Qual é a origem de um plano de ação?
Se está enviando um boletim informativo por e-mail, juntando uma apresentação para gerentes seniores ou trabalhando em um pedido especial para um cliente, muitos de nós precisamos completar projetos simples como parte de nossas responsabilidades diárias. Em processos melhorados pelos Green Belts e Black Belts, é fundamental dominar a técnica do Plano de Ação, principalmente o 5W2H.
Esses projetos de pequeno a médio porte podem, à primeira vista, não parecerem precisar de muito pensamento. Mas, ocasionalmente, podemos ignorar um passo chave ou "fazer" item que pode descarrilar todos os nossos esforços.
Por exemplo, como você se certifica de que você cobriu tudo? Existem ações que precisam ser tomadas no início do projeto para que ele tenha sucesso? E você está claro sobre quando você precisa fazer tarefas-chave, em que sequência, para cumprir seu prazo?
Por que utilizar um plano de ação?
Use Planos de Ação para completar projetos pequenos, mas importantes, efetivamente seguindo estas etapas.
Os planos de ação são lista simples de todas as tarefas que você precisa para finalizar para atingir um objetivo. Eles diferem das Listas de Tarefas Totais, na medida em que se concentram na conquista de um único objetivo.
Os planos de ação são úteis, porque eles lhe dão uma estrutura para pensar sobre como você vai completar um projeto de forma eficiente. Eles ajudam você a finalizar as atividades em uma ordem sensata, e eles ajudam você a garantir que você não perca nenhuma etapa chave. Além disso, porque você pode ver cada tarefa definida, pode decidir rapidamente quais tarefas delegará ou terceirizará e quais tarefas poderá ignorar.
Como utilizar Plano de Ação?
Use um Plano de Ação sempre que precisar planejar um pequeno projeto.
Para desenhar um, basta listar as tarefas que precisa realizar para atingir seu objetivo, na ordem em que você precisa para concluí-los. (Isso é muito simples, mas ainda é muito útil!)
Use o processo de três passos abaixo para ajudá-lo:
Passo 1: Identificar tarefas
Comece por fazer um brainstorming de todas as tarefas que você precisa para completar para atingir seu objetivo.
É útil iniciar este processo no início. Qual é a primeira ação que você precisará tomar? Uma vez que essa tarefa esteja completa, o que vem depois? Existem etapas que devem ser priorizadas para cumprir prazos específicos, ou por limites à disponibilidade de outras pessoas?
Etapa 2: Analisar e Delegar Tarefas
Agora que você pode ver todo o projeto do início ao fim, veja cada tarefa com maior detalhe.
Existem algumas etapas que você pode soltar, mas ainda atende seu objetivo? Quais tarefas você poderia delegar para outra pessoa em sua equipe ou poderia ser tratada por um freelancer? Existem prazos para etapas específicas? Você precisa organizar recursos adicionais?
Passo 3: Verificar duas vezes com SCHEMES
Use o mnemônico SCHEMES * para verificar se o seu plano é abrangente.
SCHEMES significa:
- Espaço.
- Dinheiro.
- Auxiliar/Pessoas.
- Equipamento.
- Materiais.
- Perícia.
- Sistemas.
Talvez você não precise pensar em tudo isso para concluir seu projeto. Por exemplo, para um pequeno projeto interno para agilizar o formato dos relatórios de sua equipe, você só precisa pensar em "Auxiliar/Pessoas", "Experiência" e "Sistemas".
Nota:
Depois de concluir o seu plano, mantenha-o por você enquanto executa o trabalho e atualize-o com atividades adicionais, se necessário.
O que você pode aprender com seu Plano de Ação?
Se você acha que estará tentando alcançar um objetivo semelhante novamente, revise seu plano depois que o trabalho estiver completo, fazendo uma nota de qualquer coisa que poderia ter feito melhor.
Por exemplo, talvez você tivesse evitado o pânico de última hora se tivesse avisado antecipadamente um fornecedor quanto ao tamanho da ordem que você colocaria. Ou talvez você não tenha permitido tempo suficiente para fazer determinadas tarefas.
Dica:
Se você estiver fazendo um trabalho similar novamente, considere transformar o seu plano em um procedimento. Esta é uma lista de verificação que você aperfeiçoa e melhora progressivamente para garantir que você se lembre de fazer tudo o que é importante para o sucesso.
Como gerenciar projetos maiores?
Os planos de ação são úteis para pequenos projetos, onde os prazos não são particularmente importantes ou extenuantes, e onde você não precisa coordenar outras pessoas.
À medida que seus projetos crescem, você precisará desenvolver habilidades de gerenciamento de projetos mais formais, especialmente se você é responsável por agendar o tempo de outras pessoas, ou precisa completar os projetos em prazos apertados.
Os programas de ação são versões "pesadas" das listas de tarefas, que o ajudam a gerenciar muitos pequenos projetos simultâneos. Isso é algo que os gerentes em todos os níveis precisam fazer rotineiramente.
Quais os Pontos chave de Plano de Ação?
Um Plano de Ação é uma lista de tarefas que você precisa fazer para completar um projeto ou objetivo simples.
Você precisa completá-los. Para fazer isso, primeiro faça um brainstorm para cada etapa que você precisará seguir para completar sua tarefa. Em seguida, analise tarefas para ver se há alguma que pode ser podada ou delegada. Por fim, use o mnemônico SCHEMES para verificar se você considerou todas as áreas críticas. Se você precisa agendar o tempo das pessoas ou cumprir prazos apertados como parte de seu projeto, considere usar outras técnicas de gerenciamento de projetos mencionadas.
Quais podem ser os desafios do Plano de Ação?
Ao usar os planos de ação, as limitações terão que ser consideradas. Em primeiro lugar, cada membro da equipe precisará receber papéis e tarefas individuais que irão exigir a conclusão em uma data definida. Isso pode ser exigente para alguns, devido a lidar com o estresse e as distrações que podem ocorrer. Outra questão não está sendo guiada de forma completa e eficaz, levando à falta de esforço e paixão que um membro tem para o projeto. Além disso, se a comunicação em toda a equipe for inexistente, a informação chave não chegará aos membros do grupo, causando falta de confiança. Por último, não conseguiu obter o objetivo que você definiu para alcançar pode levar à frustração e, por sua vez, o planejamento teria sido uma perda de tempo.
Como utilizar o Plano de Ação para a Gestão de Riscos?
Para se beneficiar dos planos de ação de gerenciamento de riscos, você precisa examinar certas possibilidades que podem afetar o processo, como observar ameaças e corrigi-las. Por exemplo, os principais aspectos do gerenciamento de riscos são garantir que você aloca funções específicas dos membros e monitore os riscos ao longo, para garantir que as tarefas sejam concluídas com eficiência. Este é um fator importante, como a avaliação do que acontece durante e após o projeto, permitirá encontrar os elementos positivos e negativos de cada etapa no planejamento, proporcionando-lhe a capacidade de desenvolver sobre os riscos ainda mais.
É possível definir uma meta por meio de um Plano de Ação?
Uma meta é o objetivo principal de um plano de ação. Definir metas dá a possibilidade de seus sonhos e perspectivas serem trazidas à vida. Isso cria motivação e proporciona certeza de que o resultado final valerá a pena, evitando qualquer tempo e esforço desperdiçados. Isto é conseguido sendo totalmente dedicado ao processo e usando o guia estruturado para realizá-lo. Embora o trabalho duro possa ser produzido, sem um objetivo final bem-sucedido, o resultado ideal que você pretende alcançar não prevalecerá
