O que é PMO?

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06 de junho de 2017
Última modificação: 06 de junho de 2017

Autor: Virgilio F. M. dos Santos
Categorias: Blog, Gestão de Projetos

O que é PMO?

PMO é uma sigla das palavras em inglês “Project Management Office”, ou escritório de gerenciamento de projetos. Um PMO é um departamento na empresa que melhora o gerenciamento de projetos padronizando os processos relativos ao gerenciamento e melhorando a eficiência.

Os PMOs criam e mantêm a documentação do projeto e as melhores práticas, rastreiam métricas e oferecem treinamento. Eles também podem reportar o progresso dos projetos para executivos e partes interessadas, ajudar a priorizar os projetos e garantir que todos os projetos atinjam os objetivos globais de negócios da empresa.

O principal objetivo de um PMO é obter benefícios de padronizar e seguir processos, políticas e métodos de gerenciamento de projetos. Para que o escritório de projetos seja mais eficaz, deve incorporar a cultura e a estratégia da organização. A popularidade do escritório de projetos aumentou, à medida que mais empresas com PMOs receberam retornos sobre o investimento.

Quase sete, em dez organizações em todo o mundo têm um PMO. Esse número permaneceu constante por cinco anos consecutivos, de acordo com o relatório Pulse of the Profession de 2016 do Project Management Institute (PMI).

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O que faz um PMO?

Um PMO é a espinha dorsal de uma abordagem bem sucedida de gerenciamento de projetos em uma organização. É uma função que fornece informações de suporte à decisão, embora não tome decisões próprias. Um escritório de projetos sustenta os mecanismos de entrega do projeto garantindo que todas as mudanças de negócios em uma organização sejam gerenciadas de forma controlada. De acordo com o padrão de Escritório de Comércio Governamental (baseado no Reino Unido) para Escritórios de Portifólios, Programas e Projetos, os PMOs mais maduros fornecem:

Governança

Garantir que as decisões sejam tomadas pelas pessoas certas, com base nas informações certas. O papel de governança também pode incluir revisões de auditoria ou de pares, desenvolvimento de estruturas de projetos e programas e garantia de responsabilidade.

Transparência

Fornecendo informações com uma única fonte da verdade. As informações devem ser relevantes e precisas para apoiar a tomada de decisões efetivas.

Reutilização

Impedir que as equipes do projeto reinventem a roda ao ser um ponto central para lições aprendidas, modelos e melhores práticas.

Suporte de entrega

Facilitando a tarefa das equipes de projetos, reduzindo a burocracia, oferecendo treinamento, orientação e garantia de qualidade.

Rastreabilidade

Fornecendo a função de gerenciamento de documentação, histórico de projetos e conhecimento organizacional.

Então, o que isso realmente significa na prática? As equipes do PMO cumprem uma variedade de funções no dia-a-dia, incluindo:

  • Recolha de dados sobre o progresso do projeto e produzindo relatórios;
  • Desenvolvimento de padrões e processos;
  • Incentivar (ou impor, quando necessário) o uso dessas normas e processos;
  • Gerenciando recursos para projetos;
  • Fornecer treinamento e orientação de membros da equipe do projeto;
  • Gerenciando dependências em vários projetos;
  • Rastreamento de benefícios;
  • Relatórios sobre informações financeiras como o retorno do investimento.

Como parte disso, o PMO também é o guardião das ferramentas de Gerenciamento de Projetos Empresariais e métodos de gerenciamento de projetos. Normalmente, haverá um especialista (ou vários) no escritório de projetos que pode suportar os gerentes de projetos e suas equipes usando qualquer software relacionado ao projeto.

PMO

Quais os papéis e responsabilidades do escritório de projetos (PMO)?

Um PMO é geralmente responsável pela orientação, documentação e métricas relacionadas às práticas que envolvem a gestão e implementação de projetos dentro da organização. Um PMO também pode se envolver em tarefas relacionadas ao projeto e acompanhar as atividades do projeto até a conclusão. O escritório pode relatar as atividades do projeto, os problemas e os requisitos para a gestão executiva como uma ferramenta estratégica para manter os implementadores e os tomadores de decisões em direção a metas e objetivos consistentes, focados nos negócios ou na missão.

Um escritório de projetos geralmente baseia seus princípios, práticas e processos de gerenciamento de projetos em uma metodologia padrão da indústria. Aqui estão algumas metodologias de gerenciamento de projetos comumente usadas:

Ágil

O método Agile aplica-se a projetos que exigem velocidade, flexibilidade e entrega contínua de produto ao cliente em ciclos de entrega curtos.

Cascata

A metodologia Waterfall permite um maior controle durante cada fase de um projeto, mas pode ser muito inflexível se ocorrerem mudanças no escopo do projeto.

Scrum

Este termo é baseado na formação de jogadores no jogo de rugby e é uma parte da estrutura ágil. Suas entregas são feitas a cada 30 dias. Os grupos de trabalho que tiveram dificuldade em priorizar o trabalho podem melhorar a produtividade quando mudam para Scrum.

Seis Sigma

Seis Sigma é uma metodologia usada para melhorar os processos, livrando-se do que são considerados defeitos – ou um produto ou serviço que não está de acordo com suas especificações.

Quais diferentes tipos de PMO?

Os PMOs parecem diferentes em diferentes organizações, como seria de esperar. Um estudo recente da ESI descobriu que quase 60% das empresas possuem mais de um PMO, de modo que a descentralização é de longe a norma.

Mais de um terço dos PMOs tem mais de 10 membros da equipe, e a localização do PMO é dividida uniformemente entre TI, outra função de negócios e em nível corporativo, então os PMOs podem ser encontrados praticamente em qualquer lugar em uma organização.

Em algumas empresas, os gerentes de projetos informam diretamente ao PMO, embora isso não seja tão comum como você pode imaginar. Mais de metade dos gerentes de projeto nas empresas pesquisadas pela ESI relataram em outro lugar. A crescente maturidade da função PMO significa que é provável que mais e mais gerentes de projetos informem sobre um PMO no futuro, o que, por sua vez, proporciona uma melhor oportunidade para padronização e incorporação de ferramentas e processos.

Seu PMO pode ser uma função central que reporta ao Conselho, ou pode ser um departamento dentro de uma divisão. Você pode ter um modelo de hub com um PMO central e unidades divisórias em diferentes locais. O PMO pode até ser uma equipe temporária, juntada para suportar um grande programa. Pode incorporar um centro de excelência para treinamento e padrões, ou que pode ser separado. Em suma, há uma série de maneiras diferentes para um PMO operar, e todos eles têm o objetivo de proporcionar eficiências operacionais e apoiar a entrega bem sucedida de mudanças.

Seja qual for o modelo que você escolher para o seu escritório de projetos, obter a implementação corretamente fará, sem dúvida, a diferença entre uma função que aumenta o sucesso dos projetos e um que apenas se concentra em relatórios retrospectivos. Um PMO maduro pode realmente ajudar uma organização a aproveitar ao máximo as ferramentas, os métodos e a equipe qualificada que eles possuem, garantindo que todos esses recursos sejam utilizados da melhor forma possível para apoiar os objetivos estratégicos da organização.

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PMO: três estruturas básicas

Existem três estruturas organizacionais básicas para um escritório de gerenciamento de projetos:

  • O repositório do projeto: Esse modelo ocorre frequentemente em organizações que capacitam a propriedade de projetos distribuídos, centrados em negócios ou empresas com governança central fraca. O escritório de projetos, simplesmente serve como fonte de informações sobre metodologia e padrões de projetos. Os gerentes de projeto continuam relatando e são financiados por suas respectivas unidades de negócios.
  • O modelo de treinador do projeto: Este modelo assume a disposição de compartilhar algumas práticas de gerenciamento de projetos em todas as funções de negócios e usa o escritório de projetos para coordenar a comunicação. As melhores práticas são documentadas e compartilhadas, e o desempenho do projeto é monitorado ativamente. O PMO neste modelo é uma estrutura permanente com pessoal e tem alguma responsabilidade de supervisão para todos os projetos.
  • O escritório de gerenciamento de projetos empresariais (EPMO): Este modelo também assume um processo de governança que envolve o PMO em todos os projetos, independentemente do tamanho, permitindo-lhe avaliar o escopo; alocar recursos; e verificar pressupostos de tempo, orçamento, risco e impacto antes da realização do projeto. O financiamento é geralmente uma combinação de alocação direta e orçamentada para serviços de linha de base e uma taxa por serviços cobrada por outros.

E – PMO: o que é isso?

E – PMO existem em cerca de metade das organizações, de acordo com o relatório PMI. Embora desempenham um papel fundamental na prestação de valor organizacional, muitas organizações ainda lutam com a forma de definir o papel E – PMO, para posicioná-lo para o sucesso no longo prazo e utilizar o escritório para ajudar a alcançar os objetivos estratégicos. Os E – PMO eficazes têm ampla responsabilidade em toda a empresa e ajudam a direcionar a estratégia e o foco na entrega de valor. Aproximadamente 27% mais projetos são concluídos com sucesso, e há 42% menos projetos com escopo de escopo quando as organizações alinham seu E – PMO a estratégia, de acordo com o relatório do PMI.

Quais são os papéis em um escritório de projetos?

  • Patrocinador do PMO – tem como função dirigir o estabelecimento e evolução da operação do PMO. O patrocinador PMO idealmente será um membro da direção da empresa.
  • Chefe do Escritório de Projeto – estabelecer e administrar o escritório temporário do Projeto.
  • Analista de Portfólio – facilitar o desenvolvimento e a gestão contínua de um portfólio otimizado, assegurando que as decisões da alta direção levem ao cumprimento de objetivos estratégicos através da entrega de projetos.
  • Especialista em Projetos – desempenhar um papel proativo na promoção de métodos e padrões de gerenciamento de projetos, implementação de boas práticas de gerenciamento de projetos e monitoramento.
  • Papel Comercial – assegurar que a organização desempenhe o papel de “cliente informado”, e que todas as práticas e decisões comerciais / de aquisições atendam a padrões designados e ofereçam valor à organização. Também pode assumir o papel de gerente de relacionamento com fornecedores, desenvolvendo relacionamentos eficientes e eficazes com fornecedores e parceiros.
  • Função de Gestão da Informação – agir como guardião de todas as cópias mestre das informações do projecto.
  • Função Financeira – estabelecer uma função de finanças profissionais dentro do projeto de portfólio para garantir a provisão oportuna do financiamento do projeto final e um controle financeiro eficaz.
  • Solucionador de problemas – assumir a liderança para garantir que o projeto tenha processos eficazes para identificar, monitorar e resolver problemas.

Tem mais?

  • Gestor de mudanças – assumir liderança na garantia de que o projeto tem progresso efetivo em locais para identificar, monitorar e executar as mudanças.
  • Função de planejamento – assumir a responsabilidade pelo desenvolvimento e manutenção do projeto e registros de dependência.
  • Função de Garantia da Qualidade – assegurar que quaisquer novos produtos ou serviços fornecidos pelo projeto são adequados para o propósito e são capazes de fornecer os benefícios requeridos pelo conselho de organização.
  • Função de Gestão de Recursos – assegurar que os projetos atuais e futuros sejam equipados com recursos humanos suficientes, no momento em que são necessários, e que esses recursos humanos sejam utilizados da forma mais eficiente possível.
  • Função de Risco – assumir a liderança para assegurar que o projeto tenha processos efetivos para identificar e monitorar riscos, tenha acesso a informações confiáveis e atualizadas sobre riscos e use os controles e ações apropriados para lidar com os riscos. Essa função também deve garantir que esses processos estejam alinhados com a política de gerenciamento de riscos corporativos.
  • Função de Relatório – fornece um serviço de relatórios para o projeto. Também agrupa os dados básicos e gera relatórios para vários públicos por meio de dados agregados.
  • Secretariado / Administrador – prestar apoio administrativo ao projeto e uma função de secretária para os conselhos relevantes.

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