O que é o Gerenciamento de Projetos? Como funciona?

gerenciamento de projetos
31 de maio de 2015
Última modificação: 31 de maio de 2015

Autor: Virgilio F. M. dos Santos
Categorias: Blog

O que é o Gerenciamento de Projetos?

Na sua forma moderna, a gerenciamento de projetos remonta ao início dos anos 50, embora as suas raízes remontem aos últimos anos do século XIX. À medida que as empresas perceberam os benefícios de organizar o trabalho em torno de projetos – reconhecendo a necessidade crítica de comunicar e coordenar o trabalho entre departamentos e profissões – surgiu um método definido de gerenciamento ou gestão de projetos.

Muitas organizações hoje não empregam gerentes de projeto em tempo integral. Na verdade, é comum reunir uma equipe de projeto para atender a uma necessidade particular, que geralmente envolve a produção de um produto final ou serviço que beneficia a organização ou efeitos de mudança. O resultado final pode ser tangível ou intangível.

Chegar a esse resultado final, com êxito, é o que para a gerenciamento de projetos, é tudo. No seu núcleo, então, a gerência de projetos centra-se no planejamento e no controle de tudo o que está envolvido na entrega do resultado final – e é um processo que cada pessoa em uma equipe de projeto precisa abraçar, entender e executar, não importa o nível de experiência.

Mesmo se você não tem habilidades acadêmicas em uma metodologia de projeto, assumir um papel em uma equipe de projeto oferece uma excelente oportunidade de aprendizagem, que pode melhorar seu perfil de carreira.

Mesmo se você for um gerente experiente ou membro da equipe, uma revisão dos elementos críticos – e mais básicos – do gerenciamento de projetos pode informar e melhorar a eficiência com que você leva os projetos do conceito ao plano concreto e até a conclusão.

Com isso em mente, aqui está uma visão geral de tudo o que o gerenciamento de projetos abrange.

Qual é a definição de Gerenciamento de Projetos?

Uma definição simples de gerenciamento de projetos inclui um punhado de premissas fundamentais:

  • Gerenciamento de projetos não é tarefa pequena.
  • Gerenciamento de projetos tem um início e fim definidos. Não é um processo contínuo.
  • A gerência de projeto usa várias ferramentas para medir realizações e controlar tarefas de projeto. Estes incluem estruturas de repartição de trabalho, gráficos de Gantt e gráficos PERT.
  • Projetos frequentemente precisam de recursos ad hoc em vez de dedicados, como cargos de tempo integral comuns em organizações.
  • O gerenciamento de projetos reduz o risco e aumenta a chance de sucesso.

Muitas vezes, um triângulo, comumente chamado de “restrição tripla”, é usado para resumir o gerenciamento do projeto. Os três fatores mais importantes são tempo, custo e escopo. Estes formam os vértices com qualidade como o tema central. Em outras palavras, a restrição tripla tem quatro elementos principais:

  • Os projetos devem estar dentro do custo.
  • Os projetos devem ser entregues a tempo.
  • Os projetos devem estar dentro do escopo.
  • Os projetos devem atender aos requisitos de qualidade do cliente.

Mais recentemente, o triângulo de gerenciamento de projetos deu lugar a um diamante de gerenciamento de projetos – com custo, tempo, escopo e qualidade como os quatro vértices e expectativas dos clientes como um tema central. Nenhum cliente tem as mesmas expectativas. Você deve perguntar, explicitamente, sobre as expectativas de cada cliente. Se você não sabe quais são essas expectativas, não tem esperança de conhecê-las.

Quais as fases de um Projeto?

Um projeto passa por seis fases durante o seu ciclo de vida:

  • Definição do Projeto: Definindo as metas, objetivos e fatores críticos de sucesso para o projeto
  • Iniciação do projeto: Tudo o que é necessário para configurar o projeto antes do início do trabalho
  • Planejamento do Projeto: Planos detalhados de como o trabalho será realizado, incluindo estimativas de tempo, custo e recursos
  • Execução do Projeto: Fazer o trabalho para entregar o produto, serviço ou resultado desejado
  • Monitoramento e Controle de Projetos: Garantir que um projeto permaneça no caminho certo e tomar medidas corretivas para
  • Encerramento do Projeto: Aceitação formal dos resultados e dissolução de todos os elementos necessários para a execução do projeto

Qual é o papel do Gerente de Projetos?

O papel do gerente de projeto é de grande responsabilidade. O trabalho do gerente de projeto é dirigir, supervisionar e controlar o projeto do começo ao fim. Os gerentes de projeto não devem realizar o trabalho do projeto – gerenciar o projeto é suficiente. Aqui estão algumas das atividades que um gerente de projeto compromete:

  • O gerente de projeto deve definir o projeto, reduzi-lo a um conjunto de tarefas gerenciáveis, obter recursos apropriados e criar uma equipe para executar o trabalho.
  • O gerente de projeto deve definir a meta final do projeto e motivar a equipe do projeto para concluir o projeto no tempo.
  • O gerente de projeto deve informar regularmente todas as partes interessadas sobre o progresso.
  • O gerente de projeto deve avaliar e monitorar os riscos para o projeto e mitigá-los.

Nenhum projeto nunca vai tão bem como planejado. Os gerentes de projeto devem aprender a se adaptar e gerenciar a mudança.

Quais são as competências necessárias para um Gerente de Projetos?

Um gerente de projeto deve ter uma gama de competências:

  • Liderança
  • Gerenciamento de pessoas (clientes, fornecedores, gestores funcionais e equipe de projeto)
  • Comunicação eficaz (verbal e escrita)
  • Influência
  • Negociação
  • Conflito de gestão
  • Planejamento
  • Gerenciamento de contratos
  • Capacidade de estimar
  • Solução de problemas
  • Pensamento criativo
  • Gerenciamento de tempo

Os gerentes de projeto têm a responsabilidade máxima de fazer as coisas acontecerem. Tradicionalmente, eles têm desempenhado este papel como meros implementadores. Para fazer o seu trabalho, eles precisavam ter as competências administrativas e técnicas necessárias.

Hoje eles desempenham um papel muito mais amplo. Além das habilidades tradicionais, eles precisam ter habilidades de negócios, habilidades de relacionamento com o cliente e habilidades políticas.

Psicologicamente, eles devem ser auto-iniciadores orientados a resultados com uma alta tolerância para a ambiguidade porque tudo é pouco claro no ambiente tumultuado de negócios de hoje. As deficiências em qualquer uma dessas áreas podem levar à falha do projeto.

Quais são as barreira e riscos da Gerenciamento de Projetos?

Muitas coisas podem dar errado no gerenciamento de projetos. Quaisquer barreiras, riscos e problemas podem afetar todas as fases e processos de gerenciamento de projetos. Aqui estão apenas algumas das coisas que podem eventualmente dar errado:

  • Comunicação pobre
  • Desacordo
  • Mal-entendidos
  • Clima ruim
  • Greves sindicais
  • Conflitos de personalidade
  • Má administração
  • Objetivos mal definidos

Uma boa disciplina de gerenciamento de projetos não eliminará todos os riscos, problemas e surpresas – mas fornecerá processos e procedimentos padrão para lidar com eles e ajudará a evitar o seguinte:

  • Projetos terminando tarde, excedendo o orçamento e não atendendo às expectativas do cliente
  • Inconsistência entre os processos e procedimentos utilizados pelos gerentes de projeto, levando a favorecer alguns gerentes de projeto mais do que outros
  • Projetos bem sucedidos, apesar da falta de planejamento, alcançados através de altos níveis de estresse, boa vontade e quantias significativas de horas extras
  • Gerenciamento de projetos visto como não agregando valor e como um desperdício de tempo e dinheiro
  • Eventos internos e externos imprevistos que impactam o projeto

Como aplicar o Gerenciamento de Projetos em coisas do dia a dia?

Para o profissional que estiver se preparando para o exame de certificação do PMI de gerenciamento de projetos e que, muitas vezes, pensa como será difícil memorizar todos os processos, a dica é simples: faça conexões e links. Busque exemplos práticos ao seu redor, pois seguramente seus estudos se tornarão mais facilmente compreensíveis. Domingo, 16 de agosto de 2015.

Data histórica em nosso país, que presenciou o protesto que reuniu, segundo seus organizadores, aproximadamente 2 milhões de pessoas nas principais cidades do Brasil por um único motivo: comunicar aos governantes sua insatisfação. Façamos um paralelo com o gerenciamento de projeto, Podemos entender que o produto deste projeto era a demonstração formal da insatisfação do povo contra o governo atual. Como conquistar esse objetivo por meio de uma manifestação popular organizada? Como garantir a comunicação entre os stakeholders? Para isso temos o processo “10.1. Planejar o gerenciamento das comunicações”.

Como foi o Gerenciamento de projetos dos protestos?

Como em todo projeto, o gerenciamento das comunicações é fundamental para garantir que haja domínio das informações adequadas para o público correto, de modo que um alinhamento seja promovido e estabelecido. Em nossos projetos, cuidamos atentamente deste processo. Mas, como fazer neste caso? Em que nossos stakeholders são milhões de pessoas?

Como input deste processo, temos o 10.1.1.2. Registro de stakeholders – a população insatisfeita. Neste caso, os gerentes de projeto (leia-se “organizadores”, como os movimentos Vem pra rua, Brasil livre e Revoltados online) têm dimensão da grandeza de seu grupo de stakeholders pelo histórico / lições aprendidas de outras manifestações de 2015 (outro input – 10.1.1.4 Ativos de processos organizacionais).

As ferramentas e técnicas incluem os itens “10.1.2.2 – Tecnologia de comunicações” e “10.1.2.4 – Métodos de comunicação” – que se resumem no “como” será divulgada a informação entre os stakeholders – neste caso, utilizando-se das poderosas redes sociais, como Facebook, Twitter, WhatsApp, etc. E os canais de comunicação? Já pensou em aplicar a fórmula do número total de canais de comunicação em potencial (= n(n-1)/2) quando n = 2 milhões de brasileiros?

O output deste processo, o 10.1.3.1 Plano de gerenciamento das comunicações foi feito, assim, com a influência de todos. E fluiu. Todos os stakeholders estavam organizados, nas mais distintas cidades deste país, em horários diferentes, com impactos e particularidades de cada um – mas com uma única mensagem, que, com sucesso, foi transmitida – e suficientemente alinhada para tirar o sono da Dilma, do Lula e de alguns mais…! Objetivo concluído. Done.

É meu colega gerente de projetos… e você pensa em reclamar de seus 500 ou 1000 stakeholders?! Já não reclame mais! O PMBOK na mão direita, o caderninho de anotações na esquerda e os olhos bem abertos para observar os exemplos que o nosso cotidiano nos ensina. E boa prova! Se quiser saber mais, convidamos você à fazer o Intensivão PMP, Green Belt ou Black Belt. Vai gostar.

O gerenciamento de projetos vale a pena?

Gerenciamento de Projetos: antes de tudo é importante dizer que existem uma série de práticas, sendo que o PMBOK, publicado pelo PMI – Project Management Institute – sendo a prática mais conhecida, mas não a única.  Como um profissional certificado por três institutos diferentes, posso dizer que existem pontos positivos em todas as práticas, e, independentemente de qual é melhor, adotar alguma já traz enormes vantagens!

Mas vamos à minha experiência. Primeiro de tudo, eu acredito no Gerenciamento de Projetos e na utilização de um conjunto de técnicas e ferramentas para a gestão e execução de um projeto. Isto, e muito mais, você pode complementar com o Green Belt e o Black Belt.

Digo isto porque já vi na prática, e deu certo. Trabalho em projetos desde o início da minha carreira, em 2003, e, acredite, os projetos de sucesso aos quais participei SEMPRE tiveram um embasamento teórico para guiar o trabalho, tornando-o mais fácil, rápido, mas principalmente, trazendo-lhes mais resultado! Mas cuidado, apenas TER práticas de Gerenciamento de Projetos não garante seu sucesso. É preciso aplicá-las bem!

Quais as vantagens do Gerenciamento de Projetos?

Mas quais as vantagens de seguir uma sequência de ações, modelos de documentos, rituais formais de comunicação, etc.? Elas são muitas! Acredito que tudo que nas dispomos a fazer deve contar com um planejamento prévio, um acompanhamento constante e um caminho mais ou menos conhecido, senão, por melhor que sejam as intenções, o risco de se perder é muito grande.

Outro ponto importante embasamento nas práticas consolidadas em Gerenciamento de Projetos são os controles, ou a disciplina do acompanhamento. Talvez eu não seja um cara muito apegado a isso e aos formalismos exigidos, mas sei da importância de haver algum, porque se não houver uma linha mestra, algo que sirva como referência, e alguém que acompanhe, a chance de não funcionar aumenta bastante.

Diante deste item, vale um adendo. O Gerenciamento de projetos NÃO é apenas controle! Sou sincero em dizer que este assunto me preocupava bastante quando comecei a me interessar pelo tema e estudar a respeito. Na época pensava algo como “tenho uma idéia legal para fazer algo diferente, mas não quero me prender muito às regras e formalismos que irão prejudicar minha liberdade criativa, podar meu entusiasmo e prejudicar minha inspiração”. Tinha receio de que o processo, não fosse desta forma, o mais espontâneo.

Outros tabus conhecidos, “os prazos são curtos, não dá pra perder tempo com isso”, ou “o cliente pediu muita coisa, não dá pra detalhar tudo na forma de documentos, o foco é entregar”, senão o clássico “o cliente não pagará mais por relatórios, planilhas e gráficos de controle”.

Qual é a metodologia para o gerenciamento de projetos?

Esqueça tudo isso, são somente desculpas! Criatividade, prazo, cliente, escopo, tudo isso cabe dentro da metodologia, seja ela qual for. O ponto é saber como dosar os controles. OK, isso pode não ser fácil, mas será um trabalho muito menor fazer a adaptação do que prosseguir sem nada.

Digo isso porque, independentemente do contexto e das expectativas envolvidas, você, como um Gerente de Projetos, precisará de uma referência que mantenha o foco e ajude a manter um ritmo que faça sentido, e não te faça desperdiçar uma energia danada em idas e vindas.

Se você acredita em tudo isso, então seja bem vindo ao mundo do Gerenciamento de Projetos!

Mais a frente falaremos sobre como conseguir balancear tudo isso… Uma dica, agilize

A carreira de gerenciamento de projetos vale a pena no Brasil?

Faltam gestores de projetos: o Mundo precisa de PMP®s e ainda somos poucos!

Não é difícil defender o título do nosso post de hoje, mas não vamos “chover no molhado” falando da importância e relevância dadas pelas organizações aos profissionais certificados nos últimos anos.

Mas mesmo estando em alta, o número de profissionais certificados PMP®s pelo PMI® é muito baixo.

Segundo o PMI®, no final de 2014, no Mundo cerca de 640 mil profissionais estavam com sua certificação PMP® ativa, e no Brasil, pouco mais de 16 mil. Além do Green Belt e Black Belt, o PMP é fundamental.

Taí a grande oportunidade!

Faltam gestores de projetos

Qualificar-se, buscar o conhecimento a respeito das melhores práticas, técnicas e ferramentas de gerenciamento de projetos e obter a certificação PMP® ainda podem ser iniciativas de diferenciação entre os profissionais que atuam nessa área!

E as organizações estão atrás desses profissionais!

Diversas delas já estabeleceram como critério eliminatório em seus processos seletivos e contratação de profissionais, possuir a certificação referendada pela entidade mais reconhecida na área de gerenciamento de projetos – o PMI®.

Aproveite o momento, dedique-se, invista em sua qualificação! Faça nosso curso de gestão de projetos!

Que saber mais sobre Gerenciamento de Projetos?

Arquivo para quem deseja uma visão rápida e resumida sobre o que é a Gerenciamento de projetos e seus principais itens.

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