse da organização de forma perene. Eu adoro começar pelo Modelo de Melhoria. São 3 questões e mais alguns ciclos PDSAs rápidos e pronto. Comece entendendo bem o problema e para isto, o VOC, alguns SIPOCs e um contrato de melhoria podem fazer milagre.

Quarto princípio: perca menos tempo elaborando grandes teorias e business cases bonitos e mais tempo testando mudanças e rodando ciclos PDSAs. Quinto, se você conseguir entender os problemas de fluxo do processo somente por meio de SIPOCs, vá em frente. Não precisa investir tempo num VSM extremamente elaborado se os SIPOCs, fluxogramas e uma lista de conceito de mudanças são suficientes para que o processo atinja o desempenho desejado. E por último, comece pequeno, sonhe grande e teste rápido.

Com estes conceitos básicos você vai conseguir fazer um projeto que precisaria de 2 semanas de reunião com todos os envolvidos precisar de apenas 3 dias. É pessoal, a mágica da simplicidade pode fazer milagres para tornar seus projetos de melhoria mais enxutos.

Por que algumas empresas não querem eliminar desperdícios?

já notaram quanto tempo levamos para conseguirmos comprar um produto? E quando tentamos um contato telefônico com alguma empresa, para tirar dúvidas, simplesmente tomamos um enorme chá “orelha”. E nas lojas, quantas vezes temos dificuldades para que nos atendam? E para conseguirmos achar um produto que nos sirva? Será que todas as empresas, realmente, estão preocupadas em ganhar mais dinheiro? Acreditamos que não. É por isto que Green Belt e Black Belt se pagam.

Muitas empresas deixam de realizar negócios porque não conseguem atender a um telefonema de maneira adequada. Muitas vezes, quando o cliente tem uma necessidade, ele liga para o fornecedor, o telefone toca e não há uma pessoa do outro lado da linha para atendê-lo. Isto é péssimo para a empresa, pois para o cliente vencer a inércia, pegar o telefone e ligar, ele está fortemente interessado em realizar a compra.

Se organizações não conseguem atender um telefonema de seu cliente, como elas irão conseguir estruturar processos que as permitam vender mais e com maior valor agregado? Como elas conseguirão melhorar seus produtos e serviços se elas nem ao menos dão valor para o que seu cliente em potencial deseja?

Em muitos negócios, é possível melhorarmos radicalmente os resultados modificando apenas pequenos detalhes. Uma nova embalagem, por exemplo, pode ser a diferença entre o fracasso e o sucesso de um novo produto. Muitos detalhes percebidos num bom atendimento ao cliente podem dar subsídios para entender o que é necessário mudar naquele produto para conquistarmos o cliente. Se não os atendemos bem, jogamos esta oportunidade de ouro pela janela.

Como eliminar desperdícios na empresa?

Diversas empresas gastam tempo e dinheiro desenvolvendo produtos, serviços e processos que os clientes não necessitam. Como já dizia Deming, a objetivo de vida das empresas não é o lucro, pois se fosse, elas gastariam mais tempo ouvindo o que seus clientes realmente desejam. Muitos líderes empresariais adoram falar que ouvem o cliente atentamente. Eles divulgam aos quatro cantos seus programas de feedback e suas pesquisas de satisfação. Nossa opinião é que isto é importante, porém não é nem um quarto do que entendemos como “ouvir o cliente”.

Para nós, o primeiro passo para criar um processo eficiente de se ouvir o cliente é a capacitação. Sim, precisamos capacitar nossos colaboradores. Não adianta nada investirmos milhões em pesquisas de satisfação e em palestras motivacionais se a nossa equipe não souber como entender o que cliente realmente deseja.

Além de saber, a equipe precisa estar comprometida a entregar o que o cliente quer. A cultura de atender melhor os clientes precisa ser algo enraizado em todos os funcionários, do presidente até o estagiário. Todos precisam saber como melhorar a sua empresa e seus processos aos olhos do cliente.

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