KPIs para medição de sua produtividade

28 de julho de 2015
Última modificação: 28 de julho de 2015

Autor: Virgilio F. M. dos Santos
Categorias: Blog

O que é KPI?

Um Indicador de Desempenho Chave é um valor mensurável que demonstra como efetivamente uma empresa está alcançando os principais objetivos de negócios. As organizações usam KPIs em vários níveis para avaliar seu sucesso ao alcançar metas. Os KPI de alto nível podem se concentrar no desempenho geral da empresa, enquanto os KPI de baixo nível podem se concentrar em processos em departamentos, como vendas, marketing ou call center.

O que torna efetivo o KPI?

Um KPI é tão valioso quanto a ação que ele inspira. Muitas vezes, as organizações adotam cegamente os KPIs reconhecidos pela indústria e então se perguntam por que o KPI não reflete seu próprio negócio e não consegue afetar qualquer mudança positiva. Um dos aspectos mais importantes, mas muitas vezes esquecidos, dos KPIs é que eles são uma forma de comunicação. Como tal, eles cumprem as mesmas regras e melhores práticas que qualquer outra forma de comunicação. As informações sucintas, claras e relevantes são muito mais propensas a serem absorvidas e atuadas.

Em termos de desenvolvimento de uma estratégia para a formulação de KPIs, sua equipe deve começar com o básico e entender quais são seus objetivos organizacionais, como você planeja alcançá-los e quem pode atuar sobre essa informação. Este deve ser um processo iterativo que envolve comentários de analistas, chefes de departamento e gerentes. À medida que esta missão de busca de fato se desenrola, você obterá uma melhor compreensão de quais processos de negócios precisam ser medidos com KPIs e com quem essa informação deve ser compartilhada.

Como definir seus KPIs de maneira inteligente?

Uma maneira de avaliar a relevância de um KPI é usar os critérios SMART. As letras normalmente são consideradas como específicas, mensuráveis, atingíveis, relevantes, com limite de tempo. Em outras palavras:

  • Seu objetivo é específico?
  • Você pode medir o progresso em direção a esse objetivo?
  • O objetivo é realisticamente alcançável?
  • Qual a relevância do objetivo para sua organização?
  • Qual é o cronograma para atingir esse objetivo?

Como definir um KPI

Definir um KPI pode ser um negócio complicado. A palavra operacional no KPI é “chave” porque cada KPI deve estar relacionado a um resultado comercial específico. Os KPIs geralmente são confundidos com as métricas do negócio. Embora freqüentemente usados no mesmo espírito, os KPIs precisam ser definidos de acordo com os objetivos críticos do negócio. Siga estas etapas ao definir um KPI:

  • Qual é o resultado desejado?
  • Por que esse resultado é importante?
  • Como você vai medir o progresso?
  • Como você pode influenciar o resultado?
  • Quem é responsável pelo resultado comercial?
  • Como você saberá que você alcançou seu resultado?
  • Com que frequência você irá rever o progresso em relação ao resultado?

Por exemplo, digamos que seu objetivo é aumentar a receita de vendas este ano. Você vai chamar esse KPI de seu KPI de crescimento de vendas. Veja como você pode definir este KPI:

  • Para aumentar a receita de vendas em 20% este ano
  • Alcançar este objetivo permitirá que o negócio se torne rentável
  • O progresso será medido como um aumento na receita mensurada em dólares gastos
  • Ao contratar pessoal de vendas adicionais, promovendo clientes existentes para comprar mais produtos
  • O Diretor de vendas é responsável por essa métrica
  • A receita aumentará em 20% este ano
  • O KPI será revisado mensalmente

Os KPIs ainda são relevantes?

Os KPIs geralmente têm uma conotação negativa associada a eles. Infelizmente, muitos usuários de negócios estão começando a ver o monitoramento do KPI como uma prática obsoleta. Isso ocorre porque os KPIs são vítimas do problema mais humano de todos: falta de comunicação. A verdade é que os KPIs são tão valiosos quanto você os faz. Os KPIs exigem tempo, esforço e buy-in dos empregados para atender às suas altas expectativas.

Quais são os exemplos de bons KPIs?

Conforme mencionado acima, os exemplos de KPI podem ser usados para fornecer orientação, mas você precisa considerar os objetivos e processos específicos associados à sua organização antes de adotar um modelo. Estes exemplos ilustram KPIs para vários departamentos diferentes.

Por isto, esta ajudinha vinda dos livros do Kaplan e Norton é providencial. Para ver isto e muito mais, sugerimos o Green Belt e o Black Belt da FM2s, mas uma palinha é bom, né. Vamos lá?

Estratégia de produtividade (fazer mais com menos, ótima para enfrentar esta crise)

        Objetivo 1: melhorar a estrutura de custos

        Objetivo 1.1: reduzir saídas de caixa

KPI: valor gasto com as despesas gerais com vendas e administrativas por unidade de produto ou por localidade

    Objetivo 1.2: eliminar defeitos

KPI: % defeitos nos produtos

KPI: % de reclamações de produtos e serviços

KPI: gastos com garantia

KPI: gastos com visitas para solução de problemas

KPI: gastos com inspeção e retrabalho

Objetivo 2: melhorar rendimentos

Objetivo 2.1: custo por unidade comparado à concorrência

KPI: % de redução anual de custo por unidade do produto

KPI: % de variação do custo orçado

   Objetivo 3: reduzir custos do ciclo de vida

KPI: custos de manutenção

KPI: custos com descarte

KPI: custos ambientais

KPI: custos sociais

KPI: custos fiscais

     Objetivo 4: aumentar a utilização de ativos

   Objetivo 4.1: gerenciar as capacidades dos ativos existentes

KPI: % de uso da capacidade instalada

   Objetivo 5: efetuar investimentos incrementais para eliminar gargalos operacionais

KPI: % de aumento da capacidade instalada

        Objetivo 6: estratégia de crescimento (vender mais)

     Objetivo 6.1: expandir as oportunidades de receita

   Objetivo 6.1.1: obter novas fontes de receitas (novos produtos, mercados, parceiros)

KPI: receitas oriundas de parceiros que usam nossa plataforma tecnológica

KPI: receitas de novos produtos

  Objetivo 6.1.2: aumentar receita oriunda de novos clientes

KPI: receita oriunda de novos clientes

KPI: % de venda de produtos enfardados para clientes novos

  Objetivo 6.1.3: ter retorno sobre investimentos em P&D

KPI: retorno sobre investimentos em novas tecnologias

KPI: tempo até atingir equilíbrio de novas tecnologias (real x previsto)

KPI: receitas de royalties e licenciamento de patentes

  Objetivo 6.1.4: melhorar rentabilidade dos clientes atuais

KPI: % de crescimento nas compras dos clientes atuais

KPI: receitas de novos produtos adquiridos por clientes existentes

  Objetivo 6.1.5: aumentar venda cruzada

KPI: num de produtos por cliente atual

KPI: % de venda de produtos enfardados para clientes atuais

Quer conhecer mais sobre o tema?

Deixe seu comentário

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *