Priorização: Sai dessa de “Não tenho tempo”

10 de março de 2020
Última modificação: 10 de março de 2020

Autor: Paula Louzada
Categorias: Blog

Priorização: “mágica” para o seu tempo

Se você se encontra, neste momento, lendo este post, provavelmente se preocupa com a gestão do seu tempo. Nesse sentido, deve também realizar bastantes atividades no seu dia a dia. Mas pergunto: você se sente satisfeito com o que realiza? Não é rara a sensação de que, mesmo após um dia agitado e ocupado, você fez muito menos do que deveria e ao invés de poder descansar tranquilo, sente uma forte frustração. Dito isso, portanto, buscaremos auxiliar você a se livrar desse sentimento. Já te adianto tudo em uma palavra: priorização.

Primeiramente, nós gastamos nosso tempo de certas maneiras, porque as escolhemos. Não há nada que façamos sem escolher, embora nossas escolhas nem sempre sejam deliberadas ou visíveis. Temos a opção de trabalhar ou não, escrever ou não certo relatório trabalhoso, atender o telefone ou esperar. Cada escolha é baseada em uma recompensa que pode vir mais cedo ou mais tarde. Um problema expressivo é que o foco tende a recair fortemente sobre as recompensas mais imediatas possíveis, afinal, se não houvesse recompensa alguma você não teria mais esse comportamento. Isso consequentemente impacta a conquista de recompensas a longo prazo e aí reside a fonte da frustração. A solução possível? Aprender a gerenciar melhor seu tempo. As recompensas vêm de bons hábitos de gerenciamento de tempo.

O planejamento é a parte mais importante da fórmula que chamamos de gerenciamento de tempo. Ainda assim há quem diga que não tem tempo para fazer planejamento, mas vamos combinar: a execução de uma atividade previamente planejada certamente acaba sendo mais rápida do que se realizada atropeladamente. Com essa tática, acredite, muito tempo é economizado e em longo prazo muito se realiza!

Priorização: afie seu machado!

O planejamento, assim, o manterá no caminho para alcançar suas metas e objetivos.  É como Abraham Lincoln teria dito certa vez: “Se eu tivesse 60 minutos para cortar uma árvore, passaria 40 minutos afiando o machado e 20 minutos cortando-o” – dessa forma, tudo sai mais rápido. O trabalho certamente se torna mais eficiente e muito tempo é poupado.

É por causa disso que você pode chamar o planejamento de “afiar o machado”: você tem que ter tempo para ganhar tempo – e isso sim é uma prioridade. Planejamento é a diferença entre ser REATIVO e PROATIVO. Quando você não planeja, acaba respondendo aos eventos do dia à medida que eles ocorrem e você deixa de ser “o senhor das suas horas”, atua apenas obedecendo-as.

Mas afinal como é um dia reativo? Você chega ao trabalho pela manhã sem ter uma ideia clara das atividades do dia. As coisas começam a acontecer e você vai respondendo Às demandas imediatas. Quando vê, faz um esforço considerável, mas no final do dia, não conseguiu nada significativo. A isso damos o nome de combate a incêndios. Se você não determinar o que deseja alcançar, terá sua rotina sempre jogada para lá e para cá e dilemas serão constantes: “O que eu faço agora?” Se você não determinar o seu objetivo, seu tempo muito provavelmente vai rodar pelo ralo sem nem que você veja.

Por que planejar o dia antes de chegar no trabalho?

  1. Seu nível de estresse diminui;
  2. A insônia diminui consideravelmente;
  3. Você acorda com um propósito;
  4. Há mais tempo para aproveitar com família e amigos;
  5. Se você descobrir que sua agenda está cheia demais para realizar as coisas que devem ser feitas amanhã, você pode delegar, excluir, reagendar reuniões, avançar tarefas por dia, etc. Você saberá se fez planos realistas para o dia;
  6. Você elimina o “dilema da decisão” – “O que eu faço agora?”.

A solução é aprender a se concentrar nas prioridades das tarefas e planejar realizá-las em ordem de importância. Caso contrário, existe um grave risco de que as atividades triviais e demoradas do dia tomem toda a sua atenção.

Muitos de nós analisamos nossa lista de tarefas, determinamos quais delas podemos executar imediatamente e decidimos iniciar esse importante projeto “em pouco tempo”. Mas depois você pode estar cansado e não é muito improvável que uma crise aconteça. Assim, passa-se o dia e você nem tocou no que realmente importa em maior escala.  Isso costuma ser chamado de “TIRANIA DO URGENTE”. Atuamos diariamente na tensão que o urgente e o importante trazem. O problema é que as tarefas “importantes” raramente precisam ser realizadas hoje, mas as tarefas “urgentes” exigem ação instantânea. Lentamente nos tornamos escravos da tirania dos urgentes.

O que o Princípio de Pareto tem a ver com isso?

O princípio de Pareto geralmente se aplica nesses casos – se você tem 10 coisas a fazer, apenas 2 são realmente IMPORTANTES. Portanto, para “alavancar” seu tempo, você deve dedicar menos atenção às atividades urgentes, mas sem importância, e dedicar mais tempo às coisas que são importantes, mas não necessariamente urgentes. Se deixadas sozinhas por tempo suficiente, coisas importantes deixadas por fazer inevitavelmente se tornarão crises. As tarefas importantes, mas não urgentes, incluem planejamento de contingência, treinamento, marketing, análises de desempenho de redação, desenvolvimento de novos programas, criação de redes, construção de relacionamento, exercício, estabelecimento de metas e planejamento de longo, etc.

É preciso aprender a equilibrar seu senso de satisfação quando no final do dia riscou muitos itens da sua lista de afazeres: na verdade você foi mais produtivo se fez um item dentre 10 e ele era importante, do que nove, que eram só urgentes mesmo. Afinal,  “Se você comer um sapo logo de manhã, o resto do seu dia será maravilhoso”. Identifique o “sapo” na sua lista todos os dias e o coma primeiro! Você vai se sentir melhor o resto do dia.

Tem gente que testemunha uma crise após a outra. É essencial conseguir impedir que a “crise” ou tarefas urgentes excluam o importante. Sempre haverá uma tensão constante entre essas duas prioridades. Uma exigência diz que você deve fazer isso HOJE ou esta SEMANA, a outra diz: “Faça isso AGORA!”.

Proatividade x Reatividade

Quando coisas urgentes surgem, a tendência é reagir na hora. Mas é preciso ser proativo em vez de reativo e assim fazer as coisas importantes em vez das urgentes. Somente dizendo não aos não-importantes você pode dizer sim aos importantes. Se você negligenciar a prevenção e o planejamento, as crises tomarão conta da sua vida. Se você planeja diariamente, em vez de mensal e semanalmente, viverá na urgência, onde seu “planejamento” priorizará apenas seus problemas.

Portanto, o problema NÃO é sobre falta de tempo – mas sobre PRIORIDADES. Afinal, um dia de trinta horas resolveria seus problemas de tempo? Na verdade, não. Em breve, o seu dia de trinta horas estará tão cheio que te deixará até mais frustrado. Você ainda teria uma lista de coisas que nunca chegou a fazer e uma pilha de livros e projetos inacabados. Mesmo se você tivesse mais tempo, eles ainda existiriam por causa dos seus hábitos!

Sempre haverá mais coisas para fazer do que tempo para fazê-las. Às vezes, você deve renunciar a algo que gostaria de fazer em favor de algo que deve ser feito para alcançar seus objetivos. Não deixe de planejar. Se o fizer, seu plano é falhar.

Como priorizar quando tudo parece importante?

Nunca há tempo suficiente para fazer tudo o que você quer fazer. É um problema universal. Assim todos nós aceitamos esse fato e vivemos com sua realidade até o pior cenário surgir de sua cabeça atordoada: não há tempo suficiente para fazer tudo o que você precisa fazer!

Quando tudo na sua lista de tarefas parece ser de importância crucial (ou quando alguém te diz que é assim) é hora de usar uma ou mais técnicas de priorização para tornar sua lista de tarefas mais gerenciável e conquistável.

O que é uma técnica de priorização?

Você tem 300 tarefas na sua lista de tarefas. Qual é a mais importante?

Uma técnica de priorização ajuda a responder a essa pergunta, fornecendo um método formal para avaliar a necessidade de concluir cada tarefa em sua lista. Isso porque o processo de priorização permite que você tome decisões informadas sobre o que precisa fazer, o que não precisa fazer e quando precisa se concentrar em determinadas tarefas.

As técnicas de priorização

Afinal, você realmente deve ir a essa reunião / responder a esse e-mail? Se você permitir que outras pessoas criem sua lista de tarefas para você, por meio de solicitações de reunião e e-mails recebidos, nunca fará seu trabalho importante – ou pior, você nunca vai ser o verdadeiro responsável pelo que está fazendo da sua própria vida! Tome as rédeas, portanto. É mais fácil sentir-se justificado ao recusar um convite para uma reunião ou adiar uma resposta para um e-mail, quando você sabe exatamente no que precisa se concentrar e por quê.

Tudo é crítico! Se você sente que passa o dia combatendo incêndios, porque tudo o que todos pedem é “urgente”, uma lista priorizada pode ajudá-lo a recuperar o controle do seu tempo e a fugir de pânicos irracionais de última hora.

As listas priorizadas são escudos contra atrasos e distrações. Assim, quando as partes interessadas aparecem com solicitações novas e urgentes, você simplesmente pode mostrar a lista priorizada e perguntar: “O que devo adiar para responder a essa solicitação?” Depois de ver a importância dos outros itens na lista, solicitações urgentes muitas vezes se mostram muito menos urgentes.

Saiba mais!

Se interessou pelo conteúdo? Realmente, há muito mais o que aprender para conquistar o melhor aproveitamento do tempo possível! Confira os posts abaixo e vire um expert no assunto:

10 erros mais comuns do gerenciamento do tempo

Procrastinação: como superar o hábito de atrasar tarefas importantes?

Matriz de Eisenhower: diferenças entre atividades importantes e urgentes

Matriz GUT: O que é? Como montar uma?

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