Você sente que está sempre ocupado, mas nem sempre produz o que realmente importa? Esse é um problema comum, e a Matriz de Eisenhower pode ajudar a resolver. Essa ferramenta é usada para organizar tarefas com base em dois critérios principais: urgência e importância.
Com ela, é possível visualizar o que deve ser feito agora, o que pode ser planejado, o que pode ser delegado e o que deve ser eliminado. Simples de aplicar e fácil de entender, a matriz contribui para uma rotina mais produtiva e focada em resultados relevantes.
Neste guia, você vai entender como funciona a matriz, a diferença entre urgente e importante, além de exemplos práticos para usar no dia a dia tanto individualmente quanto com sua equipe.
O que é a Matriz de Eisenhower?
A Matriz de Eisenhower é uma ferramenta de priorização que ajuda a classificar tarefas com base em dois critérios: importância e urgência. Criada a partir de um conceito atribuído ao ex-presidente dos Estados Unidos, Dwight D. Eisenhower, essa matriz orienta a tomada de decisões e a gestão de tempo de forma mais estratégica.
O modelo divide as atividades em quatro quadrantes. Cada um representa um tipo de ação que exige um tratamento diferente. Essa separação permite visualizar melhor quais tarefas devem ser executadas imediatamente, agendadas, delegadas ou descartadas.
A Matriz de Eisenhower também é conhecida como matriz de gerenciamento de tempo, caixa de Eisenhower e matriz urgente importante. Esta ferramenta ajuda você a dividir suas tarefas em quatro categorias: tarefas que você fará primeiro, tarefas que você agendará para mais tarde, tarefas que você delegará e tarefas que você excluirá.
Saiba a diferença entre urgente e importante!
Para aplicar corretamente a Matriz de Eisenhower, é essencial entender a diferença entre o que é urgente e o que é importante. Embora pareçam semelhantes, esses conceitos têm funções distintas na organização das tarefas.
Urgente refere-se ao tempo. São atividades que exigem atenção imediata, geralmente associadas a prazos curtos, interrupções ou pressões externas. Se não forem resolvidas, geram consequências imediatas.
Importante está ligado ao impacto. São tarefas que contribuem para objetivos de longo prazo, desenvolvimento pessoal ou resultados estratégicos. Nem sempre têm prazo curto, mas trazem valor real.
Confundir os dois pode levar à priorização errada. Resolver demandas urgentes constantemente, sem reservar tempo para o que é importante, gera sobrecarga e baixa produtividade.
Vantagens e desvantagens da matriz de Eisenhower
Vantagens
- Ele permite identificar quais atividades do seu dia a dia podem ser delegadas a outro membro da sua equipe, ou até mesmo eliminadas por completo.
- Organizar o momento para aquilo que não necessariamente precisa ser concluído imediatamente, mas que não deve ser adiado porque é vital para o bom desempenho da sua área, da sua empresa ou do seu negócio em geral.
- É um bom aliado para evitar horas extras de trabalho e para que o tempo que você investe seja de qualidade.
Desvantagens
- Obriga você a classificar suas tarefas em urgentes e não urgentes, o que nem sempre é tão simples quanto parece. Portanto, sugerimos que você leve em consideração os prazos de entrega para não correr o risco de finalmente enviar algo que, embora parecesse sem importância, tinha prazo.
- Quem implementa a matriz de Eisenhower deve ter capacidade de liderança e discernimento. Primeiro, delegar tarefas de forma eficiente; a segunda, identificar os responsáveis por cada tarefa.
Quando vários processos ou pessoas estão envolvidas na realização de uma tarefa (o que é comum em processos burocráticos, por exemplo), a matriz não ajuda tanto porque o trabalho fica parado por questões que independem de quem tenta utilizá-la.
Os Quatro Quadrantes da Matriz de Eisenhower
Para fazer sua própria matriz de Eisenhower, primeiro você deve conhecer as partes que a compõem. A matriz de Eisenhower possui quatro quadrantes, que classificam as tarefas e assim permitem uma gestão mais eficiente.
Quadrante 1: urgente e importante
Tarefas que exigem ação imediata e têm impacto direto. Geralmente estão ligadas a prazos, crises ou problemas que não podem ser adiados.
Exemplos: resolver um imprevisto crítico, entregar um relatório que vence hoje ou lidar com uma falha operacional.
O foco deve ser agir rápido e com atenção total. Quando esse tipo de tarefa domina o dia, é sinal de que faltou planejamento anterior.
Quadrante 2: importante, mas não urgente
Atividades que geram valor no médio e longo prazo. Não têm pressa, mas são decisivas para o desenvolvimento e os resultados.
Exemplos: estudar, planejar um projeto, fazer melhorias em processos ou desenvolver habilidades.
Este quadrante é o mais estratégico. Reservar tempo para ele ajuda a reduzir tarefas do quadrante 1 no futuro.
Quadrante 3: urgente, mas não importante
Tarefas que parecem urgentes, mas não geram impacto real. Normalmente vêm de terceiros e desviam o foco.
Exemplos: reuniões sem pauta clara, mensagens que interrompem o trabalho ou pedidos que poderiam ser delegados.
Sempre que possível, essas tarefas devem ser transferidas ou limitadas.
Quadrante 4: não urgente e não importante
Atividades que consomem tempo sem gerar resultado. Não têm prazo nem valor claro.
Exemplos: navegar sem objetivo, checar redes sociais fora de hora ou assistir a vídeos aleatórios durante o expediente.
Essas ações devem ser eliminadas ou reduzidas ao máximo. Elas comprometem a produtividade sem oferecer retorno.
Como usar a matriz Eisenhower?
Quer saber como implementar a matriz de Eisenhower? É muito simples, a seguir explicamos como.
1. Defina seus quadrantes
Para começar, você deve imaginar que suas tarefas estão organizadas em 4 quadrantes prioritários, como já mencionamos: urgente, não urgente; importante, não importante. Deve ser algo assim:
2. Classifique suas tarefas com base nos quadrantes
O passo essencial é priorizar suas tarefas, analisar o que precisa ser feito (agora), planejado (em um determinado tempo), delegado (atribuído a alguém da equipe) ou eliminado (não é significativo para o desempenho do seu trabalho).
3. Aprenda a delegar
Um dos grandes desafios para quem utiliza a matriz de Eisenhower pela primeira vez é aprender a delegar tarefas. Para uma pessoa apreensiva, até as atividades mais simples e rotineiras tornam-se uma questão de vida ou morte e, por isso, prefere não correr o risco de colocar outra pessoa para cuidar delas.
Porém, delegar responsabilidades também é uma estratégia que aumenta a produtividade, estimula a confiança entre as equipes, torna-se uma forma de motivar e capacitar seus colaboradores e permite receber feedback.
4. Implemente a matriz de Eisenhower com sua equipe
Embora cada pessoa estabeleça a matriz de suas responsabilidades, também é possível utilizá-la para gerenciar o trabalho de equipes inteiras. Dessa forma, fica mais fácil para cada área saber o que deve fazer e a prioridade dada a cada processo.
Além disso, é uma boa forma de informar a todos no que todos estão trabalhando e, assim, não perder tempo em reuniões de acompanhamento (como você pode ver, ao implementar a matriz de Eisenhower em toda a sua empresa você elimina pelo menos uma tarefa do quarto quadrante: as reuniões excessivas).
5. Concentre seus esforços de forma eficaz
Depois de saber qual tarefa precisa ser resolvida rapidamente e qual precisa de mais planejamento, você poderá se concentrar melhor, nivelar a pressão e o estresse e realizar cada tarefa sem interrupções ou descuidos.
Para exemplificar melhor, colocamos da seguinte forma:
- Tudo o que é urgente deve ser a primeira coisa que você faz na sua rotina. Nada disso pode esperar, então é melhor tirá-lo da sua lista o mais rápido possível.
- Tudo o que é importante, mas não urgente , precisa de planejamento e de toda a sua atenção. Não falamos apenas sobre o que está diretamente relacionado ao seu trabalho (planos de expansão, colaborações de longo prazo com outras marcas, lançamento de um novo produto ou serviço), mas também o que ajuda você a ser um melhor profissional em sua área (fazer graduação e obter certificações), manter-se saudável (treinar para correr uma maratona em cinco meses) ou motivado (economizar para comprar o carro que você sonha).
- Tudo o que é urgente e não importante faz parte da rotina, mas outra pessoa pode fazer. Isto envolve reconhecer que outras pessoas, como você, têm a capacidade de resolver ou gerir alguma atividade com sucesso.
- Por fim, tudo o que não é urgente ou importante é, em suma, um obstáculo no seu trabalho. É verdade que ao longo do dia você deve fazer pausas, comer, fazer pausas para estimular a criatividade e a concentração. Porém, existem atividades que realmente não acrescentam nada ao seu trabalho ou à sua rotina.
Quer ver como seria uma matriz de Eisenhower com exemplos baseados na indústria?
5 exemplos de matriz de Eisenhower
1. Para o dia
Esta matriz organiza 3 atividades que não possuem relação direta entre si. Ou seja, podem ser realizados por diferentes equipes de trabalho (no caso: design, contas e produção) de uma mesma agência de marketing.
Se todos tiverem acesso à matriz, todos saberão no que seus colegas estão trabalhando caso precisem de informações ou suporte para uma nova tarefa.
2. Para um projeto
Este outro caso permitirá que você veja como gerenciar as tarefas necessárias para um determinado projeto. Talvez aqui não seja necessário envolver uma equipe inteira, mas talvez algumas pessoas, dependendo da empresa;
Por exemplo, o que é urgente e importante deve ser resolvido por um engenheiro de sistemas.
Quer estruturar melhor suas tarefas e aumentar sua produtividade?
Aprenda a aplicar métodos como a Matriz de Eisenhower de forma estratégica com o curso gratuito Fundamentos da Gestão de Projetos da FM2S. Organize prioridades, defina prazos com mais clareza e melhore seus resultados.
Acesse agora e comece a transformar sua rotina de trabalho com mais foco e objetividade.
.png)
3. Para a estratégia de conteúdo de um blog
Neste caso, estamos nos referindo às tarefas que uma agência de criação de conteúdo executa mês após mês. Em seguida, visualizamos aquelas atividades que o responsável pela coordenação das equipes consegue identificar e atribuir.
4. Para uma sessão de fotos de produto
Quem está encarregado da produção deste ensaio fotográfico tem muito em que pensar, e certamente precisará de uma matriz Eisenhower bem maior.
Porém, neste exemplo focamos nos detalhes finais, anteriores ao dia do evento, por isso apontamos alguns detalhes que estarão em jogo algumas horas antes das filmagens.
5. Para um serviço de catering no set
A filmagem de qualquer conteúdo audiovisual, seja de longa ou curta duração, necessita de serviço de catering ou alimentação, para que a produção e o talento possam ter um momento de descanso e alimentação. Este exemplo revela diversos aspectos que interessam a uma empresa que exerce esta função, pois não se centra apenas nos menus, mas também na administração e promoção do seu serviço.
Lembre-se que uma das vantagens da matriz de Eisenhower como ferramenta de gerenciamento de tempo e tarefas é que ela não requer o uso de nenhum programa especializado.
No entanto, muitos aplicativos de trabalho em equipe oferecem a oportunidade de implementar os princípios da matriz de Eisenhower em suas funções. Trello, Dropbox, Slack, Basecamp, segunda-feira, entre outros. Podem não ter todos o formato de quadrante propriamente dito , mas dão a possibilidade de separar as tarefas de acordo com o nível de urgência e importância, com a vantagem de conhecer o andamento de cada processo.
4 dicas para você fazer sua matriz de eisenhower
1. Tarefas de código de cores
Codificar suas tarefas por cores é uma tática que pode ajudá-lo a visualizar os itens de maior prioridade. Ao analisar sua lista de tarefas , tente atribuir quatro cores com base no nível de prioridade. Use o código da seguinte maneira:
- Verde = itens de maior prioridade
- Amarelo = segunda maior prioridade
- Azul = terceira maior prioridade
- Vermelho = não é uma prioridade
Depois de rotular suas tarefas por cor, essas cores o levarão diretamente à Matriz de Eisenhower. As tarefas verdes são as tarefas do quadrante um: “fazer”. As tarefas amarelas são as tarefas do quadrante dois: “agendamento”. As tarefas azuis são as tarefas do quadrante três: “delegar” e as tarefas vermelhas são as tarefas do quadrante quatro: “excluir”.
2. Limite as tarefas a 10 por quadrante
Mesmo que você tenha muitas tarefas na sua lista de tarefas, tente limitá-las a 10 itens por quadrante. Isso evitará que sua matriz de Eisenhower se torne confusa e opressora.
Você pode fazer diversas matrizes, mas ao limitar sua lista de tarefas às ações pendentes necessárias você garantirá que iniciará o processo de priorização sem perder tempo.
3. Faça listas de tarefas pessoais e profissionais
Outra maneira de limitar o número de itens em sua matriz de Eisenhower é criar matrizes separadas para suas listas de tarefas pessoais e profissionais.
Seu trabalho e suas tarefas pessoais exigem prazos, recursos e métodos diferentes, e provavelmente também exigem processos mentais diferentes. Para gerenciar com eficácia seus objetivos profissionais e pessoais , você terá que “dividir para conquistar”.
4. Elimine e depois priorize
Primeiro, elimine tarefas desnecessárias para poder priorizar com eficácia. Com esta estratégia, você abordará o quadrante quatro antes de passar para os quadrantes um, dois e três. Ao revisar sua lista de tarefas, avalie quais itens você anotou e que não deveriam estar lá.
Na verdade, 60% do nosso tempo de trabalho é dedicado aos detalhes do trabalho; por exemplo, compartilhando status de aprovação ou informações de rastreamento. Se você puder descartar itens rapidamente, faça-o. Isso acelerará o processo de priorização e você provavelmente passará para uma segunda rodada de eliminação no final.
