Como nascem as atividades que não agregam valor

O que é a Lei de Parkinson?

No artigo de hoje comentarei sobre a Lei de Parkinson, uma lei que há muito faz parte das organizações. Ela nos dá grandes indícios de como o desperdício nasceu nas organizações. Esta lei se baseia em duas verdades, quase que axiomáticas:

1. Um funcionario quer aumentar o número de seus subordinados, desde que não sejam seus rivais”;
2. Funcionarios inventam trabalhos uns para os outros.

A lei de Parkinson é a tendência da quantidade de trabalho necessário aumentar, de modo que consome qualquer quantidade de tempo que lhe seja atribuída. O conceito geralmente é generalizado para se referir à tendência de qualquer capacidade disponível em um determinado sistema a ser usado.

A implicação é que, não importa o quão extenso são seus recursos, as demandas sobre eles crescerão para garantir que eles estejam esgotados. A lei de Parkinson tem implicações para muitas áreas do negócio, incluindo gerenciamento de projetos, gerenciamento de tempo, alocação de recursos, planejamento de capacidade de armazenamento e análise de requisitos.

Quem foi o criador da Lei de Parkinson?

Cyril Northcote Parkinson, um historiador e autor naval britânico, observou que “o trabalho se expande para preencher o tempo disponível para sua conclusão”, com base em sua experiência na British Civil Service. A lei de Parkinson apareceu pela primeira vez em um ensaio de 1955 publicado na The Economist. Parkinson expandiu seu princípio em dois livros, Lei de Parkinson e Outros Estudos em Administração e Lei de Parkinson: ou a Perseguição do Progresso, ambas publicadas em 1957.

O trabalho se expande para preencher o tempo disponível para sua conclusão. Se você é a da área de melhoria, você reconhecerá este provérbio como a lei de Parkinson . Esta interessante declaração foi feita por Cyril Northcote Parkinson, famoso historiador e escritor britânico.

Parkinson estava qualificado para fazer tal declaração, tendo trabalhado no Serviço Civil Britânico, vendo em primeira mão como a burocracia funciona. A própria burocracia é um subproduto de nossa cultura, graças à crença limitante de que trabalhar mais é de alguma forma melhor do que trabalhar de maneira mais inteligente e rápida. Para compreendermos os fatores apresentados, transcreverei um trecho do livro “A Lei de Parkinson”, de C. Northcote Parkinson.

Como começa seu artigo sobre a Lei de Parkinson?

É lugar comum a observação que o trabalho se expande para preencher o tempo disponível para sua conclusão. Assim, uma senhora idosa pode passar o dia inteiro para escrever e despachar um cartão postal para sua sobrinha em Bognor Regis. Uma hora será dedicada a encontrar o cartão postal, outro na caça a espetáculos, meia hora na busca do endereço, uma hora e quarenta de composição e vinte minutos para decidir se deve ou não tomar um guarda-chuva quando vai para a caixa de correio da próxima rua. O esforço total que ocuparia um homem ocupado por três minutos pode, dessa forma, deixar outra pessoa prostrada após um dia de dúvida, ansiedade e dificuldade.

Temo que o trabalho (e especialmente o trabalho em papel) é, portanto, elástico em suas exigências no tempo, é manifesto que é preciso haver pouca ou nenhuma relação entre o trabalho a ser feito e o tamanho da equipe a que pode ser atribuído. Antes da descoberta de uma nova lei científica – apresentada ao público pela primeira vez, podemos chama-la Lei de Parkinson* – houve, no entanto, reconhecimento insuficiente das implicações desse fato no campo da administração pública.

Os políticos e os contribuintes assumiram (com ocasionais fases de dúvida) que um número crescente de funcionários públicos deve refletir um volume crescente de trabalho a ser feito. Os cínicos, ao questionar essa crença, imaginaram que a multiplicação de funcionários deve ter deixado alguns ociosos ou todos eles capazes de trabalhar por horas mais curtas. Mas esta é uma questão em que a fé e a dúvida parecem igualmente erradas. O fato é que o número de funcionários e a quantidade do trabalho a ser feito não estão relacionados um ao outro. O aumento do número total de pessoas empregadas é regido pela Lei de Parkinson e seria o mesmo se o volume do trabalho fosse aumentar, diminuir ou mesmo desaparecer. A importância da Lei de Parkinson reside no fato de que é uma lei de crescimento baseada em uma análise dos fatores pelos quais esse crescimento é controlado.

O que são as atividades que não agregam valor da Lei de Parkinson?

Para compreendermos o Fator 1, precisamos imaginar um funcionário público que chamaremos de “A” e que se acha com excesso de trabalho. Que esse excesso de trabalho seja real ou imaginário não vem ao caso. Lembremo-nos de que essa sensação (ou ilusão) poderia ser ocasionada por uma diminuição das energia de “A”. Um sintoma normal da meia-idade. Para esse mal ou imaginário existem três possíveis soluções: “A” poderá se afastar; “A” poderá dividir o seu trabalho com um colega, a quem chamaremos de “B”; “A” poderá pedir dois subordinados, que chamaremos de “C” e “D”.

Provavelmente não há caso na história em que a escolha de “A” não seja admitir dois subordinados. Se ele se afastar, perderá o direito à pensão; se consentir em dividir o trabalho com um colega do mesmo nível hierárquico, estará criando um rival que poderá ser promovido em vez dele, quando “W” (finalmente!) se aposentar.

Portanto, “A” escolherá “C” e “D”, dois jovens que trabalharão para ele. Além disso, dividindo o trabalho em duas categorias, entre “C” e “D”, ele passará a ser o único homem capaz de compreender os dois. Precisamos notar que “C” e “D” têm que ser inseparáveis. Admitir apenas “C” seria impossível. Por quê? Porque “C” sozinho iria dividir o trabalho com “A”, e, consequentemente, assumiria um status de igualdade, o que foi recusado a “B” logo de saída.

E agora?

Esse status ficaria mais destacado ainda, porquanto “C” seria o único sucessor possível de “A”. Os subordinados devem ser sempre dois ou mais, cada um mantido sob controle por medo da promoção do outro. Quando “C”, por sua vez, queixar-se de excesso de trabalho (e isso irá acontecer certamente), “A” recomendará, com a concordância de “C”, a admissão de dois ajudantes para “C”, mas “A”, para evitar aborrecimentos, será obrigado a recomendar também dois ajudantes para “D”. Com o recrutamento de “E”, “F”, “G” e “H”, a promoção de “A” é agora praticamente certa.

Temos então sete funcionários fazendo o trabalho que antes era feito por um. É quando o Fator 2 entra em operação. Pois esse sete criam tanto trabalho uns para os outros que todos vivem ocupadíssimos, e “A” então está trabalhando mais do que nunca.

Como se dá a bagunça da Lei de Parkinson?

Quando chega uma nova atividade, o funcionário “E” conclui que o assunto é da competência de “F”, que rascunha uma resposta para “C”, que a modifica drasticamente antes de consultar “D”, que por sua vez pede a “G” para tratar do caso. Mas, a esta altura, “G” sai de férias e entrega a pasta a “H”, que prepara a minuta que “D” assina e devolve a “C”, que revisa devidamente o texto e entrega a nova versão a “A”, que por sua vez, poderia assinar em cruz, pois está trabalhando como nunca em sua vida.

Mas “A” é homem de consciência. Cercado como está de problemas criados por seus colegas para eles mesmos e para ele – criados pelo simples fato de existirem os funcionários – não é homem de fugir ao dever. Lê e estuda com cuidado o memorando, corta os parágrafos desnecessários incluídos por “C” e “H” e restabelece a forma primitiva adotada por “F”. Corrige a redação – nenhum desses rapazes sabe escrever gramaticalmente – e por fim ele mesmo faz a resposta que teria escrito se os funcionários “C” até “H” não tivessem nascido.

Muito mais gente levou muito mais tempo para produzir o mesmo resultado. Ninguém ficou parado. Todos fizeram o melhor que podiam.

O que é valor para o cliente?

Claro que ao contratar um novo colaborador que será seu subordinado, há um tempo em que será normal revisar seu trabalho até que o mesmo consiga realizar as tarefas sozinho, porém não é o que acontece na maioria das empresas. Sempre achamos que precisamos de mais pessoas para realizar as atividades, mas nunca paramos para pensar de que forma as atividade são feitas. Não temos tempo para isso.

Em nossos cursos de Green Belt e Black Belt buscamos não apenas ensinar as ferramentas do Six Sigma, mas também ensinar uma nova maneira de enxergar como as atividades que compõem um processo são realizadas. Acreditamos que somente desta maneira podemos realmente realizar melhorias duradouras nas empresas.

Quais minhas percepções sobre a Lei de Parkinson?

Certa vez li uma resposta à Lei de Parkinson insinuando que se fosse uma observação precisa, seria possível atribuir um limite de tempo de um minuto a uma tarefa e a tarefa se tornaria simples o suficiente para ser concluída dentro desse minuto. Mas a Lei de Parkinson é exatamente isso – uma observação, não uma mágica de vodu. Funciona porque as pessoas atribuem tarefas por mais tempo do que realmente precisam, às vezes porque querem um espaço para esticar as pernas ou um estoque de tempo, mas geralmente porque têm uma ideia exagerada de quanto tempo a tarefa demora para ser concluída. As pessoas não se tornam plenamente conscientes da rapidez com que algumas tarefas podem ser concluídas até que testem esse princípio.

A maioria dos funcionários que desafiam a regra não escrita de “trabalhar mais, não de forma inteligente” sabe que, apesar do maior retorno sobre o investimento para a empresa, nem sempre é apreciado. Isso está relacionado à ideia de que quanto mais tempo uma coisa leva para ser concluída, melhor será a qualidade inerente. Felizmente, a tendência crescente do emprego de desse tipo está mudando isso para aqueles que adotaram cedo, mas apenas porque os empregadores não têm idéia do que você está fazendo com todo esse tempo livre!

Vejamos algumas maneiras pelas quais você pode aplicar a Lei de Parkinson à sua vida, fazer com que sua lista de tarefas tenha o check mais rapidamente e gaste menos do dia de trabalho preenchendo seu horário apenas para parecer ocupada. Isso é relevante, quer você trabalhe em um escritório ou em casa, já que “trabalhar mais, não de forma mais inteligente” é uma ideia cultural da qual muitos indivíduos são vítimas mesmo quando ninguém está supervisionando seu trabalho.

Como não deixar a Lei de Parkinson te pegar?

Faça uma lista de tarefas

Faça uma lista de suas tarefas e divida-as pela quantidade de tempo necessária para concluí-las. Então, dê a si mesmo metade desse tempo para completar cada tarefa. Você tem que ver o limite de tempo como crucial. Trate-o como qualquer outro prazo. Parte de reverter aquilo com o qual fomos doutrinados (trabalhar mais, não de maneira mais inteligente) é ver os prazos que você estabeleceu como inquebráveis ​​- exatamente como os prazos definidos pelo seu chefe ou clientes.

A princípio, isso será parcialmente um exercício para determinar a precisão de suas projeções de tempo para tarefas. Alguns podem estar no início, e alguns podem estar inflados. Aqueles que estão no local podem ser aqueles com os quais você não consegue bater o relógio quando reduzir pela metade o tempo disponível, então experimente com mais tempo. Não pule direto para o tempo original, pois pode haver um período ótimo entre eles.

Elimine os ralos de produtividade

Procure por aqueles pequenos preenchedores de tempo, como e-mail e leitura de feeds, que você normalmente acha que pode levar dez ou vinte (ou até mesmo, Deus não permita, trinta!) minutos. Estes são os “ralos” do mundo da produtividade – pequenas pragas que não fazem nada além de tornar sua vida uma dor nas costas, dores que você não consegue se livrar, não importa o quanto você queira.

Em vez de fazer a verificação de e-mail matinal de 20 a 30 minutos, dê a si mesmo cinco minutos. Se você está pronto para um desafio, vá em frente e dê dois minutos. Não dê mais atenção a essas tarefas até que você tenha concluído tudo em sua lista de tarefas naquele dia. Nesse ponto, você pode se dedicar a ler e-mails, redes sociais e ler feeds ao conteúdo do seu coração. Não que eu recomendo que você gaste todo o seu tempo livre assim!

São tarefas em que 10% do que você faz é importante e 90% é absolutamente inútil. Isso força você a cuidar de tarefas importantes – feeds que você precisa ler para melhorar seu trabalho (por exemplo, se você é um web designer que precisa ser lido em novas práticas), e e-mails que são realmente altos -prioridade. Experimente até onde você pode levar isso. Faça seus critérios para o que torna um email importante, realmente rigoroso e as penalidades duras! Isso significa usar o botão Excluir, a propósito – não estou defendendo a violência contra seus colegas.

Que mais informações sobre como descobrir a Lei de Parkinson?

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