SIPOC é uma das ferramentas da qualidade que tem como objetivo mapear processos, determinando de forma abrangente o principal processo envolvido em um projeto e assim, permite uma visão clara do escopo de trabalho. É frequentemente utilizado na fase “Definir” do Roteiro DMAIC, método base da metodologia Seis Sigma.
Construir e utilizar o SIPOC é bem simples. Além disso, será bastante útil para o mapeamento de processos. Porém, muitas pessoas cometem equívocos ao utilizá-lo. Dessa forma, viemos através deste artigo te ensinar o que é o SIPOC, como extrair o máximo de inteligência desta ferramenta, além de um passo a passo de como elaborá-lo.
Aproveite a oportunidade para conhecer mais sobre SIPOC e outras ferramentas da qualidade através do nosso curso de White Belt Lean Seis Sigma.
O SIPOC, nada mais é do que um diagrama cuja função é reunir as informações necessárias a fim de demonstrar de forma clara quais são as entradas e saídas de um processo, seu início e término, a sequência de atividades e os responsáveis por elas, além dos clientes.
O acrônimo ” SIPOC” corresponde à abreviação em inglês de:
Suppliers (Fornecedores) – Inputs (Entradas) – Process (Processo) – Outputs (Saídas) – Customer (Clientes) |
Consiste em um formulário para ajudá-lo a definir um processo antes de você começar a mapeá-lo, mensurá-lo ou melhorá-lo. Esta ferramenta é uma das principais do Programa Green Belt e Black Belt.
Figura I. SIPOC aplicado à gestão de processos.
No curso de Fluxograma, SIPOC e Mapeamento de Processos disponível em nossa Assinatura EAD, você aprende no detalhe o que é o SIPOC, suas aplicações e estudos de caso. Confira no vídeo abaixo.
Essa ferramenta é particularmente útil quando não está claro:
A origem do SIPOC é tem um pouco de mistério. Há alguma evidência de que ele está relacionado ou baseado no diagrama de Sistema de Deming. Além disso, a abordagem SIPOC é um pouco semelhante ao padrão input-process-output usado na análise e projeto de sistemas. Apesar de todas estas ligações, há poucas evidências claras que apontam para a origem do SIPOC.
Ao contrário de outras metodologias, o SIPOC tem como foco o processo ou as atividades que se desdobram dele. Assim, é a partir do centro, ou seja, do próprio processo que iremos abordá-lo:
Preparamos um exemplo do SIPOC aplicado a um processo bem comum, principalmente para quem nasceu na década de 80 (rs) – Tirar uma cópia.
Figura II. Exemplo de aplicação do SIPOC.
Figura III. Etapas do Processo onde o SIPOC foi aplicado
Quando apresentamos esse exemplo em sala de aula, muitas pessoas nos perguntam: mas eu posso ser fornecedor e cliente? A resposta é: sim. Não há problema nenhum, apesar de a primeira vista, ser um pouco estranho. O importante é definir claramente quem é o cliente, pois só será possível acertar o processo, se definirmos claramente quem é o cliente.
Há vários elementos que podem ser adicionados a um SIPOC para deixá-lo ainda mais útil. Um colaborador que faz uma Certificação Green Belt com a FM2S, domina essa ferramenta e portanto, vamos compartilhar algumas informações extras com você.
A Declaração de Propósito para o processo é uma delas. Defina o porquê do processo existir, por exemplo, para tirar uma cópia correta, de acordo com o determinado pelo cliente. Poderíamos definir outros propósito como: para recrutar as pessoas certas para organização, com as habilidades corretas e no tempo certo. Assim, o propósito deverá definir o benefício do processo para a organização e não simplesmente a cópia do nome do processo.
Decida qual é o nome da pessoa responsável pelo processo do começo ao fim. Dessa maneira, o responsável precisa se envolver em todas as atividades de melhoria ou na definição daquele processo.
Estes serão os pontos de início e fim do fluxograma do processo. Note que alguns processos podem possuir múltiplas saídas e entradas.
Por exemplo, o processo lida com todos os tipos de clientes? Ou somente alguns? O processo lida com todos os tipos de transação ou somente alguma em particular? As fronteiras irão definir se você precisará de mais de um mapa de processo ou se tudo poderá ser colocado em um único mapa.
No Lean Seis Sigma, o SIPOC é uma ferramenta abordada na fase Define do roteiro DMAIC. Nessa fase, além do SIPOC abordamos a árvore CTC e o Contrato de Melhoria. Dessa forma, com essas três ferramentas, o profissional Green Belt consegue definir exatamente qual é o desafio do projeto Lean Seis Sigma e assim, garantir um início perfeito.
Para gerar um SIPOC que é eficaz, é necessário uma sessão de brainstorming eficaz. Durante uma sessão de brainstorming, os membros da equipe geralmente preenchem os gráficos do SIPOC começando com a coluna central, ou seja, “processo”.
A coluna do processo é mantida simples; idealmente, ela lista não mais que cinco etapas e cada etapa consiste em uma ação e um assunto. Em seguida, depois que a equipe concorda em como o processo é documentado, eles passam a listar os resultados e clientes do processo. Assim, eles trabalham de trás para frente a partir do centro do diagrama a fim de identificar a entrada e os fornecedores.
Profissionais bem certificados no mercado (Green, Black ou Master Black Belt) devem ter o domínio completo desta ferramenta. Dessa forma, eles acrescentam outras informações que complementam o diagrama, vamos ver algumas delas:
Primeiramente, definir um início e um fim para uma atividade é essencial, pois assim há um controle que indica se a tarefa está atrasada ou adiantada com relação as fases de começo e fim. Isso é importante para gerir prazos e consequentemente atingir a satisfação de clientes.
Eleger um responsável para uma determinada tarefa do início ao fim é extremamente importante, principalmente porque caso haja alguma dispersão no processo esta pessoa pode relatar os possíveis motivos deste erro.
As fronteiras dizem quem está envolvido no processo e também diz respeito às trajetórias que um produto/serviço faz para ser realizado.
O escopo do processo inclui todas as informações e entregas que são esperadas à medida que o projeto avança em direção à conclusão. Ele também descreve os limitações, especificando o que não está incluído no escopo do projeto e pode incluir informações relativas ao orçamento do projeto ou aos recursos disponíveis.
Cursos:
Materiais
O que fazer |
O que não fazer |
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O nome processo define o que ele faz, nem mais e nem menos
Usar verbo no infinitivo mais complemento. |
Dar nome utilizando gerúndio ou verbo no passado. | |
O nome do processo não deverá definir seu desempenho e nem seus objetivos de melhoria.
Use a declaração de propósitos do processo para definir o porque ele existe. Isto irá ajuda-lo a identificar os objetivos de melhoria e as métricas de desempenho. |
Colocar palavras que definem o objetivo do processo. Ex: Contratar pessoas rápido, Melhorar os relatórios. | |
As saídas devem especificar o que o processo entrega, não o que ele alcança.
As saídas são “coisas”. Elas podem estar corretas ou com erros. Podem atender as necessidades do cliente ou não. |
Saídas que ou são vagas, como “clientes satisfeitos” ou que contém especificações, como “relatórios entregues a tempo”. | |
Entradas devem ser especificar os “gatilhos” do processo e o que será trabalhado pelo processo.
Entradas são “coisas” supridas pelos fornecedores do processo. |
Mão de obra e outros recursos não consumidos no processo. Eles não disparam o processo e não sofrem transformação.
Políticas e regras não devem ser incluídas como entradas. Elas guiam o processo, mas não são trabalhadas por ele. Entradas podem incluir instruções operacionais que são necessárias para quem executa as atividades. |
Sócio-fundador da FM2S, formado em Engenharia Mecânica pela Unicamp (2006), com mestrado e doutorado na Engenharia de Processos de Fabricação na FEM/UNICAMP (2007 a 2013) e Master Black Belt pela UNICAMP (2011). Foi professor dos cursos de Black Belt, Green Belt e especialização em Gestão e Estratégia de Empresas da UNICAMP, assim como de outras universidades e cursos de pós-graduação. Atuou como gerente de processos e melhoria em empresa de bebidas e foi um dos idealizadores do Desafio Unicamp de Inovação Tecnológica.
Bom dia, não consegui baixar a planilha do sipoc.