SIPOC: o que é e como usar essa ferramenta

SIPOC é uma das ferramentas da qualidade que tem como objetivo mapear processos, determinando de forma abrangente o principal processo envolvido em um projeto e assim, permite uma visão clara do escopo de trabalho.

É frequentemente utilizado na fase "Definir" do Roteiro DMAIC, método base da metodologia Seis Sigma.

Construir e utilizar o SIPOC é bem simples. Além disso, será bastante útil para o mapeamento de cada etapa do processo. Porém, muitas pessoas cometem equívocos ao utilizá-lo.

Dessa forma, viemos através deste artigo te ensinar o que é o SIPOC, como extrair o máximo de inteligência desta ferramenta, além de um passo a passo de como elaborá-lo.

O que é o SIPOC e para que é utilizado?

O SIPOC, nada mais é do que um diagrama cuja função é reunir as informações necessárias a fim de demonstrar de forma clara quais são as entradas e saídas de um processo, seu início e término, a sequência de atividades e os responsáveis por elas, além dos clientes.

O acrônimo " SIPOC" corresponde à abreviação em inglês de:

Suppliers (Fornecedores) – Inputs (Entradas) – Process (Processo) – Outputs (Saídas) – Customer (Clientes)

Consiste em um formulário para ajudá-lo a definir um processo antes de você começar a mapeá-lo, mensurá-lo ou melhorá-lo. Esta ferramenta é uma das principais do Programa Green Belt e Black Belt.

Então quando e para que é utilizado? Essa ferramenta é particularmente útil quando não está claro:

• Suppliers: Quem fornece insumos para o processo?
• Inputs: Que especificações são colocadas nas entradas?
• Customers: Quem são os verdadeiros clientes do processo?
• Outputs: Quais são os requisitos dos clientes?

A origem do SIPOC tem um pouco de mistério. Há alguma evidência de que ele está relacionado ou baseado no diagrama de Sistema de Deming.

Além disso, a abordagem SIPOC é um pouco semelhante ao padrão inputs process outputs usado na análise e projeto de sistemas.

Apesar de todas estas ligações, há poucas evidências claras que apontam para a origem do SIPOC.

Quais as Vantagens do SIPOC?

O diagrama SIPOC é uma ferramenta de gestão que oferece várias vantagens para as empresas ao fornecer uma visão clara e estruturada de um processo empresarial. Ele auxilia na identificação e análise das etapas de um processo, facilitando o entendimento e a comunicação entre as equipes.

1. Clareza e Compreensão:

O SIPOC oferece uma representação visual simples dos processos, desde os fornecedores até os clientes finais. Isso torna fácil entender como cada etapa se conecta e funciona, ajudando a evitar mal-entendidos e a alinhar as expectativas entre as equipes.

2. Identificação de Pontos Críticos:

Ao mapear os processos da organização, o SIPOC ajuda a identificar pontos críticos e gargalos onde falhas podem ocorrer. Isso permite que a empresa tome medidas corretivas de forma proativa, contribuindo para a melhoria contínua e a eficiência operacional.

3. Foco no Cliente:

O SIPOC promove uma abordagem centrada no cliente, ajudando a identificar oportunidades de melhoria na qualidade dos produtos ou serviços e aumentar a satisfação do cliente. Analisando o fluxo de trabalho e os resultados entregues, a empresa pode fazer ajustes para atender melhor às necessidades dos clientes.

4. Base para Análise e Melhoria de Processos:

Com uma visão completa e estruturada do fluxo de trabalho, o SIPOC serve como uma base sólida para a análise e melhoria de processos. Isso pode resultar em redução de custos, aumento da produtividade e melhoria da qualidade.

Como fazer o SIPOC? (passo a passo)

O SIPOC é uma ferramenta voltada para mapear o processo de forma macro, identificando os principais elementos que o compõem: Fornecedores (Suppliers), Entradas (Inputs), Processo (Process), Saídas (Outputs) e Clientes (Customers). Aqui está um passo a passo claro e preciso:

1º Passo: Nomear o processo 

• Defina o nome do processo de forma clara, usando um verbo no infinitivo e um complemento. 
• Exemplos: "Preparar pedidos de venda", "Realizar auditoria interna", "Elaborar relatório financeiro". 
• Dica: O nome do processo deve indicar a transformação que ocorre no fluxo de trabalho.;

2º Passo: Determinar as saídas do processo (O)

• Determine os resultados tangíveis ou intangíveis que o processo entrega ao cliente.
• Exemplos: Produtos, serviços, relatórios, informações processadas.
• Dica: Toda saída deve ser relevante para o cliente do processo. Pergunte-se: “O que este processo entrega?”

3º Passo: Definir os clientes do processo (C)

• Identifique quem recebe as saídas do processo.
• Podem ser pessoas, outras áreas da empresa, ou até clientes externos.
• Exemplos: Clientes finais, departamentos internos, usuários de um serviço.
• Dica: Certifique-se de que cada saída possui um cliente correspondente.

4º Passo: Listar as entradas do processo (I)

• Identifique os insumos consumidos ou transformados pelo processo para gerar as saídas.
• Exemplos: Matéria-prima, dados de entrada, documentos, energia.
• Dica: Não confunda entradas com solicitações ou ordens (essas são gatilhos, não entradas).

5º Passo: Definir os fornecedores do processo (S)

• Determine quem fornece as entradas listadas no passo anterior.
• Podem ser fornecedores internos (outras áreas ou equipes) ou externos (fornecedores de matéria-prima, por exemplo).
• Exemplos: Departamentos internos, parceiros comerciais, empresas fornecedoras.
• Dica: Verifique se cada entrada tem pelo menos um fornecedor associado.

6º Passo: Resumir as macroatividades do processo (P)

• Liste as principais etapas do processo, que transformam as entradas em saídas.
• Exemplos: Receber o pedido, processar a entrada, verificar qualidade, entregar o produto.
• Dica: Limite-se a 5 ou 6 macroatividades para manter o foco na visão geral do processo.

Exemplo prático de SIPOC

Vamos criar um SIPOC aplicado ao processo de produção de um bolo industrializado, desde a entrada de insumos até o produto final embalado e pronto para distribuição.

1º Passo: Nomear o processo

•  Para elaborar esse SIPOC, primeiramente definimos o nome do processo "Produzir Bolo Industrializado";

2º Passo: Definir as saídas (Outputs)

• Em seguida definimos as saídas, ou seja, o que o processo entrega: 

            - Bolos embalados prontos para venda.

3º Passo: Posteriormente, na terceira etapa, vamos identificar os clientes (Customers) que, no caso será às redes de supermercados;

4º Passo: Logo, definimos as entradas (Inputs), que no caso são os insumos ou materiais que o processo consome para gerar as saídas. No exemplo são os ingredientes (farinha, açúcar, ovos, leite, fermento) e as embalagens (caixas, filmes, plásticos e etiquetas).

5º Passo: Depois, arrematamos com os fornecedores (Suppliers), os fornecedores são as pessoas, departamentos ou empresas que fornecem as entradas.

6º Passo: Por último, fechamos o processo em 5 macro atividades encerrando o SIPOC. As macroatividades são as etapas principais para transformar as entradas em saídas.

Exemplo de macroatividades:

• Receber os ingredientes e embalagens, verificando a qualidade.
• Preparar a massa seguindo a receita padronizada.
• Assar o bolo em fornos industriais.
• Resfriar os bolos para evitar condensação e defeitos.
• Embalar o bolo, aplicar etiquetas e códigos de rastreabilidade.

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Como aplicar o SIPOC nos seus projetos Lean Seis Sigma?

No Lean Seis Sigma, o SIPOC é uma ferramenta fundamental usada na fase Define do roteiro DMAIC (Definir, Medir, Analisar, Melhorar e Controlar). Juntamente com o SIPOC, outras ferramentas como a árvore CTC e o Contrato de Melhoria ajudam a estabelecer um entendimento claro dos desafios do projeto, garantindo um início sólido.

Aplicação do SIPOC:

Para criar um SIPOC eficaz, é importante realizar uma sessão de brainstorming produtiva com a equipe. Aqui está um passo a passo simplificado para aplicar o SIPOC:

1. Inicie pelo Processo:

• Comece preenchendo a coluna central do SIPOC, que é o processo. Mantenha esta coluna simples, listando no máximo cinco etapas principais. Cada etapa deve incluir uma ação e um objeto claro, por exemplo, "Receber pedido" ou "Montar produto".

2. Identifique Saídas e Clientes:

• Depois de definir o processo, liste as saídas (outputs) e os clientes. Isso ajuda a equipe a entender quem se beneficia do processo e quais são os resultados esperados.

3. Trabalhe de Trás para Frente:

• A partir do processo central, identifique as entradas (inputs) e seus fornecedores (suppliers). Trabalhar de trás para frente garante que todas as etapas e componentes necessários sejam considerados e alinhados com o objetivo final.

O que mais pode ser acrescentado neste diagrama?

Profissionais bem certificados no mercado (Green, Black ou Master Black Belt) devem ter o domínio completo desta ferramenta.

Dessa forma, eles acrescentam outras informações que complementam o diagrama, vamos ver algumas delas:

Definição do início e fim do processo

Primeiramente, definir um início e um fim para uma atividade é essencial, pois assim há um controle que indica se a tarefa está atrasada ou adiantada com relação as fases de começo e fim.

Isso é importante para gerir prazos e consequentemente atingir a satisfação de clientes.

Definição do responsável pelo processo

Eleger um responsável para uma determinada tarefa do início ao fim é extremamente importante, principalmente porque caso haja alguma dispersão no processo esta pessoa pode relatar os possíveis motivos deste erro.

Definir fronteiras do processo

As fronteiras dizem quem está envolvido no processo e também diz respeito às trajetórias que um produto/serviço faz para ser realizado.

Definir escopo e limitações para o processo

O escopo do processo inclui todas as informações e entregas que são esperadas à medida que o projeto avança em direção à conclusão.

Ele também descreve os limitações, especificando o que não está incluído no escopo do projeto e pode incluir informações relativas ao orçamento do projeto ou aos recursos disponíveis.

Dicas para construção do SIPOC

O que fazer

1. O nome processo define o que ele faz, nem mais e nem menos Usar verbo no infinitivo mais complemento.
2. O nome do processo não deverá definir seu desempenho e nem seus objetivos de melhoria. Use a declaração de propósitos do processo para definir o porque ele existe. Isto irá ajuda-lo a identificar os objetivos de melhoria e as métricas de desempenho. O nome do processo não deverá definir seu desempenho e nem seus objetivos de melhoria. Use a declaração de propósitos do processo para definir o porque ele existe. Isto irá ajuda-lo a identificar os objetivos de melhoria e as métricas de desempenho.
3. As saídas devem especificar o que o processo entrega, não o que ele alcança. As saídas são “coisas”. Elas podem estar corretas ou com erros. Podem atender as necessidades do cliente ou não.
4. Entradas devem ser especificar os “gatilhos” do processo e o que será trabalhado pelo processo. Entradas são “coisas” supridas pelos fornecedores do processo.

O que não fazer

1. Dar nome utilizando gerúndio ou verbo no passado.
2. Colocar palavras que definem o objetivo do processo. Ex: Contratar pessoas rápido, Melhorar os relatórios.
3. Saídas que ou são vagas, como “clientes satisfeitos” ou que contém especificações, como “relatórios entregues a tempo”.
4. Mão de obra e outros recursos não consumidos no processo. Eles não disparam o processo e não sofrem transformação. Políticas e regras não devem ser incluídas como entradas. Elas guiam o processo, mas não são trabalhadas por ele. Entradas podem incluir instruções operacionais que são necessárias para quem executa as atividades.

Leia mais:

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