PDCA: 4 dicas para aprender com esta ferramenta

PDCA
04 de julho de 2016
Última modificação: 04 de julho de 2016

Autor: Virgilio F. M. dos Santos
Categorias: Blog

Você sabe o que é PDCA?

Muitos roteiros foram desenvolvidos ao longo dos anos para se trabalhar com melhorias de processos e produtos. Todos estes assuntos são abordados na Certificação Lean Six Sigma Green Belt e Black Belt. Neste artigo listaremos os mais importantes e daremos mais foco ao PDSA:

Você o que é QC Story?

O roteiro escolhido para este artigo é o QC Story, desenvolvido no Japão pelo Union of Japanese Scientists and Engineers (JUSE) Research Comitee.

História QC

                                                                

PDCA: história do QC

O método QC Story (ou história da melhoria da qualidade) tem sido amplamente utilizado pelos Círculos de Qualidade para documentar sua trajetória nos projetos de melhoria. Ter uma estrutura e uma linguagem comuns ajuda as pessoas que trabalham em um projeto a contar sua “história” para os gestores e outras partes interessadas no projeto. Há sete passos para “contar” a QC Story:

  1. Situação: identifique o problema ou oportunidade de melhoria (plano e definição do problema):

  • Relate a história;
  • Afirme a prioridade e o impacto;
  • Refira-se à estratégia, clientes e funcionários;
  • Defina o tema para o projeto de melhoria;
  • Organize uma equipe para o projeto de melhoria;
  • Crie o contrato do projeto de melhoria.
  1. Observação e dados: compreenda a situação:

  • Compreenda as circunstâncias atuais;
  • Colete e exiba graficamente os dados;
  • Estabeleça metas de melhoria.
  1. Análise: descubra as principais causas:

  • Estabeleça hipóteses para as causas;
  • Teste as hipóteses;
  • Decida-se sobre melhorias.
  1. Ação: elimine as causas:

  • Planeje a execução das melhorias;
  • Execute melhorias.
  1. Estudo: confirme a eficácia da ação:

  • Verifique se os resultados melhoram.
  1. Padronização:

  • Estabeleça métodos de controle;
  • Atualize os padrões e normas apropriados;
  • Implemente educação e treinamento;
  • Estabeleça inspeções.
  1. Conclusão: reveja as atividades e planeje trabalhos futuros:

  • Reveja as atividades;
  • Planeje os próximos passos;
  • Que outros problemas nós identificamos durante este trabalho?

Você sabe qual é o foco do QC Story?

Os promotores desta estrutura ressaltam que as sete etapas do método não descrevem necessariamente a ordem específica em que o problema foi resolvido. Como a resolução de problemas geralmente requer uma grande dose de interação, durante o projeto muitas vezes é necessário voltar a uma etapa anterior conforme novos dados sejam encontrados e as análises forneçam uma nova compreensão do problema.

PDCA: apesar de preferirmos e utilizarmos mais o PDSA em relação ao PDCA, devemos reconhecer: ambos são ótimos. O problema, ao meu ver, é que por mais simples que seja o conceito, as não pessoas em geral não o utilizam do jeito certo.

planilha PDCA

Como fazer seu PDCA?

Mostre a todos que você domina e aplica a ferramenta de maior sucesso para melhoria!

É um método para solução de problemas cuja causa não é conhecida ou “não está na cara”. Geralmente, são problemas que não foram resolvidos, apesar de várias tentativas de solução.

  1. Plano

  • Levante o histórico do problema – qual a frequência? Como ocorre?
  • Mostre as perdas atuais e os ganhos possíveis – O que estamos perdendo e o que vamos ganhar se resolvermos?
  • Coloque uma data limite para solucioná-lo
  • Descubra as características do problema por meio de uma Folha de Verificação- Em que dia da semana ocorre mais? De manhã ou a noite?
  • Ocorre?
  • Elabore o cronograma de solução do problema
  • Estime o orçamento
  • Defina uma meta para o grupo
  • Levante as possíveis causas
  • Escolha as mais prováveis
  • Teste suas hipóteses! Não vale achismo
  • Limpe o Ishikawa descartando as improváveis
  • Levante, com a galera, as possíveis soluções para eliminar as hipóteses provadas! Mas corra atrás do conhecimento específico para isso…. Não venha com ideias furadas. Pesquise. Google tá aí para isso.
  • Faça o Plano de Ação
  • Levante o custo das ações
  • Defina os recursos
  • Refine o cronograma
  • Veja se algo pode dar errado
  1. Ação

  • Comunicar e/ou treinar quem vai participar das ações do plano. Cada deve entender bem o que foi definido.
  • Olho no prazo combinado para cada ação
  • Anote tudo! Os bons e maus resultados que ocorrem, para ajustes necessários. Aprendemos mais com os maus, do que com os bons!
  1. Verifica!

  • Verificar se o que foi planejado está mesmo implantado
  • Comparar os resultados “antes e depois” e verificar se atingirmos a meta
  • Conferir se a causa do problema foi mesmo eliminada

Não deu certo?

Fique tranquilo e regresse à fase do Plan!

  1. Agir

  • Definir, em documentação, como deve ser feito de agora em diante. (Padronizar o que deu certo)
  • Garantir a comunicação eficaz das alterações nos procedimentos
  • Promover a educação e treinamento no local de trabalho para todos os envolvidos. Elaborar Manuais.
  • Acompanhar a utilização do novo padrão
  • Estabelecer um sistema de verificação periódica
  • Analisar os resultados com todos os envolvidos, utilizando gráficos, tabelas.
  1. Finalização

Analisar cada etapa do método do PDCA, fazendo as perguntas:

  • O cronograma foi cumprido? Motivos?
  • O diagrama de causa e efeito teve uso correto?
  • Todos do grupo participaram?
  • O que deu certo? Por que?
  • O que falta para melhorar mais ainda?
  • O que aprendemos?

Mas como desenvolver o QC Story do PDCA?

Para começar a desenvolver uma compreensão mais profunda sobre o PDCA, considere os 4 pontos que vamos falar agora:

1) Os sistemas adaptáveis e em evolução, precisam de experimentação. Como o caminho à frente é uma zona cinza, se quisermos avançar, devemos experimentar. Uma condição-alvo, por exemplo, é apenas uma configuração para conduzir seus experimentos.

2) As hipóteses só podem ser testadas por meio de experimentos. Não podemos testá-la por meio da discussão, opinião ou julgamento. É melhor testar do que discutir. Afirmações do tipo “Eu acho que…” muitas vezes, são inúteis. É melhor parar de falar e dar um passo; testar o mais rápido possível, geralmente primeiro em pequena escala, de modo que você possa enxergar mais longe com base nos dados e fatos. Isto é o PDCA.

3) Para que um experimento seja científico, deve ser possível que a hipótese venha a ser refutada. Esse ponto é um pouco mais difícil de entender, mas nos aproxima do que a Toyota faz. O executivo examina um esquema de nivelamento heijunka de um processo e simplesmente aprova. O certo seria perguntar “atualmente, o que está lhe impedindo de operar dessa maneira?”. Além dele, deve-se observar que o gestor da fábrica não está conectado ao conceito, quando planilha implementar sistemas de produção puxada em toda sua instalação.  Ele deveria se perguntar primeiro, o que está impedindo a sua equipe de ter a produção puxada.

Como o PDSA poderá estruturar Experimentos?

Se assumirmos que a qualquer momento algo que foi planejado pode não funcionar como pretendíamos, ou seja, que sempre é possível que a hipótese venha a ser falsa, então nos manteremos ligados para o que aprendermos ao longo do caminho. Se acharmos que tudo pode funcionar como o planejado, então nós facilmente ficaremos cegos para a realidade e tendemos a simplesmente pressionar por mais disciplina na execução do plano. Se esperarmos que tudo pode funcionar como planejado, então vamos parar de melhorar e nos adaptar.

4) Quando uma hipótese é refutada, podemos adquirir uma nova percepção e desenvolver mais a nossa capacidade. Imagine um cientista derramando vagarosamente e simultaneamente dois copos de um líquido claro sob um exaustor. O cientista previu que a combinação desses dois líquidos produzirá um liquido verde. Quem tinha aquele jogo de Química quando criança, certamente lembra de algo assim.

Se a mistura resultante realmente ficar verde, então o experimento confirmou algo que o cientista já acreditava ser verdade. Ele não aprendeu algo novo, pois apenas confirmou suas ideias já concebidas.

Por outro lado, se a mistura dos dois líquidos explodir e o cientista ficar coberto de cinzas enquanto segura dois copos quebrados, ele está prestes a aprender algo novo. Digo isto, pois aprendemos com os fracassos porque eles revelam fronteiras na capacidade atual do nosso sistema. Problemas são joias. Eles nos mostram o caminho em direção a uma condição-alvo. Você precisa perder o alvo de tempos em tempos (em pequena escala) para enxergar o próximo passo apropriado.

E por que não agimos assim?

Isto é fascinante. Quando você analisa o quanto nós, como líderes, gestores e executivos tentamos fazer parecer que tudo está indo bem e conforme o planejado, aposto que levará um choque. A principal razão para conduzir um experimento não é testar se algo vai funcionar, mas aprender o que não vai funcionar como esperado e, com isso, o que precisamos fazer para nos manteremos avançando.

É isto que pregamos em nossas certificações Green Belt, Black Belt, Master Black Belt e Lean. Todas elas têm como pano de fundo os experimentos que nos levarão a prender muitas coisas necessárias ao alcance das metas.

Dica: A certificação Lean Six Sigma Green Belt é destinado a profissionais das mais diversas áreas de atuação que querem realizar projetos de alto impacto em suas organizações ou que queiram se preparar para o mercado de trabalho tendo um certificado de peso em seus currículos.  Também se destina a profissionais que desejam conquistar uma vaga na área de Qualidade, Processos, Melhoria Contínua e Projetos, bem como avançar na hierarquia da empresa.

PDCA

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