Ciclo PDCA: o que é? Entenda em detalhes cada etapa

Você sabe o que é o Ciclo PDCA?

O Ciclo PDCA é um método para solução de problemas cuja causa não é conhecida ou “não está na cara”. Geralmente, são problemas que não foram resolvidos, apesar de várias tentativas de solução. São aqueles desafios que todo mundo sabe que a empresa os possui, mas que nunca ninguém o tomou como seu e resolveu que irá eliminá-lo. Para esse poucos que, como você, decidem que a bola está contigo, escrevemos esse artigo.

1. Plan: Identificação do Problema,
2. Plan: Observação do Problema,
3. Plan: Análise do Problema
4. Plan: Plano de Ação.
5. Ação: Mãos à obra.
6. Check: Verificação se o Plano de Ação deu certo.
7. Ação: Padronização e Conclusão

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Se preferir, pode resumir a fase do Plan do Ciclo PDCA como a definição das metas e a escolha dos métodos para alcançá-las. O Do (Ação), por sua vez, pode ser entendido como o momento de treinar os responsáveis e executar o trabalho. Já o Check (Verificação), a análise se o trabalho foi executado e, se seus efeitos foram positivos. Por fim, no Act (Ação), é hora de atuar no processo em função dos resultados obtidos.

Como fazer o Ciclo PDCA passo a passo?

Mostre a todos que você domina e aplica a ferramenta de maior sucesso para melhoria!

O que é o Ciclo PDCA?

É um método para solução de problemas cuja causa não é conhecida ou “não está na cara”. Geralmente, são problemas que não foram resolvidos, apesar de várias tentativas de solução.

1. Plan

• Levante o histórico do problema – qual a frequência? Como ocorre?
• Mostre as perdas atuais e os ganhos possíveis – O que estamos perdendo e o que vamos ganhar se resolvermos?
• Coloque uma data limite para solucioná-lo;
• Descubra as características do problema por meio de uma Folha de Verificação– Em que dia da semana ocorre mais? De manhã ou a noite?
• Ocorre?
• Elabore o cronograma de solução do problema;
• Estime o orçamento;
• Defina uma meta para o grupo;
• Levante as possíveis causas – Ishikawa neles!
• Escolha as mais prováveis;
• Teste suas hipóteses! Não vale achismo;
• Limpe o Ishikawa descartando as improváveis;
• Levante, com a galera, as possíveis soluções para eliminar as hipóteses provadas! Mas corra atrás do conhecimento específico para isso…. Não venha com ideias furadas. Pesquise. Google tá aí para isso;
• Faça o Plano de Ação;
• Levante o custo das ações;
• Defina os recursos;
• Refine o cronograma;
• Veja se algo pode dar errado.

2. Ação

• Comunicar e/ou treinar quem vai participar das ações do plano. Cada deve entender bem o que foi definido;
• Olho no prazo combinado para cada ação;
• Anote tudo! Os bons e maus resultados que ocorrem, para ajustes necessários. Aprendemos mais com os maus, do que com os bons!

3. Check!

• Verificar se o que foi planejado está mesmo implantado;
• Comparar os resultados “antes e depois” e verificar se atingirmos a meta;
• Conferir se a causa do problema foi mesmo eliminada;

Não deu certo? Fique tranquilo e regresse à fase do Plan!

4. Agir

• Definir, em documentação, como deve ser feito de agora em diante. (Padronizar o que deu certo);
• Garantir a comunicação eficaz das alterações nos procedimentos;
• Promover a educação e treinamento no local de trabalho para todos os envolvidos. Elaborar Manuais;
• Acompanhar a utilização do novo padrão;
• Estabelecer um sistema de verificação periódica;
• Analisar os resultados com todos os envolvidos, utilizando gráficos, tabelas.

5. Finalização

Analisar cada etapa do método do Ciclo PDCA, fazendo as perguntas:

• O cronograma foi cumprido? Motivos?
• O diagrama de causa e efeito teve uso correto?
• Todos do grupo participaram?
• O que deu certo? Por que?
• O que falta para melhorar mais ainda?
• O que aprendemos?

Verificação Interna

A etapa de “verificação” da ferramenta de gerenciamento de qualidade garante que a empresa analise o efeito de uma mudança antes de seguir adiante a todo vapor. Quando os dados mostram que um processo ou um novo método não tem o efeito planejado, a etapa “agir” fornece uma oportunidade para ajustar o novo método para corrigir um problema.

Expansível

Uma vez que uma nova técnica ou método de processo é verificado e analisado com sucesso, a empresa pode expandir o método com a garantia de que ele proporcionará os benefícios esperados. Por exemplo, quando um novo método de produção reduz o material residual e melhora a qualidade do produto, o método pode ser incorporado em toda a linha para expandir as eficiências na organização.

O que um processo eficaz do Ciclo PDCA requer?

Reunindo o tipo certo de dados

Na raiz de uma implementação do Ciclo PDCA bem-sucedida, você encontrará um sistema de coleta e análise de dados robusto e flexível. É importante que você seja capaz de medir e registrar cada parâmetro relevante das unidades envolvidas no ciclo de produção atual, e que os dados sejam armazenados de maneira padronizada, que não os tornará obsoletos quando você introduzir algumas alterações no sistema de medição. mais tarde.

Quando você passar por algumas iterações do Ciclo PDCA, verá que toda a organização é capaz de tomar decisões muito melhores e mais informadas no estágio de planejamento. Isso, por sua vez, reduzirá a quantidade de trabalho necessária nos estágios Do e Check e, claro, tudo isso tornará a parte final do ciclo significativamente mais fácil também.

A maneira como você está analisando esses dados também terá um papel importante, pois métodos incorretos de análise podem poluir todo o  Ciclo PDCA. Por exemplo, um aumento momentâneo na exposição do mercado pode ser o resultado de uma mudança bem-sucedida na estratégia de marketing e branding da empresa, mas também pode ser um fator aleatório não relacionado aos seus esforços recentes. Se a sua organização tiver métodos analíticos apropriados, isso poupará muito trabalho nas fases 3 e 4.

Alinhando a empresa inteira rumo a um objetivo comum

Também é importante que a organização como um todo trabalhe com o objetivo de aplicar corretamente o Ciclo PDCA. É um processo que depende da contribuição de todos, e quanto melhor você for capaz de envolver seus funcionários juntos, melhores resultados você verá como um todo. Isso se aplica particularmente bem ao estágio de planejamento – quanto mais informação você tiver de todos, mais adequadas serão as decisões da organização como um todo.

Isso também significa que todos devem estar mentalmente preparados para a possibilidade de que um Ciclo PDCA não funcione perfeitamente e que a organização terá que repetir um ou mais de seus estágios – ou até mesmo todo o ciclo. O Ciclo PDCA é um ótimo sistema quando aplicado corretamente, mas requer um período de análise (ou muita experiência preexistente) para tomar decisões acertadas com ele. Esses ciclos fracassados ​​ocasionais devem ser tratados como experiências principais de aprendizado, e eles provavelmente podem contribuir muito para o seu conjunto de dados, portanto, não os veja como uma completa perda de tempo.

Mas, como você provavelmente pode imaginar, nem todos na organização verão as coisas dessa maneira, e você precisará convencer os outros de que o trabalho deles não foi desperdiçado nesses casos. Dependendo do campo em que a sua empresa atua, às vezes isso pode ser uma tarefa desafiadora se mais trabalho entrar em um único ciclo.

Por meio da leitura do artigo sobre o Ciclo PDCA, você pode pensar: mas que coisa batida! Todo mundo já sabe como fazer o Ciclo PDCA. Ok, concordo contigo, mas diante dessa constatação lhe pergunto:

Mas será que saber o que é tem o mesmo efeito de saber aplicar o Ciclo PDCA?

Eu sei o que é uma cirurgia bariátrica, mas você teria coragem de submeter-se à uma cirurgia com um engenheiro mecânico? Espero que não hein! Brincadeiras à parte, o mesmo pode ser dito com o Ciclo PDCA. Não adianta lermos sobre o assunto e não aplicarmos. Defina um problema, por mais simples que seja e, aproveite para aplicá-lo. Faça isso e conte para nós como foi o seu case. Se fizer isso, contará com nosso apoio caso necessite, pois estará nos ajudando a executar a nossa missão: aumentar a produtividade do país por meio da educação.

Grande Abraço, Virgilio.