Matriz GUT (Matriz de Priorização): O que é? Para que serve? – FM2S

Quantas vezes nos perdemos pelas inúmeras tarefas que temos que realizar? Em uma empresa, a situação se torna ainda mais complexa porque você também precisa lidar com problemas inesperados que surgem ao longo do caminho. Nesse hiato, as ferramentas de gestão podem nos ajudar muito, como é o caso da Matriz GUT. Ela tem como principal função priorizar os processos de tomadas de decisões, assim você consegue ter visibilidade sobre quais atividades devem ser feitas, garantindo que você está executando as mais relevantes para o seu negócio. Conheça mais sobre essa ferramenta e suas aplicações.

O que é Matriz GUT (Matriz de Priorização)?

A Matriz GUT consiste em uma ferramenta de priorização. Ela se baseia em três critérios de priorização correspondente ao acrônimo “GUT”: gravidade, urgência e tendência. A partir disso, em uma lista de problemas, para cada um desses critérios atribui-se uma nota (de 1 a 5) e assim, esses valores são multiplicados resultando na pontuação de cada problema. Em seguida, coloca-se a lista em ordem decrescente de pontuação.

Parâmetros da Matriz GUT

A classificação de um problema de acordo com essa pontuação leva em conta três parâmetros que são:

• Gravidade: consiste no impacto do problemas para os envolvidos, ou seja, analisa-se o quão grave é o problema;
• Urgência: representa o prazo ou tempo disponível para solucionar o problema em questão. Isto é, quanto maior a urgência menor o tempo para tratar o problema;
• Tendência: consiste no potencial de crescimento do problema, em outras palavras, a possibilidade de agravamento com o passar do tempo (se nenhuma ação for tomada). Considera-se também a tendência dos problemas de reduzir ou desaparecer com o tempo também.

Por certo, a Matriz GUT pode ser utilizada em diversas ocasiões, como por exemplo: na gestão de processos, no planejamento estratégico, na gestão de projetos, na gestão de pessoas, enfim. Em resumo, qualquer situação onde se tenha que determinar o que fazer primeiro a Matriz GUT poder ser utilizada.

A Matriz foi criada por Charles Kepner e Benjamin Tregoe em 1981 (também conhecida como Matriz Kepner Tregoe), e hoje é um dos métodos mais usados para priorização de atividades e melhoria de qualidade. Salvo que, a matriz de priorização é integrada a outros métodos de gerenciamento de qualidade, como o ciclo PDCA, na fase de planejamento.

Recomenda-se fazer o uso do método em conjunto com toda a equipe, para que vários pontos de vista sejam analisados e possam ser integrados para alcançar o sucesso. Existem várias variações da matriz de priorização de processos, mas a mais usada é a matriz GUT.

Quando utilizar a Matriz GUT

Em resumo, a Matriz GUT pode ser utilizada em quaisquer ocasiões que envolvem a tomada de decisões com uma análise mais cuidadosa de cenário.

Como seu resultado consiste em uma lista de itens priorizados, essa ferramenta viabiliza o que deve ser feito primeiro, informação crucial para a resolução de problemas com eficiência e eficácia. Ainda assim, ela indica onde você deve alocar recursos para prevenir maiores danos à organização. Portanto, a Matriz GUT se aplica às seguintes situações:

• Problemas: orienta a solução de problemas que trarão o maior impacto para a organização;
• Processos: o maior desafio concentra-se em mantê-los atualizados, ainda mais para as organizações que possuem diversos processos é importante saber por onde começar. Contudo, decisões do tipo “começar pelo mais caótico” ou “começar pelo mais fácil” podem trazer prejuízos, ignorando melhorias que trariam melhores resultados à prazos mais curtos;
• Riscos: permite a identificação ordenada de quais riscos são mais graves e, portanto, precisam ser trabalhados primeiro;
• Não-conformidades: define critérios para tratar as não-conformidades mais urgentes, ou seja, no caso de uma empresa onde o volume de não conformidades é muito grande;
• Uso geral: em síntese, pode ser usada para orientar as prioridades dos afazeres da sua semana.

Em conclusão, considera-se a Matriz GUT uma excelente ferramenta de gestão e solução de problemas. Ela é bastante utilizada no curso Black Belt Lean Seis Sigma FM2S. Abaixo deixamos uma vídeo aula do curso pra você conhecer.

Como montar a Matriz GUT Excel?

Em relação a outras ferramentas de priorização, como por exemplo o Gráfico de Pareto, a Matriz GUT possui uma aplicação bastante simples. Em resumo, sua aplicação consiste em uma tabela que lista os desafios a serem cumpridos (problemas, processos, riscos, não-conformidades, etc.) onde deseja avaliá-los mediante os parâmetros GUT (Gravidade, Urgência e Tendência)

Você deve imputar notas com valores compreendidos de 1 a 5 para cada parâmetro GUT. Dessa maneira, multiplique essas notas de cada desafio (G x U x T) e ordene os desafios de forma decrescente. Por fim, o desafio com maior “nota” será o primeiro a ser resolvido.

Confira a seguir, de forma detalhada, como aplicar a Matriz GUT. Essa orientação inclui alguns detalhes cruciais na determinação dos resultados da ferramenta, portanto, siga-o assiduamente.

Defina os parâmetros

Em primeiro lugar, defina de maneira clara os parâmetros de Gravidade, Urgência e Tendência, assim será muito mais fácil decidir qual nota dar em cada um destes aspectos. As notas devem compreender valores de 1 a 5.

Alguns destes parâmetros são pré-definidos, mas ainda assim pode-se aprimorá-los ou, se preferir, redefinir novos métodos para cada um dos parâmetros. Em outras palavras, essa redefinição leva em conta o contexto do problema. Por exemplo, podemos ter o seguinte parâmetro pré-definido:

Gravidade

1. Sem gravidade: baixíssimos danos, que podem ser irrelevantes;
2. Gravidade baixa: baixos danos, que deixam de ser irrelevantes;
3. Gravidade média: danos regulares;
4. Gravidade alta: altos danos, porém ainda reversíveis;
5. Gravíssimo: altos danos que podem tornar o problema irreversível.

Urgência

1. Baixíssima urgência: não há necessidade nem pressa para resolver o problema;
2. Baixa urgência: o problema pode esperar um pouco até que seja solucionado;
3. Urgência média: precisam ser tradados o quanto antes;
4. Alta Urgência: é urgente, ou seja, quanto mais cedo for resolvido o problema melhor;
5. Muito Urgente: deve-se resolver o problema imediatamente.

Tendência

1. Não haverá mudanças: o problema não irá se agravar;
2. Piora a longo prazo: irá se agravar de maneira leve;
3. Piora a médio prazo: irá se agravar de maneira rápida;
4. Piora a curto prazo: irá se agravar muito em breve;
5. Piora rapidamente: é necessário agir agora, isto é, antes que seja tarde de mais.

Matriz GUT Exemplo (Passo a Passo)

Confira agora um exemplo com aplicação passo a passo da Matriz GUT.

1º Passo: Listar Problemas e construir uma tabela

Primeiramente, você deve listar os problemas (ações, riscos, não conformidades, etc.) e construir uma tabela dispondo um problema em cada linha da tabela. É importante neste momento reunir todos os envolvidos no processo de melhoria, assim mais pessoas conseguem opinar, levando a uma análise mais certeira de cada um dos pontos. A tabela 1 abaixo exemplifica como dever ser feita essa etapa.

Tabela 1 – Exemplificação do 1º passo na montagem da Matriz GUT

2º Passo: Atribuição de notas

Antes de tudo, verifique cada um dos itens listados e atribua as notas em valores de 1 a 5 para os parâmetros de Gravidade, Urgência e Tendência. Leve em consideração a definição de cada um dos parâmetros citada no item anterior acima. Caso você tenha convocado sua equipe para fazer a Matriz GUT, existem duas boas formas de realizar essa priorização:

• Individualmente: cada membro da equipe faz sua própria matriz e, ao final dos resultados (G x U x T) tire a média de cada um dos problemas para que só depois você determine a classificação geral;
• Coletivamente: além disso, todos os membros da equipe se reúnem, definem os parâmetros GUT (passo importante) e em conjunto, preenchem apenas uma tabela, sugerindo as notas de forma conjunta.

3º Passo: Classificação/Construção de um Ranking

Por fim, com a tabela preenchida, multiplique as notas dos parâmetros para cada um dos problemas listados e determine a classificação dos problemas. Lembre-se que, quanto maior for o resultado G x U x T, maior prioridade terá o problema. Os passos 2 e 3 estão exemplificados na tabela 2 abaixo.

Tabela 2 – Exemplificação dos passos 2 e 3 da montagem da Matriz GUT

4º Passo: Elabore os Planos de Ação

De nada adianta realizar toda essa análise se não traçarmos objetivos/planos de ação para mitigar cada um desses problemas, não é mesmo?

Pois bem, para elaborar os planos de ação que vão resolver os problemas, uma boa forma de traçá-los é utilizar a ferramenta 5W2H. Aproveite e acesse a página de 5W2H e confira um passo a passo de como utilizar essa ferramenta.

Se deseja entender sobre outras ferramentas que podem ajudar na melhoria de processos da sua empresa, aproveite para conhecer a Apostila de ferramentas da qualidade FM2S!

Apostila de Ferramentas da Qualidade

Principais razões para usar a matriz GUT

O sistema GUT facilita toda a organização comercial, mas existem outros bons motivos para colocar a matriz em prática.

Suporte ao planejamento estratégico

O planejamento estratégico é uma ferramenta que o aproximará de seus objetivos futuros. Não é por acaso que o documento é de grande importância para os negócios.

Ao usar a matriz GUT, fica mais fácil entender os pontos fortes e fracos da gestão da sua empresa e o que precisa aprimorar e resolver para que a empresa não seja afetada.

O uso da matriz servirá de base para que você possa alinhar seu planejamento às suas necessidades da melhor maneira possível. Com isso, você gerenciará seu empreendimento com mais eficiência, independentemente da complexidade dos negócios.

Além disso, a matriz será uma fonte de informações para que você possa executar ações contra falhas constantes, a fim de mitigá-las.

Assistência na priorização de problemas

Você pode ter passado por isso antes: resolve um problema e imediatamente depois ocorre um problema muito maior.

Isso é bastante comum quando há uma falta de organização dos afazeres e a definição do melhor momento para essa tarefa. É aqui que a matriz GUT entra.

Onde é responsável por ajudar na priorização de problemas. Logo, por meio de sua classificação, é possível ter clareza sobre o que fazer primeiro e o que pode ser feito posteriormente, impedindo a acumulação de problemas.

Esforços direcionados

Afinal, Você percebeu que quando direcionamos nossos esforços para a solução de um problema, ele geralmente se resolve mais rapidamente?

Isso também ocorre quando falamos de uma empresa. Certos problemas podem ter um efeito negativo nos negócios, enquanto outros não resultam em sérias consequências.

Quando usamos a matriz GUT, fica mais fácil direcionar esses esforços, que podem ser estratégicos ou econômicos.

Por exemplo: Uma situação pode exigir o investimento de fundos e atenção, enquanto outra pode permanecer na lista de espera.

Implementação simplificada

Por fim, um dos recursos exclusivos – também considerado um benefício – é que a matriz GUT é uma ferramenta de fácil implementação. Portanto, o tamanho ou segmento da empresa não importa, o sistema ainda pode ajudá-lo.

Além disso, a matriz GUT pode ser associada a outras ferramentas, como análise SWOT e ciclo PDCA.

Imagine que você está tendo dificuldades na implementação do sistema Lean Seis Sigma e a dúvida é o que colocar em prática primeiro. Através da matriz, você é capaz de analisar o potencial de cada ação, a urgência de aplicá-la e também as consequências de não fazer nada.

Aliás, aproveite para conhecer a nossa certificação Lean Seis Sigma. Acesse já a nossa plataforma EAD e confira estes e muitos outros cursos.

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Guilherme Mendes