Como criar um plano de ação para alcançar seus objetivos?

plano de ação
04 de junho de 2019
Última modificação: 04 de junho de 2019

Autor: Virgilio Marques Dos Santos
Categorias: Melhoria de Processos

Como criar um Plano de Ação efetivo?

A maioria das pessoas sabe como definir metas SMART. O desafio está em criar e seguir um plano para tornar essas metas uma realidade. Durante os primeiros dias de definição de um objetivo, o entusiasmo impulsiona a motivação para alcançar resultados, mas não demora muito para a volta da vida como de costume e o objetivo tornar-se uma memória distante. Pesquisas sugerem  que menos de 10% das pessoas acham que alcançam seus objetivos. Isso significa que 90% não, o que é um número impressionante. Conheçam o Plano de Ação.

A questão é: o que os 10% fazem que os 90% não fazem? Há muitos fatores que determinam se as metas são atingidas ou não, mas dois componentes importantes são 1) um plano e 2) o compromisso de trabalhar o plano.

Se você está pronto para realizar seus objetivos, veja como criar um plano.

1. Certifique-se de que seus objetivos sejam SMART

As metas SMART oferecem clareza e prazo para atingi-las. Objetivos SMART são:

  • Específicos: seu objetivo é claramente definido. “Eu quero ganhar mais dinheiro”, é vago. “Eu quero fazer R$ 10.000 por mês”, é específico. 
  • Mensurável: você precisa quantificar seu objetivo para que você saiba que o alcançou. É aqui que ser específico ajuda. O que constitui “mais” em mais dinheiro? Uma quantia específica em reais é mensurável.
  • Atingível: é bom estabelecer metas que o façam se esforçar e desafiar a si mesmo, mas você se prepara para a frustração e o fracasso se sua meta for impossível.
  • Relevante: Seus objetivos devem se encaixar em seus planos finais na vida.
  • Tempo: você deve definir uma data em que seu objetivo será alcançado.
Observe que as metas funcionam para grandes conquistas, como fazer R$ 50.000 por ano trabalhando em casa, mas também para projetos menores, como iniciar um blog em 30 dias, ou conseguir cinco clientes independentes em duas semanas.

2. Retroceda para definir os marcos

Um desafio para alcançar objetivos é que muitas vezes a data de vencimento está tão distante que muitas pessoas adiam a ação até que seja tarde demais. Em vez disso, olhando para a quantidade de tempo que você tem e a meta que deseja alcançar, crie mini-metas que o levem em direção ao grande objetivo.

Por exemplo, se o seu objetivo for ganhar R$ 10.000 por mês em sua empresa dentro de seis meses, crie mini-metas de quanto você ganhará ao final de um mês (R$ 2.000 / mês) e três meses (ou seja, R$ 5.000 por mês). ). Você saberá que está dentro ou fora de pista quando chegar um ou três meses e acertar ou errar o seu seu mini-marco.

3. Determine o que precisa acontecer para alcançar seus objetivos

Durante essa etapa, especifique o que é necessário para alcançar suas metas mínimas e grandes dentro do período de tempo. Usando o exemplo da meta de R$ 10.000 por mês, para ganhar mais dinheiro, você precisa obter mais clientes. Nesta etapa, você deseja determinar quantos clientes precisa para gerar R$ 5.000 e R$ 10.000 por mês em sua empresa. Quantas prospects precisam entrar em seu funil de vendas ? Quantos leads precisam ser feitos para gerar uma venda?

4. Decida quais ações são necessárias para alcançar seus objetivos

Que tarefas você precisa fazer regularmente para cumprir o nº 3 e seu objetivo? Por exemplo, se você precisa falar com 10 pessoas para fazer duas vendas, que ações você precisa fazer para encontrar 10 pessoas? Se você precisa ter 100 leads para encontrar 10 pessoas para conversar, quais ações serão necessárias para encontrar 100 leads?

Nos negócios, as tarefas nesta seção geralmente envolvem marketing; no entanto, também envolve o fornecimento de um produto ou serviço de qualidade e a satisfação de seus clientes, assim eles continuarão voltando e/ou encaminhando novos clientes em potencial.

5. Coloque suas ações em um cronograma

Ao concluir o 4º, você deve ter uma lista de tarefas que precisam ser concluídas para alcançar sua meta. Agora é hora de colocar essas tarefas em sua agenda, fazendo um plano diário. Estas são as tarefas que você faz todos os dias para gerar prospects e leads. São também as tarefas que você faz para criar e entregar seu produto ou serviço.

Se você está começando um negócio de meio período em torno de uma vida já ocupada, pode ser um desafio adicionar mais tarefas à sua rotina diária, mas é crucial para alcançar seus objetivos. Uma maneira de fazer tudo funcionar é aprender como gerenciar e maximizar seu tempo.

6. Siga o plano de ação

Depois de concluir as etapas acima, você deve ter sua programação diária e metas para focar durante o processo de trabalho em sua meta. O próximo passo é seguir o seu cronograma. Faça as tarefas diárias que você se atribuiu para fazer. Quando você sentir que as coisas não estão indo bem, encontre uma maneira de se manter motivado. Isso parece ser óbvio, e ainda assim a maioria das pessoas não atinge seus objetivos porque eles não fazem o trabalho de forma regular e consistente. Na maioria dos casos, o plano não falha, as pessoas simplesmente desistem.

Enquanto você está nisso, acompanhe suas realizações e resultados. Reserve um tempo todo mês para avaliar o desempenho do seu plano e ajuste-o se você não fizer o progresso desejado.

O verdadeiro teste de saber se você vai ou não ter sucesso em seu negócio em casa não é apenas por ter um bom plano, mas trabalhando seu plano. Muitos candidatos a empreendedores entendem que têm um plano, mas depois desistem. A resposta é se empolgar com seus objetivos, construir maneiras de celebrar os pequenos sucessos e sempre ficar de olho no prêmio.

Como elaborar um Plano de Ação com um modelo de sucesso?

O método 5W2H é uma das ferramentas de gerenciamento mais eficientes e, por incrível que pareça, uma das mais simples e fáceis de aplicar. A abordagem 5W2H nada mais é do que um plano de ação qualificado, estruturado e prático, com etapas bem definidas.

Em um universo dinâmico e extremamente competitivo, como os negócios, tanto as atividades operacionais quanto as comunicações corporativas precisam ser rápidas e ágeis, erros na transmissão de certas informações podem gerar muitas perdas.

E é justamente por essa razão que o método 5W2H foi criado, para garantir que as perdas não ocorram. Ele esclarece completamente todas as possíveis questões que possam surgir sobre quaisquer processos de negócios envolvidos em uma empresa.

Como o método 5W2H ganhou seu nome?

A princípio, pode parecer complicado, mas é exatamente o oposto. É chamado de método 5W2H ou abordagem para simplificar as diretrizes envolvidas em cada fase de ação do plano ao qual se propõe. Consulte a tabela abaixo para uma breve explicação de cada um, na ordem em que devem ser analisados:

O que? O que será feito? Etapas de ação, descrição.
Por quê? Por que isso será feito? Justificativa, razão.
Onde? Onde isso será feito? Localização, área.
Quando? Quando isso será feito? Tempo, datas, prazos.
Quem? Quem vai fazer isso? Quem é responsável por isso?
Como? Como será feito? Método, processo.
Quantos?  Quanto custará fazer? Custos ou despesas envolvidos.

Como você deve ter notado, cada passo da abordagem 5W2H refere-se a uma questão diferente, e a resposta para cada pergunta é o gatilho para a próxima pergunta. Não é perfeito ?!

Trata-se, em suma, de uma ferramenta de gestão eficaz que, pela sua simplicidade, pode ser utilizada por pequenas, médias e grandes empresas que desejam registrar de forma ordenada e sistemática seus fluxos de trabalho e ações, desde agendar reuniões até implementações de projetos mais complexas.

Veja como usar o método 5W2H corretamente

Para a correta aplicação do método 5W2H, antes de começar, um gerente precisa considerar um plano estratégico de respostas previamente preparadas para os problemas que deseja resolver.

Se necessário, isso pode ser feito pedindo a ajuda de funcionários e outros colaboradores que estão direta ou indiretamente envolvidos na equipe de trabalho, por meio de atividades como o brainstorming, por exemplo.

Mas é necessário ter em mente estes três tópicos principais:

  • O espectro de ações deve estar sempre relacionado à causa dos problemas, e não aos possíveis efeitos que eles causaram. Em outras palavras, procure criar soluções duradouras em vez de paliativas.
  • As soluções implementadas pelo método 5W2H devem ser o mais objetivas possíveis, evitando efeitos colaterais que podem exigir novas ações para suprimi-los.
  • Nunca aceite a primeira boa ideia: proponha várias abordagens para as diferentes situações analisadas, aumentando assim as opções e o âmbito de ação.

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