SIPOC: Aprenda como melhorar seus processos com essa ferramenta!

O que é o SIPOC?

SIPOC é a abreviação em inglês de:

Suppliers (Fornecedores) – Inputs (Entradas) – Process (Processo) – Outputs (Saídas) – Customer (Clientes)

O SIPOC é um formulário para ajuda-lo a definir um processo antes de você começar a mapeá-lo, mensurá-lo ou melhorá-lo. Esta ferramenta é uma das principais da Fase Define do Programa Green Belt e Black Belt.

O que você vai aprender no curso de Fluxograma, Sipoc e Mapeamento de Processos?

Essa ferramenta é particularmente útil quando não está claro:

• Suppliers: Quem fornece insumos para o processo?
• Inputs: Que especificações são colocadas nas entradas?
• Customers: Quem são os verdadeiros clientes do processo?
• Outputs: Quais são os requisitos dos clientes?

A origem do SIPOC é tem um pouco de mistério. Há alguma evidência de que ele está relacionado ou baseado no diagrama de Sistema de Deming. Além disso, a abordagem SIPOC é um pouco semelhante ao padrão input-process-output usado na análise e projeto de sistemas. Apesar de todas estas ligações, há poucas evidências claras que apontam para a origem do SIPOC.

Por que utilizar o SIPOC na melhoria de processos?

Toda vez que você  estiver planejando a aplicação do Lean Seis Sigma para melhorar seus processos, é importante começar pelo entendimento macro. O SIPOC ajuda  o dono do processo, e todos aqueles que estão trabalhando nele, a definirem as fronteiras do estudo, o que é fundamental para um Projeto Green Belt. Portanto, antes de iniciar um fluxograma, comece com o SIPOC.

Por meio do SIPOC é possível a padronização entre os participantes da equipe do Projeto Lean Seis Sigma, Champions e demais gestores, do escopo do projeto e da forma de visualização do principal processo envolvido. Por isso, detalhes do processo não devem ser apresentados no SIPOC, já que esses detalhes não costumam ser úteis na etapa do DEFINE. O detalhamento do processo deve ser feito na etapa do Analyze por meio do mapa de processo ou do fluxograma.

Com essa ferramenta, construímos nossa primeira visão organizada do processo de trabalho e estabelecemos as bases para a aplicação da estratégia inovadora de DMAIC. Uma estrutura do SIPOC ajuda o proprietário do processo e os que trabalham no processo a esclarecer os elementos principais de um processo e a concordar com os limites do que eles estarão trabalhando.

Assim, o SIPOC proporciona, de modo estruturado, as bases para a discussão do processo. Com isso, a ferramenta gera um consenso entre todos os envolvidos antes que estes comecem a desenhar os múltiplos mapas de processos.

Como elaborar seu SIPOC?

Toda vez que vamos aplicar uma ferramenta de melhoria, é muito mais fácil se prepararmos um manual. Mas, um Manual Rápido e Simples. Por isso, preparamos o 6 Passos para preparar seu SIPOC:

1. Dar um nome ao processo. Lembre-se, para definir o nome de um processo use verbo no infinitivo mais complemento (Ex: Monitorar plágio dos concorrentes ou Elaborar um Bolo de Fubá);
2. Determinar as saídas do processo. As saídas são os produtos (resultados) que o processo produz (Ex: um relatório, uma carta, um produto, etc);
3. Determinar os clientes do processo. Estas são as pessoas ou outros processos que recebem as saídas do processo. Toda saída deverá possuir um cliente;
4. Determinar as entradas do processo. São as coisas necessárias para iniciar o processo (Ex: Requisição do cliente);
5. Determinar os fornecedores do processo. São as pessoas ou outros processos que fornecem as entradas. Toda entrada deverá possuir um fornecedor. Em alguns processos que vão do início ao fim, o fornecedor e o cliente poderão ser a mesma pessoa ou mesmo processo;
6. Determinar as macro atividades do processo mapeado. Estas são as atividades que são feitas para transformar as entradas em saídas. No SIPOC, devemos restringir essas macro atividades em 5 ou 6, pois o objetivo aqui é ter uma visão macro, não detalhada. Elas serão a base para o mapa do processo a ser criado a após a elaboração e alinhamento do SIPOC.

Preparamos um template para você baixar e construir o seu SIPOC do jeito mais fácil e rápido possível.

Quer um exemplo de um SIPOC?

Veja, em seguida, um exemplo que preparamos de SIPOC de um processo bem comum, principalmente para quem nasceu na década de 80 (rs) – Tirar uma cópia. Para elaborar esse SIPOC, definimos o nome “Tirar Cópia”, depois definimos a saída (Cópias). Em seguida, vamos para terceira etapa, identificar os clientes que, no caso é você e o arquivo. Logo, definimos as entradas (copiadora, papel, toner, original e eletricidade) e depois, arrematamos com os fornecedores (fabricante da máquina copiadora, você, cia de energia elétrica e o fornecedor de artigos e escritório). Por último, fechamos o processo em 5 macro atividades encerrando o SIPOC.

Quando apresentamos esse exemplo em sala de aula, muitas pessoas nos perguntam: mas eu posso ser fornecedor e cliente? A resposta é: sim. Não há problema nenhum, apesar de a primeira vista, ser um pouco estranho. O importante é definir claramente quem é o cliente, pois só será possível acertar o processo, se definirmos claramente quem é o cliente.

Outras informações importantes para o seu SIPOC

Há vários elementos que podem ser adicionados a um SIPOC para deixa-lo ainda mais útil. Um colaborador que faz uma Certificação Green Belt com a FM2S, domina essa ferramenta e por isso, vamos compartilhar algumas informações extras com você.

Inclua na planilha que baixou, a Declaração de Propósito para o processo. Defina o porquê do processo existir, por exemplo, para tirar uma cópia correta, de acordo com o determinado pelo cliente. Poderíamos definir outros propósito como: para recrutar as pessoas certas para organização, com as habilidades corretas e no tempo certo. O propósito deverá definir o benefício do processo para a organização e não simplesmente a cópia do nome do processo.

Atribua um responsável ou dono do processo

Decida qual é o nome da pessoa responsável pelo processo do começo ao fim. O responsável precisa se envolver em todas as atividades de melhoria ou na definição daquele processo.

Deixe claro o início e o fim do processo

Estes serão os pontos de início e fim do fluxograma do processo. Note que alguns processos possuem múltiplas saídas e entradas.

Defina as fronteiras ou as limitações de escopo do processo

Por exemplo, o processo lida com todos os tipos de clientes? Ou somente alguns? O processo lida com todos os tipos de transação ou somente alguma em particular? As fronteiras irão definir se você precisará de mais de um mapa de processo ou se tudo poderá ser colocado em um único mapa.

Como aplicar o SIPOC nos seus projetos Lean Seis Sigma?

No Lean Seis Sigma, o SIPOC é uma ferramenta abordada na fase Define do roteiro DMAIC. Nessa fase, além do SIPOC abordamos a árvore CTC e o Contrato de Melhoria. Com essas três ferramentas, o profissional Green Belt consegue definir exatamente qual é o desafio do projeto Lean Seis Sigma e assim, garantir um início perfeito.

Para gerar um SIPOC que é eficaz, é necessário uma sessão de brainstorming eficaz. Durante uma sessão de brainstorming, os membros da equipe geralmente preenchem os gráficos do SIPOC começando com a coluna central: Processo. A coluna do processo é mantida simples; idealmente, ele lista não mais que cinco etapas e cada etapa consiste em uma ação e um assunto. Depois que a equipe concorda em como o processo é documentado, eles passam a listar os resultados e clientes do processo. Em seguida, eles trabalham de trás para frente a partir do centro do diagrama a fim de identificar a entrada e os fornecedores.

Uma ótima maneira de ingressar na carreira Lean Seis Sigma, é certificando-se White Belt Gratuitamente com a FM2S. Mais de 3 mil pessoas já estão se destacando no mercado, porque assim como você, se interessaram pelo assunto e certificaram-se gratuitamente, sem sair de casa. E aí? Topa começar no Seis Sigma? 

Quer mais dicas para construção do SIPOC?

O que fazer		O que não fazer
O nome processo define o que ele faz, nem mais e nem menos Usar verbo no infinitivo mais complemento		Dar nome utilizando gerúndio ou verbo no passado
O nome do processo não deverá definir seu desempenho e nem seus objetivos de melhoria Use a declaração de propósitos do processo para definir o porque ele existe. Isto irá ajuda-lo a identificar os objetivos de melhoria e as métricas de desempenho		Colocar palavras que definem o objetivo do processo. Ex: Contratar pessoas rápido, Melhorar os relatórios
As saídas devem especificar o que o processo entrega, não o que ele alcança As saídas são “coisas”. Elas podem estar corretas ou com erros. Podem atender as necessidades do cliente ou não		Saídas que ou são vagas, como “clientes satisfeitos” ou que contém especificações, como “relatórios entregues a tempo”
Entradas devem ser especificar os “gatilhos” do processo e o que será trabalhado pelo processo Entradas são “coisas” supridas pelos fornecedores do processo		Mão de obra e outros recursos não consumidos no processo. Eles não disparam o processo e não sofrem transformação. Políticas e regras não devem ser incluídas como entradas. Elas guiam o processo, mas não são trabalhadas por ele. Entradas podem incluir instruções operacionais que são necessárias para quem executa as atividades.

O que mais pode ser acrescentado neste diagrama?

Profissionais bem certificados no mercado (Green, Black ou Master Black Belt) devem ter o domínio completo desta ferramenta. Desta forma, eles acrescentam outras informações que complementam o diagrama, vamos ver algumas delas:

Definição do Início e Fim do Processo

Definir um início e um fim para uma atividade é essencial, pois assim há um controle que indica se a tarefa está atrasada ou adiantada com relação as fases de começo e fim. Isso é importante para gerir prazos e consequentemente atingir a satisfação de clientes.

Definição do Responsável pelo processo

Eleger um responsável para uma determinada tarefa do início ao fim é extremamente importante, principalmente porque caso haja alguma dispersão no processo esta pessoa pode relatar os possíveis motivos deste erro.

Definir fronteiras do processo

As fronteiras dizem quem está envolvido no processo e também diz respeito às trajetórias que um produto/serviço faz para ser realizado.

Definir Escopo e Limitações para o Processo

O escopo do processo inclui todas as informações e entregas que são esperadas à medida que o projeto avança em direção à conclusão. Ele também descreve os limitações, especificando o que não está incluído no escopo do projeto e pode incluir informações relativas ao orçamento do projeto ou aos recursos disponíveis.

Que tal certificar-se Gratuitamente White Belt?