Empoderamento: como transformar sua equipe do jeito certo?

Como se dá o empoderamento no Lean?

Para garantir o empoderamento, a primeira questão no Processo de Desenvolvimento de Talentos da Toyota é, “Por que você quer desenvolver os talentos de seus funcionário?”. Sempre quando você vai contratar um treinamento ou estudar alguma coisa, deve ter em mente o porquê daquilo. Sem um propósito muito claro, o engajamento pode não resistir à primeira decepção.

Para responder a esta pergunta, sugerimos considerar as condições atuais de mercado para sua empresa. Os funcionários talentosos certamente melhorarão os resultados financeiros do negócio, mas é melhor definir com precisão o escopo de suas próprias necessidades antes de iniciar. Não é prudente e nem saudável sair por aí, aleatoriamente, mostrando seus talentos. O que acreditamos é que seu talento dê suporte às reais necessidade de sua empresa. Lembre-se de que o processo de treinamento é parte de um plano de ação mais abrangente – a implementação do Lean.

Pense no que você deseja e quais as carências de sua empresa. O mercado em que ela atua está crescendo? A empresa está lutando para atender à demanda dos clientes? Se sim, o processo de desenvolvimento dos talentos pode ser estruturado para enfatizar a melhoria da produtividade (por exemplo, melhorar a eficiência e análise das operações para eliminação de desperdício) ou para dar apoio às pessoas contratadas no processo de expansão da companhia.

As pessoas que trabalham com você podem se concentrar no desenvolvimento de suas próprias habilidades e treinar funcionário novos ou existentes com mais eficiência. Nessa hora é importante anunciar a necessidade mais importante quando estiver definindo o processo. Afirme: “Precisamos usar este processo para melhorar nossa produtividade” ou “Precisamos usar este processo para apresentar nossas operações aos novos funcionários e para ensiná-los as habilidades necessárias da forma mais rápida e eficiente”.

Agora, se seu desafio é colocar seus produtos no mercado mais rapidamente ou acelerar o projeto de seus produtos e sua habilidade de colocar o produto do mercado antes da concorrência, as coisas mudam. Se seu ramo é a prestação de serviços, seu objetivo constante é melhorar a experiência do consumidor.

Os hospitais podem se concentrar na melhoria do tratamento dispensado aos pacientes e da experiência destes pacientes no tocante ao hospital, além da redução dos custos e da velocidade de processamento dos internados pelo sistema.

O que ter em mente para o empoderamento?

Se você quer garantir que o empoderamento da sua equipe seja no sentido correto, então precisa compreender seus objetivos e vê-los sob a ótica do desenvolvimento de sua mão-de-obra. Este é um passo importante – entender as necessidades de sua empresa, do ponto de vista externo, isto é, identificar o que é de fato necessário para ser competitivo e para progredir, tornando-se um líder de mercado. No longo prazo, o que você está fazendo é definir um grupo de pessoas de talento capazes de trabalhar com qualquer objetivo prioritário que a empresa tenha num dado momento.

O passo seguindo do empoderamento, é considerar as necessidades de uma perspectiva interna – ou aquelas coisas que são necessárias à melhoria das condições do interior de sua organização, como retenção e satisfação dos funcionários.

Qualquer empresa Lean, até a Toyota, enfrenta exatamente os mesmos desafios. O diferencial competitivo da Toyota é composto por sistemas bem definidos e por pessoas altamente capacitadas que sabem operar estes sistemas. A Toyota vem usando o método da Instrução de Trabalho como um meio para chegar ao sucesso.

A Toyota garante o empoderamento adaptando as ferramentas para cada caso e assim, garante os objetivos esperados. Isto significa que o processo pode ser adaptado a situações específicas e particulares. Claro que ele pode ser usado como um caminho para se chegar às estatísticas esperadas para o desempenho, mas o método também pode ser empregado no caso de necessidades mais específicas.

Muitas pessoas interpretam a padronização como sendo algo inflexível, mas o que na verdade ocorre é exatamente o contrário. Tal como ocorre em uma máquina, um conjunto padronizado de ferramentas é capaz de concretizar um grande volume de tarefas – sempre sob a dependência da necessidade em um dado momento.

Por onde começar o empoderamento?

Antes de começar, você precisa entender por completo a situação atual do negócio, tanto interna quanto externamente. Há várias formas e indicadores disponíveis para essa avaliação. Nossa sugestão é que você faça uma revisão das métricas de desempenho, conduza entrevistas com os gestores e funcionários, observe e interaja com os funcionários no local de trabalho, e recorra a outras formas de interação, como feedback do cliente e pesquisas de opinião dos funcionários.

Como sugestão de métricas, eis algumas:

Segurança do trabalho
Qualidade – custo interno
Qualidade – custo garantia
Produtividade/eficiência
Rentabilidade
Custo total
Envolvimento do funcionário
Programa de sugestões
Taxa de ausências não-justificadas
Rotatividade de funcionários

Com essas métricas, você poderá avaliar as tendências vistas nos últimos anos. Em síntese, se a organização não está vivenciando uma tendência de melhora, é sinal de estagnação também no crescimento da capacitação e do talento dos funcionários.

Sugerimos que você inicie analisando o desempenho da empresa no passado e no presente, tal como o aumento dos lucros, ganhos em produtividade, e índices de qualidade e de segurança. Se os indicadores de desempenho não sinalizarem a constante melhoria os resultados, pode ser um indício que as pessoas não estão se desenvolvendo. Também, é importante notar se as condições estão se deteriorando ou se estão estagnadas. Se os resultados forem negativos, a urgência em lidar com a situação é maior.

Avalie muito bem essa etapa. Por exemplo, se os indicadores de qualidade mostram uma tendência negativa, a causa para isso pode estar na falha em identificar e comunicar os pontos-chave relacionados à qualidade durante o processo de treinamento, ou ainda no pouco entendimento do que é importante para garantir a qualidade desejada. Esta hipótese é confirmada durante as entrevistas com os funcionários e também pela maneira com que os funcionários desempenham suas atividades. Se esta for uma área deficiente, ela pode ser tratada de forma específica durante o plano de implementação e durante o processo de treinamento.

Como alinhar o empoderamento à redução da rotatividade (turnover) e o absenteísmo?

Rotatividade e absenteísmo também são indicadores de satisfação. Se as pessoas estão insatisfeitas com o trabalho, elas reconhecem o problema antes de qualquer um e são rápidas ao procurar alternativas mais satisfatórias. Este indicador é particularmente problemático, pois todos o investimento feito no desenvolvimento do indivíduo é perdido. A rotatividade de funcionários mais antigos sugere a influência de outros fatores, como diferenças salariais com empresas concorrentes; contudo, ela não indica uma insatisfação generalizada com as condições de trabalho.

Se o problema for em faltas, provavelmente a coisa é mais grave ainda. As pessoas precisam de desafios e de estímulos. Se não forem apropriadamente desafiadas e estimuladas com oportunidades de aprendizado, elas se aborrecem e passam a evitar o assunto – elas passam a evitar o trabalho.

E mesmo se não tiver dados registados para todos os indicadores, recorra à informações subjetivas. A opinião coletiva de um grupo de pessoas oferece um indicador confiável, e pode ser avaliada. Para o empoderamento, basta uma visão ampla para começar a tomar suas decisões de capacitação e treinamento.

Portanto, a contratação de um Green Belt ou Black Belt é transformadora para o empoderamento, mas somente se estiver alinhada aos objetivos da empresa. Caso contrário, será uma iniciativa isolada, o que tem pouco pode de transformação.