O que é Escopo? Qual é sua função no Gerenciamento de Projetos?

escopo fm2s blog 2020
14 de junho de 2017
Última modificação: 28 de julho de 2021

Autor: Virgilio Marques Dos Santos
Categorias: Blog, Gestão de Projetos

Projetos e produtos começam no planejamento, não na execução. Por isso, antes de iniciar a execução, é preciso mapear e definir pontos como: orçamento, prazos, distribuição, responsabilidades e recursos. Dedicar um tempo hábil para esses planejamentos é extremamente precioso, e essa etapa é denominada escopo. Entenda nesse artigo o que é escopo de projetos e do produto, sua importância e os erros mais comuns na hora de defini-los. 

Qual a definição de escopo?

Definir o que é necessário é o primeiro passo para estabelecer um cronograma. Essa definição atravessa etapas de mapeamento e análises, tanto de prazos quanto recursos. Essas etapas irão ajudá-lo a definir o trabalho que precisa ser feito – ou seja, definir o escopo do projeto. Uma vez  definido, designe tarefas e forneça a sua equipe a direção que eles precisam para entregar o projeto no prazo e no orçamento.

A declaração do escopo também fornece ao líder ou facilitador da equipe do projeto diretrizes para tomar decisões sobre solicitações de mudança durante o projeto. É natural que partes de um grande projeto mudem ao longo do caminho, de modo que quanto melhor for o “escopo” no início, melhor será a capacidade de gerenciar a mudança.

Ao documentar o alcance de um projeto, portanto, as partes interessadas devem ser tão específicas quanto possível, a fim de evitar problema no escopo, uma situação em que uma ou mais partes de um projeto acabam exigindo mais trabalho, tempo ou esforço por causa do mau planejamento ou falta de comunicação.

Como parte da gestão do escopo, o líder da equipe deve solicitar aprovação e assinaturas das várias partes interessadas à medida que o projeto prossegue, garantindo que o projeto concluído atenda às necessidades de todos.

Definindo o escopo do produto

Escopo do produto diz respeito ao conjunto de características que orientam o projeto para seu resultado final, ou seja, o produto acabado que chega até o consumidor. Portanto, compreender as tendências do mercado e quais são as expectativas do cliente em relação ao produto, para que o bem entregue esteja alinhado com o bem esperado.

Por exemplo, em uma empreiteira há todas as divisões abrangidas pelo escopo do produto. Onde:

Cliente: Trata-se do dono da edificação que deseja uma reforma, ou a pessoa que quer construir algo em seu terreno;

Partes interessadas: São os demais moradores, vizinhos e qualquer outra pessoa que possa ter impacto na decisão das características da edificação;

Produto: A edificação;

Escopo do Produto: O layout contendo número de cômodos, ambiente externo e interno, janelas, portas, jardinagem, espaço de garagem, etc.;

Portanto, é de responsabilidade do empreiteiro encarregado da obra, mapear todas as expectativas do cliente e partes interessadas, criar um layout (escopo), com descrição detalhada do que deve ser feito, e segui-lo para que o produto final esteja dentro do esperado. Cumprindo todas as necessidades.

O que é escopo de projeto?

Um escopo de projeto aborda todo o detalhamento de um trabalho que se faz necessário para a entrega do produto final alinhado às expectativas do cliente. 

Enquanto o do produto visa compreender as características que o produto deve ter e as competências que deve cumprir, o de projeto é o mapeamento dos esforços e requisitos para construir essas características no produto final.

Portanto, defina o escopo do produto para então determinar os aspectos do projeto. Saiba o que deve ser entregue ao cliente para assim, definir como será feito.

Agregando, então, a etapa do projeto a nosso exemplo anterior, conseguimos visualizar a seguinte etapa:

Escopo do Projeto: Compra do terreno, contrato de mão de obra especializada, licenciamento municipal, terraplenagem, fundação, aquisição de material, etc.

Diferenciando Projeto de Produto

O escopo do projeto depende inteiramente do de produto. Entenda o escopo do produto para definir o do projeto. Afinal, são os conceitos mais importantes no gerenciamento de projetos. Muitos profissionais incorretamente usam esses termos como sinônimos.

Para entender suas diferenças podemos observar que:

  • Projeto é o trabalho necessário para entrega do produto, enquanto o escopo do produto é a soma de todos os recursos, funções e características do produto;
  • Produto é orientado “para quê” (requisitos funcionais), enquanto o escopo do projeto é orientado em o “como” (relacionado ao trabalho);
  • Produto é definido pelo analista de negócios, embora o gerente de projeto possa ter uma função. 

A construção de uma ponte é, por exemplo, um escopo do projeto. Enquanto o escopo do produto, são suas especificações técnicas, como comprimento, largura e quantidade de carga que ele precisa suportar.

A importância na gestão de projetos

Através do detalhamento do escopo de projeto, conseguimos nos aprofundar nos demais detalhes da área de Gestão de Projetos, por exemplo: Gerenciamento  de riscos, Custos, Recursos, Gestão de Cronograma e Qualidade.

Além disso, existem pontos focais em que um gerenciamento de escopo adequado pode trazer benefícios a todas as áreas incluídas no processo. Por exemplo:

Melhoria na comunicação: Por ser documentado, o escopo serve como guia para o trabalho. Isso melhora e unifica a comunicação entre as partes envolvidas, afinal todos seguirão os mesmos preceitos; 

Impacto positivo na satisfação do cliente: Em um cenário que não há desalinhamento entre a expectativa do cliente e o produto final, a satisfação é garantida. Essa satisfação faz com que o cliente desenvolva uma imagem positiva da sua marca ou empresa, o que, por  sua vez, o fideliza e o torna difusor dos produtos;

Mitigação de erros: O gerente de projetos deve nortear suas atividades com o princípio de entregar o que foi determinado. Portanto, mapear quaisquer desvios, custos extras e imprevistos é parte de suas responsabilidades. Assim, evita erros e não frustra a equipe e os clientes finais;

Evita mudanças indesejadas: Caso o escopo possua uma definição pobre, ou que não compreenda todas as atividades e esforços detalhadamente, mudanças podem ocorrer. A chance de que uma mudança impacte negativamente no produto final ou na satisfação do cliente é real.

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Erros mais comuns da declaração do escopo do projeto

Erros na etapa de declaração do escopo afetam negativamente todas as demais áreas do gerenciamento de projetos. Assim, sua gestão de custos fica comprometida, seu cronograma tem de ser revisto e os aspectos de qualidade certamente não cumprirão o determinado.

Então, planeje e execute seus projetos com foco em qualidade na entrega, e desvie de erros como:

Ambiguidade

Ambiguidade o leva a um trabalho e confusão desnecessários. Evite isso, definindo de forma clara todos os pontos de atenção do projeto;

Definição incompleta

Dá espaço para prazos mais longos, que levam a excessos de custos. Para evitar isso, precisão é a melhor saída;

Transitoriedade

Escopos transitórios aumentam de forma desnecessária pontos focais do projeto. Causando atrasos e perda de foco. Não realize alterações durante a duração do projeto;

Falta de colaboratividade

Escopos que não possuem aspectos multidisciplinares perdem em inovação e criatividade. O documento deve estar presente e acessível em, e para, todas as partes interessadas, contendo uma linguagem intuitiva;

Baixa noção técnica

A falta de conhecimento técnico pode colocar o planejamento em cheque. É necessário conhecer sua equipe tão bem quanto o cliente. Assim, saberá que responsabilidades delegar e como capacitar o time para cumprir o objetivo;

Vista grossa aos riscos inerentes

Todos projetos possuem riscos que podem comprometer a entrega e qualidade final. Ignorá-los é algo inconsequente. Monitore a todo tempo os riscos comuns e acompanhe suas evoluções ao longo do ciclo de vida do projeto para contorná-los da melhor forma.

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