O que é gestão? Como aplicá-la para resolver problemas?

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09 de abril de 2017
Última modificação: 09 de abril de 2017

Autor: Virgilio Marques Dos Santos
Categorias: Blog, Melhoria de Processos

Gestão é organizar e monitorar um sistema para que ele alcance os resultados desejados. A gestão trabalha em cima da identificação de problemas e das dificuldades de alcançar resultados, para criar processos mais funcionais e que integrem o uso de sistema a capacidade das pessoas. Confira neste artigo mais sobre o conceito, seus diferentes tipos e metodologias comumente aplicadas.

O que é Gestão?

Gestão consiste no ato de organizar e gerenciar recursos, pessoas, processos e estratégias de forma padronizada sob a proposta de alcançar um objetivo preestabelecido pela equipe ou organização. O profissional encarregado dessa atividade é o gestor e, dentro de uma empresa por exemplo, tem como responsabilidade trabalhar e orientar a equipe para que as principais metas sejam cumpridas de forma eficaz. Isso deve ocorrer de maneira sustentável a organização. Ou seja, precisa valorizar os recursos e pessoas envolvidos nas atividades, ao passo que mantém a sinergia do todo.

A evolução histórica

A sociedade sempre precisou se organizar em verdadeiros “organismos eficientes” para que a sobrevivência fosse possível. Acumular uma quantia x de alimento para enfrentar estações de frio ou seca já era um princípio de gestão. Impérios e reinados utilizavam táticas de estratégia militar que, dadas as devidas licenças poéticas, se equiparam a práticas de gestão em grandes proporções. 

Durante décadas, diferentes modelos de gestão surgiram e se aprimoraram. E, conforme avançamos no tempo, a percepção de que melhores técnicas de gestão não vinham só numa hierarquia de baixo para cima, mas também era possível se aproveitar de conhecimento criado horizontalmente, surgiu.

Hoje, para o mercado, a pessoa capacitada a exercer a função de gestor é a que consegue definir caminhos e traçar metas que sirvam na identificação e análise dos elementos problemáticos a serem solucionados, ou os que são passíveis de aprimoramento dentro de uma organização. Em suma, precisa estar alinhado a pensamento estratégico constante e ter a análise de KPIs como um mantra que segue enquanto exerce a liderança de pessoas.

Cada vez mais, gestores eficientes são aqueles vistos como, não só agregadores de conhecimento, mas também dispersores de saber. Eles mantém suas áreas de atuação em constante harmonia e relevância com os demais departamentos internos de uma empresa. Sempre avaliando o curto e longo prazo e, mais do que nunca, com um pensamento lean e sustentável.

Gestão e Administração, qual a diferença?

A definição dos dois conceitos costuma ser confusa. Com certa frequência, profissionais e organizações os tratam como sinônimos, porém, há algumas diferenças de perfil prático entre um e outro. Basicamente:

Administração é configurada em atividades de planejamento, liderança, controle e decisões. Técnicas administrativas são direcionadas aos aspectos técnicos e tem como foco os processos de um departamento ou empresa específica.

A gestão, por outro lado, consiste no ato de gerenciamento  e estímulo. Sempre em busca do cumprimento de um objetivo comum e pré estabelecido e dentro, claro, da realidade da organização e seus recursos. Ou seja, o conceito de gestão se mostra muito mais ligado ao uso dos mecanismos humanos a partir de análises, hipóteses e acompanhamento de metas.

Quais os principais tipos de gestão?

O conceito é bastante flexível e aplicável a diferentes setores e níveis empresariais. Por isso, possui variações que atendem as necessidades de cada setor e organização. Mas todos mantêm o objetivo central: melhorar os resultados da sua empresa, aumentando a produtividade enquanto se faz capaz de controlar informações

Confira os principais tipos:

Empresarial

Seu objetivo é unir o gerenciamento, administração, análise, previsão e coordenação dos ativos e pessoas dentro de uma organização. 

Sob esse modelo, é imprescindível que a organização trabalhe com metas tangíveis sempre monitorando os indicadores que possibilitam seu atingimento. Os KPIs mais utilizados são os de: identificação e mensuração de problemas, mitigação de falhas e correção de erros.

Em suma, o profissional que assume a posição de gestor empresarial comporta as principais competências pontuais de cada gestão que descreveremos a seguir.

De Pessoas

Envolve tudo sobre os recursos humanos de uma organização. Em suma, diz respeito à análise e acompanhamento das habilidades, práticas cotidianas, técnicas, métodos e políticas éticas adotadas por colaboradores, a fim de compreender seu comportamento ao longo de sua vivência na empresa.

Uma gestão de pessoas começa no momento de contrato e se encerra no desligamento do colaborador da empresa. Portanto, acompanha todo o avanço intelectual e profissional do indivíduo.

Logística

A gestão logística é fundamental para que a organização consiga receber e despachar produtos, ao mesmo tempo que cumpre prazos e normas de armazenamento.

A logística está naturalmente ligada a esses três pontos, armazenamento, manuseio e transporte de bens. Portanto, gerir o departamento e processos logísticos possibilita a essas operações atender e controlar as expectativas externas (do stakeholder) e internas (de shareholders), com maior rastreabilidade e inteligência mercadológica.

De Projetos

Está conectada a todo o planejamento e desenvolvimento das atividades que acontecem na empresa. Para isso, analise os recursos de cada projeto, seu tempo de produção, custos, riscos internos e de mercado, cronograma e fatores de qualidade. 

Uma gestão de projetos de sucesso melhora a performance e produtividade da organização – pois impacta nos processos – enquanto contribui para mensurar KPIs gerais e pontuais, o que gera conhecimento novo e aprimora os já presente na empresa.

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Financeira

É semelhante a empresarial, mas foca seus registros e análises nas atividades que envolvem recursos financeiros, como por exemplo: transações (pagamentos e recebimentos), fluxo de caixa, orçamentos, investimentos, licitações e, em alguns casos, parcerias. 

O gestor financeiro identifica e integra todos esses dados aos demais setores da empresa. Além disso, sua análise é importante para aprimorar metas da empresa e corrobora para a saúde financeira e crescimento do empreendimento ao longo do tempo.

Comercial

A gestão comercial, ou de vendas, está bastante conectada às áreas de marketing e finanças de uma empresa, por pautarem suas atividades a partir de um mesmo “fluxo” de informações e possuir metas similares.

Quando praticada com sucesso, consegue trabalhar junto aos levantamentos de oportunidades, feitos pela equipe de marketing, para que um grande percentual dessas oportunidades (leads) sejam “convertidos” em negócios para a empresa, refletindo numa boa saúde financeira ao fim do mês, trimestre, semestre e ano. 

É importante também que o gestor responsável pela área comercial seja alguém que de fato saiba incentivar sua equipe e a si mesmo, para adaptarem-se às demandas do mercado e manter escalonamento do negócio.

Da Rotina

Também conhecida como gestão do tempo, visa, em suma, o controle de tarefas atribuídas a você e sua equipe através de uma padronização. Atinja esse padrão através de planilhas e cronogramas.

Padronizar atividades rotineiras faz com que desperdícios de tempo sejam evitados, aumentando a produtividade da sua equipe e aprimorando tempo de resposta a novos projetos, falhas e possíveis emergências. Alinha-se bastante a preceitos das gestões empresarial e de pessoas, pois baliza atividades e projetos com base no retorno gerado e disponibilidade da equipe.

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De Processos

Estruture e monitore com cuidado o funcionamento de atividades que acontecem na empresa, do momento que surgem ao momento que são consideradas finalizadas. 

O profissional gestor dessa área deve pautar sua liderança sob a ótica de que processos bem estruturados é o que proporciona às pessoas (colaboradores) desempenharem suas rotinas em plenitude e com eficácia. Aliás, a qualidade nos processos é algo altamente importante, visto que esse modelo foca em otimização de tempo, recursos e entrega, ao passo que deseja a redução de desperdícios, burocracia e retrabalho

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Metodologias de gestão

Como percebeu, a proposta da gestão se adapta aos diferentes setores e atividades do mercado. E para que isso seja possível e realizado de forma eficaz, ferramentas são necessárias. 

Justamente por isso, metodologias ligadas à qualidade, produtividade e rotina empresarial tem sido aprimoradas ao longo do tempo e aplicadas, com sucesso, aos diferentes tipos. Contudo, dada a variedade de abordagens, a necessidade de diferentes metodologias também se faz necessária. Por isso, selecionamos quatro principais metodologias de gestão para que você conheça. Confira:

PDCA

O bastante difundido PDCA (Plan – Do – Check – Act), é uma metodologia de solução de problemas muito eficiente desenvolvida por Deming, após a Primeira Guerra Mundial. 

Em resumo, tem por objetivo, através de um ciclo de repetições, fazer com que o gestor planeje mudanças, execute suas hipóteses, realize testes de sucesso ou falha e então adapte sua proposta para repetição dos resultados positivos ou otimização dos negativos.

Metodologias Ágeis

Até pouco tempo atrás, apenas empresas de TI adotavam essas metodologias ao cotidiano. Contudo, hoje todas as empresas que prezam por inovação constante, podem e devem adotar esse conjunto de metodologias em quase todos seus processos de gestão e rotina. 

Em suma, seu objetivo é alterar a abordagem comum dos processos, por uma mais dinâmica e interativa. As entregas, nesse modelo, são realizadas em suas obrigatoriedades mínimas, e após aplicadas e em funcionamento, vão recebendo melhorias e atenção para que o resultado planejado previamente seja atingido. 

Apostila Metodologias Ágeis

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GDP

Use a metodologia GDP – Gerenciamento Pelas Diretrizes, quando desejar mapear aspectos que diretamente impactam na sobrevivência da sua organização. Essa metodologia lhe proporciona uma visão estratégica e fundamentada em análises prévias, a fim de avaliar sistemas internos já em curso. Como por exemplo: qualidade de processos, produtos ou serviços, sistemas de conformidade ou de melhoria contínua.

Por estar mais ligado aos detalhes e resultados de cada etapa pontual de um projeto, o GDP lhe dá espaço para realizar aprimoramentos necessários em um maior período de tempo. 

DMAIC

Nem toda mudança resulta em melhoria. Por isso, o melhor jeito de guiar a equipe de gestão em propostas de soluções é um plano estruturado, um roteiro. O DMAIC é o que melhor nos capacita a visualizar etapas para os projetos de melhoria. Se suas etapas de: Definição, Análise, Melhoria e Controle, forem bem estruturadas, há uma grande probabilidade que as mudanças resultem em melhorias.

Análise SWOT

A Análise, ou Matriz, SWOT é uma metodologia de análise de mercado muito conhecida não só em meios industriais, mas em todos os demais setores. Justamente por isso, seu aspecto não é de pontualmente agir sobre projetos, mas sim sobre cenários em que a organização se encontra. Ou seja, realiza de fato um benchmarking competitivo.

SWOT é a sigla em inglês que diz respeito a: Strengths, Weaknesses, Opportunities e Threats. Que, em portugues, fica: Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças. Até por isso você pode encontrar conteúdos sobre SWOT em sua sigla “abrasileirada” FOFA.

É interessante que toda empresa define suas diretrizes a partir de análises SWOT, seja para o plano de negócios ou para o preparo de o lançamento de um novo produto. Adote essa metodologia a fim de favorecer a empresa quanto ao foco e dedicação que serão atribuídas a essas tarefas, e definir o que merece mais atenção para mitigação das ameaças.

Importância e benefícios de uma boa gestão

Antes de concluir, devemos reforçar que uma boa gestão não depende das atitudes isoladas de um gestor, mas sim de uma estruturação de equipes e departamentos. O foco deve ser o favorecimento do desempenho dessa pessoa ou equipe, bem como a sinergia de seu trabalho com os demais colaboradores.

A empresa deve atuar com sintonia para que tudo o que for planejado seja, de fato, colocado em prática atingindo os objetivos. 

Além disso, podemos citar outros benefícios, como por exemplo:

  • Melhoria na produtividade geral;
  • Previsibilidade de resultados;
  • Maior organização de pessoas;
  • Controle de processos;
  • Flexibilidade frente a mudanças;
  • Aumento do controle de recursos e fins lucrativos;
  • Assertividade na tomada de decisões;
  • Mais qualidade nas entregas;
  • Maior aprendizado e troca de conhecimento;
  • Aumento na competitividade mercadológica;
  • Redução de custos e falhas.

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