Matriz GUT: o que é? Como montar uma?

Quantas vezes nos perdemos devido às inúmeras tarefas que temos que realizar? Em uma empresa, a situação se torna ainda mais complexa, porque você também precisa lidar com problemas inesperados que surgem ao longo do caminho. Dessa forma, as ferramentas de gerenciamento podem ajudar bastante, como é o caso da matriz GUT.

É difícil priorizar tarefas, principalmente no dia-a-dia de uma empresa e é aí que se destacam habilidades como a gestão de equipes, gestão da rotina e muitas outras. O uso de ferramentas da qualidade também colabora para gerir processos e pessoas. Neste artigo vamos falar sobre uma ferramenta de priorização de processos, a matriz GUT. É extremamente útil no processo de tomada de decisão.

O que é uma matriz de priorização de processos?

Uma matriz de priorização de processos é uma ferramenta amigável e fácil de entender que ajuda no processo de priorização de problemas e situações internas da empresa.

A utilização correta acelera a tomada de decisão, definindo, com critérios, o nível de importância de cada item. Pode ser usado em qualquer tipo de organização e em várias situações que exigem priorização ou organização.

É basicamente uma tabela composta de linhas e colunas – que podem ser reproduzidas em papel ou em planilhas – que ajuda as empresas a visualizar os problemas de gerenciamento e as ações para resolvê-los.

A Matriz foi criada por Charles Kepner e Benjamin Tregoe em 1981 (também conhecida como Matriz Kepner Tregoe), e hoje é um dos métodos mais usados ​​para melhorar a qualidade. Geralmente, a matriz de priorização de processos é integrada a outros métodos de gerenciamento de qualidade, como o ciclo PDCA, na fase de planejamento.

O uso do método deve ser feito em conjunto com toda a equipe, para que vários pontos de vista sejam analisados ​​e possam ser integrados para alcançar o sucesso. Existem várias variações da matriz de priorização de processos, mas a mais usada é a matriz GUT.

Quais elementos compõem a matriz GUT?

Os aspectos analisados ​​por essa variação da tabela são: Gravidade, Urgência e Tendência. Esse é o significado dos termos na matriz GUT, representado pela letra inicial de cada uma dessas palavras.

Elementos da matriz GUT

Como mostrado, a matriz GUT consiste em três elementos. Abaixo, você verá informações mais detalhadas sobre eles.

Gravidade

Sabemos que um pequeno problema pode se tornar enorme se não for resolvido imediatamente. Portanto, o primeiro ponto é a gravidade, na qual a verdadeira extensão do problema é analisada, bem como seu potencial para gerar impactos negativos.

Urgência

Este está vinculado ao tempo, ou seja, à prioridade do problema, levando em consideração os prazos para a solução do problema. Se algo é urgente, você tem menos tempo para resolver – e vice-versa.

Tendência

Avalia a probabilidade do problema piorar se nada for feito para resolvê-lo. Para isso, é necessário levar em consideração um padrão de desenvolvimento (tendência).

Referindo-se a esses aspectos, os problemas são pontuados de 1 a 5 em cada uma das características e depois multiplicados para identificar prioridades.

Mas o que significam as pontuações e características?

5 – Extremamente sério e urgente. Se não for resolvido, o agravamento será imediato.
4 – Muito grave, muito urgente e piorará a curto prazo.
3 – Sério, urgente e piorará a médio prazo.
2 – Um pouco sério, um pouco urgente e piorará a longo prazo.
1 – Não é grave nem urgente e não causa danos.

3 etapas para configurar a matriz GUT

Com todas essas informações, você provavelmente está se perguntando: “Como construo uma matriz GUT válida?” Certo, agora que sabemos os conceitos que giram em torno da análise GUT, vamos montar a matriz. Recomendamos montar a matriz GUT no software Excel.

1. Listando problemas

Você sabe quais são os problemas reais do seu negócio? Caso não, bem, é hora de começar a anotá-las!

Liste todos eles, bem como as atividades relacionadas que você deseja analisar. Levando em consideração a gravidade, urgência e tendência, anote as dificuldades enfrentadas.

Duas maneiras de configurar uma lista com eficiência são por meio de uma conversa com sua equipe e também de uma pesquisa de mercado entre seus clientes.

No primeiro caso, se você não tiver funcionários, poderá refletir e analisar individualmente quais são seus desafios por conta própria.

Seus clientes, por outro lado, podem ter uma visão diferente, então pergunte a eles o que pode ser feito para melhorar o produto ou serviço.

2. Problemas de pontuação

Em uma segunda fase (depois de criar a lista), você precisa especificar os problemas. Isso significa classificá-los de acordo com o nível de gravidade, urgência e tendência de cada um. Como dissemos anteriormente, a escala varia de 1 a 5.

Imagine que você analisou um problema e descobriu que é muito sério. Portanto, ele precisa ser resolvido o mais rápido possível, caso contrário, a situação pode ficar fora de controle e afetar negativamente seus negócios.

No entanto, é preciso lembrar que pode haver outros problemas na mesma situação. Portanto, você precisa multiplicar as pontuações de cada segmento. Isso ajudará você a ter uma comparação mais clara do que precisa ser resolvido primeiro e do que pode ser resolvido posteriormente.

3. Classificação de problemas

Durante a última fase, você precisa classificar os problemas, ou seja, classificá-los em ordem de prioridade.

Depois de multiplicar G x U x T, você terá um valor entre 1 e 125. A ordem de prioridade deve ser o valor em 1º lugar e assim por diante, até o último valor, que será o mais baixo.

A partir dessa classificação, você terá uma ideia do que precisa ser feito. Para isso, faça uma análise final e defina um plano de ação. Neste documento, especifique quem será responsável por cada etapa e também defina um prazo para a conclusão de cada ação.

Eis aqui um exemplo simples desta tabela pra você ter uma ideia de como trabalhar com ela.

Principais razões para usar a matriz GUT

O sistema GUT facilita toda a organização comercial, mas existem outros bons motivos para colocar a matriz em prática.

Suporte ao planejamento estratégico

O planejamento estratégico é uma ferramenta que o aproximará de seus objetivos futuros. Não é por acaso que o documento é de grande importância para os negócios.

Ao usar a matriz GUT, fica mais fácil entender os pontos fortes e fracos da gestão da sua empresa e o que precisa ser aprimorado e resolvido para que a empresa não seja afetada.

O uso da matriz servirá de base para que você possa alinhar seu planejamento às suas necessidades da melhor maneira possível. Com isso, você gerenciará seu empreendimento com mais eficiência, independentemente da complexidade dos negócios.

Além disso, a matriz será uma fonte de informações para que você possa executar ações contra falhas constantes, a fim de mitigá-las.

Assistência na priorização de problemas

Você pode ter passado por isso antes: resolve um problema e imediatamente depois ocorre um problema muito maior.

Isso é bastante comum quando há uma falta de organização do que precisa ser feito e a definição do melhor momento para essa tarefa. É aqui que a matriz GUT entra.

É responsável por ajudar na priorização de problemas. Por meio de sua classificação, é possível ter clareza sobre o que fazer primeiro e o que pode ser feito posteriormente, impedindo a acumulação de problemas.

Esforços direcionados

Você percebeu que quando direcionamos nossos esforços para a solução de um problema, ele geralmente é resolvido mais rapidamente?

Isso também ocorre quando falamos de uma empresa. Certos problemas podem ter um efeito negativo nos negócios, enquanto outros não resultam em sérias consequências.

Quando usamos a matriz GUT, fica mais fácil direcionar esses esforços, que podem ser estratégicos ou econômicos.

Por exemplo: Uma situação pode exigir o investimento de fundos e atenção, enquanto outra pode permanecer na lista de espera.

Implementação simplificada

Um dos recursos exclusivos – também considerado um benefício – é que a matriz GUT pode ser facilmente implementada. Portanto, o tamanho ou segmento da empresa não importa, o sistema ainda pode ajudá-lo.

Além disso, a matriz GUT pode ser associada a outras ferramentas, como análise SWOT e ciclo PDCA.

Imagine que você está tendo dificuldades na implementação do sistema Lean Seis Sigma e a dúvida é o que colocar em prática primeiro. Através da matriz, você é capaz de analisar o potencial de cada ação, a urgência de aplicá-la e também as consequências de não fazer nada.

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