Como usar a comunicação digital para impulsionar a mudança digital?

mudança digital
19 de março de 2019
Última modificação: 19 de março de 2019

Autor: Paula Louzada
Categorias: Blog, Liderança, Melhoria de Processos

Como usar a comunicação digital para impulsionar a mudança digital?

Líderes tentando fazer com que suas organizações adotem novas tecnologias ou novas maneiras de pensar tendem a dar o pontapé inicial com grandes discursos inspiradores, mas sem muita ação. A comunicação fica paralisada até que os líderes definam o próximo nível da estratégia ou alcancem um grande marco. Enquanto isso, os funcionários esperam, imaginam e querem saber como podem ajudar. A ausência de informação leva a dúvidas, cinismo e ansiedade – que rapidamente se tornam obstáculos à mudança digital.

E se, em vez de ficarem quietos após o pontapé inicial, os líderes modelarem os comportamentos que desejam ver usando ferramentas digitais para fornecer um fluxo constante de mensagens a seus funcionários e continuamente se reunirem e responderem a seus comentários?

Se você estiver planejando uma mudança digital, observe as técnicas a seguir para abraçar o espírito de mudança e orientar sua equipe durante o processo.

Transmita as informações rapidamente

A informação tem um jeito de acalmar os nervos. Uma série de mensagens comuns manterá seu pessoal informado sobre as mudanças que devem ser implementadas. Também pode permitir um processo de adoção mais rápido e eficiente, especialmente quando o tempo é essencial. Suas ferramentas de comunicação não precisam ser extravagantes. E-mail é tão simples quanto parece. Mas se a mudança digital que você está adotando envolve o uso de tecnologia desconhecida, pode fazer sentido transformar esse veículo no compartilhamento de informações. Dessa forma, as pessoas podem gradualmente se sentir confortáveis ​​com isso, através da exposição passiva – e a equipe sênior pode liderar fazendo, o que gera confiança.

Incorpore Mecanismos de Escuta

É fácil esquecer que a mudança de comunicação não é uma via de mão única. Você pode sentir-se pressionado para fazer com que o seu novo programa seja transmitido e transmitir sua mensagem, mas, em seguida, não consiga fazer a checagem de como a informação foi recebida. Durante todo o processo de transformação, certifique-se de que sua equipe está a bordo e que a moral está alta, mantendo uma “porta aberta” virtual.

No entanto, ouvir não é suficiente. Para tranquilizar as pessoas de que você realmente as ouviu, é preciso responder, tanto informando quanto reportando. Comunique um resumo do feedback para que fique claro que você processou o que os funcionários tinham a dizer – e, em seguida, para mostrar que o feedback fez a diferença, informe sobre o progresso à medida que implementa as alterações e aborda os problemas importantes.

Forneça um espaço de aprendizado on-line

Programas de mudança tendem a se concentrar mais em processos do que em pessoas, mas se você quiser que sua organização enfrente o desafio da mudança digital, os membros de sua equipe também precisam passar por uma transformação pessoal.

Você pode diminuir a dúvida, combater o cinismo e reforçar o compromisso com o processo, educando as pessoas durante a transformação. O treinamento on-line pode equipar todos os envolvidos em seu processo com insights e ferramentas que os ajudarão a praticar a mudança.

Usar um programa de treinamento on-line para educar as pessoas faz sentido: se você pretende adotar novas técnicas digitais, deve oferecer um espaço digital para aprendê-las.

Ajude os gerentes a reforçar os comportamentos desejados

O desenvolvimento de novas mentalidades e comportamentos em uma organização exige prática, por isso é importante fornecer experiências práticas que tornem a mudança realista para todos. No meio de uma transformação, toda interação tem o potencial de se tornar um momento de ensino útil – especialmente quando você fornece aos seus gerentes ferramentas para superar a resistência e reforçar os comportamentos desejados.

Por exemplo, uma pequena startup de armazenamento flash estava se preparando para uma futura oferta pública inicial. O recém-nomeado CEO acreditava que todos na empresa precisavam adotar um novo conjunto de valores fundamentais para navegar na transição e posicionar a organização para um crescimento de longo prazo. Foram elaboradas novas declarações de valores e uma campanha para ensinar os funcionários a vivenciá-los. Os líderes da empresa então perceberam que o processo seria mais fácil se também incorporassem oportunidades de aprendizado personalizadas. Não seria fácil, porque os funcionários de longo prazo estavam fortemente ligados aos valores antigos, enquanto os funcionários mais novos estavam defendendo o caminho de sua empresa original. Seus gerentes teriam que ajudar a superar a divisão com o coaching individual que considerasse as duas perspectivas – tanto novatos quanto veteranos.

A startup planejou sessões individuais de aprendizado e check-ins com os gerentes como parte da mudança. Foi criada uma série de scripts nos quais os gerentes podiam confiar para treinar os membros da equipe à medida que usavam novos programas e para ajudá-los a lidar com as dificuldades encontradas ao adotar novos processos. Os scripts permitiram que os gerentes reforçassem o aprendizado no momento, o que ajudava as pessoas a superarem sua oposição inicial. Como as sessões foram conduzidas individualmente, elas proporcionaram um grau de segurança psicológica e múltiplas oportunidades para que os funcionários frustrados ou hesitantes se sentissem ouvidos e validados.

Use ferramentas de colaboração para alinhar equipes

Se as pessoas pararem de se sentir conectadas à sua missão durante o esforço de mudança digital, elas provavelmente começarão a resistir. A colaboração on-line pode manter as equipes alinhadas enquanto são modeladas novas formas de trabalho.

Recentemente, uma companhia aérea estava tentando fazer uma mudança completa para os processos digitais em toda a empresa. Foi um enorme esforço para automatizar operações de mão de obra intensiva e criar tipos inteiramente novos de serviços para os clientes, incluindo planejamento de viagens on-line, entretenimento a bordo e experiências de pré e pós-viagem. O primeiro obstáculo, no entanto, foi começar a usar a tecnologia das formas mais básicas internamente, como fazer com que os profissionais postassem arquivos on-line, em vez de compartilhá-los por e-mail ou circular com impressões antigas. Para facilitar a transição, a empresa começou a usar o Microsoft SharePoint e o Microsoft Teams para colaborar em projetos em tempo real. As ferramentas também permitiam que os funcionários conversassem uns com os outros ou com um assistente de IA que foi treinado para responder a tipos específicos de perguntas.

Usar ferramentas de colaboração como essas para aproveitar a comunicação ponto-a-ponto permite que você aproveite a “mente do grupo” para que seus funcionários possam se apoiar mutuamente à medida que aprendem e se adaptam. Em uma transformação voltada para a tecnologia, os líderes precisam promover conexões entre os seres humanos e suas ferramentas digitais, é claro, mas é igualmente importante aproximar os humanos das pessoas com quem trabalham. É assim que a mudança se torna o novo normal.

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