Fazer uma lista de tarefas é o primeiro passo para realizar o trabalho. Mas como você determina o que cuidar primeiro quando não tem tempo suficiente para fazer tudo em um dia? Com uma priorização eficaz, você pode aumentar sua produtividade e garantir que suas tarefas mais urgentes recebam atenção imediata.
A Matriz de Eisenhower é uma ferramenta de gerenciamento de tarefas que ajuda a distinguir entre tarefas urgentes e importantes para que você possa organizar seu fluxo de trabalho com eficiência.
Neste artigo explicaremos como montar uma matriz de Eisenhower e daremos algumas dicas para priorização de tarefas.
O que é a Matriz de Eisenhower?
A matriz de Eisenhower é uma forma de organizar as tarefas de acordo com sua urgência e importância para que você possa priorizar efetivamente o trabalho mais importante.
Dwight D. Eisenhower, o 34º presidente dos Estados Unidos e general cinco estrelas durante a Segunda Guerra Mundial, apresentou a ideia que mais tarde levaria à Matriz de Eisenhower. Num discurso de 1954, Eisenhower citou um presidente anônimo de uma universidade dizendo: “Tenho dois tipos de problemas, os urgentes e os importantes. Os urgentes não são importantes e os importantes nunca são urgentes.”
A Matriz de Eisenhower também é conhecida como matriz de gerenciamento de tempo, caixa de Eisenhower e matriz urgente importante. Esta ferramenta ajuda você a dividir suas tarefas em quatro categorias: tarefas que você fará primeiro, tarefas que você agendará para mais tarde, tarefas que você delegará e tarefas que você excluirá.
Qual a função da matriz de Eisenhower ou matriz de gerenciamento de tempo?
Além de ser um dos instrumentos mais citados e populares no mundo das vendas, a matriz de Eisenhower, também conhecida como caixa de Eisenhower, matriz urgente/importante ou matriz de gerenciamento de tempo , é um recurso que contribui muito para planejar, priorizar, delegar semanalmente tarefas mensais, dividindo-as em quatro quadrantes, variando de urgente a não urgente e de importante a sem importância.
Vantagens e desvantagens da matriz de Eisenhower
Vantagens
- Ele permite identificar quais atividades do seu dia a dia podem ser delegadas a outro membro da sua equipe, ou até mesmo eliminadas por completo.
- Organizar o momento para aquilo que não necessariamente precisa ser concluído imediatamente, mas que não deve ser adiado porque é vital para o bom desempenho da sua área, da sua empresa ou do seu negócio em geral.
- É um bom aliado para evitar horas extras de trabalho e para que o tempo que você investe seja de qualidade.
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Desvantagens
- Obriga você a classificar suas tarefas em urgentes e não urgentes, o que nem sempre é tão simples quanto parece. Portanto, sugerimos que você leve em consideração os prazos de entrega para não correr o risco de finalmente enviar algo que, embora parecesse sem importância, tinha prazo.
- Quem implementa a matriz de Eisenhower deve ter capacidade de liderança e discernimento. Primeiro, delegar tarefas de forma eficiente; a segunda, identificar os responsáveis por cada tarefa.
- Quando vários processos ou pessoas estão envolvidas na realização de uma tarefa (o que é comum em processos burocráticos, por exemplo), a matriz não ajuda tanto porque o trabalho fica parado por questões que independem de quem tenta utilizá-la.
Elementos da Matriz de Eisenhower
Para fazer sua própria matriz de Eisenhower, primeiro você deve conhecer as partes que a compõem. A matriz de Eisenhower possui quatro quadrantes, que classificam as tarefas e assim permitem uma gestão mais eficiente.
Quadrante 1: urgente + importante
Isto inclui tudo o que deve ser feito o mais rapidamente possível e que não pode ser delegado a mais ninguém. Estamos nos referindo a situações cotidianas, como escrever um post diário para o blog da sua empresa para cumprir a cota de conteúdo estabelecida, e também àquelas que surgem de forma inesperada, como uma crise nas redes sociais que deve ser resolvida o mais rápido possível.
Quadrante 2: importante + não urgente
Este espaço é destinado ao que deve ser cumprido, mas não tem data imediata.
Por exemplo, apresentar uma estratégia de marketing para o último trimestre do ano: você não precisa fazer isso hoje, mas está na lista de tarefas importantes da sua equipe.
Quadrante 3: urgente + não importante
Essa classificação pode parecer contraditória para você, mas há tarefas que precisam ser resolvidas imediatamente, mas não é tão importante que você mesmo as resolva. Isso significa que você pode delegá-los a alguém da sua equipe para monitorá-los, sem sacrificar o tempo que deveria investir em outras atividades.
Por exemplo, agendar compromissos com potenciais clientes, responder a emails ou acompanhar uma campanha publicitária; isto é, tudo rotineiro.
Quadrante 4: não urgente + não importante
No nosso dia a dia encontraremos esse tipo de tarefas que nos distraem demais ou nos fazem adiar uma atividade. É o que muitos chamam de procrastinação, o que não significa necessariamente que você não faz nada, mas sim que você investe seu tempo em coisas que não o ajudam a seguir em frente, como verificar todas as suas contas pessoais nas redes sociais antes de verificar seu e-mail profissional, ou gastar mais do que o necessário escolhendo uma cor para o fundo de uma foto. Tudo o que não for essencial deve ser eliminado.
Como usar a matriz eisenhower?
Quer saber como implementar a matriz de Eisenhower? É muito simples, a seguir explicamos como.
1. Defina seus quadrantes
Para começar, você deve imaginar que suas tarefas estão organizadas em 4 quadrantes prioritários, como já mencionamos: urgente, não urgente; importante, não importante. Deve ser algo assim:
2. Classifique suas tarefas com base nos quadrantes
O passo essencial é priorizar suas tarefas, analisar o que precisa ser feito (agora), planejado (em um determinado tempo), delegado (atribuído a alguém da equipe) ou eliminado (não é significativo para o desempenho do seu trabalho).
3. Aprenda a delegar
Um dos grandes desafios para quem utiliza a matriz de Eisenhower pela primeira vez é aprender a delegar tarefas. Para uma pessoa apreensiva, até as atividades mais simples e rotineiras tornam-se uma questão de vida ou morte e, por isso, prefere não correr o risco de colocar outra pessoa para cuidar delas.
Porém, delegar responsabilidades também é uma estratégia que aumenta a produtividade, estimula a confiança entre as equipes, torna-se uma forma de motivar e capacitar seus colaboradores e permite receber feedback.
4. Implemente a matriz de Eisenhower com sua equipe
Embora cada pessoa estabeleça a matriz de suas responsabilidades, também é possível utilizá-la para gerenciar o trabalho de equipes inteiras. Dessa forma, fica mais fácil para cada área saber o que deve fazer e a prioridade dada a cada processo.
Além disso, é uma boa forma de informar a todos no que todos estão trabalhando e, assim, não perder tempo em reuniões de acompanhamento (como você pode ver, ao implementar a matriz de Eisenhower em toda a sua empresa você elimina pelo menos uma tarefa do quarto quadrante: as reuniões excessivas).
5. Concentre seus esforços de forma eficaz
Depois de saber qual tarefa precisa ser resolvida rapidamente e qual precisa de mais planejamento, você poderá se concentrar melhor, nivelar a pressão e o estresse e realizar cada tarefa sem interrupções ou descuidos.
Para exemplificar melhor, colocamos da seguinte forma:
- Tudo o que é urgente deve ser a primeira coisa que você faz na sua rotina. Nada disso pode esperar, então é melhor tirá-lo da sua lista o mais rápido possível.
- Tudo o que é importante, mas não urgente , precisa de planejamento e de toda a sua atenção. Não falamos apenas sobre o que está diretamente relacionado ao seu trabalho (planos de expansão, colaborações de longo prazo com outras marcas, lançamento de um novo produto ou serviço), mas também o que ajuda você a ser um melhor profissional em sua área (fazer graduação e obter certificações), manter-se saudável (treinar para correr uma maratona em cinco meses) ou motivado (economizar para comprar o carro que você sonha).
- Tudo o que é urgente e não importante faz parte da rotina, mas outra pessoa pode fazer. Isto envolve reconhecer que outras pessoas, como você, têm a capacidade de resolver ou gerir alguma atividade com sucesso.
- Por fim, tudo o que não é urgente ou importante é, em suma, um obstáculo no seu trabalho. É verdade que ao longo do dia você deve fazer pausas, comer, fazer pausas para estimular a criatividade e a concentração. Porém, existem atividades que realmente não acrescentam nada ao seu trabalho ou à sua rotina.
Quer ver como seria uma matriz de Eisenhower com exemplos baseados na indústria?
5 exemplos de matriz de Eisenhower
1. Para o dia
Esta matriz organiza 3 atividades que não possuem relação direta entre si. Ou seja, podem ser realizados por diferentes equipes de trabalho (no caso: design, contas e produção) de uma mesma agência de marketing.
Se todos tiverem acesso à matriz, todos saberão no que seus colegas estão trabalhando caso precisem de informações ou suporte para uma nova tarefa.
2. Para um projeto
Este outro caso permitirá que você veja como gerenciar as tarefas necessárias para um determinado projeto. Talvez aqui não seja necessário envolver uma equipe inteira, mas talvez algumas pessoas, dependendo da empresa;
Por exemplo, o que é urgente e importante deve ser resolvido por um engenheiro de sistemas.
3. Para a estratégia de conteúdo de um blog
Neste caso, estamos nos referindo às tarefas que uma agência de criação de conteúdo executa mês após mês. Em seguida, visualizamos aquelas atividades que o responsável pela coordenação das equipes consegue identificar e atribuir.
4. Para uma sessão de fotos de produto
Quem está encarregado da produção deste ensaio fotográfico tem muito em que pensar, e certamente precisará de uma matriz Eisenhower bem maior.
Porém, neste exemplo focamos nos detalhes finais, anteriores ao dia do evento, por isso apontamos alguns detalhes que estarão em jogo algumas horas antes das filmagens.
5. Para um serviço de catering no set
A filmagem de qualquer conteúdo audiovisual, seja de longa ou curta duração, necessita de serviço de catering ou alimentação, para que a produção e o talento possam ter um momento de descanso e alimentação. Este exemplo revela diversos aspectos que interessam a uma empresa que exerce esta função, pois não se centra apenas nos menus, mas também na administração e promoção do seu serviço.
Lembre-se que uma das vantagens da matriz de Eisenhower como ferramenta de gerenciamento de tempo e tarefas é que ela não requer o uso de nenhum programa especializado.
No entanto, muitos aplicativos de trabalho em equipe oferecem a oportunidade de implementar os princípios da matriz de Eisenhower em suas funções. Trello, Dropbox, Slack, Basecamp, segunda-feira, entre outros. Podem não ter todos o formato de quadrante propriamente dito , mas dão a possibilidade de separar as tarefas de acordo com o nível de urgência e importância, com a vantagem de conhecer o andamento de cada processo.
4 dicas para você fazer sua matriz de eisenhower
1. Tarefas de código de cores
Codificar suas tarefas por cores é uma tática que pode ajudá-lo a visualizar os itens de maior prioridade. Ao analisar sua lista de tarefas , tente atribuir quatro cores com base no nível de prioridade. Use o código da seguinte maneira:
- Verde = itens de maior prioridade
- Amarelo = segunda maior prioridade
- Azul = terceira maior prioridade
- Vermelho = não é uma prioridade
Depois de rotular suas tarefas por cor, essas cores o levarão diretamente à Matriz de Eisenhower. As tarefas verdes são as tarefas do quadrante um: “fazer”. As tarefas amarelas são as tarefas do quadrante dois: “agendamento”. As tarefas azuis são as tarefas do quadrante três: “delegar” e as tarefas vermelhas são as tarefas do quadrante quatro: “excluir”.
2. Limite as tarefas a 10 por quadrante
Mesmo que você tenha muitas tarefas na sua lista de tarefas, tente limitá-las a 10 itens por quadrante. Isso evitará que sua matriz de Eisenhower se torne confusa e opressora.
Você pode fazer diversas matrizes, mas ao limitar sua lista de tarefas às ações pendentes necessárias você garantirá que iniciará o processo de priorização sem perder tempo.
3. Faça listas de tarefas pessoais e profissionais
Outra maneira de limitar o número de itens em sua matriz de Eisenhower é criar matrizes separadas para suas listas de tarefas pessoais e profissionais.
Seu trabalho e suas tarefas pessoais exigem prazos, recursos e métodos diferentes, e provavelmente também exigem processos mentais diferentes. Para gerenciar com eficácia seus objetivos profissionais e pessoais , você terá que “dividir para conquistar”.
4. Elimine e depois priorize
Primeiro, elimine tarefas desnecessárias para poder priorizar com eficácia. Com esta estratégia, você abordará o quadrante quatro antes de passar para os quadrantes um, dois e três. Ao revisar sua lista de tarefas, avalie quais itens você anotou e que não deveriam estar lá.
Na verdade, 60% do nosso tempo de trabalho é dedicado aos detalhes do trabalho; por exemplo, compartilhando status de aprovação ou informações de rastreamento. Se você puder descartar itens rapidamente, faça-o. Isso acelerará o processo de priorização e você provavelmente passará para uma segunda rodada de eliminação no final.
