10 erros mais comuns do gerenciamento do tempo

15 de setembro de 2017
Última modificação: 15 de setembro de 2017

Autor: Paula Louzada
Categorias: Blog, Gestão do tempo, Melhoria de Processos

Como fazer o gerenciamento do tempo?

Quão bem você gerencia seu tempo? Se você é como muitas pessoas, sua resposta pode não ser completamente positiva! Talvez você se sinta sobrecarregado, e você costuma trabalhar atrasado para atingir seus prazos. Ou talvez seus dias parecem passar de uma crise para outra, e isso é estressante e desmoralizante.

Muitos de nós sabemos que podemos estar gerenciando nosso tempo de forma mais eficaz; mas pode ser difícil identificar os erros que estamos fazendo e saber como podemos melhorar. Quando gerimos bem nosso tempo, no entanto, somos excepcionalmente produtivos no trabalho e nossos níveis de estresse diminuem. Podemos dedicar tempo aos projetos interessantes e de alta recompensa que podem fazer uma diferença real em uma carreira. Em suma, estamos mais felizes! Acreditamos que a melhor gestão dos seus processos e projetos leva ao melhor gestão do tempo, por isso a importância das certificações Green Belt, Black Belt, Gestão de Projetos e Gestão de Processos.

Neste artigo falaremos sobre os dez dos erros de gerenciamento de tempo mais comuns, além de identificar estratégias e dicas que você pode usar para superá-los.

Erro # 1. Falha na lista de tarefas

Você já teve esse sentimento irritante de que você se esqueceu de fazer um trabalho importante? Se assim for, você provavelmente não usa uma lista de tarefas para manter as coisas acima. (Ou, se você fizer isso, você pode não estar usando isso efetivamente!)

O truque com o uso de listas de tarefas reside efetivamente em priorizar as tarefas em sua lista. Muitas pessoas usam um sistema de codificação A-F (A para itens de alta prioridade, F para prioridades muito baixas). Alternativamente, você pode simplificar isso usando A a D ou usando números.

Se você tem grandes projetos em sua lista, então, a menos que seja cuidadoso, as entradas para estes podem ser vagas e ineficazes. Por exemplo, você pode ter anotado “Iniciar na proposta de orçamento”. Mas o que isso implica? A falta de detalhes aqui pode fazer você procrastinar, ou perder as etapas-chave. Portanto, certifique-se de que você quebre grandes tarefas ou projetos em etapas específicas e acionáveis – então você não vai deixar de lado algo importante.

Você também pode usar Programas de Ação para gerenciar seu trabalho quando você tiver muitos projetos grandes acontecendo ao mesmo tempo. (Os programas de ação são versões de “força industrial” das listas de tarefas.) Isso não é um bom gerenciamento do tempo.

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Erro # 2. Não definir objetivos pessoais prejudica o gerenciamento do tempo

Você sabe onde você gostaria de estar em seis meses? E esse ano no próximo ano, ou até 10 anos a partir de agora? Caso contrário, é hora de definir alguns objetivos pessoais!

Definição de metas pessoais é essencial para o bom gerenciamento do tempo, porque os objetivos lhe dão um destino e visão para trabalhar. Quando você sabe onde você quer ir, você pode gerenciar suas prioridades, tempo e recursos para chegar lá. Os objetivos também ajudam você a decidir o que vale a pena gastar seu tempo e o que é apenas uma distração.

Erro # 3. Não priorizar

Seu assistente acabou de entrar com uma crise que ela precisa de você para lidar com isso agora, mas você está no meio de ideias de ideias para um novo cliente. Você tem certeza de que você já teve uma ideia brilhante para sua campanha de marketing, mas agora corre o risco de perder o fio do seu pensamento por causa desta “emergência”.

Às vezes, é difícil saber como priorizar, especialmente quando você enfrenta uma inundação de tarefas aparentemente urgentes. No entanto, é essencial aprender como priorizar as tarefas de forma eficaz se quiser um melhor gerenciamento do tempo.

Uma ferramenta que irá ajudá-lo a priorizar de forma eficaz é a Matriz de Prioridade de Ação, o que o ajudará a determinar se uma tarefa é de alto rendimento e alta prioridade, ou de baixo valor, “preencher” o trabalho. Você gerenciará seu tempo muito melhor durante o dia se você souber a diferença.

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Erro # 4. Falha na gestão de distrações

Você sabe que alguns de nós podem perder tanto quanto duas horas por dia para distrações? Pense o quanto você poderia fazer se você tivesse passado esse tempo!

Se eles são provenientes de e-mails, bate-papos instantâneos, colegas em crise ou ligações telefônicas de clientes, as distrações nos impedem de alcançar o fluxo, que é o trabalho satisfatório e aparentemente sem esforço que fazemos quando estamos 100% envolvido em uma tarefa.

Se você quiser ganhar o controle do seu dia e fazer o seu melhor trabalho, é vital saber como minimizar as distrações e gerenciar as interrupções efetivamente. Por exemplo, desligue seu bate-papo instantâneo quando precisar focar e deixe as pessoas saberem se eles estão distraindo você com muita frequência. Você também deve aprender a melhorar sua concentração, mesmo quando você enfrenta distrações.

Erro # 5. Procrastinação e o gerenciamento do tempo

A procrastinação ocorre quando você adia tarefas que você deveria estar focando agora. Quando você procrastina, você se sente culpado por não ter começado; você tem medo de fazer a tarefa; e, eventualmente, tudo fica com você quando você não completar o trabalho a tempo.

Por exemplo, uma estratégia útil é dizer a si mesmo que você só vai começar em um projeto por dez minutos. Muitas vezes, os procrastinadores sentem que precisam completar uma tarefa do início ao fim, e essa alta expectativa faz com que eles se sintam sobrecarregados e ansiosos. Em vez disso, concentre-se em dedicar uma pequena quantidade de tempo ao início. Isso é tudo!

Você também pode achar útil usar Planos de Ação. Estes ajudam a quebrar grandes projetos em etapas gerenciáveis, de modo que seja fácil ver tudo o que você precisa para fazer, e para que você possa completar pequenos pedaços de cada vez. Fazer isso pode impedi-lo de se sentir sobrecarregado no início de um novo projeto.

Erro # 6. Assumindo demais

Você é uma pessoa que dificulta dizer “não” às pessoas? Se assim for, você provavelmente tem muitos projetos e compromissos em seu prato. Isso pode levar a um mau desempenho, estresse e baixa moral. Isso mata o gerenciamento do tempo.

Ou, você pode ser um micromanager: alguém que insiste em controlar ou fazer todo o trabalho em si, porque eles não podem confiar em mais ninguém para fazê-lo corretamente. (Isso pode ser um problema para todos – não apenas gerentes!)

De qualquer forma, assumir muito é um mau uso do seu tempo, e isso pode lhe dar uma reputação de produzir um trabalho precipitado e desleixado.

Para parar isso, aprenda a arte sutil de dizer “sim” à pessoa, mas “não” à tarefa. Essa habilidade ajuda você a se afirmar, enquanto ainda mantém bons sentimentos dentro do grupo. Se a outra pessoa começar a se apoiar em você para dizer “sim” a seu pedido, aprenda a pensar nos seus pés Adicionar ao Meu Plano de Aprendizagem Pessoal e fique legal sob pressão.

Erro # 7. Prosperando em “ocupado”

Algumas pessoas estão apressadas de estarem ocupadas. Os prazos limitados, os endereços infinitos, as pilhas de arquivos que precisam de atenção na mesa, a corrida frenética para a reunião … O que um zumbido de adrenalina!

O problema é que um “vício em ocupação” raramente significa que você é eficaz, e pode levar ao estresse.

Em vez disso, tente diminuir a velocidade e aprenda a gerenciar melhor seu tempo.

Erro # 8. Multitarefa não é bom para o gerenciamento do tempo

Para chegar ao topo de sua carga de trabalho, Linda regularmente escreve e-mails enquanto ela bate no telefone para seus clientes. No entanto, enquanto Linda pensa que este é um bom uso de seu tempo, a verdade é que pode demorar 20 a 40% mais tempo para terminar uma lista de trabalhos quando você faz várias tarefas, em comparação com a conclusão da mesma lista de tarefas em sequência. O resultado também é que ela faz ambas as tarefas com dificuldade – seus e-mails estão cheios de erros e seus clientes estão frustrados com a falta de concentração.

Então, o melhor é esquecer as tarefas múltiplas e, em vez disso, concentrar-se em uma tarefa por vez. Dessa forma, você produzirá um trabalho de melhor qualidade.

Erro # 9. Não ter saídas

É bom pensar que você pode trabalhar por 8-10 horas em linha reta, especialmente quando você está trabalhando para um prazo. Mas é impossível que alguém se concentre e produza um trabalho realmente de alta qualidade sem dar tempo para descansar e recarregar.

Então, não descarte as quebras como “desperdício de tempo”. Eles fornecem um valioso tempo de inatividade, o que lhe permitirá pensar de forma criativa e trabalhar de forma eficaz.

Se é difícil para você parar de funcionar, então faça uma pausa para você, ou grave um alarme como lembrete. Vá para uma caminhada rápida, pegue uma xícara de café, ou simplesmente sente-se e medite na sua mesa. Tente fazer uma pausa de cinco minutos a cada hora ou duas. E certifique-se de que você dê tempo suficiente para o almoço – você não produzirá um trabalho de qualidade superior se você estiver com fome!

Erro # 10. Tarefas de agendamento ineficaz

Você é uma pessoa da manhã? Ou você consegue a sua energia apanhar uma vez que o sol começa a ficar à noite? Todos nós temos ritmos diferentes, ou seja, momentos diferentes do dia em que nos sentimos mais produtivos e enérgicos.

Você pode fazer o melhor uso do seu tempo agendando o trabalho de alto valor durante o seu horário de pico e trabalho de baixa energia (como retornar chamadas telefônicas e verificar o e-mail) durante o tempo “baixo”. Nosso artigo, esta é uma tarefa da manhã? Adicionar ao meu plano de aprendizagem pessoal irá ensinar-lhe como fazer isso.

Pontos Importantes do Gerenciamento do Tempo

Uma das formas mais eficazes de melhorar sua produtividade é reconhecer e corrigir erros de gerenciamento de tempo.

Quando você toma o tempo para superar esses erros, isso irá fazer uma grande diferença na sua produtividade – e você também estará mais feliz e experimentará menos estresse! Acreditamos que a melhor gestão dos seus processos e projetos leva ao melhor gestão do tempo, por isso a importância das certificações Green BeltBlack BeltGestão de Projetos e Gestão de Processos.

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