POP: como fazer um Procedimento Operacional Padrão?

como fazer um pop
20 de julho de 2020
Última modificação: 17 de setembro de 2021

Autor: Paula Louzada
Categorias: Melhoria de Processos

O que significa a sigla POP: Procedimento Operacional Padrão?

Antes que você descubra como fazer um POP, vale a pena lembrar em que consiste essa ferramenta. Um POP – sigla de Procedimento Operacional Padrão -, para dizer de forma simples, é um documento que descreve como atividades rotineiras devem ser executadas, através de um passo a passo. Seu objetivo principal é garantir que, quem quer que realize essa tarefa, consiga fazê-la de forma apropriada. Além disso, torna a empresa mais competitiva, pois colabora com a implementação da qualidade total. Neste post vamos dar dicas preciosas para você fazer bons POPs e assim atingir esse objetivo.

Qual o objetivo do POP?

Como o princípio do POP é ser universal, ou seja, ser útil e autossuficiente em qualquer situação, é essencial que ele seja padronizado. Por isso, ao fazer um POP você precisa estar preparado e saber bem o que está fazendo. Assim, as dicas que apresentaremos abaixo serão muito úteis para você nesse sentido.

Qual a diferença entre POP e Processo?

Mas antes de irmos às dicas de como fazer um POP, é muito válido destacar o que ele não é. Bem, apesar de terem similaridades, um POP não é um processo. O que quero dizer com isso é que tanto procedimentos quanto processos incluem instruções passo a passo. No entanto, enquanto um processo funciona geralmente em um nível mais alto, um procedimento operacional padrão foca mais nos detalhes: em atribuições específicas e fluxos de trabalho.

Por que você precisa de um POP?

Além disso, um POP descreve de forma minuciosa todos os detalhes de um processo, listando questões como: materiais utilizados, ordem dos procedimentos, parâmetros (temperatura, quantidade, tempo), entre outros aspectos relevantes para manter os padrões de qualidade. Assim, ele também exige que você inclua etapas e informações mais detalhadas, de quem, quando e onde. Aqui estão alguns benefícios de se usar um POP, os quais por sua vez, consistem nas razões pelas quais você pode precisar de um:

  • Manter a previsibilidade sobre os resultados;
  • Minimizar erros variações ou desvios;
  • Maximizar os requisitos de produção;
  • Garantir que o procedimento não tenha impacto adverso no meio ambiente;
  • Garantir a segurança;
  • Aderir a uma agenda;
  • Evitar falhas de fabricação;
  • Auxiliar em treinamentos;
  • Garantir padrões de conformidade.

Por que padronizar?

Pense, por exemplo, que um funcionário precisou se ausentar inesperadamente. Ele é o único responsável por aquela função na empresa. Caso a organização não faça o uso dos POPs, a empresa pode se encontrar diante de problemas com prazos ou até mesmo de prejuízos. Porém, caso os processos estejam devidamente documentados, poderá substituir o funcionário sem maiores problemas, já que um “passo a passo” do que deve ser executado estará disponível.

Quais elementos compõem um POP?

Independentemente do tipo de negócio em que atua, você deve ter seus POPs bem definidos. Isso porque são eles que ajudarão a entender como realizar tarefas rotineiras. Da mesma forma eles conferem segurança, em conformidade com os regulamentos e de forma consistente, independentemente de quem concluir a tarefa.

Além disso, não há algum documento, parâmetro ou norma oficial de Procedimento Operacional Padrão que ensine como escrever um. Mas existem algumas etapas que você pode seguir que o ajudarão a organizar seus pensamentos e planejar o caminho mais eficaz a fim de padronizar seus procedimentos.

POP

Como se faz um POP: etapas para escrever

Etapa 1: Comece tendo o resultado final em mente

Primeiramente, defina qual é o resultado final ou a meta para o documento que você está escrevendo. Por exemplo, imagine que você está escrevendo um documento que descreva os procedimentos para fechar um restaurante todas as noites. O objetivo, portanto, é proteger o prédio até que a equipe de preparação chegue de manhã. Assim, esta etapa não inclui detalhes como limpar pisos ou armar sistemas de alarme. Pois você simplesmente deseja identificar o que o será realizado com o procedimento.

Processos e procedimentos se repetem diariamente, semanalmente e mensalmente em todas as organizações. Ao definir seus objetivos, questione se um POP é realmente necessário para esse objetivo específico. Também confira se ele já foi criado para atingir o objetivo. Talvez você só precise revisá-lo e procurar maneiras de aprimorá-lo.

Da mesma forma, pergunte a si mesmo se existe um motivo específico para esse objetivo ser acompanhado por um documento de procedimento operacional padrão. Reconhecendo o que exatamente você espera que o POP realize, fica muito mais fácil escrever um esboço do documento a fim de definir seus detalhes.

Etapa 2: Escolha um formato para seu POP

Em segundo lugar, um POP deverá contemplar um formato. Provavelmente, sua empresa já possui alguns POPs que foram criados para outros procedimentos no passado. Você pode simplesmente se referir a esses documentos como modelos para obter diretrizes de formatação preferidas. Para servir de exemplo, segue um exemplo elaborado pela FM2S:

POP Café

Figura 1: Procedimento Operacional Padrão de como fazer café.

Formato de etapas simples: use esse formato para procedimentos de rotina curtos e fáceis. Além de conter as diretrizes de segurança e de outra documentação obrigatória, geralmente esse tipo de formato é uma lista numerada ou com marcadores simples, com frases curtas e que são claras e fáceis para o leitor seguir. Se por acaso esse tópico chamou sua atenção, pode ser que você se interesse pelo curso de Gestão da Rotina disponível na Assinatura FM2S. O curso trata de um conjunto de técnicas que correlaciona metas e a padronização do trabalho da liderança. Não perca tempo e confira!

Formato de etapas hierárquicas: se seus procedimentos tiverem várias etapas que envolvem a tomada de decisão, convém usar o formato de etapas hierárquicas. Geralmente, é uma lista numerada ou com marcadores das etapas principais, seguida por um conjunto de pequenas específicas.

Fluxograma: você pode usar um fluxograma para mapear e planejar procedimentos que incluem muitos resultados possíveis. Essa é uma boa opção quando os resultados nem sempre são previsíveis.

Você se interessa pelas ferramentas da melhoria, como o fluxograma? Então o curso de Fluxograma, SIPOC e Mapeamento de Processos da FM2S foi feito pra você! Deixamos abaixo uma vídeo aula do curso com o passo a passo de como fazer um fluxograma. Este curso está disponível na Assinatura FM2S. Confira!

Etapa 3: Peça informações

Como o realizar o trabalho? Reúna a equipe e pergunte sua opinião. Essas pessoas, afinal, são as que utilizarão o POP quando ele estiver pronto. Portanto, garanta que o documento faça sentido para elas e que todas as tarefas necessárias estejam incluídas.

Como você verá mais adiante, a elaboração de um POP exige vários rascunhos e revisões. Assim, convide sua equipe para revisar os rascunhos com o propósito de que eles possam fazer sugestões adicionais. Neste momento, o espírito do trabalho em equipe deve estar aguçado. Para se aprofundar nesse tópico, confira nosso E-book de Trabalho em Equipe.

Etapa 4: Defina o escopo do seu POP

É possível que o procedimento operacional padrão em que você esteja trabalhando, para que seja concluído com êxito, dependa de outros POPs, assim como de equipes de outros departamentos. Se sim, determine o escopo, verificando se é suficiente apenas referenciar esses outros POPs, ou se é necessário adicioná-los ao documento em elaboração. Talvez você precise de um fluxograma ou de um mapa a fim de definir claramente dependências e partes responsáveis.

Etapa 5: Identifique seu público

Conhecer seu público ajuda a determinar como você deve escrever seu procedimento operacional (sendo essa uma lógica semelhante à da oratória, vale a pena saber mais). Assim, considere estas perguntas:

  1. Qual é o seu conhecimento prévio?

  • O seu público já está familiarizado com a organização e os procedimentos?
  • Eles já conhecem a terminologia utilizada?
  • Ou ele precisam de uma atualização?

Você precisa escrever no nível de conhecimento de seu público-alvo. Pois, se você reduzir demais deixar o conteúdo muito complexo, gerará perdas desnecessárias.

  1. Quais são as habilidades linguísticas deles?

Talvez o seu público não fale nativamente o seu idioma. Dessa forma, convém usar mais figuras do que palavras e saber mais sobre comunicação intercultural.

  1. Eles são novos funcionários?

Seus POPs precisam ser muito detalhados e orientados ao treinamento, principalmente quando se trata de novos funcionários. Afinal, garantir resultados consistentes é o seu objetivo, independentemente de quem está executando uma tarefa, certo?

  1. Quão amplo é o seu público?

Várias pessoas, em diferentes funções e em várias organizações, estarão lendo o documento? Se a resposta for sim, nesse sentido, você deve escrever os procedimentos de uma maneira que defina claramente quem/qual função desempenha cada tarefa. Assim você ajuda seu público a entender onde cada membro se encaixa no processo e por que sua parte específica é importante.

Uma vez que determinar seu público, posteriormente, aconselhamos que você faça o delineamento das funções e responsabilidades dentro do procedimento. Assim, todos compreendem sua responsabilidade na execução de tarefas.

Etapa 6: Escreva o POP

Posteriormente, Escreva um rascunho do seu procedimento operacional padrão. Considere incluir pelo menos alguns dos seguintes elementos:

Folha de rosto do POP

Esta página pode incluir:

  • O título do procedimento;
  • Um número de identificação;
  • Data de publicação ou de revisão;
  • O nome da função, organização, divisão ou agência a que o procedimento se aplica;
  • Nomes e assinaturas daqueles que prepararam e aprovaram os procedimentos descritos no documento.

Índice do POP

No entanto, você só precisa de um índice se o documento for muito grande e tiver muitas páginas. Assim, o índice permite fácil acesso a áreas específicas do documento.

Os procedimentos específicos

Esta é a maior parte do documento e inclui o passo a passo dos procedimentos específicos que precisam ser seguidos a fim de cumprir com êxito os padrões e regulamentos de segurança da empresa. Esta seção também pode incluir:

  • Como utilizar o POP, além de uma descrição do seu escopo e objetivo. Você pode incluir padrões, requisitos regulamentares, funções e responsabilidades e entradas e saídas;
  • Quais detalhes necessários e adicionais são requeridos para concluir cada etapa. Discuta as decisões que precisam ser tomadas, possíveis bloqueadores, considerações de segurança e quaisquer outros cenários do tipo “e se” que possam surgir;
  • Esclarecimento da terminologia, incluindo acrônimos e frases que podem não ser familiares para o seu público;
  • Avisos de saúde e segurança. Esses avisos devem ser listados em uma seção separada a fim de acompanhar as etapas aplicáveis ​​dentro do processo;
  • Uma lista completa de todos os equipamentos e suprimentos necessários, onde encontrá-los e quando cada um será necessário;
  • Uma seção de solução de problemas a fim de cobrir possíveis erros, contendo onde o leitor deve procurar soluções e o que pode interferir no resultado final.

Etapa 7: Revisar, testar, editar, repetir… E assim por diante

Depois de escrever o documento do procedimento operacional padrão:

  1. Envie um rascunho do POP aos membros da equipe para revisão. Peça-lhes que anotem erros gramaticais e técnicos;
  2. Teste, você mesmo, o documento para ver se você alcança o resultado desejado;
  3. Peça a outros membros da equipe que testem os procedimentos. Assim você garante que a linguagem esteja clara, possa ser facilmente seguida e conduzir ao êxito;
  4. Incorpore edições e sugestões relevantes para melhorar o documento;
  5. Repita essas etapas até que o documento seja aprovado e aceito por todas as pessoas que fazem parte de sua construção.
  6. Implemente o POP;
  7. Torne-o facilmente acessível para quem precisa para fazer seu trabalho. Uma dica é colar na parede no ambiente onde ocorre a atividade da qual ele trata.

Por fim, você deve revisar o procedimento padrão a cada seis a doze meses, ou conforme necessário. Dessa forma você identifica áreas em que ele pode ser aprimorado, de forma que ele possa, o quanto antes, refletir as alterações e melhorias feitas.

Como implantar o POP na empresa?

Enfim, POP ou Procedimento Operacional Padrão é uma ferramenta de controle e gestão de processos. Tem como objetivo garantir que o operador da uma determinada tarefa consiga realizá-la de maneira apropriada mantendo a previsibilidade sobre os resultados, minimizando erros, variações ou desvios. Confira nosso E-book de Mapeamento de Processos e saiba como os processos devem ser controlados.

Você aprendeu também, com 7 dicas, como fazer um POP da melhor forma possível, levando em conta as condições específicas da sua organização e da atividade para a qual sairá um procedimento padrão. Vimos que é muito importante se atentar a diversos pontos, como a preocupação com treinamento da equipe e efetividade do trabalho em equipe.

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