O que é um cronograma?

cronograma
17 de junho de 2019
Última modificação: 17 de junho de 2019

Autor: Murilo Fms
Categorias: Blog, Carreira, Gestão de Projetos, Gestão do tempo

O que é um cronograma?

Um cronograma é uma representação gráfica de como uma série de tarefas serão realizadas em um período de tempo. É uma ferramenta básica de gestão, por isso se torna uma ferramenta essencial da boa gestão de projetos e até mesmo da gestão pessoal do seu tempo.

Geralmente os cronogramas incluem não só as atividades e quando estas devem ser iniciadas e finalizadas, mas também indicam marcos, eventos, a relação entre as tarefas e outras informações importantes para o seu cumprimento. Saber elaborar um bom cronograma, planejando as suas atividades futuras, faz parte dos conhecimentos de todo bom profissional.

Neste post, vamos falar mais sobre essa ferramenta tão importante que é o cronograma, seja para a sua vida (a famosa “agendinha”, seja para um projeto formal).

Quais os tipos mais frequentes de cronogramas

Gráficos de GanttUm gráfico de Gantt é um gráfico de barras horizontal desenvolvido como uma ferramenta de controle de produção em 1917 por Henry L. Gantt, engenheiro e cientista social americano. Frequentemente usado no gerenciamento de projetos, um gráfico de Gantt fornece uma ilustração gráfica de um cronograma que ajuda a planejar, coordenar e rastrear tarefas específicas em um projeto.

Agendas diárias: mostra as sequencias das atividades que você deve conduzir para realizar suas tarefas de maneira mais eficiente. Muito útil no dia a dia, pode ser auxiliada por diversos softwares.

Cronograma de Marcos: O cronograma de marcos fornece um planejamento estimado para a vida útil do projeto. Os marcos incluem todas as atividades do projeto e as etapas intermediárias necessárias para implementação. O cronograma deve incluir marcos para o planejamento, desenvolvimento, construção, avaliação e relatório da implementação do projeto. As datas dos marcos são apenas datas projetadas com base em um prêmio antecipado. Essas datas podem mudar dependendo do momento da concessão do subsídio.

Diagramas de Rede: são essenciais para garantir que você tenha um entendimento completo de como sua topologia de rede está interconectada e pode fornecer uma visão geral do que está acontecendo em sua rede. Muitas vezes, ele ajuda a visualizar onde sua infraestrutura está ausente e o que precisa ser atualizado / substituído. Ter um esquema devidamente documentado de toda a sua rede e conexões também pode garantir que você possa solucionar problemas em uma ordem sistemática quando eles surgirem. Alguns softwares atualizam automaticamente seu mapa de topologia de rede quando novos dispositivos são adicionados ou removidos da rede, o que reduz a necessidade de removê-los manualmente.

Como elaborar um cronograma de sua vida, organizando as suas atividades diárias

Organizar uma agenda (ou cronograma) para sua vida é a arte de planejar suas atividades para que você possa alcançar seus objetivos e prioridades no tempo que você tem disponível. Quando este cronograma é feito de forma eficaz, ajuda você a:

  • Entender o que você pode realisticamente alcançar com o seu tempo.
  • Certificar-se de ter tempo suficiente para tarefas essenciais.
  • Adicionar tempo de contingência para “o inesperado”.
  • Evitar assumir mais do que você pode manipular.
  • Trabalhar firmemente em direção aos seus objetivos pessoais e profissionais.
  • Ter tempo suficiente para a família e amigos, exercícios e hobbies.
  • Conseguir um bom equilíbrio entre vida pessoal e profissional.

O tempo é o único recurso que não podemos comprar, mas muitas vezes o desperdiçamos ou o usamos de maneira ineficaz. Organizar suas atividades em um cronograma ajuda você a pensar sobre o que você deseja alcançar em um dia, semana ou mês, e mantém você no caminho certo para atingir seus objetivos.

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Como agendar seu horário e manter seu cronograma?

Defina um horário regular para fazer o seu agendamento – no início de cada semana ou mês, por exemplo.

Existem várias ferramentas diferentes para escolher. Uma maneira simples e fácil de manter um cronograma é usar uma caneta e papel, organizando seu tempo usando um planejador semanal.

Você também pode usar aplicativos e softwares como o Google Calendar, o MS Outlook e o Trello. Escolha uma ferramenta de agendamento adequada à sua situação, à estrutura atual do seu trabalho, ao seu gosto pessoal e ao seu orçamento.

O mais importante ao escolher seu planejador é que ele permite que você insira dados com facilidade e permite que você visualize um intervalo de tempo apropriado (dia / semana / mês) no nível de detalhe necessário.

Depois de decidir qual ferramenta você deseja usar, prepare sua programação da seguinte maneira:

Etapa 1: identifique o tempo disponível

Comece estabelecendo o tempo que você deseja disponibilizar para o seu trabalho. Quanto tempo você gasta no trabalho deve refletir o design do seu trabalho e seus objetivos pessoais na vida.

Por exemplo, se você está objetivando uma promoção, pode ser prudente trabalhar além do horário normal todos os dias para mostrar sua dedicação. Se, por outro lado, você quiser ter tempo de sobra para atividades fora do trabalho, pode decidir fazer as horas obrigatórias e não mais.

Etapa 2: agendar ações essenciais no seu cronograma

Em seguida, bloqueie as ações que você deve tomar para fazer um bom trabalho. Estas serão frequentemente as coisas com as quais você é avaliado.

Por exemplo, se você gerencia pessoas, verifique se há tempo suficiente disponível para lidar com as necessidades pessoais, treinamento e supervisão dos membros da equipe. Além disso, conceda tempo para se comunicar com seu chefe e com as pessoas-chave ao seu redor.

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Etapa 3: Programar atividades de alta prioridade

Revise sua Lista de tarefas e programe em atividades urgentes e de alta prioridade, bem como tarefas de manutenção essenciais que não podem ser delegadas ou evitadas.

Tente organizá-los para as horas do dia em que você for mais produtivo – por exemplo, algumas pessoas ficam mais energizadas e eficientes de manhã, enquanto outras se concentram mais efetivamente à tarde ou à noite. (Nosso artigo “Esta é uma tarefa matinal?” Pode ajudá-lo a identificar seus melhores momentos do dia).

Etapa 4: Programar Tempo de Contingência

Em seguida, programe algum tempo extra para lidar com contingências e emergências. A experiência lhe dirá quanto pode permitir – em geral, quanto mais imprevisível for seu trabalho, mais tempo de contingência será necessário. (Se você não agendar desta vez, as emergências ainda acontecerão e você acabará trabalhando até tarde).

Interrupções frequentes podem comer em seu tempo. Aprender a gerenciá-los pode reduzir o tempo de contingência que você precisa reservar. Algumas interrupções serão difíceis de prever, mas deixar algum espaço aberto em sua agenda lhe dá a flexibilidade necessária para reorganizar as tarefas e responder a questões importantes à medida que elas surgem.

Passo 5: Programar Tempo Discricionário

O espaço que você deixou em seu cronograma é “tempo discricionário”: tempo disponível para entregar suas prioridades e atingir suas metas. Revise sua Lista de Tarefas prioritária e metas pessoais, avalie o tempo necessário para alcançá-las e programe-as. Assim você terá uma rotina de trabalho produtiva.

Etapa 6: Analise suas atividades

Se, no momento em que você chegar ao quinto passo, perceber que tem pouco ou nenhum tempo disponível, é necessário voltar às etapas dois, três e quatro e questionar se todas as tarefas que você digitou são absolutamente necessárias. Pode ser que algumas coisas possam ser delegadas ou abordadas de uma maneira mais eficiente em termos de tempo.

Uma das maneiras mais importantes de obter sucesso é maximizando a alavancagem que você pode atingir com o seu tempo. Aumente a quantidade de trabalho que você pode concluir delegando a outras pessoas, terceirizando tarefas importantes ou usando a tecnologia para automatizar o máximo possível do seu trabalho. Isso irá liberá-lo para alcançar seus objetivos.

Se você achar que seu tempo discricionário ainda é limitado, talvez seja necessário renegociar sua carga de trabalho ou pedir ajuda. Use seu cronograma recém-preparado como prova de seus compromissos pesados. Isso demonstra ao seu chefe quão bem organizado você é, e pode torná-lo mais receptivo ao seu pedido!

Pontos-chave na elaboração do seu cronograma pessoal!

Montar seu cronograma pessoal é o processo pelo qual você planeja como usar seu tempo. Fazê-lo bem pode maximizar sua eficácia e reduzir seus níveis de estresse.

Siga este processo de seis etapas para preparar sua programação:

  • Identifique o tempo que você tem disponível.
  • Bloqueie as tarefas essenciais que você deve realizar para ter sucesso em seu trabalho.
  • Agende tarefas urgentes de alta prioridade e atividades vitais de “manutenção”.
  • Bloqueie em tempo de contingência apropriado para lidar com eventos e interrupções imprevisíveis.
  • Agende as atividades que abordam suas prioridades e metas pessoais no tempo que resta.
  • Analise suas atividades para identificar tarefas que podem ser delegadas, terceirizadas ou cortadas.

É importante que sua agenda tenha tempo para seus objetivos profissionais e pessoais. Se você tiver pouco ou nenhum tempo discricionário quando chegar ao quinto passo, revise suas tarefas para ver se consegue fazê-las de forma diferente – caso contrário, seu equilíbrio entre a vida pessoal e profissional sofrerá.

Como elaborar um cronograma de um projeto

O cronograma do projeto estabelece a estrutura do projeto, orientando quando você entra em cada fase. A criação de um cronograma permite determinar se o seu projeto está no caminho certo para atender à data de entrega designada. Entender os componentes que entram no cronograma permite que você desenvolva o projeto com precisão para menos ajustes depois que o projeto começar.

Antes de poder estabelecer o cronograma do projeto, você precisa ter uma compreensão clara de todos os seus componentes. Um projeto de trabalho típico é dividido em fases, como planejamento, desenvolvimento, teste e lançamento do produto. Divida cada uma dessas fases para detalhar as atividades exatas que ocorrerão. Por exemplo, na fase de planejamento, reúna os requisitos e expectativas do projeto. Esta fase também inclui o design do projeto antes de ser produzido. Uma árvore EAP pode te ajudar bastante na elaboração desta etapa. Por exemplo, se o projeto for um novo programa de software, a fase de planejamento mostra as especificidades do software antes que os programadores comecem a trabalhar nele na fase de desenvolvimento.

Datas de início e término

As datas de início e término do projeto criam os pontos mais externos no horário. Trabalhe com a equipe do projeto para determinar as datas exatas para esses dois pontos-chave no projeto. Isso permitirá calcular o número de dias úteis e horas disponíveis para o projeto, para que você possa planejar com precisão o cronograma. Você também precisará saber quantas pessoas estão trabalhando no projeto em diferentes áreas para calcular os recursos disponíveis durante o projeto.

Encadeamento das atividades

Com a quantidade de tempo disponível e os componentes específicos compreendidos, você é capaz de criar um cronograma geral para cada parte do projeto. Isso exige mais esforço do que simplesmente dividir o tempo total pelo número de fases no projeto. Isso pode lhe dar uma noção geral de quanto tempo está disponível para cada fase, mas alguns segmentos do projeto podem exigir mais tempo. Calcule a quantidade de tempo necessária para cada fase, para que você possa alocar com mais precisão o tempo.

Como gerenciar diversos cronogramas ao mesmo tempo?

A escolha entre programas de computador e um bom e velho calendário de parede é uma escolha pessoal e há benefícios para ambos. Se atualmente você gerencia sua programação familiar online, não precisa reinventar a roda. As soluções on-line podem combinar suas funções de calendário com compras e listas de tarefas, compartilhamento de fotos e conexões sociais, mas você precisa descobrir o que funciona para você, para que ele também funcione para sua família.

Se seus filhos são muito jovens, um calendário de parede da velha escola funcionará melhor do que um sistema online que exige que cada membro da família tenha um tablet ou computador para acessá-lo. Mesmo crianças mais velhas, com dispositivos próprios, podem não ser confiáveis ​​para editar ou verificar um aplicativo online em busca de atualizações importantes. As atualizações em tempo real são importantes, mas para um calendário familiar funcional, a consistência é essencial. Um calendário na parede incentiva o envolvimento regular de todos.

Cronograma final

Com o tempo estimado necessário para cada fase, você pode finalizar o cronograma geral. Atribuir datas de término para cada fase do projeto com base na quantidade total de tempo disponível e a quantidade necessária para cada fase. Isso permite que você divida o intervalo de tempo em partes menores para determinar se você está acompanhando o projeto.

Benefícios dos cronogramas

O cronograma facilita o trabalho de todos, adicionando previsibilidade ao ambiente. Para seus superiores, ele fornece um meio de reter custos através de um melhor uso de pessoal e equipamento. Outros benefícios possíveis das áreas de agendamento são os seguintes:

  • Uso eficaz de todos os recursos;
  • Tempo de resposta diminuído;
  • Prazos do usuário cumpridos;
  • Usuários responsabilizados por fornecer agendamento de entrada;
  • Comunicação aprimorada com os usuários;
  • Evitar sobrecarga e subutilização de recursos;
  • Atrasos nos trabalhos mais aparentes;
  • Documentação de desvios de agendamento e suas causas;
  • Melhor uso de recursos de multiprogramação;
  • Previsibilidade dos efeitos de uma maior carga de trabalho;
  • Previsibilidade de futuros equipamentos e necessidades de pessoal.

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