Como resolver problemas? Descubra em 7 passos

como resolver problemas
10 de junho de 2015
Última modificação: 10 de junho de 2015

Autor: Virgilio F. M. dos Santos
Categorias: Blog

Como resolver problemas?

Muitos roteiros foram desenvolvidos ao longo dos anos para se trabalhar com melhorias de processos e produtos e para nos ensinar a como resolver problemas. Neste artigo listaremos os mais importantes e que foram selecionados pelo livro “Modelo de Melhoria”:

O roteiro escolhido para este artigo é o método de 7 passos para se resolver problemas.

O método e 7 passos é uma estrutura organizada para realizar um projeto de melhoria e um instrumento útil para documentar o projeto. A proposta do método é ir além dos ciclos PDCA para fornecer:

  • Uma estrutura com a qual podemos visualizar o progresso por meio de um projeto;
  • Etapas de verificação que nos permitem ver se não estamos tentando avançar muito rapidamente com o projeto de melhoria do processo sem ter adquirido suficiente entendimento
  • Uma forma de documentar um projeto.

Este modelo é dirigido principalmente à eliminação de problemas de qualidade, em oposição ao desenho ou redesenho de produtos ou processos. As sete etapas típicas do método são:

  • Passo 1: Defina os objetivos e o escopo do projeto;
  • Passo 2: Entenda a situação atual;
  • Passo 3: Analise as causas;
  • Passo 4: Procure soluções;
  • Passo 5: Avalie os resultados;
  • Passo 6: Padronize o novo processo;
  • Passo 7:Reveja o que foi aprendido.

Como resolver problemas com esse roteiro?

Defina os objetivos e o escopo do projeto

Surpreendido começar com este passo? Nem todos os processos de resolução de problemas incluem esta etapa, mas é absolutamente crucial. Pense em que medida nós gastamos tempo e recursos em problemas que não exigem necessariamente tal atenção. Pergunte a si mesmo “É o problema certo para resolver?”. Este é também um dos estágios mais importantes na nossa técnica de resolução de problemas em sete etapas. Por quê?

Bem, muitas vezes a nossa abordagem à resolução de problemas é reativa, esperamos que os problemas surjam. Então, em primeiro lugar, no nosso processo de resolução de problemas em sete etapas, defendemos a adoção de uma abordagem proativa, vá e encontre problemas para resolver. Problemas importantes e valiosos. O verdadeiro ponto de partida, em seguida, para qualquer processo de solução de problemas, é encontrar o problema certo para resolver.

Entenda a situação atual

É muito tentador analisar este passo e passar para análises e soluções. No entanto, como o primeiro passo, é um dos segredos da resolução efetiva de problemas e ajuda a diferenciar nossa técnica de resolução de problemas em sete etapas. Combinando problemas que são valiosos para resolver, com a definição exata do que você está tentando resolver, pode melhorar dramaticamente a eficácia do processo de solução de problemas. O segredo para definir o problema, é a atitude. Tente ver todos os problemas como uma oportunidade.

Esta é a atitude crucial que irá ajudá-lo a definir o problema de forma a focar o potencial e a oportunidade na situação. Peter Drucker defende que devemos morrer de fome para começar a enxergar as oportunidades. Talvez porque não vejamos os problemas certos para resolver ou a oportunidade de resolvê-los. Essencialmente, Drucker sugere que devemos passar de um foco problemático para um foco de oportunidade.

Procure soluções

A análise é um processo de descoberta dos fatos, descobrindo o que você conhece sobre a situação. A lista de verificação de perguntas de atividade de resolução de problemas leva você a um conjunto de perguntas para identificar a natureza do problema e analisar o que é e o que não é.

Um dos aspectos mais importantes da análise de qualquer situação é envolver as pessoas certas.

Sugerimos usar a abordagem de fazer três perguntas:

  • Quem sabe? – sobre a situação/oportunidade, ou quem tem a informação que precisamos para resolvê-lo?
  • Quem se importa? – é feito algo sobre isso?
  • Quem pode? – fazer algo sobre a solução?

Essas questões são dicas de gerenciamento fundamentais. Eles nos ajudam a identificar as pessoas que precisam se unir, a fim de tomar as medidas adequadas para resolver um problema ou realizar uma oportunidade. A análise geralmente requer um exame detalhado da situação. Este é um elemento importante na solução de problemas em sete etapas.

Analise as causas

As etapas anteriores já revelaram muitas possibilidades para resolver o problema e perceber as oportunidades. Nesta fase, é importante dar tempo e espaço para soluções criativas. Colocar um alto valor nas ideias dos outros é um conceito de liderança crucial e uma habilidade de facilitador ao gerar ideias para resolver problemas.

Nós já sugerimos que, para uma resolução efetiva de problemas, você precisa garantir que encontrará os problemas certos para resolver e depois perguntar-se quais são as oportunidades criadas por resolver esse problema. Mas como você se concentra em oportunidades?

Um ótimo processo para explorar novas possibilidades e potencialidades é o roteiro do foco:

  • Concentre a atenção coletiva na situação
  • Conecte ideias e uma visão mais profunda
  • Crie impulso para frente e avance para a ação

Uma vasta gama de possíveis soluções abre as oportunidades. Quando você considera que você tem muitas ideias com potencial, é hora de tomar uma decisão.

Avalie os resultados

Do seu plano de implementação, certifique-se de rastrear e medir os resultados para que você possa responder a perguntas como: Isso funcionou? Essa foi uma boa solução? Aprendemos algo aqui na implementação que podemos aplicar a outros problemas potenciais?

Padronize o novo processo

A implantação da técnica de resolução de problemas de sete passos se move para um processo de implementação do projeto. Mas antes de tomar sua decisão, verifique se você:

  • Definiu cuidadosamente o problema e o resultado desejado
  • Analisou o problema ao longo
  • Recolheu todos os itens disponíveis sobre isso
  • Explorou todas as vias possíveis e gerou todas as opções possíveis
  • Escolheu a melhor alternativa após uma considerável deliberação.

Para implementar, certifique-se de seguir as diretrizes de gerenciamento de projetos, particularmente para ser claro sobre os resultados, pergunte-se o que será diferente quando você resolver o problema e perceber a oportunidade.

Reveja o que foi aprendido

Você terá feito algumas coisas muito bem, se aplicar esta técnica de resolução de problemas em sete etapas. Seria muito fácil esquecê-los apressando-se para resolver o próximo problema, ou para implementar a solução. Você deve avaliar pelo menos duas áreas:

  • Como você realizou o processo de resolução de problemas em sete etapas
  • A eficácia da solução que você implementou. Forneceu os resultados esperados?

Você também deve perguntar o que pode fazer, ou o que poderia fazer em seguida, agora que melhorou as coisas, resolvendo o problema. Quais mais oportunidades você pode perceber que você não conseguiu antes?

Esse e outros roteiros de melhoria são tratados nos cursos de Green Belt e Black Belt ministrados pela Equipe FM2S

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