Gerenciamento de projetos: O que é? Como realizar?

03 de agosto de 2017
Última modificação: 03 de agosto de 2017

Autor: Paula Louzada
Categorias: Gestão de Projetos

Como realizar o Gerenciamento de Projetos?

O Gerenciamento de Projetos é o processo que organiza a forma como as mudanças, visando implementá-las da forma mais eficiente possível dentro de uma organização.

Sabemos que muitas empresas alcançam seus objetivos ao completar projetos. E, muitas vezes, esses projetos têm um tamanho finito, envolvem uma série de atividades e pessoas e têm prazos e orçamentos fixos. São os gerentes de projeto que os planejam e monitoram, além de tomar medidas corretivas quando apropriado.

Os benefícios de se desenvolver habilidades de Gerenciamento de Projetos

Independentemente do seu papel, você pode ter que gerenciar um projeto, ou desempenhar um papel ativo nesse processo, em algum momento da sua carreira. E é preciso muita habilidade para fazer isso bem, mas o tempo que você investir na construção de boas habilidades de gerenciamento de projetos já pode compensar essa necessidade enormemente.

E como você contribui para atingir os objetivos de uma organização ao completar projetos em tempo e orçamento, isso pode gerar resultados empresariais reais e, assim, melhorar sua reputação. No mais, quando você sabe como organizar, agendar e delegar tarefas, você também pode reduzir o estresse para você e para os membros da sua equipe.

Abordagens de gerenciamento de projetos

Uma vez que você esteja familiarizado com as muitas ferramentas que podem ajudá-lo a gerenciar seus projetos de forma mais eficiente, você pode querer saber mais sobre as principais metodologias de gerenciamento de projetos.

PMBOK, que significa Project Management Body Of Knowledge (Gerenciamento de Projetos de Conhecimento), é uma abordagem que se centra em habilidades comuns de gerenciamento de projetos, como orçamentação e gerenciamento de entradas e saídas. Ele é comumente utilizado nos EUA.

Já o PRINCE2 significa PRojects IN Controlled Environments (Projetos em Ambientes Controlados). Essa abordagem é amplamente utilizada no Reino Unido e em outros países de língua inglesa. E é usado para, entre outras coisas, esclarecer os papéis das pessoas, manter as linhas de comunicação abertas, gerir o risco do projeto e estabelecer seus custos básicos.

E por fim, tem-se o Agile Project Management, uma outra abordagem popular. Ele muitas vezes funciona bem para projetos em ambientes complexos e de rápido movimento, porque permite que você e sua equipe respondam com flexibilidade às mudanças de necessidades e requisitos.

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Abordagens de Gerenciamento de Projetos: uma visão geral

Existem muitas ferramentas, técnicas e processos que o ajudarão a gerenciar seus projetos de forma mais eficiente.

Primeiramente, quando você configura um novo projeto, você precisa examinar muitos fatores diferentes, como benefícios, riscos, orçamento e objetivos. Pensando nisso, a estruturação de Gerenciamento de Projetos mostra como criar as bases do seu projeto e observá-lo de todos os ângulos. Para tanto, são necessários:

  • Business Case: além de uma ótima ideia para um novo projeto, necessita-se de estruturação do business case para que você possa obter aprovação e financiamento;
  • Gráfico de Impacto / Probabilidade de Risco: esta ferramenta ajuda você a identificar os riscos em seu projeto e estimar a probabilidade de eles ocorrerem;
  • Charters de projetos: uma carta de projeto estabelece seu propósito e explica o que você espera de cada membro de sua equipe para realizá-lo.

Calendário

Você pode ter que fazer malabarismos, com várias pessoas, que trabalham em tarefas diferentes, para fazer acontecer o projeto. Dado esse desafio, nossos artigos de agendamento ajudam você a planejar como completar tarefas de forma suave e pontual.

  • Planos de ação: use um plano de ação para pequenos projetos, para que você não se esqueça de quaisquer etapas ou tarefas importantes;
  • Análise de Gap: ajuda a identificar o que, mais exatamente, você precisa fazer para atingir os objetivos do seu projeto;
  • Gráficos de Gantt: ajudam a agendar projetos de médio e grande porte, para que você possa completá-los da maneira mais eficiente possível.

Gerenciamento do escopo

Se você já gerenciou projetos, você sabe que eles podem rapidamente voltear fora de controle à medida que as pessoas adicionam mais requisitos. É por isso que ser capaz de gerenciar o escopo de um projeto é uma habilidade tão importante. Essas ferramentas são necessárias

Análise de Requisitos de Negócios: definir exatamente o trabalho que você deve entregar.

Veja em que consiste cada abreviação interna à sigla do método MoSCoW – a abreviação das palavras em inglês Must, Should, Could, Won´t, cujos significados são:

  • Must – Obrigatoriamente deve ser realizado, são projetos classificados como Importantes e Necessários;
  • Should – Opcional, são projetos classificados como sendo importantes, mas não necessários;
  • Could – Opcional, são projetos classificados como sendo desejáveis, mas não necessários;
  • Won´t – Não deve ser realizado.

Assim, o método MoSCoW ajuda você a acordar com as partes interessadas o que será e não será entregue como parte do projeto.

Controle de escopo: o controle de escopo é uma habilidade de gerenciamento de projeto essencial, pois impede que as pessoas façam muitas mudanças e adições durante o projeto, o que pode prejudicar seriamente seu cronograma do projeto.

Criando suporte para seus projetos

Seu projeto pode precisar do apoio de muitas partes interessadas, como seu chefe, colegas, equipe de liderança, clientes ou fornecedores-chave. Uma vez que você conhece como lançar sua ideia e criar suporte, você pode obter o seu projeto fora do terreno, se estiver com os recursos adequados no lugar.

Análise de partes interessadas: Saiba como identificar as pessoas-chave com quem você precisa contar para e decidir como você se comunicará com elas.

Matriz de Atribuição de Responsabilidade: essa ferramenta define quem tem a responsabilidade final pelas tarefas-chave.

Mapas de Influência: esses ajudam a identificar os influenciadores óbvios e não tão óbvios em seu projeto.

Comunicação de projeto

Para um bom Gerenciamento de Projetos, é imprescindível que a comunicação seja realizada com o mínimo de ruídos; para isso, as ferramentas indicadas abaixo são de grande valia:

Dashboards: ferramenta simples que permite comunicar o progresso de forma rápida e fácil;

Relatórios de acompanhamento do projeto: ferramenta para manter os projetos no rumo esperado, avaliando onde você está em pontos significativos;

Reuniões Effective Scrum: as reuniões Scrum fazem parte da abordagem ágil ao gerenciamento de projetos, mas são úteis em qualquer tipo de projeto. Elas ajudam a motivar os membros da equipe, além de manter as coisas avançando.

Gestão da Mudança

É preciso muita habilidade para uma transformação tomar proporções de larga escala dentro de uma organização. Isso porque é necessário superar os obstáculos culturais à mudança, abordando questões culturais que podem atrasar ou evitar uma mudança futura.

Modelo de mudança de 8 passos da Kotter:  essa estrutura ajuda a alcançar os objetivos do seu programa de mudanças.

Melhoria e revisão do projeto

Para que seja possível melhorar continuamente, as seguintes ferramentas podem ser muito úteis:

  • Processo Revisão Pós Ação (After Action Review Process – AAR): avalia o seu projeto à medida que ele progride, para que você possa fazer ajustes e melhorar o seu desempenho;
  • Revisão Pós-Implementação: processo para analisar as entregáveis do seu projeto e determinar se o trabalho adicional proporcionaria benefícios ainda maiores.

Pontos importantes

Independentemente do seu papel, é provável que você tenha que administrar um projeto ou desemprenhar um papel ativo em seu desenvolvimento em algum momento da sua carreira. Quando você sabe como fazer malabarismos com várias tarefas, pessoas, prazos e responsabilidades, você fortalecerá sua reputação e melhorará suas perspectivas de promoção.

Aproveite para aprender sobre as várias estruturas de gerenciamento de projetos para executar um projeto bem-sucedido do início ao fim. Assim, agendar tarefas de forma mais eficaz e criar suporte para suas ideias é primordial para obter o apoio e o financiamento que você precisa para começar. Por último, familiarize-se com as estratégias de gerenciamento de mudanças, para que você possa encorajar os outros a superar sua relutância em mudar.

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