O que é o PMBOK no Gerenciamento de Projetos?
Dimensionamento de Processos e Operações

21 de fevereiro de 2018

Última atualização: 02 de maio de 2023

O que é o PMBOK no Gerenciamento de Projetos?

O gerenciamento de projetos sempre foi praticado informalmente, mas começou a emergir como uma profissão distinta em meados do século 20. O PMI publicou um manual intitulado "Um Guia do Conjunto de Conhecimentos de Gerenciamento de Projetos (PMBOK ®Guide)" para identificar os elementos recorrentes para o processo de gerenciamento de projetos.

O Conjunto completo de Gerenciamento de Projetos inclui práticas tradicionais comprovadas que são amplamente aplicadas, bem como práticas emergentes inovadoras para a profissão, com consenso generalizado quanto ao seu valor e utilidade. É uma ferramenta complementar ao Green Belt e Black Belt.

O que é o método PMBOK?

PMBOK "Project Management Body of Knowledge" é, em português "Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos". Foi desenvolvido pelo Project Management Institute (PMI) que estabelece as melhores práticas para o gerenciamento de projetos.

Ele descreve um conjunto de processos, áreas de conhecimento e melhores práticas para aumentar as chances de sucesso do projeto. Ele é um guia de referência para gerentes de projetos, membros da equipe de projetos e outros profissionais envolvidos em projetos. 

Além disso, o PMBOK também é a base para a certificação PMP (Project Management Professional), que é uma das mais reconhecidas e respeitadas certificações de gerenciamento de projetos em todo o mundo.

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Quais são os 5 grupos de processos do PMBOK?

O PMBOK descreve 49 processos de gerenciamento de projetos, que são divididos em cinco grupos de processos e dez áreas de conhecimento. Os cinco grupos de processos são:

Iniciação

O grupo de processo de iniciação envolve os processos, atividades e habilidades necessárias para efetivamente definir o início de um projeto. A definição de todas as permissões, autorizações e ordens de trabalho iniciais para garantir uma progressão efetiva e lógica das atividades iniciais do projeto prepara o cenário para o sucesso subsequente em todas as fases do projeto.

Definir fases claras para que o trabalho seja concluído, inicializar as equipes e ter o orçamento antes do início do trabalho são vitais para um forte começo de qualquer projeto em toda a indústria.

Atividades típicas no grupo iniciador:

De acordo com o PMI, o processo de Iniciação ajuda a definir a visão do que deve ser realizado. É aqui que o projeto é formalmente autorizado pelo patrocinador, o escopo inicial definido e as partes interessadas identificadas.

  • A identificação das partes interessadas é crucial aqui porque a identificação correta (e posterior gerenciamento e controle ) de partes interessadas podem literalmente levar ao sucesso ou ao fracasso do projeto;
  • Este grupo de processos, se realizam para que projetos e programas não sejam apenas sancionados por uma entidade patrocinadora. Mas também para que os projetos estejam alinhados com o objetivos estratégicos da organização;
  • Quando isso não for realizado, os projetos podem ser iniciados e realizados de forma aleatória, sem objetivo real.
  • Deve-se notar também que o gerente escolhe e autoriza o gerente do projeto no início desta fase;
  • É crucial autorizar e estabelecer o gerenciamento de projetos cedo, já que os gerentes de projetos geralmente têm responsabilidade, mas pouca autoridade.

Planejamento PMBOK

O Grupo de Processo de Planejamento estabelece os processos necessários para definir o escopo do projeto, estabelecer planos estratégicos para maximizar o fluxo de trabalho e começar a reunir listas prioritárias e planejar as necessidades da equipe.

Este grupo de processos também aborda um esclarecimento mais estreito de todas as metas e expectativas do projeto e coloca a infraestrutura do projeto necessária para atingir esses objetivos de acordo com a linha do tempo e restrições orçamentárias.

Atividades típicas no grupo de planejamento:

  • Um elemento crucial de planejamento é o estabelecimento do escopo total do projeto;
  • No grupo de planejamento, um processo de planejamento iterativo e detalhado, chamado de elaboração progressiva, os documentos do projeto são desenvolvidos em um nível muito mais detalhado;
  • No Guia PMBOK, o PMI define vinte e quatro processos discretos que estão envolvidos no planejamento.

Executando PMBOK

O grupo de processo de execução envolve o gerenciamento de equipes de forma eficaz, enquanto orquestra as expectativas da linha de tempo e atinge os objetivos de referência.

Os gerentes de projeto que utilizam este conjunto de habilidades demonstrarão um alto grau de organização e habilidades de comunicação, ao mesmo tempo em que abordam as preocupações da equipe ou outras situações complexas associadas à realização do trabalho no tempo e no orçamento.

Aqui estão as atividades típicas a serem realizadas nesse grupo:

  • O gerente de projetos precisa adquirir e gerenciar a equipe de desenvolvimento e também cultivá-la através de exercícios de construção de equipe;
  • Gerenciamento de projetos não é apenas gerenciar as comunicações, mas também gerenciar o envolvimento das partes interessadas, garantindo a qualidade do projeto e do produto;
  • Se a contratação estiver envolvida - apoiando o esforço para contratar com um fornecedor. Observe que: Na fase de execução, a maior parte do orçamento será gasto e as entregas do projeto irão entrar em processo de produção. É provável que aqui possamos começar a ver pedidos de mudança de partes interessadas.

Embora a equipe do projeto possa implementar mudanças aprovadas, somente o painel de controle de mudanças pode aprovar ou rejeitar essas alterações.

Monitoramento e Controle PMBOK

O processamento de ordens de mudança, o tratamento de considerações orçamentárias contínuas e a mitigação de circunstâncias imprevistas que podem afetar a capacidade de uma equipe de atender às expectativas iniciais dos projetos são parte das principais habilidades e competências envolvidas no Grupo de Processo de Monitoramento.

Os gerentes experientes mantêm o impulso avançado e protegem o projeto contra a paralisação monitorando ativamente o progresso e usando previsão e resposta rápida para enfrentar os desafios do projeto. Enquanto os outros grupos de processos ocorrem sequencialmente, o Monitoramento e o Controle sobrevoam todo o projeto e, portanto, ocorrem ao longo do projeto e não são lineares.

Afinal, o que isso abrange? De acordo com o guia PMBOK , estes são "processos necessários para rastrear, analisar e regular o progresso e o desempenho do projeto”.

Atividades típicas no grupo de monitoramento e controle:

  • Antes de tudo, identificar quaisquer áreas nas quais as mudanças no plano são necessárias.
  • Iniciar as mudanças correspondentes (A verdade é que você não pode assumir que você sempre permanecerá no plano. Na verdade, é provável que não seja assim).
  • Nessa fase, muitas vezes você precisa recapitular o plano, comparar o plano atual com o real, medir a variação e tomar medidas corretivas.

Fechamento PMBOK

O maior desafio deste grupo de processos é trazer o projeto para um fechamento de sucesso, o que significa completá-lo no tempo e dentro do orçamento em locação.

A conclusão é que, embora esses grupos de processos não sejam necessariamente fáceis de implementar, não o fazer significa que a equipe talvez nunca perceba todos os benefícios de seus projetos altamente estratégicos. Normalmente atividades a serem realizadas no grupo de monitoramento e fechamento são:

  • Não só você encerra formalmente o projeto, mas também obtém assinatura e aceitação do cliente;
  • O gerente do projeto deve fechar formalmente o projeto arquivando registros, realizando uma sessão de lições aprendidas, fazendo pagamentos finais, fechando contratos, comemorando e liberando a equipe;

As lições a aprender juntamente com outras informações históricas dentro de arquivos, de forma centralizada para usarem como insumos para projetos futuros para evitar retrabalho.

Onde se aplica o PMBOK?

O PMBOK é aplicável a uma ampla variedade de projetos e setores, pois oferece um conjunto de boas práticas e diretrizes genéricas que podem ser adaptadas às necessidades específicas de cada projeto. Algumas áreas e indústrias onde o PMBOK pode ser aplicado incluem:

  • Tecnologia da informação: desenvolvimento de software, implantação de sistemas, atualizações e migrações.
  • Construção: projetos de infraestrutura, como pontes, rodovias, edifícios e instalações industriais;
  • Saúde: implementação de sistemas de informação médica, pesquisa clínica e desenvolvimento de novos tratamentos ou dispositivos médicos;
  • Manufatura: desenvolvimento de novos produtos, melhoria de processos de fabricação e implantação de sistemas de controle de qualidade;
  • Energia: projetos de geração e distribuição de energia, incluindo energia renovável, como solar e eólica;
  • Telecomunicações: implantação de redes de comunicação, serviços de telefonia móvel e sistemas de comunicação por satélite;
  • Setor financeiro: implementação de sistemas de gerenciamento financeiro, fusões e aquisições, e projetos de conformidade regulatória;
  • Setor público e governamental: projetos de infraestrutura, políticas públicas e programas sociais;
  • Educação e pesquisa: projetos de pesquisa, desenvolvimento de currículos e implementação de programas educacionais;
  • Organizações sem fins lucrativos e ONGs: projetos de desenvolvimento comunitário, campanhas de conscientização e programas de assistência.

Embora o PMBOK seja aplicável a diversos tipos de projetos e setores, é importante lembrar que as organizações e os gerentes de projeto devem adaptar as diretrizes e práticas às necessidades específicas de cada projeto, levando em consideração fatores como escopo, complexidade, recursos, restrições e riscos.

O que é um projeto, segundo o PMBOK?

Na gestão de projetos, um projeto é um empreendimento temporário realizado para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo.

Um projeto é temporário na medida em que tem um início e fim definidos e, portanto, o escopo e os recursos definidos. Um projeto é único porque não é uma operação de rotina, mas um conjunto específico de operações projetadas para atingir um objetivo singular.

Assim, uma equipe de projeto geralmente inclui pessoas que geralmente não trabalham juntas - às vezes de diferentes organizações e em várias áreas geográficas.

O desenvolvimento de software para um processo de negócios melhorado, a construção de um edifício ou ponte, o esforço de socorro após uma catástrofe natural, a expansão das vendas para um novo mercado geográfico - todos são projetos. E todos fazem parte das necessidades das organizações quando são habilidosamente gerenciados para entregar os resultados, o aprendizado e a integração do tempo e no orçamento disponível.

Como aplicar o PMBOK?

Para aplicar o método em seus projetos, siga as etapas abaixo:

  • Familiarize-se com o PMBOK: estude o guia PMBOK para entender os processos, áreas de conhecimento e boas práticas em gerenciamento de projetos. Isso ajudará a criar uma base sólida para aplicar as práticas recomendadas em seus projetos;
  • Adapte o PMBOK ao seu projeto: cada projeto é único, então adapte as diretrizes do PMBOK para atender às necessidades específicas do seu projeto. Considere o tamanho, complexidade, recursos, riscos e outras características do projeto ao selecionar quais processos e práticas aplicar;
  • Siga os grupos de processos: aplique os cinco grupos de processos do PMBOK - Iniciação, Planejamento, Execução, Monitoramento e Controle, e Encerramento - em sequência, garantindo que todas as etapas relevantes sejam seguidas;
  • Considere as áreas de conhecimento: as 10 áreas de conhecimento do PMBOK oferecem um conjunto abrangente de práticas e ferramentas que podem ser aplicadas aos aspectos específicos do gerenciamento de projetos, como escopo, tempo, custos, qualidade, recursos, comunicações, riscos, aquisições e partes interessadas. Aplique as práticas relevantes de cada área de conhecimento ao seu projeto;
  • Use ferramentas e técnicas: aplique as ferramentas e técnicas recomendadas pelo PMBOK para auxiliar no gerenciamento do projeto, como análise de riscos, gerenciamento de recursos, monitoramento e controle de desempenho, entre outras;
  • Comunique-se efetivamente: a comunicação é fundamental no gerenciamento de projetos. Mantenha todas as partes interessadas informadas sobre o progresso, problemas, mudanças e resultados do projeto, e promova um ambiente colaborativo entre os membros da equipe;
  • Monitore e controle o projeto: acompanhe e controle o progresso do projeto em relação ao plano de gerenciamento, identificando variações, problemas e riscos. Tome ações corretivas e preventivas quando necessário para garantir o sucesso do projeto;
  • Aprenda e melhore: após a conclusão do projeto, analise os resultados e as lições aprendidas para melhorar continuamente suas práticas de gerenciamento de projetos. Use essa análise para refinar suas abordagens e aplicar as lições em projetos futuros.

Lembre-se de que o PMBOK é um guia de boas práticas e não uma metodologia rígida. Adapte e personalize as diretrizes do PMBOK para atender às necessidades específicas do seu projeto e da sua organização.

PMBOK x Gerenciamento de Projetos

Um fator chave que distingue o gerenciamento de projetos de apenas 'gerenciamento' é que ele possui esse prazo de entrega final e finito, ao contrário do gerenciamento, que é um processo contínuo.

Por isso, um profissional de projetos precisa de uma ampla gama de habilidades; muitas vezes habilidades técnicas e certamente habilidades de gestão de pessoas e boa consciência empresarial.

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Qual é a importância do PMBOK?

O PMBOK foi usado como o padrão pelo qual a certificação PMP é obtida. A certificação PMP baseia-se em uma pesquisa das melhores práticas das empresas. As vantagens de usar PMP  é que os recursos já foram testados.

É valioso para empresas e funcionários por muitas razões. Aqui estão três benefícios do PMBOK:

A primeira razão pela qual o PMBOK é valioso é que permite que as empresas padronizem as práticas em todos os departamentos. Isso significa que as pessoas em desenvolvimento gerenciam projetos da mesma forma que aqueles em distribuição.

Em segundo lugar, o PMBOK pode ajudar os gerentes de projetos a trabalhar com um sistema padronizado entre as empresas. Alguém que trabalha para a empresa x que então se desloca para a empresa y pode usar as mesmas práticas.

Terceiro, a PMBOK discute o que funciona. Os métodos documentados na comunidade de gerenciamento de projetos podem ajudar aqueles que não têm certeza de como administrar riscos. O PMBOK também discute o que não funciona e isso evita o fracasso dos projetos.

Finalmente, os gerentes de projetos que estão familiarizados com os padrões do PMBOK podem customizar seu processo de gerenciamento de projetos para atender melhor às necessidades de sua empresa. Há um velho ditado: "Para quebrar as regras, primeiro você precisa conhecer as regras".

Quando os gerentes de projetos investem tempo em aprender as regras, eles também estão investindo tempo em aprender como e onde as regras poderão se quebrar/romper.

As 10 áreas de de conhecimento abordadas pelo PMBOK

Integração

Esta é abordada primeiro no Guia PMBOK, mas trata-se de reunir tudo o que você conhece para que você gerencie seu projeto de forma holística e não em pedaços de processos individuais.

Escopo

É a maneira de definir o que seu projeto irá entregar. Ou seja, a finalidade do escopo é garantir que todos tenham clareza sobre o que o projeto é e o que ele inclui. Abrange a coleta de requisitos e a preparação da estrutura de repartição do trabalho.

Tempo

Refere-se a como você gerencia o tempo que as pessoas estão gastando nas tarefas do projeto e quanto tempo o projeto leva em geral. Esta área de conhecimento ajuda você a entender as atividades no projeto, a seqüência dessas atividades e quanto tempo eles vão levar.

Custo

Trata-se de lidar com as finanças do projeto. A grande atividade nesta área de conhecimento é definir seu orçamento, que inclui descobrir quanto custará cada tarefa e depois determinar a previsão de orçamento geral do seu projeto.

Qualidade

Esta área é onde você aprenderá e configurará as atividades de controle de qualidade e gerenciamento de qualidade em seu projeto para que você possa estar confiante de que o resultado atenderá às expectativas dos seus clientes.

Aquisição

Suporta todo o seu trabalho de suprimento, planejar o que precisa comprar, passar pelo processo de licitação e compra, gerenciar o trabalho do fornecedor e fechar o contrato quando o projeto estiver concluído.

Recursos humanos

Em síntese, você precisa entender quais recursos você precisa para poder completar o seu projeto, para então montar seu time. Depois disso, trata-se de gerenciar as pessoas na equipe, incluindo dar-lhes treinamentos extras para fazer seu trabalho, se elas precisam disso

Comunicações

Dado que o trabalho de um gerente de projeto é frequentemente dito ser cerca de 80% de comunicação, o gerente de projetos escreve o plano de comunicação para o projeto e monitora todas as comunicações de entrada e saída.

Gerenciamento de riscos

Envolve a identificação de riscos e a compreensão de como avaliar riscos em seu projeto, que inclui como você realiza avaliações de risco quantitativas e qualitativas. Em outras palavras, o gerenciamento de riscos não é uma atividade única, abrange o controle de seus riscos de projeto no futuro e durante o ciclo de vida do projeto.

Gerenciamento de partes interessadas

É um dos grupos mais importantes, que o leva à jornada de identificar as partes interessadas, entender seu papel e necessidades no projeto e garantir que você possa atendê-los. Por fim, se você puder entender e aplicar todas essas áreas de conhecimento, você terá tudo o que precisa saber como um gerente de projetos completo e eficiente.

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Murilo Santos

Murilo Santos

Sócio-fundador e diretor de Educação na FM2S. Graduado em Engenharia Mecânica pela Unicamp em 2012. Também possui Mestrado e Doutorado em Engenharia Mecânica, com ênfase em Materiais e Processos de Fabricação pela na Unicamp. Durante a pós-graduação, dedicou-se, além dos projetos de consultoria, à pesquisa e ao ensino dos cursos de Green e Black Belt. Participou como professor em programas de formação de engenheiros especialistas em grandes empresas como Tetra Pak, Rodobens e Laticínios Scala. Também formou especialistas para a área da saúde em Hospitais como o Hospital Português de Salvador, o Hugol de Goiânia e o Hospital Sírio Libanês, em São Paulo.