Kaizen: o que é e como aplicar essa metodologia?

kaizen
26 de maio de 2019
Última modificação: 11 de outubro de 2021

Autor: Paula Louzada
Categorias: Melhoria de Processos

Kaizen, do japonês, significa melhoria contínua” ou “mudança para melhor”. Ele consiste em uma metodologia bastante utilizada para implementar a melhoria contínua em uma empresa. Porém na prática, esse método vai além disso. Kaizen é uma jornada e não um destino.

Seu objetivo central é melhorar a produtividade e a qualidade das entregas para clientes, garantindo a segurança dos processos e uma cultura organizacional forte através da redução de desperdícios.

Dessa forma, Kaizen vê a melhoria da produtividade como um processo gradual, metódico e cíclico. Neste artigo você confere no detalhe o que é Kaizen e como ele foi criado, além de um passo a passo de como implementá-lo na sua empresa, mas antes, aproveite para conferir no vídeo abaixo um pouco do curso de Kaizen da FM2S!

O que é Kaizen? 

Kaizen, como descrito acima, significa melhoria contínua, expressão essa bastante difundida por aqueles que trabalham na indústria manufatureira.

O Kaizen é uma das ferramentas do Lean Manufacturing que tem como função aprimorar, por meio de ciclos, todos os setores de uma empresa através da padronização dos processos produtivos.

Portanto, Kaizen consiste em uma metodologia de melhoria contínua rápida, pois um ciclo completo dura em média 30 dias. No entanto, também é uma ferramenta que estimula a criatividade como recurso para melhorar a cultura da empresa, tendo como requisito, igualmente à metodologia Seis Sigma, um esforço coletivo para resolver problemas como por exemplo a redução de desperdícios.

Os conceitos que envolvem a metodologia Kaizen propõem mudanças nos processos com dois principais objetivos

  • Eliminar o desperdício;
  • Melhorar a eficiência dos processos.

Assim, essa metodologia atua no mapeamento e modificação de processos e padrões do negócio como um todo, envolvendo desde os cargos mais baixos até o próprio CEO. Nela, através da abordagem de melhoria contínua se garante o desenvolvimento do negócio.

Entre os princípios do Kaizen se destacam a busca por medidas para conter e corrigir causas de problemas e a parte analítica de dados para uma gestão baseada em fatos, afinal:

“Sem dados, você é apenas mais uma pessoa com uma opinião”, W. Edwards Deming.

Assim, para que todas essas medidas sejam de fato praticadas, existem alguns pontos dentro de um projeto de melhoria contínua que devem ser considerados pelos envolvidos que são:

  • Condições atuais;
  • Estado final desejado;
  • Etapas para atingir o estado ideal;
  • Monitoramento de dados e resultados.

Como o Kaizen foi criado?

O Kaizen tem suas raízes no Japão após a segunda guerra mundial. Após o conflito coreano, quando o Japão serviu como uma importante linha de suprimentos para os militares dos EUA, dessa forma, a indústria no Japão começou a se reconstruir. Os EUA ajudaram na revitalização da indústria no Japão. 

No início dos anos 50, W. Edwards Deming auxiliou os gerentes de negócios japoneses no desenvolvimento de sistemas de qualidade utilizando controles estatísticos de qualidade. Assim, no coração do Kaizen está o círculo de Shewhart ou a roda de Deming que agora reconhecemos como o ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Act).

O Kaizen começou como parte do “Toyota Production System”, ou seja, teve seu nascimento dentro do Lean Manufacturing, como um método para envolver toda a força de trabalho para melhorar a qualidade do produto. Desde então, o Kaizen tornou-se um dos principais fatores para o sucesso de empresas japonesas.

Curso Kaizen

Como é aplicado o Kaizen?

Em quaisquer áreas que sejam identificadas a necessidade ou oportunidade de otimização, seja ela de processos, linhas produtivas, produtos e/ou serviços o Kaizen pode ser aplicado.

Assim, a metodologia descreve três etapas que são realizadas em poucos dias, sendo o tempo máximo indicado de 30 dias de evento kaizen. Nesse hiato, os consultores de projeto vão se dedicar em implementar as mudanças necessárias, caminhando para um patamar superior de qualidade.

Com o objetivo de gerar mudança, o modelo de implementação kaizen se divide em 3 etapas:

1ª Etapa: Preparação

Em primeiro lugar, essa fase possui uma duração média de 3 a 8 dias antes do evento kaizen em si, que falaremos mais abaixo. O objetivo dessa etapa é inteirar os profissionais que trabalharão no projeto a respeito das principais informações, as principais ferramentas que serão utilizadas e a função de cada profissional durante a execução do evento. Nesta etapa, portanto, os principais pontos são:

  • Identificar profissionais que participarão do projeto;
  • Estabelecer um cronograma de implementação com cada uma das etapas;
  • Coletar dados para dar suporte às próximas etapas.

2ª Etapa: Evento

Durante essa etapa, os profissionais alocados na equipe de projeto dedicam-se 100% ao evento durante 5 dias e assim, suas atividades de rotina devem ser supridas por outros profissionais.

Essa exclusividade de tempo tem como objetivo o foco total para que ele execute as implementações necessárias de maneira otimizada. Dessa forma a empresa alcança mais rapidamente os resultados esperados.

3ª Etapa: Follow up

Por fim, após as mudanças realizadas na fase “evento” é necessário monitorar/acompanhar essa mudança, dispondo de recursos e tempo para que ela se mantenha. A essa etapa dá-se o nome de Follow up.

Essa etapa, basicamente garante a manutenção das mudanças planejadas e implementadas nas fases anteriores.

É importante lembrar que mudanças em processos, bem como mudanças de comportamento ou hábitos levam um tempo para serem consolidadas necessitando de tempo, comprometimento e persistência até se tornarem autônomas. Portanto, essa etapa é crucial para que a empresa não apresente os mesmo resultados de antes, com qualidade inferior.

Agora que você já conhece como o Kaizen se aplica, vamos entender como implementá-lo. Primordialmente,  que você deve sempre ter em mente é que para aplicar o Kaizen é crucial adotar as etapas de preparação, implementação além da medição (controle e acompanhamento) dos resultados para garantir a autonomia da implementação.

Como implementar o Kaizen?

O Kaizen é uma ferramenta de implementação de melhoria contínua e ele deve ser compreendido como um ciclo contínuo. Este ciclo, possui 7 passos e vamos conferir agora cada uma delas:

1º Passo: Identifique uma oportunidade de melhoria

Em primeiro lugar o princípio da implementação Kaizen é identificar a oportunidade de melhoria. Essa oportunidade concentra-se, muitas vezes, em pequenos detalhes que ao final da implementação farão uma grande diferença. Pode estar relacionada a uma falha constante em um processo, ou mesmo erros que ocasionam desperdícios frequentes.

2º Passo: Faça um mapeamento do processo

Mapear processos é uma forma de entender como ele funciona, assim, procure diagramar em um fluxograma todas as etapas, os parâmetros e detalhes de cada uma delas. Aproveite para conhecer gratuitamente a apostila de mapeamento de processos da FM2S!

3º Passo: Crie uma solução

Procure identificar quais as causas dos problemas e propor soluções para elas e possíveis entraves que você venha a enfrentar durante a solução.  Uma boa ferramenta para criar soluções, identificando a causa raiz é o Diagrama de Ishikawa.

4º Passo: Implementação

Crie uma equipe para realizar as implementações, assim ficará mais difícil escapar algum detalhe da sua implementação. Aplique as mudanças e difunda a melhoria com os outros setores da empresa, dessa forma todos poderão tirar proveito disso.

5º Passo: Analise os resultados

Monitorar e controlar os seus resultados é crucial para saber se a melhoria atendeu as expectativas, desse modo você consegue avaliar se a melhoria foi alcançada. Não deixe de continuar acompanhando os resultados.

6º Passo: Crie um padrão

Crie um padrão a partir da melhoria ocorrida, oficializando procedimentos para que outras áreas da empresa possam utilizá-lo. Uma dica é usar um POP  – Procedimento Operacional Padrão. Continue acompanhando a execução e realizando follow ups para garantir a autonomia dos processos.

7º Passo: Reinicie o ciclo

O ciclo se reinicia com o retorno da fase de planejamento, identificando novas oportunidades de melhoria.

Por que implementar o Kaizen?

Atualmente, há um esforço consistente para a redução de custos e desperdícios, e aumento da qualidade. O Kaizen envolve todos no esforço de melhoria. Não depende de grandes investimentos de capital nem tenta dar grandes passos de uma só vez. 

As raízes do conceito estão fazendo pequenas melhorias, imediatas e incrementais nos processos e padrões de trabalho. Trata-se de procurar maneiras de melhorar a cada dia. No devido tempo, esses pequenos passos podem resultar em saltos gigantescos em termos de qualidade, segurança, eficiência, produtividade e um impacto positivo na competitividade.

Como o Kaizen trabalha com o Lean Manufacturing?

Na verdade, o Kaizen consiste em uma ferramenta do Lean Manufacturing, ou seja, da mesma forma que o Lean, o Kaizen trabalha com a redução de desperdícios através da mudança ou eliminação de processos.

Porém para que isso funcione de maneira harmônica, é necessário que se crie uma cultura organizacional forte, onde sugestões de melhorias sejam bem vindas, incentivando o engajamento de todos os colaboradores.

Assim os trabalhadores tornam-se mais confiantes e ganham autonomia para liderar e buscar oportunidades de melhoria no seu negócio.

Em resumo, o Kaizen possui como principal função gerar melhorias como resultado do esforço contínuo e coordenado, aliado a uma política de engajamento e uma forte cultura organizacional.

Entre as áreas que mais afetadas pela implementação Kaizen estão:

  • Processos: melhoria da gestão de processos;
  • Qualidade: aumento da qualidade e das entregas para clientes;
  • Redução de custos: a partir da redução de desperdícios;
  • Gestão: melhor gerenciamento e acompanhamento dos processos.

Pra você que deseja dar o primeiro passo nessa jornada do Kaizen, confira o curso Gratuito de Introdução ao Lean FM2S!

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