DMAIC: o que é? E como aplicar o roteiro no Lean Six Sigma?

Diversos roteiros de melhoria foram propostos ao longo dos anos. Contudo, o roteiro DMAIC é o que melhor nos capacita a visualizar etapas para os projetos de melhoria. Se suas etapas de: Definição, Análise, Melhoria e Controle, forem bem estruturadas, há uma grande probabilidade que as mudanças resultem em melhorias. É justamente isso que o Lean Seis Sigma propõe, e por isso sua relação com o roteiro é tão útil. Neste artigo nos aprofundaremos no conceito, em como funciona o DMAIC e nas diferentes fases do roteiro, confira.

O que é DMAIC?

Quando falamos em melhorar um processo ou produto, falamos em mudar a maneira pela qual as coisas são feitas. Todos sabem, por exemplo, que não há melhorias se não houver mudanças. Contudo, nem todas as mudanças resultarão em melhoria. Para realizarmos melhorias precisamos de método e ferramentas e, para nos guiar pelo método não há nada melhor que um roteiro. Afinal, é ele que irá para nos manter no rumo certo durante o processo de mudança.

O DMAIC é um roteiro utilizado para guiar os Projetos Lean Six Sigma. A partir de passos bem definidos seu objetivo central é propor uma solução de problemas de forma estruturada e com foco na melhoria contínua. 

A sigla DMAIC significa, em português: Definir, Medir, Analisar, Melhorar e Controlar. Ou em inglês: Define, Measure, Analyze, Improve e Control.

Sua aplicação tem impacto positivo nas organizações, como por exemplo:

• Melhoria de processos e gestão mais assertiva;
• Redução de custos e mitigação de desperdícios;
• Aumento de produtividade;
• Melhoria na qualidade dos produtos e serviços ofertados;
• Busca constante pela melhoria contínua na gestão de produtos e projetos;
• Maior estabilidade financeira e aumento de potencial competitivo.

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Primeira fase DMAIC: Definir

Antes de começar um novo projeto, defina o que a equipe e organização espera dele, entenda qual seu objetivo. Paute sua estratégia a partir das seguintes perguntas:

• O que estamos querendo melhorar?
• Como saberemos que é uma mudança efetiva? Ou seja, que causará uma melhoria.
• Quem são os clientes e fornecedores afetados por esse projeto ou processo?
• Quais processos estão relacionados diretamente ao meu problema?

Se respondidas adequadamente, estas perguntas irão aumentar as chances de se obter bons resultados. Em suma, uma fase de definição efetiva é aquela que faz com que seu projeto flua de forma tranquila e acerte o objetivo desejado.

Tenha em mente que, antes de avançar para a fase de medição, a equipe deve refinar o foco do projeto assegurando que esteja alinhado com os objetivos da liderança organizacional. Lembre-se que é conversando e dividindo informações com os impactos e envolvidos pelo projeto que o conhecimento se constrói e auxilia no bom desenvolvimento do processo como um todo.

Segunda fase DMAIC: Medir

A fase M, de medição, é onde iremos mapear e mensurar como o processo está atualmente. É preciso conhecer como o processo acontece e qual seu atual desempenho, assim, será possível encontrar quais são os resultados ideais e, após comparação, afirmar  que a mudança proposta pode ser de fato considerada uma melhoria.

Em suma, você precisa realizar um levantamento das causas potenciais de problema e então analisar a base de dados. Conforme a equipe coleta os dados, ela precisa se concentrar no prazo de entrega do processo, bem como na qualidade dos produtos ou serviços ofertados ao cliente. Paute sua fase de medição a partir de perguntas como por exemplo:

• Qual o cenário atual do processo?
• Há fontes de variabilidade? Quais são elas?
• Os dados levantados são confiáveis?
• Ao longo do tempo, qual o comportamento dos dados já levantados?

Portanto, antes de avançar para a fase de análise, defina indicadores que representem: o desempenho atual e a “linha de base” do processo. Assim, você é capaz de verificar se a execução do seu roteiro DMAIC está seguindo o caminho correto proposto pelo Lean Six Sigma.

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Terceira fase DMAIC: Analisar

Com os dados levantados e o processo mapeado, podemos entrar na fase de análise. Nesta fase a equipe deve analisar os dados medidos na etapa de medição, para assegurar que o cenário compreendido de fato sofre perturbação pelas causas potenciais levantadas. Ou seja, precisamos comprovar que o processo está comprometendo os indicadores de resultados ideias esperados pela organização.

Portanto, norteie suas ações pelas seguintes questões:

• Com base nas causas potenciais, quais devem ser solucionadas para obtenção do resultado ideal?
• Quais causas raiz podem ser identificadas e comprovadas através de gráficos básicos? E quais necessitam de análise estatística?
• Alguma causa raiz adicional pode ser identificada através de uma análise de riscos?

O cerne dessa fase é verificar hipóteses antes de implementar soluções. Se trabalhada adequadamente, a equipe poderá conduzir o processo a partir de técnicas que a permitirá criticar os problemas atuais e então, sugerir mudanças efetivas. Para isso, utilize ferramentas como, por exemplo: FMEA, Regressão Linear e Diagrama de Dispersão.

Quarta fase DMAIC: Melhorar

Use a quarta fase, melhorar (improve) para testar as mudanças sugeridas em pequena escala. Caso os resultados obtidos sejam positivos, implemente as mudanças no processo a fim de alcançar a melhoria desejada. 

A equipe deve priorizar as causas raiz para então implementar um plano de ação que coloque em prática as melhorias. Vale dizer que a análise não para na etapa anterior. Conforme as melhorias forem implementadas, seus resultados devem se manter em avaliação.

Esta etapa do DMAIC é a mais demorada, contudo, é fundamental que ao longo do período – que pode levar de 30 a 60 dias – a equipe teste as ações pré estabelecidas, observando prós e contras e, se necessário, implementando mudanças ao plano de ação.

Use ferramentas como, por exemplo: 5W2H, 5S, Matriz de Priorização e Kaizen para auxiliá-lo nesta etapa.

Quinta fase DMAIC: Controlar

Para fechar o roteiro temos a fase de controle. Após implementarmos as mudanças, precisamos controlá-las. 

A fase de controle é essencial para assegurar que a melhoria conquistada se faça sustentável. É bastante comum que, ao atingir a melhoria, gestores se orientem muito mais pelo retorno financeiro e resultados obtidos, deixando de lado a necessidade de práticas constantes que garantirão sua continuidade.

Portanto, crie um plano de controle que consista em formas práticas de garantir que o cenário ideal do processo continue constante. Essas práticas podem abranger, por exemplo: treinamentos, aferição de resultados, revisões de procedimentos, criação de plano de resposta, etc. 

Para fortalecer essas práticas opte por ferramentas como: POP – Procedimento Operacional Padrão e Poka Yoke.

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