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Melhoria de Processos

26 de junho de 2021

Última atualização: 22 de agosto de 2023

Gestão de dados: O que é, para que serve e qual sua importância

Você sabe o que é Gestão de dados e informações, e a sua importância? Gestão de dados é uma análise focada em absorver toda informação coletada, de um grande banco de dados, para tomar decisões, empresariais, corporativas, comerciais, dentre outras.

Mas e aí, já pensou o quão ruim é buscar uma informação no banco de dados e não encontrar devido a sua falta de organização? Ou alguém furtando os dados confidenciais da sua empresa devido a falta de proteção de dados? Isso e outros problemas podem acontecer se a sua gestão de dados não for eficiente. E como evitar isso? Com a gestão de dados! E o que é isto?

Neste artigo, vamos analisar por que a gestão de dados e informações pode ser tão importante, e vamos explorar maneiras que você pode organizar dados de forma mais eficaz em sua organização, através dos seguintes tópicos:

  • O que é gestão de dados?
  • Importância da gestão de dados
  • Consequências de dados mal gerenciados
  • Como melhorar a gestão de dados

O que é Gestão de dados?

Em síntese, a gestão de dados é o desempenho de reunir informações, mantê-las seguras, executá-las de forma rápida, eficiente e segura. Ela surgiu no final da década de 1970 quando as informações eram mantidas em papel e começaram a passar para a fita e, logo em seguida para o disco. Estes dados estão em diversas plataformas, como:

Desse modo, é necessário integrar todos os dados e, ao mesmo tempo, analisá-los. Afinal, dados não confiáveis acabam gerando prejuízos. Para realizar uma ótima gestão, é preciso que o setor de TI, os demais colaboradores e, principalmente, os CEOs estejam alinhados.

O que é Governança de dados?

Governança de dados é o objetivo após a coleta de dados, isto é, após uma gestão de dados, essas informações são organizadas e depois adiciona-se valores em cima deles.

Dessa forma, como próximo passo, cria-se uma estratégia, por meio da: Coleta; Identificação; E análise. indicadores que podem trazer segurança e resultados positivos baseados em ocorrências já predeterminadas.

Importância da Gestão de dados

A Gestão de dados e informações tem grande importância para as organizações que estão com dificuldades para gerenciar a alta quantidade de informações de maneira eficiente, segura, dentro dos limites de política e regulamentação, a fim de tomar ações visando o benefício do valor dos dados e ativos de informação.

Em um estudo realizado pela Virginia Commonwealth University, menos de 10% das organizações usam processos documentados para gerenciar seus dados, e menos de uma em cada três organizações reivindicam confiança em seus próprios dados. Os problemas de roubo de dados e segurança estão aumentando a cada ano, levando a perdas financeiras, roubo de propriedade intelectual, fraude de identidade e reputações comprometidas.

Quais os componentes da gestão de dados?

Existem vários componentes da gestão de dados, e eles podem variar dependendo do contexto e das necessidades específicas de cada organização. Alguns dos componentes mais comuns incluem:

  1. Coleta de dados: o processo de coletar dados de várias fontes, incluindo transações de negócios, interações com clientes, dados de sensores e dispositivos, dados de redes sociais, entre outros.
  2. Armazenamento de dados: a criação e manutenção de um repositório centralizado de dados, geralmente usando um banco de dados ou outro sistema de gerenciamento de dados.
  3. Gerenciamento de dados: a definição de políticas, procedimentos e processos para gerenciar e proteger os dados, incluindo a definição de padrões para qualidade de dados, gerenciamento de versões, acesso e segurança.
  4. Análise de dados: a aplicação de técnicas de análise estatística e matemática para identificar tendências, padrões e insights nos dados.
  5. Visualização de dados: a apresentação dos dados de maneira visual para facilitar a compreensão e a tomada de decisões.
  6. Governança de dados: o estabelecimento de regras e políticas para governar a coleta, armazenamento, uso e compartilhamento de dados.
  7. Integração de dados: a combinação de dados de várias fontes para criar um conjunto de dados único e coeso.
  8. Segurança de dados: a proteção dos dados contra ameaças externas e internas, como hackers, vazamentos de dados e violações de privacidade.
  9. Gerenciamento de metadados: o gerenciamento das informações sobre os dados, incluindo informações sobre a origem dos dados, a definição dos dados, os relacionamentos entre os dados e outras informações relevantes.

Esses componentes trabalham juntos para fornecer uma abordagem abrangente para a gestão de dados e ajudar as organizações a obter insights valiosos a partir dos seus dados.

Consequências de Gestão de dados mal gerenciados

As consequências dos dados mal gerenciados podem ser significativas. Considere os seguintes exemplos:

Perdas financeiras:

Todos esses problemas listados abaixo podem gerar prejuízos e aumentar seus erros, assim, você perde oportunidades, o desempenho cai, seus clientes e projetos tem prejuízo, perdendo vantagem competitiva.

Risco de litígio:

Os hackers acessam seu banco de dados de clientes, que inclui endereços e números de cartão de crédito. Esses clientes estão agora em risco de roubo de identidade, e eles decidem processá-lo por violação de sua privacidade.

Custos excessivos de armazenamento de dados:

Sua organização não tem processo para limpeza de dados – substituindo ou excluindo informações: Imprecisas, Incompletas; Ou desatualizadas. é mais que certo que, seus custos de armazenamento de dados e recursos de TI precisam dobrar a cada ano.

Processos de fluxo de trabalho ineficientes:

Os membros da sua equipe não conseguem encontrar as informações que precisam para fazer seu trabalho, porque cada departamento tem seu próprio banco de dados, e nenhum desses sistemas se comunica entre si. Dessa forma, uma boa ferramenta para auxiliar neste problema é a SIPOC, explicada melhor no vídeo abaixo.

Oportunidades perdidas:

Seus representantes de vendas lutam para acessar o banco de dados de estoque, que os informa sobre a disponibilidade do produto e datas de entrega. Os concorrentes ganham vendas de você, porque eles têm acesso imediato a essas informações.

Perda de marca/reputação:

Os clientes estão frustrados, porque os departamentos não podem se comunicar de forma bem clara uns com os outros. Como resultado, a reputação e as vendas da sua organização sofrem.

Como melhorar a Gestão de Dados ?

É possível gerenciar suas informações através de uma plataforma de gestão de dados que é um sistema com ferramentas de software para coleta e análise de grande volume de dados e informações de uma organização.

A gestão ajuda a equipe de TI a identificar e resolver problemas no sistema, em outras palavras, melhorar as consultas no banco de dados e otimizar o seu gestão de dados de maneira rápida e econômica. Por isso, contrate uma empresa especializada em gestão de dados e segurança da informação para a sua organização, como uma consultoria de TI.

Tenha um planejamento adequado às melhores práticas de acordo com o seu setor. A seguir algumas medidas para um melhor gestão das informações:

Identifique frustrações:

Inicie uma lista com todos os: Problemas, Frustrações E ineficiências; Pois você vai ter gigantes informações e bancos de dados para analisar. Em seguida, libere essa lista para seus colegas e peça para que façam o mesmo. Para mapear como as informações transcorrem através de sua organização use o flowchart e diagramas de pista de natação.

Depois, execute uma Análise de Causa Raiz para rastrear cada problema até sua origem. Dessa maneira, esta análise vai ajudar a determinar, se esses problemas, erros ou ineficiências são resultado de questões: Técnicas; De manutenção; Ou humanas.

Revisar a segurança:

Isto é, Identificar medidas que são válidas para a segurança de dados executando uma análise de risco. Pois algumas informações são confidenciais como o acesso a: Dados pessoais; Dados do cartão de crédito; Salário dos funcionários; E etc.

Da mesma forma, verifique também com a equipe de TI medidas de segurança da informação para manter os dados da sua organização protegidos.

Agilizar processos e sistemas:

Com a sua equipe de TI, elimine e corrija os problemas e ineficiência dos pontos da sua lista que foram identificados. Então, faça uma lista de boas práticas para o uso e acesso das informações, evitando possíveis frustrações como o vazamento de dados confidenciais e duplicação.

Decerto, é de grande importância manter seus arquivos e pastas: Organizados; Bem conservados; E atualizados. Ou seja, toda vez você deverá gerenciar seus arquivos eletrônicos fazendo uma limpeza no sistema de banco de dados, excluindo todos os itens que não forem úteis de novo.

Criar casos de negócios para melhorias de sistemas:

Após ter os problemas listados, faça um brainstorming para resolver esses impasses e monte um business case, propondo seu plano de ação. Além disso demonstre os benefícios que isso vai gerar para a sua organização. Desse modo, o gestão de dados será mais: Eficiente; Seguro; Rápido; E econômico.

Curso de Gestão de dados

Portanto, conclui-se que para uma boa gestão de dados e informações deve-se estruturar os processos do sistema. Não esqueça de garantir a integração entre todos os setores para o melhor uso dos dados e monitorar sempre as métricas escolhidas Além disso, contratar uma empresa especializada em gestão de dados é super válido para implementar soluções analíticas focadas em sua organização.

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Paula Louzada

Paula Louzada

Engenheira Mecânica (2016) e mestra pela Universidade Estadual de Campinas (2023). Na França, atuou na área de Melhoria de Produção de uma empresa do segmento aeronáutico, e no Brasil fez parte da equipe de Melhoria Contínua de uma multinacional do ramo químico. Atualmente, trabalha como consultora de Projetos de Melhoria, Excelência Operacional e Gestão da Rotina, além de ministrar aulas de Green Belt, Black Belt e Ferramentas da Qualidade na FM2S Educação e Consultoria.