Matriz de Eisenhower: Atividades Importantes vs. Urgentes

17 de abril de 2019
Última modificação: 17 de abril de 2019

Autor: Paula Louzada
Categorias: Blog, Carreira, Gestão do tempo, Melhoria de Processos

Matriz de Eisenhower: diferenças entre atividades importantes e urgentes

O Princípio da matriz de Eisenhower ajuda você a pensar em suas prioridades e a determinar quais de suas atividades são importantes e quais são, essencialmente, distrações. Além de como usar o tempo efetivamente e não apenas com eficiência.

Por exemplo, imagine que seu chefe tenha lhe pedido para preparar uma apresentação importante para a próxima reunião do conselho. Você tem apenas alguns dias para colocá-lo em conjunto, sua carga de trabalho já é alta e você tem muitas outras tarefas urgentes na sua lista de tarefas pendentes. Por causa disso, você está ansioso, não consegue se concentrar e tudo parece distrair você.

Uma das fontes mais difundidas de pressão no local de trabalho é o estresse por causa do tempo e acontece como resultado de se ter muito o que fazer em pouco tempo. Então, como você pode vencer esse estresse e entregar as coias que são essenciais para fazer um bom trabalho?

O que são atividades “urgentes” e “importantes” pela Matriz de Eisenhower?

Em um discurso de 1954 na Segunda Assembléia do Conselho Mundial de Igrejas, o ex-presidente dos Estados Unidos da América Dwight D. Eisenhower, que citava o dr. Roscoe Miller, presidente da Northwestern University, disse: “Eu tenho dois tipos de problemas: o urgente e o importante. Os urgentes não são importantes e os importantes nunca são urgentes “. Diz-se que este “Princípio Eisenhower” é a forma como ele organizou sua carga de trabalho e prioridades.

Ele reconheceu que o ótimo gerenciamento do tempo significa ser eficaz e eficiente. Em outras palavras, devemos gastar nosso tempo em coisas que são importantes e não apenas as que são urgentes. Para fazer isso e minimizar o estresse de ter muitos prazos apertados, precisamos entender essa distinção:

  • As atividades importantes têm um resultado que nos leva a alcançar nossos objetivos, sejam eles profissionais ou pessoais.
  • As atividades urgentes exigem atenção imediata e geralmente estão associadas ao alcance das metas de outra pessoa. Elas são frequentemente aquelas em que nos concentramos e que exigem atenção porque as consequências de não lidar com elas são imediatas.

A partir do momento que sabemos quais atividades são importantes e quais são urgentes, podemos superar a tendência natural de nos concentrarmos em atividades urgentes e sem importância para que possamos ter tempo suficiente para fazer o que é essencial para o nosso sucesso. É assim que passamos da posição de destinar muito tempo na resolução de problemas para uma posição em que podemos seguir em frente e expandir nossos negócios e nossas carreiras.

Como usar a Matriz de Eisenhower

Para usar essa matriz, liste todas as atividades e projetos que você acha que precisa fazer. Tente incluir tudo o que ocupa seu tempo no trabalho, mesmo que não seja importante. (Se você administrar seu tempo usando uma Lista de tarefas ou um Programa de ação, você já terá feito isso.)

Em seguida, pense em cada atividade e coloque-a em uma das quatro categorias, conforme mostrado na figura 1 abaixo:

quadro atividades

Figura 1 – Matriz de Eisenhower

Em seguida, use as estratégias descritas abaixo para agendar suas atividades.

1. Importante e urgente

Existem dois tipos distintos de atividades urgentes e importantes: aquelas que você não poderia ter previsto e outras que você deixou para fazer até o último minuto.

Você pode eliminar atividades de última hora planejando com antecedência e evitando a procrastinação.

No entanto, nem sempre é possível prever ou evitar alguns problemas e crises. Aqui, a melhor abordagem é deixar algum tempo na sua agenda para lidar com problemas inesperados e atividades importantes não planejadas. Assim, se surgir uma crise importante, você precisará reprogramar outras tarefas.

Se você tiver muitas atividades urgentes e importantes, identifique quais delas você poderia ter previsto e pense em como agendar atividades semelhantes com antecedência, para que elas não se tornem urgentes.

2. Importante, mas não urgente

Estas são as atividades que o ajudam a alcançar seus objetivos pessoais e profissionais e completam o trabalho importante.

Certifique-se de que você tenha bastante tempo para fazer essas coisas corretamente para que elas não se tornem urgentes. Além disso, lembre-se de deixar tempo suficiente na sua agenda para lidar com problemas imprevistos. Isso maximizará suas chances de manter o controle e o ajudará a evitar que o estresse do trabalho se torne mais urgente do que o necessário.

3. Não importante, mas urgente

Tarefas urgentes, mas não importantes, são coisas que impedem que você atinja seus objetivos. Pergunte a si mesmo se você pode reagendar ou delegar.

Uma fonte comum de tais atividades é outras pessoas. Às vezes é apropriado dizer “não” às pessoas educadamente, ou encorajá-las a resolver o problema elas mesmas.

Como alternativa, tente ter intervalos de tempo quando estiver disponível, para que as pessoas saibam que podem falar com você. Uma boa maneira de fazer isso é organizar reuniões regulares com aqueles que o interrompem com frequência, para que você possa lidar com todos os problemas ao mesmo tempo. Você será capaz de se concentrar em suas atividades importantes por mais tempo.

4. Não importante e não urgente

Essas atividades são apenas uma distração – evite-as se possível.

Você pode simplesmente ignorar ou cancelar muitos deles. No entanto, algumas podem ser atividades que outras pessoas querem que você faça, mesmo que elas não contribuam para seus próprios resultados desejados. Mais uma vez, diga “não” educadamente, se puder, e explique por que você não pode fazê-lo.

Se as pessoas perceberem que você é claro sobre seus objetivos e limites, elas muitas vezes evitarão pedir que você faça atividades “não importantes” no futuro.

Pontos chave da Matriz de Eisenhower

A matriz de Eisenhower ajuda você a identificar rapidamente as atividades nas quais você deve se concentrar, bem como aquelas que você deve ignorar.

Ao usar essa ferramenta para priorizar seu tempo, você pode lidar com problemas verdadeiramente urgentes, ao mesmo tempo em que trabalha para metas importantes de longo prazo.

Para usar a ferramenta, liste todas as suas tarefas e atividades e coloque cada uma em uma das seguintes categorias:

  • Importante e urgente;
  • Importante, mas não urgente;
  • Não é importante, mas é urgente;
  • Não é importante e não é urgente.

Em seguida, agende tarefas e atividades com base em sua importância e urgência.

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