Como evitar muitas mudanças nos projetos?
Você já esteve em um projeto que parecia desenvolver uma vida própria? De repente, ao invés de um dos principais objetivos, você teve que cuidar de três objetivos secundários antes de poder voltar a seguir - e então você não conseguiu terminar a tempo? É um problema bastante recorrente e que tratamos nos nossos cursos de Gestão de Projetos, Green Belt e Black Belt.
Vejamos um exemplo de reparação em casa. Você quer substituir sua bancada da cozinha. Mas, então, você acha que os azulejo que ficarão acima da bancada podem ser atualizados e substituídos também. E você certamente não pode substituir a bancada sem uma nova pia e torneira. Mas - a pia que você deseja não se encaixa no espaço antigo. OK, você vai simplesmente mover os tubos do encanamento, certo?!
Antes de saber disso, despedaçou toda a sua cozinha e está à espera de novos armários, eletrodomésticos e pisos. Você está tentando descobrir como você vai morar em uma casa sem cozinha para as próximas seis semanas, e você não sabe como você pagará por todos esses pequenos extras e atualizações que pareciam uma boa ideia anteriormente.
Você já experimentou isso com um projeto de negócios?
Os projetos podem crescer rapidamente além de seus limites iniciais se você não controlar cuidadosamente as mudanças para eles. É chamado de "scope creep" - novos objetivos e necessidades "espreitarão" em você sem aviso prévio. Isso pode levar ao seguinte:
Uma programação prolongada do projeto - Você precisa de um tempo extra para explorar os novos requisitos e, em seguida, completar o trabalho.
Aumento dos custos do projeto - Mais tempo e requisitos adicionais geralmente significam custos mais altos.
Diminuição do valor geral - As partes interessadas do projeto esperam resultados no prazo e no orçamento, então, quando você não entregar, eles não estão satisfeitos.
Para minimizar o risco de escopo de escopo em seus projetos, você precisa tomar as medidas adequadas para gerenciar o escopo do projeto e mantê-lo sob seu controle.
Gestão do Scope Creep
O controle é a chave. Os projetos podem e vão mudar. Quase inevitavelmente, à medida que você começa a trabalhar, você descobrirá situações e resultados que você não antecipou. Você poderia decidir adotar uma política de "não mudar" e completar o projeto exatamente como você pretendia originalmente. No entanto, você provavelmente perderia maneiras de melhorar o resultado do projeto.
O objetivo do controle do escopo é antecipar o maior número possível dessas mudanças potenciais antes que elas aconteçam, e então ter um processo no local para avaliar e aceitar apenas as mudanças que são razoáveis e apropriadas. Além disso, fornece um quadro no qual as partes interessadas podem entender o custo e o atraso que as mudanças envolvem, e decidir se são ou não aceitáveis.
A mudança de escopo e o “scope creep” não são idênticos. Cada um deles se refere à modificação dos requisitos, especificações ou objetivos originais. No entanto, a diferença é esta: a mudança de escopo é alcançada através de um processo definido, mas o scope creep acontece sem um plano. Você controla a mudança de escopo - mas o escopo do scope creep controla você!
Quais são as estratégias para controlar o scope creep?
O controle do escopo começa bem antes de um projeto começar. É incorporado ao plano do projeto, e permite que você mantenha o poder sobre o que acontece, quando acontece, e por que isso acontece.
Tente o seguinte para ajudar a controlar o alcance do seu projeto:
Desenvolva uma visão clara do projeto - Você precisa entender por que o projeto é importante.
Qual a necessidade subjacente será atendida se seu projeto for executado com sucesso?
Quão completa é a sua visão? Crie protótipos, converse diretamente com os principais interessados e inclua os usuários finais no processo de planejamento e desenvolvimento. Quanto mais completa a sua visão, mais apertado será o seu plano de projeto inicial.
Determinar as prioridades do projeto - Quais elementos do projeto são mais importantes para os patrocinadores e as partes interessadas do projeto?
O que "deve" ter, e o que seria "bom ter"?
O que é mais importante? Está a completar o projeto a tempo mais importante do que completá-lo dentro do seu orçamento? Onde a satisfação do cliente se encaixa? É melhor agendar um tempo extra para reunir os comentários dos clientes - ou quer desdobrar rapidamente o produto e, em seguida, fazer alterações mais tarde?
Quais os riscos associados às suas prioridades e compensações?
Definir formalmente os requisitos do projeto - Conduzir uma análise de requisitos de negócios. Este é um processo estruturado para entender os detalhes finos do que é necessário no projeto e para concordar com todos os envolvidos.
Crie um cronograma detalhado com marcos importantes - Use isso para alocar recursos e criar tempo extra para o inesperado. Isso pode dar-lhe flexibilidade para avaliar e implementar mudanças de escopo legítimas. Ferramentas como gráficos GANTT, gráficos PERT e Estruturas de Desagregação de Trabalho para agendamento efetivo.
Desenvolva um processo para gerenciar mudanças de escopo - Você provavelmente será solicitado a alterar o escopo em algum ponto, então estabeleça diretrizes claras para avaliar e executar mudanças.
Qual critério você usará para avaliar mudanças propostas?
Como você gerenciará o processo de mudança?
Como você avaliará todos os riscos que as mudanças propostas podem trazer, e como você gerenciará estas?
Como você avaliará o impacto da mudança no business case para o projeto?
Como você documentará suas mudanças e como elas afetarão o projeto ao longo do tempo?
Quem iniciará as mudanças?
Como você comunicará seu plano de mudança de escopo a todas as partes interessadas e obterá o acordo deles? Abordar este problema com o patrocinador do projeto no início. E, assim, obter o acordo de que você não aceitará nenhuma alteração sem o devido processo.
Se este é o seu próprio projeto, talvez seja necessário definir limites e simplesmente dizer não às alterações do projeto. Você geralmente pode fazer algo melhor se você trabalhar muito e duro o suficiente - é por isso que alguns perfeccionistas têm tanto tempo para fazer qualquer coisa! Use seu julgamento para determinar quando os objetivos e os requisitos atuais são suficientes. Considere lançar versões posteriores ou fornecer atualizações no futuro para atender às mudanças nas necessidades.
Identificar fases do projeto - Use pausas predeterminadas no processo para avaliar e aceitar requisitos adicionais adequadamente. Se apropriado, atrasar qualquer escopo muda até chegar a uma nova fase.
Pontos Importantes
O scope creep é difícil de prevenir, porque a maioria dos grandes projetos enfrenta problemas novos e inesperados depois que eles começam. Mas não permita que essas questões se tornem muito numerosas ou muito grandes: mudanças descontroladas podem afetar seu tempo e orçamento, elas podem reduzir a viabilidade geral do seu projeto e podem prejudicar o business case do projeto.
Para evitar isso, defina cuidadosamente seus requisitos originais. Crie um plano para lidar com as mudanças de escopo que você enfrentará inevitavelmente. Com um plano de controle de escopo, você pode gerenciar o número de mudanças, o impacto dessas mudanças e quando e como essas mudanças estão integradas. Isso o coloca de volta no controle e na gestão do projeto - e ajuda a garantir que você alcançará seu objetivo com sucesso. Faça nosso curso sobre Introdução à Gestão de Projetos que é totalmente gratuito e se ainda quiser se aprofundar mais não deixe de realizar os cursos de Gestão de Projetos, Green Belt e Black Belt
