Excelência Operacional: o que é e para que serve?

O que é Excelência Operacional?

Excelência Operacional é, para muitas empresas, o máximo em eficiência operacional que se pode alcançar. Para isso, muitas começam desenhando a figura de uma casa. Neste modelo, listam na fundação quais são os princípios fundamentais da Excelência e, no telhado, colocam indicadores de resultados. Em seguida, traçam os meios utilizando uma analogia com as colunas. E você sabe de onde veio este modelo? É sobre isto que iremos tratar neste blog.

Como surgiu a Excelência Operacional?

A história da figura de uma casa teve início na Toyota, quando ela começou a difundir seu incipiente sistema de produção para além da cidade e do Japão. Nessa época, ela sentiu a necessidade de uma fórmula capaz de disseminar, comunicar e treinar fornecedores e colaboradores de forma rápida. Foi então que o jovem Fujio Cho desenhou um modelo de casa para transmitir esses conceitos.

Até hoje, o modelo da Casa Toyota continua sendo a melhor representação simplificada dos princípios e da filosofia do Sistema Toyota de Produção e, por isso, é tão disseminada na hora de outras empresas criarem seus programas de Excelência Operacional. Uma casa é uma grande analogia para as verdades que a Toyota aprendeu ao longo de constantes tentativas e erros durante décadas de produção têxtil e veicular. Além disso, é uma figura boa para mostrar tanto a sequência e os blocos durante a construção, quanto a durabilidade e as partes físicas de sua estrutura depois de construída. Uma casa estável é forte e duradoura.

Toda casa tem uma base, paredes/colunas e um teto. Além disso, as casas possuem elementos em seu interior, o que, nessa analogia, chama-se princípios. Estes são atemporais, imutáveis e sempre implementados com a convicção e determinação.

O que é a Excelência?

Há também algumas palavras dentro dos pilares que representam “ferramentas”. São cerca de 20 ferramentas usadas constantemente no Sistema Toyota de Produção. Isto é, essas ferramentas são seguidamente aplicadas em formas únicas e padronizadas dentro de uma organização. Para ir para a casa, as ferramentas foram selecionadas por sua importância e foram colocadas onde são normalmente usadas em primeiro lugar.

Mesmo na Toyota, relata-se muitas variações existentes desse modelo de casa. A sequência dos pilares muda e mais ou menos palavras aparecem nas caixas. Seguidores de Taiichi Ohno rotulam o pilar direito de Jidoka, ao invés do comum Qualidade Intrínseca. Mas os princípios atemporais, imutáveis e inabaláveis persistem.

Ou seja, para construir o modelo de Excelência Operacional na empresa em que você trabalha, deve-se observar o modelo de construção de uma casa. É importante ter fundamentos bons e sólidos, além de uma sequência de princípios que você deve manter o foco. Além disso, precisa-se tomar cuidado para não fazer das ferramentas ou princípios os objetivos. O teto demonstra muito bem isso. As metas não são o Sistema Toyota de Produção, as ferramentas “Lean”, os princípios ou um conceito imponente. O objetivo é um empreendimento sólido. O teto, neste caso, promete “a melhor qualidade, custo e entrega do setor” para as empresas que construírem esse sistema da maneira certa.

Qual é o racional por trás da Excelência Operacional?

O modelo de Excelência Operacional por meio do conceito empregado na Casa Toyota é uma representação simples e boa dos princípios do STP – Sistema Toytota de Produção. A mais forte analogia por trás do modelo da casa é que nós estamos, na verdade, construindo algo físico que terá durabilidade, que é maior do que a soma das partes, que nos enche de orgulho. Usamos ferramentas para construir e manter a casa, mas você não enxerga nenhuma ferramenta quando olha para uma casa concluída. Um aspecto negativo de uma casa é que ela tende a se deteriorar ou até mesmo a ruir e precisa de constantes consertos. Por isso que a Toyota deseja que todos os seus colaboradores façam sua casa cada vez mais forte e, idealmente, um pouco melhor a cada dia.

Como a implementar?

Implementar um modelo de Excelência Operacional sem esta conscientização e mudança cultural é ser ingênuo e fechar os olhos para as dificuldades. Estruturar itens na figura de uma casa ou de uma pirâmide não é um desafio, mas construir um Programa de Excelência Operacional forte como uma casa é diferente.

Uma casa é um sistema de muitas partes, cada uma delas de igual importância. Nenhuma das partes consegue cumprir a missão isolada das demais. Na verdade, elas são todas ligadas de forma adequada. Assim, fica difícil ver onde cada parte termina e a próxima começa. Como exemplo, está o fato de processos sólidos não serem viáveis sem trabalho padronizado. Se você reduz o tempo ocioso de suas máquinas, mas seus fornecedores não lhe entregam produtos no prazo, você não consegue melhorar sua eficiência. Trabalho padronizado e gestão visual servem para realçar o desperdício. Cada princípio e cada ferramenta são inexoravelmente entrelaçados em conjunto na trama do STP. Separar os princípios é impensável, assim como sustentar cada um deles de forma separada.

Como a operação opera na Excelência Operacional?

Em conclusão, todo processo de mudança é incerto e tem pessoas que não lidam muito bem com tal incerteza. Pessoas inseguras tendem a agir de maneira descontrolada na cobrança por resultados antes da hora e, desse modo, desestabilizar ainda mais a equipe e o comando do projeto de Excelência Operacional. Isto é, para mudar uma cultura, na melhor das hipóteses, leva-se de 5 a 7 anos. Ter a esperança de que um programa desse tipo possa ser implementado em um ano é loucura e falta de conhecimento sobre o tema.

Em outras palavras, ao longo da implantação do programa, você notará inúmeras oportunidades de aplicação de ferramentas e princípios da Excelência Operacional que lhe trarão ótimos resultados quase que instantaneamente. Aplique-os e consiga tais resultados, mas não perca seu foco da visão de longo prazo.

Pequenas vitórias irão motivar a equipe a continuar no caminho proposto e aliviar a ansiedade daqueles que ficam muito inseguros com a mudança.

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Virgilio F. M. dos Santos

Sócio-fundador da FM2S, formado em Engenharia Mecânica pela Unicamp (2006), com mestrado e doutorado na Engenharia de Processos de Fabricação na FEM/UNICAMP (2007 a 2013) e Master Black Belt pela UNICAMP (2011). Foi professor dos cursos de Black Belt, Green Belt e especialização em Gestão e Estratégia de Empresas da UNICAMP, assim como de outras universidades e cursos de pós-graduação. Atuou como gerente de processos e melhoria em empresa de bebidas e foi um dos idealizadores do Desafio Unicamp de Inovação Tecnológica.