SIPOC: aprenda como melhorar seus processos com a ferramenta

SIPOC é uma das ferramentas da qualidade que tem como objetivo mapear processos, determinando de forma abrangente o principal processo envolvido em um projeto e assim, permite uma visão clara do escopo de trabalho. É frequentemente utilizado na fase “Definir” do Roteiro DMAIC, método base da metodologia Seis Sigma.

Construir e utilizar o SIPOC é bem simples. Além disso, será bastante útil para o mapeamento de processos. Porém, muitas pessoas cometem equívocos ao utilizá-lo. Dessa forma, viemos através deste artigo te ensinar o que é o SIPOC, como extrair o máximo de inteligência desta ferramenta, além de um passo a passo de como elaborá-lo.

Aproveite a oportunidade para conhecer mais sobre SIPOC e outras ferramentas da qualidade através do nosso curso de White Belt Lean Seis Sigma.

O que é o SIPOC?

O SIPOC, nada mais é do que um diagrama cuja função é reunir as informações necessárias a fim de demonstrar de forma clara quais são as entradas e saídas de um processo, seu início e término, a sequência de atividades e os responsáveis por elas, além dos clientes.

O acrônimo ” SIPOC” corresponde à abreviação em inglês de:

Consiste em um formulário para ajudá-lo a definir um processo antes de você começar a mapeá-lo, mensurá-lo ou melhorá-lo. Esta ferramenta é uma das principais do Programa Green Belt e Black Belt.

Figura I. SIPOC aplicado à gestão de processos.

No curso de Fluxograma, SIPOC e Mapeamento de Processos disponível em nossa Assinatura EAD, você aprende no detalhe o que é o SIPOC, suas aplicações e estudos de caso. Confira no vídeo abaixo.

Essa ferramenta é particularmente útil quando não está claro:

• Suppliers: Quem fornece insumos para o processo?
• Inputs: Que especificações são colocadas nas entradas?
• Customers: Quem são os verdadeiros clientes do processo?
• Outputs: Quais são os requisitos dos clientes?

A origem do SIPOC é tem um pouco de mistério. Há alguma evidência de que ele está relacionado ou baseado no diagrama de Sistema de Deming. Além disso, a abordagem SIPOC é um pouco semelhante ao padrão input-process-output usado na análise e projeto de sistemas. Apesar de todas estas ligações, há poucas evidências claras que apontam para a origem do SIPOC.

Como fazer o SIPOC? (passo a passo)

Ao contrário de outras metodologias, o SIPOC tem como foco o processo ou as atividades que se desdobram dele. Assim, é a partir do centro, ou seja, do próprio processo que iremos abordá-lo:

• 1ºPasso: Nomear o processo – em primeiro lugar, para definir o nome de um processo use verbo no infinitivo mais complemento (Ex: Monitorar plágio dos concorrentes ou Elaborar um Bolo de Fubá);
• 2ºPasso: Determinar as saídas do processo – as saídas são os produtos (resultados) que o processo produz (Ex: um relatório, uma carta, um produto, etc);
• 3º Passo: Definir os clientes do processo – estas são as pessoas ou outros processos que recebem as saídas do processo. Toda saída deverá possuir um cliente;
• 4º Passo: Determinar as entradas do processo – são as ordens necessárias para iniciar o processo (Ex: Requisição do cliente);
• 5º Passo: Definir os fornecedores do processo – são as pessoas ou outros processos que fornecem as entradas. Portanto, toda entrada deverá possuir um fornecedor. Em alguns processos que vão do início ao fim, o fornecedor e o cliente poderão ser a mesma pessoa ou mesmo processo;
• 6º Passo: Determinar as macro atividades do processo mapeado – estas são as atividades que são feitas para transformar as entradas em saídas. No SIPOC, devemos restringir essas macro atividades em 5 ou 6, pois o objetivo aqui é ter uma visão macro, não detalhada. Assim, elas serão a base para o mapa do processo a ser criado a após a elaboração e alinhamento do SIPOC.

Quer um exemplo de um SIPOC?

Preparamos um exemplo do SIPOC aplicado a um processo bem comum, principalmente para quem nasceu na década de 80 (rs) – Tirar uma cópia.

• 1º Passo: Para elaborar esse SIPOC, primeiramente definimos o nome do processo “Tirar Cópia”;
• 2º Passo: Em seguida definimos as saídas, ou seja, as cópias neste caso.
• 3º Passo: Posteriormente, na terceira etapa, vamos identificar os clientes que, no caso é você e o arquivo;
• 4º Passo: Logo, definimos as entradas (copiadora, papel, toner, original e eletricidade);
• 5º Passo: Depois, arrematamos com os fornecedores (fabricante da máquina copiadora, você, cia de energia elétrica e o fornecedor de artigos e escritório);
• 6º Passo: Por último, fechamos o processo em 5 macro atividades encerrando o SIPOC.

Figura II. Exemplo de aplicação do SIPOC.

Figura III. Etapas do Processo onde o SIPOC foi aplicado

Quando apresentamos esse exemplo em sala de aula, muitas pessoas nos perguntam: mas eu posso ser fornecedor e cliente? A resposta é: sim. Não há problema nenhum, apesar de a primeira vista, ser um pouco estranho. O importante é definir claramente quem é o cliente, pois só será possível acertar o processo, se definirmos claramente quem é o cliente.

Outras informações e ferramentas importantes para o seu SIPOC

Há vários elementos que podem ser adicionados a um SIPOC para deixá-lo ainda mais útil. Um colaborador que faz uma Certificação Green Belt com a FM2S, domina essa ferramenta e portanto, vamos compartilhar algumas informações extras com você.

A Declaração de Propósito para o processo é uma delas. Defina o porquê do processo existir, por exemplo, para tirar uma cópia correta, de acordo com o determinado pelo cliente. Poderíamos definir outros propósito como: para recrutar as pessoas certas para organização, com as habilidades corretas e no tempo certo. Assim, o propósito deverá definir o benefício do processo para a organização e não simplesmente a cópia do nome do processo.

Atribua um responsável ou dono do processo

Decida qual é o nome da pessoa responsável pelo processo do começo ao fim. Dessa maneira, o responsável precisa se envolver em todas as atividades de melhoria ou na definição daquele processo.

Deixe claro o início e o fim do processo

Estes serão os pontos de início e fim do fluxograma do processo. Note que alguns processos podem possuir múltiplas saídas e entradas.

Defina as fronteiras ou as limitações de escopo do processo

Por exemplo, o processo lida com todos os tipos de clientes? Ou somente alguns? O processo lida com todos os tipos de transação ou somente alguma em particular? As fronteiras irão definir se você precisará de mais de um mapa de processo ou se tudo poderá ser colocado em um único mapa.

Como aplicar o SIPOC nos seus projetos Lean Seis Sigma?

No Lean Seis Sigma, o SIPOC é uma ferramenta abordada na fase Define do roteiro DMAIC. Nessa fase, além do SIPOC abordamos a árvore CTC e o Contrato de Melhoria. Dessa forma, com essas três ferramentas, o profissional Green Belt consegue definir exatamente qual é o desafio do projeto Lean Seis Sigma e assim, garantir um início perfeito.

Para gerar um SIPOC que é eficaz, é necessário uma sessão de brainstorming eficaz. Durante uma sessão de brainstorming, os membros da equipe geralmente preenchem os gráficos do SIPOC começando com a coluna central, ou seja, “processo”.

A coluna do processo é mantida simples; idealmente, ela lista não mais que cinco etapas e cada etapa consiste em uma ação e um assunto. Em seguida, depois que a equipe concorda em como o processo é documentado, eles passam a listar os resultados e clientes do processo. Assim, eles trabalham de trás para frente a partir do centro do diagrama a fim de identificar a entrada e os fornecedores.

O que mais pode ser acrescentado neste diagrama?

Profissionais bem certificados no mercado (Green, Black ou Master Black Belt) devem ter o domínio completo desta ferramenta. Dessa forma, eles acrescentam outras informações que complementam o diagrama, vamos ver algumas delas:

Definição do Início e Fim do Processo

Primeiramente, definir um início e um fim para uma atividade é essencial, pois assim há um controle que indica se a tarefa está atrasada ou adiantada com relação as fases de começo e fim. Isso é importante para gerir prazos e consequentemente atingir a satisfação de clientes.

Definição do Responsável pelo processo

Eleger um responsável para uma determinada tarefa do início ao fim é extremamente importante, principalmente porque caso haja alguma dispersão no processo esta pessoa pode relatar os possíveis motivos deste erro.

Definir fronteiras do processo

As fronteiras dizem quem está envolvido no processo e também diz respeito às trajetórias que um produto/serviço faz para ser realizado.

Definir Escopo e Limitações para o Processo

O escopo do processo inclui todas as informações e entregas que são esperadas à medida que o projeto avança em direção à conclusão. Ele também descreve os limitações, especificando o que não está incluído no escopo do projeto e pode incluir informações relativas ao orçamento do projeto ou aos recursos disponíveis.

Quer saber mais sobre SIPOC?

Cursos:

• Fluxograma, SIPOC e Mapeamento de Processos
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• Green Belt

Materiais

• Apostila Green Belt
• E-book: Como elaborar um SIPOC
• Apostila Mapeamento de Processos
• Apostila de Ferramentas da Qualidade

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Virgilio F. M. dos Santos

Sócio-fundador da FM2S, formado em Engenharia Mecânica pela Unicamp (2006), com mestrado e doutorado na Engenharia de Processos de Fabricação na FEM/UNICAMP (2007 a 2013) e Master Black Belt pela UNICAMP (2011). Foi professor dos cursos de Black Belt, Green Belt e especialização em Gestão e Estratégia de Empresas da UNICAMP, assim como de outras universidades e cursos de pós-graduação. Atuou como gerente de processos e melhoria em empresa de bebidas e foi um dos idealizadores do Desafio Unicamp de Inovação Tecnológica.