PDCA: Tudo o que você precisa saber

Também conhecido como Ciclo de Deming ou Ciclo de Shewhart, o ciclo PDCA é um método de gerenciamento interativo de quatro etapas usado em negócios para o controle de qualidade e melhoria contínua de processos e produtos.

Neste artigo vamos abordar uma das mais eficientes e mais utilizadas metodologias de gestão da qualidade efetiva na melhoria de processos, o Ciclo PDCA.

O que é PDCA?

A metodologia PDCA foi criada nos Estados Unidos por Walter Andrew Shewhart, conhecido como o pai do Controle Estatístico de Processo. Inicialmente conhecido como ciclo de Shewart, o PDCA possuía apenas três etapas (especificação, produção e inspeção) que, por sua vez, eram repetidas continuamente. Mais tarde, em meados de 1950, William Edwards Deming foi quem inseriu a quarta etapa, ficando conhecido como o Ciclo de Deming.

Com o tempo, este ciclo foi sendo aprimorado até chegar ao conceito que conhecemos hoje, uma ferramenta para melhoria contínua composta por quatro passos:

• Primeira etapa: P - Plan (Planejar);
• Segunda etapa: D - Do (Executar);
• Terceira etapa: C - Check (Verificar);
• Quarta etapa: A - Act (Agir).

As etapas do PDCA são iterativas, ou seja, a última etapa do ciclo se conecta à primeira de forma contínua até que a melhoria deseja seja alcançada. Esta melhoria interpreta-se como um problema, um objetivo, uma meta ou maior eficiência a ser alcançada em um processo. Em alguns casos, como por exemplo na melhoria de processos, em que o ciclo não possui um fim. Assim sendo, não há uma meta final a ser batida, podendo a partir disso traçar outros objetivos.

O Ciclo PDCA ajuda as empresas a saírem da estagnação e a fazerem a transição para um sistema de melhoria contínua. Ele faz parte das 7 ferramentas da qualidade. Aproveite para adquirir gratuitamente a nossa apostila das sete ferramentas da qualidade.

Ciclo PDCA Etapas

1ª Etapa: Planejamento

O objetivo da etapa de Planejamento é definir o que será realizado, ou seja, nesta etapa o problema é analisado e, a partir disso, um plano é construído contendo cada passo do que deve ser feito. A partir de então, quatro pontos devem ser considerados:

• Quais os objetivos do Ciclo?
• Qual o caminho para que esses objetivos sejam atingidos?
• Qual o método utilizado?
• Quem serão os responsáveis pelo processo?

Vale ressaltar que outras ferramentas podem auxiliar o PDCA no planejamento das ações corretivas, como o Diagrama de Ishikawa para analisar a causa raiz do problema e o 5W2H para traçar os planos de ação.

Confira também:

• O que é o Diagrama de Causa e Efeito ou Ishikawa?
• Diagrama de Ishikawa: quais as ferramentas gratuitas para fazer o seu?

2ª Etapa: Execução

A segunda e mais importante etapa do ciclo é a etapa de execução, pois sem ela não é possível dar sequência às etapas seguintes. Esta é hora de "arregaçar as mangas", ou seja, é a etapa onde a ação ocorre de fato e executa-se  aquilo que foi planejado. Para que a etapa de execução se inicie, é essencial que a fase de Planejamento se conclua e que todos os envolvidos na execução do plano estejam a par do que deve ser feito.

Além disso, os recursos necessários para a execução do plano como mão-de-obra, ferramentas e materiais, devem estar dispostos antes de iniciar a execução. Assim, estes não serão empecilhos durante o cumprimento das atividades.

3ª Etapa: Verificação

Nesta etapa realiza-se uma avaliação de todas as atividades que foram feitas ao longo da fase de Execução com o intuito de identificar o que deu certo e o que deu errado. Para isso, verificam-se as tarefas planejadas que foram feitas de maneira correta, se os resultados estão de acordo com o que era esperado e a partir disso, levantam-se os pontos positivos e negativos do cumprimento do plano.

O mais importante nesta etapa, é saber o que será avaliado. Uma forma de verificação bastante utilizada por exemplo, são os indicadores (KPIs), que devem ser definidos na fase de planejamento. Assim, se sabe quais resultados foram positivos e o que é necessário trabalhar.

4ª Etapa: Agir

A etapa Agir é uma etapa executada com muito cuidado, pois ela direciona-se em corrigir as falhas encontradas na etapa de verificação. A partir disso, temos duas situações possíveis:

• Caso o resultado seja atingido: o processo, método ou melhoria incorpora-se ao projeto;
• Caso o resultado não seja atingido: deve-se avaliar o que foi feito, identificar os pontos de falhas e reiniciar o ciclo.

Por fim, ao final da quarta etapa, exatamente como um ciclo, o PDCA volta a etapa 1 de modo a colocar em prática as melhorias e que os processos sejam continuamente aprimorados.

Quando utilizar o ciclo PDCA?

O método PDCA é uma ferramenta bastante versátil, porém nas empresas ela geralmente é utilizada com a finalidade de:

• Solução de problemas: fornece uma análise profunda da situação das possíveis soluções para um problema. Assim, traz técnicas mais efetivas para solucioná-lo;
• Melhoria de processos: organizar, corrigir e otimizar um processo e todas as suas atividades;
• Tratamento não conformidades: organiza uma abordagem a fim de fazer com que determinado produto ou serviço atenda a um requisito específico;
• Desenvolvimento de Produtos: as fases do PDCA podem ser úteis na concepção sistematizada de um novo produto e sua utilidade é focada em considerar o que é preciso para que o produto atenda determinados padrões de qualidade como por exemplo, os padrões ISO;
• Padronização: outra aplicação bastante empregada do ciclo PDCA é na padronização de processos. Após a conclusão de todas as etapas do ciclo, é possível saber se a implementação de um padrão foi de fato eficaz ou se é preciso reiniciar o ciclo e mudar o planejamento e execução de algumas atividades. Esta é uma aplicação bastante recorrente muito abordada no curso de Green Belt FM2S;

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Exemplo: PDCA - Estudo de Caso

Trouxemos um estudo de caso da aplicação do Ciclo PDCA em uma indústria de fabricação de pregos.

1ª Etapa: Planejamento

• Quais os objetivos do ciclo?

Reduzir o alto índice de parada das máquinas de fabricação, que causa perda de produção, queda na eficiência e aumento do custo de produção.

Qual 0 caminho seguido para atender os objetivos?

A fim de atingir os objetivos previamente traçados, definiu-se que o índice de paradas de máquinas, calculado por (tempo total de parada/tempo disponível) é o mais adequado para perseguir os objetivos.

Qual o método utilizado?

Método OEE. Ele é o principal indicador de efetividade global de um equipamento, portanto é largamente utilizado nas indústrias de manufatura. OEE é uma abreviação do termo Overall Equipment Effectiveness.

Essa ferramenta combina vários problemas de fabricação e pontos de dados para fornecer informações sobre o processo. Assim, ao analisar e calcular dados, ele também funciona como uma estrutura para análise de causa raiz. Através de um processo documentado de combinação dos dados subjacentes, o OEE fornece informações específicas do processo. Dessa maneira, o tempo de paradas pode ser desdobrado por máquinas, por motivo, por turma e turno.

A meta é reduzir o índice de parada das máquinas de 39,41% para 20% de março a dezembro. Além disso, reduzir em 50% o tempo de paradas por manutenção mecânica e regulagem operacional até julho.

A redução do índice de paradas das máquinas de pregos, gera uma possibilidade de ganho de margem operacional para a empresa que traduzindo-se em um retorno financeiro anual de R$ 1.467.401,00. Dessa forma, também podemos considerar o aumento de disponibilidade da mão de obra, tanto de operação quanto de manutenção.

A fim de alcançar as metas determinadas foi realizado um plano de ação com auxílio da ferramenta 5W2H.

Quem serão os responsáveis pelo processo?

Os responsáveis pelo processo são os engenheiros de processo (Walter Dias e Pedro Miranda), com o auxílio dos técnicos e operadores de processos.

2ª Etapa: Execução

Em primeiro lugar, realizou-se a execução de acordo com o cronograma abaixo. Aproveite e confira um passo a passo de como elaborar um cronograma.

[caption id="attachment_27242" align="aligncenter" width="568"] Cronograma -Plano de Ação PDCA[/caption]

3ª Etapa: Verificação

Alcançou-se meta geral de reduzir o índice total de paradas para 20%, atingindo valores médios de 19,13% nos 04 primeiros meses. Da mesma forma para a meta de redução de 50% no tempo de parada por manutenção mecânica, alcançando uma redução de 67%.

No entanto, o tempo de paradas para regulagens, ao contrário do que se esperava, sofreu um acréscimo de 9%, fato esse que creditamos a uma melhor capacitação dos operadores em relação aos equipamentos, fazendo que essas intervenções aumentassem, contribuindo assim para a redução nas paradas de manutenção mecânica.

Em síntese, como a meta geral e a de manutenção mecânica estão nos conformes, consideraremos o projeto como encerrado.

4ª Etapa: Ação

Por fim, o principal ponto positivo foi a redução no índice de paradas das máquinas, consequentemente, houve aumento de disponibilidade para operação e possibilidade de retorno financeiro anual maior que o previsto inicialmente. Ao mesmo tempo, criaram-se rotinas de limpeza, além de execução da manutenção preventiva das máquinas.

PDCA na sua carreira

Além disso, o PDCA ser uma boa ferramenta para empresas, você também pode aplicá-lo na sua vida, para melhorar seu próprio desempenho:

• Planejamento: Primeiramente procure o que está impedindo sua carreira e  tenha em mente como você deseja progredir. Descubra a causa raiz de qualquer problema e assim, estabeleça metas para superar esses obstáculos.
• Execução: Uma vez definido seu curso de ação, procure por diferentes abordagens para obter os resultados que deseja.
• Verificação: Revise o progresso regularmente, adapte seu comportamento e considere as consequências de suas ações.
• Ação: Por fim, implemente o que está funcionando e refina continuamente o que não está.

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Curso: Curso Rápido de PDCA 2.0  Blogs:

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• PDCA: 4 dicas para aprender com essa ferramenta

Apostila/E-books: Ciclos PDCA e PDSA  Planilha: Planilha PDCA FM2S!  

REF: (2008) LEONEL, P. H. - APLICAÇÃO PRÁTICA DA TÉCNICA DO PDCA E DAS FERRAMENTAS DA QUALIDADE NO GERENCIAMENTO DE PROCESSOS INDUSTRIAIS PARA MELHORIA E MANUTENÇÃO DE RESULTADOS - UFJF