O que é Gerenciamento de Portfólio de Projetos e Gestão de Projetos?

22 de maio de 2015
Última modificação: 22 de maio de 2015

Autor: Virgilio F. M. dos Santos
Categorias: Gestão de Projetos

O que é gerenciamento de portfólio de projetos?

O gerenciamento de portfólio de projetos (PPM) refere-se a um processo usado por gerentes de projeto e escritórios de gerenciamento de projetos (PMOs) para analisar o retorno potencial de um projeto. Ao organizar e consolidar todos os dados relativos aos projetos propostos e atuais, os gerentes de portfólio de projetos fornecem uma previsão e análise de negócios para as empresas que procuram investir em novos projetos.

O gerenciamento de portfólio de projetos dá às organizações e gerentes a capacidade de ver o panorama geral. Para cada profissional, o gerenciamento de portfólio de projetos representa uma vantagem. São elas:

  • Executivos: passam a saber o que os gerentes de projeto devem alcançar.
  • Project Managers: passa a ter fácil acesso aos membros da equipe.
  • Membros da equipe: melhoraram a comunicação com a liderança e outros companheiros de equipe.
  • Stakeholders: mantidos informados por meio de feedback confiável e consistente.

O que o gerenciamento de portfólio de projetos ajuda na gestão dos riscos?

Tomar riscos é uma parte inerente dos negócios. No entanto, ao assumir um risco, é importante lembrar, quanto maior o risco nem sempre, maior a recompensa. O risco vs. recompensa se resume a uma tomada de decisão inteligente.

Como compreender Riscos e repensar Recompensas maiores?

O processo de gerenciamento de portfólio do projeto ajuda as empresas a prever o resultado e planejar projetos que ofereçam os melhores resultados. Ele destaca questões como:

  • Tenho os recursos / orçamentos disponíveis para assumir esse novo projeto?
  • Existe um projeto semelhante no meu portfólio que eu posso usar para modelar depois deste?
  • Que projetos atuais podem atuar como uma barreira para completar este projeto?
  • As expectativas das partes interessadas são realistas? Onde podemos comprometer?
  • Este projeto ajuda a alcançar nossos objetivos gerais como uma organização?

As ferramentas de gerenciamento de portfólio de projetos e PPM ajudam as empresas a dividir todos os detalhes de um projeto proposto – orçamentos, recursos, tarefas, cronogramas e metas. Usando uma análise aprofundada dos projetos propostos, pesados contra projetos atuais, uma empresa pode definir quais riscos oferecem mais recompensas.

Usando indicadores-chave que ilustram custos versus retornos, as organizações podem determinar se um projeto deve avançar. Isso permite a criação de fluidos e fluxos de trabalho replicáveis que garantem eficiência e o melhor desempenho da equipe.

O que são Riscos atenuantes?

Ao usar o PPM, os gerentes de projetos e PMOs têm uma visão global de cada projeto. Quando cada elemento de um projeto é apresentado como um todo, os problemas podem ser previstos antes que eles ocorram.

O processo de gerenciamento de portfólio dá às organizações a visão de identificar riscos potenciais e colocar as medidas necessárias no lugar. Isso ajuda uma empresa a gerenciar riscos de forma proativa, permitindo que as equipes estimem realisticamente os atrasos potenciais e implementem medidas para prevenir ou mitigar esses riscos, se eles se revelarem inevitáveis. A mitigação do risco pode implicar em:

  • Alinhar cada projeto proposto com objetivos organizacionais gerais
  • Fornecer dados mensuráveis usados para pesar riscos contra recompensas
  • Determinar possíveis estrangulamentos e falhas de design em mais de um nível
  • Conciliar a largura de banda da equipe com a quantidade de trabalho que precisa ser feito
  • Gerenciamento de portfólio de projetos versus gerenciamento de projetos

No nível mais básico, PPM e gerenciamento de projetos diferem por número de projetos. O gerenciamento de projetos busca se concentrar no caminho de um projeto individual, enquanto a gestão de portfólio de projetos leva em consideração cada projeto ou projeto potencial e sua viabilidade para atingir os objetivos gerais do negócio.

Mas o que é um sistema de gerenciamento de portfólio?

Uma abordagem mais inteligente considera o gerenciamento de portfólio de projetos como o processo que estabelece as bases para um gerenciamento de projetos mais eficiente. Aqui estão algumas maneiras pelas quais o processo de gerenciamento de portfólio ajuda a apoiar os fundamentos do gerenciamento de projetos.

  • Evita desastres de gerenciamento de projetos, apontando bons projetos versus projetos ruins, ROI e o valor projetado que o projeto pode ter para a organização
  • Oferece um caminho claro para a priorização que permite aos gerentes de projetos criar horários flexíveis
  • Lista o que os membros da equipe e os gerentes de projeto estão disponíveis
  • Ajuda a atribuir valor monetário a um projeto, fazendo com que os orçamentos do projeto sejam firmes
  • O PPM efetivo ajuda o gerenciamento de projetos a tornar-se uma via mais fácil de viajar. Quando usados em tangentes, eles são inestimáveis para uma organização.

O gerenciamento de portfólio de projetos estabelece uma metodologia utilizada para prever problemas potenciais, analisar o progresso em direção a objetivos operacionais, gerenciar orçamentos e preocupações de stakeholders. Permitir que os gerentes de projetos acompanhem com precisão a execução.

Qual é a vantagem do gerenciamento de portfólio de projetos?

O gerenciamento de portfólio de projetos dá às empresas uma visão de “olho de pássaro” de projetos futuros, atuais e passados. Ao ver o panorama geral de como um projeto proposto se encaixa nas metas e objetivos da organização, as empresas podem tomar melhores decisões sobre quais projetos escolher e quais iniciativas criarão o maior retorno.

Quais são as ferramentas para gerenciamento de portfólio de projetos?

O gerenciamento de portfólio de projetos ajuda o planejamento da liderança e prevê resultados. Para efetivamente planejar, há ferramentas de gerenciamento de portfólio de projetos do PMO, como software de gerenciamento de portfólio de projetos, ferramentas de análise de cenários e boas planilhas antiquadas, além de outras ferramentas de software usadas pelos gerentes de projetos.

Embora existam muitos tipos de ferramentas de gerenciamento de portfólio de projetos, as melhores buscam:

  • Acomodar o gerenciamento de portfólio de projetos no nível da empresa
  • Oferece interfaces e funcionalidades amigáveis
  • Fornece recursos online aprimorados para colaboração remota e comunicação
  • Fornece relatórios e análises robustos
  • Software de gerenciamento de portfólio de projetos corporativos fácil de usar

As ferramentas PPM empresariais permitem que você use um recurso com várias funcionalidades em todo o negócio. As ferramentas de portfólio de empresas diminuem a dependência de múltiplos aplicativos que podem aumentar a sobrecarga e confundir os fluxos de trabalho. Como o gerenciamento de portfólio de projetos é intrinsecamente complexo devido ao quanto está sendo gerenciado de uma só vez, é importante selecionar uma ferramenta de gerenciamento de projetos corporativos simples e fácil de usar para todos na organização – e não apenas os usuários iniciais.

Isso pode ser mais fácil dizer do que fazer: as ferramentas de gerenciamento de projetos empresariais são notáveis por serem desajeitadas e tediosas. Certifique-se de procurar ferramentas que minimizem a sobrecarga, o esforço manual e a documentação excessiva, optando por uma ferramenta que possui um design intuitivo, uma funcionalidade simples e uma aplicação móvel que permita que todos na sua organização acessem a ferramenta, onde quer que estejam.

Hub Centralizado de Comunicação

Muitas vezes, empresas e organizações que assumem vários projetos têm funcionários e membros da equipe trabalhando remotamente. Quando você tem vários membros da equipe trabalhando em vários locais, a comunicação efetiva pode ser difícil.

As melhores ferramentas de gerenciamento de portfólio de projetos são acessíveis on-line, eliminando barreiras de comunicação. Quando a comunicação é simplificada por meio de um hub central, você pode:

  • Conectar e coordenar com todos os membros da equipe, fornecendo atualizações de status em tempo real
  • Acompanhar, compartilhar e armazenar dados, arquivos e comentários
  • Responder perguntas e resolver problemas mais rapidamente
  • Dados rápidos e fáceis de fontes que podem ser compartilhados com as partes interessadas

Um passo adiante com melhor relatório

Uma boa ferramenta de gerenciamento de portfólio empresarial deve oferecer opções de relatórios robustas. Os dados do relatório fornecem perspectivas de executivos e gestores que lhes permitem prever quais projetos podem exigir recursos excessivos, destacando projetos ativos ou circunstâncias que podem atuar como impedimentos para os objetivos organizacionais.

As ferramentas de relatório PPM também permitem que as empresas monitorem ativamente todas as facetas dos projetos atuais e potenciais da organização, incluindo orçamentos, previsão e análise de risco / recompensa.

Os orçamentos de projetos individuais podem passar, mas o uso efetivo de ferramentas de PPM pode ajudar uma empresa a ver os impactos potenciais para outros projetos. Também pode determinar se o projeto que já está acima do orçamento representará um problema em termos de excessos financeiros multiplicados em outras áreas. Quando os projetos se atrasam, a liderança tem a capacidade de sufocar o potencial efeito de ondulação usando técnicas de gerenciamento de portfólio de projetos.

O relatório faz com que o gerenciamento de portfólio de projetos factual e informado, por sua vez, ajude a estabelecer expectativas dentro da empresa sobre quais projetos devem, e não devem avançar.

O que parece a gestão de portfólio de projetos?

À primeira vista parece um pouco confuso o título deste post, mas vamos abordar a seguinte questão: a maneira como uma organização conduz a gestão de portfólio de projetos pode impactar negativamente a gestão de projetos? Resposta simples e direta, sim.  Por quê? Inúmeros motivos. Os processos de formação do portfólio precisam estar muito bem alinhados com outros processos dentro de uma organização, como por exemplo, o processo de definição do planejamento estratégico, os processos orçamentários, os processos de gerenciamento de projetos, entre outros.

Mas é exatamente sobre o desalinhamento dos processos mencionados que gostaria de apresentar uma situação presenciada em algumas empresas. Muitas vezes, o timing de selecionar um projeto, planejá-lo, defini-lo e aprovar seu orçamento e iniciá-lo não está bem claro e estabelecido. Isto pode gerar impactos negativos na gestão do projeto, em seus resultados esperados, e até mesmo em sua continuidade. Vamos a um caso vivenciado numa empresa meses atrás.

Gestão de Portfólio

Desde o começo do ano estava em discussão, e sendo elaborado o business case de um projeto, para que no momento de definição do orçamento da organização para o próximo ano, o orçamento necessário a sua execução fosse aprovado. Até aí o processo de portfólio e orçamentação estavam caminhando juntos. Em meados de setembro do mesmo ano, o processo orçamentário estava finalizado, e o tal projeto havia tido suas solicitações financeiras (Capex e Opex) aprovadas, orçamento esse que estaria disponível para o ano seguinte. Green Belt, Black Belt e Gestão de Projetos analisam isto.

O projeto não poderia ser iniciado naquele momento! Virando o ano, o gerente de projetos chamou uma reunião de kick-off para começar o projeto em questão, e na sequência iniciar seu planejamento, etc, e durante sua apresentação parte dos stakeholders já não concordavam mais com o escopo apresentado (discutido e aprovado, inclusive orçamento) pouco mais de 3 meses atrás. Foi proposto/solicitado um novo projeto (novo objetivo, novas entregas, novos resultados esperados, etc,), porém que “coubesse” dentro do orçamento aprovado para o projeto em setembro do ano anterior.

Consequências: retrabalho para definição do novo escopo, dos resultados esperados, KPIs, etc. Ao invés de iniciar o projeto já em janeiro ou fevereiro do ano, seu início ocorreu em maio. Todo o estudo, business case, etc, realizados no momento pré-orçamentário do ano anterior foram por água abaixo (tempo e dinheiro desperdiçados!). Você já viu isso acontecer? A solução para esse problema parece simples, certo?

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