Ciclo PDCA: O que é? Quais são suas etapas? Entenda

01 de março de 2017
Última modificação: 01 de março de 2017

Autor: Virgilio F. M. dos Santos
Categorias: Blog, Melhoria de Processos

Você sabe o que é o Ciclo PDCA?

O Ciclo PDCA é um método para solução de problemas cuja causa não é conhecida ou não está clara. Geralmente, são problemas que não foram resolvidos, apesar de várias tentativas de solução, ou são aqueles desafios que todos sabem que a empresa enfrenta, mas que ninguém resolveu eliminá-lo.

O ciclo PDCA faz parte das ferramentas da qualidade e tem foco na Gestão da Qualidade Total (Total Quality Management – TQM). O ciclo PDCA é de a aplicação é bastante ampla, usado para prever falhas, planejar e aprimorar processos em um ciclo iterativo. Pode ser utilizado por diferentes tipos de empreendimentos, atuando em diversas áreas com foco na melhoria contínua.

Pensando naqueles, como você, que decidiram lidar com esse tipo de situação, escrevemos este post. Por isso, esperamos que goste!

O Ciclo PDCA

Esse método divide-se, como a sigla indica, nas seguintes etapas:

Plan (Planejar): Identificação, observação e análise do problema, juntamente com o planejamento da ação;
Do (Fazer): Mãos à obra;
Check (Checar): Verificação se o plano de ação deu certo;
Act (Agir: Padronização e Conclusão.

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Se preferir, podemos resumir a fase do Plan do Ciclo PDCA como a definição das metas e a escolha dos métodos para alcançá-las. A fase Do (Ação), por sua vez, pode ser entendida como o momento de treinar os responsáveis e executar o trabalho. Já o Check (Verificação), é a análise da execução do trabalho e se seus efeitos foram positivos. Por fim, no Act (Ação), é hora de atuar no processo em função dos resultados obtidos.

Como fazer o Ciclo PDCA passo a passo?

Mostre a todos que você domina e aplica a ferramenta de maior sucesso para melhoria! A seguir, entenda detalhadamente a definição de cada etapa do PDCA:

Plan

Levante o histórico do problema – Com que frequência ele ocorre? E como?
Mostre as perdas atuais e os ganhos possíveis – O que estamos perdendo e o que vamos ganhar se o resolvermos?
Coloque uma data limite para solucioná-lo;
Descubra as características do problema por meio de uma Folha de Verificação – Em que dia da semana ocorre mais? E em que período do dia?
Elabore o cronograma de solução do problema;
Estime o orçamento;
Defina uma meta para o grupo;
Levante as possíveis causas – utilize Ishikawa!
Escolha e teste as causas mais prováveis;
Limpe o Ishikawa descartando as causas improváveis;
Apresente, com a ajuda da equipe, as possíveis soluções para eliminar as hipóteses que foram provadas!
Faça o Plano de Ação;
Levante o custo das ações;
Defina os recursos;
Refine o cronograma;
Veja se algo pode dar errado.

Para te ajudar nesse processo, confira alguns de nossos Materiais de Apoio relacionados:

Ação

Comunicar e/ou treinar quem participará das ações do plano. Afinal, cada um deve entender bem o que foi definido;
Preste atenção no prazo combinado para cada ação;
Anote tudo! Os bons e maus resultados que ocorrem, para ajustes necessários, pois aprendemos mais com os maus do que com os bons!

Checagem

Verificar se o que foi planejado está mesmo implantado;
Comparar os resultados “antes e depois” e verificar se a meta foi atingida;
Conferir se a causa do problema foi mesmo eliminada.

Não deu certo? Fique tranquilo e regresse à fase do Plan!

Agir

Definir, em documentação, como deve ser feito de agora em diante, ou seja, padronizar o que deu certo;
Garantir a comunicação eficaz das alterações nos procedimentos;
Promover a educação e treinamento no local de trabalho para todos os envolvidos, elaborando Manuais;
Acompanhar a utilização do novo padrão;
Estabelecer um sistema de verificação periódica;
Analisar os resultados com todos os envolvidos, utilizando gráficos, tabelas.

Para encerrar: Finalização

Analise cada etapa do método do Ciclo PDCA, fazendo as perguntas:

O cronograma foi cumprido? Se não, por quais motivos?
O diagrama de causa e efeito teve uso correto?
Todos os integrantes do grupo participaram?
O que deu certo? Por que?
O que falta para melhorar mais ainda?
O que aprendemos?

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Ciclo PDCA e Ciclo PDSA

A origem do ciclo PDCA é dada ao especialista em estatística Sr. Walter A. Shewart, na década de 1920. Ele introduziu o conceito de PLAN, DO e SEE. O falecido guru da Total Quality Management (TQM) e o renomado estatístico Edward W. Deming modificaram o ciclo SHEWART como: PLAN, DO, STUDY e ACT.

Deming usou o conceito de plan-do-study-act (PDSA). Ele descobriu que o foco no Check é mais sobre a implementação de uma mudança, o que alia-se à metodologia Kaizen.

O foco de Deming estava em prever os resultados de um esforço de melhoria, estudar os resultados reais e compará-los para possivelmente revisar a teoria. Ele ressaltou que a necessidade de desenvolver novos conhecimentos, a partir da aprendizagem, é sempre guiada por uma teoria.

Você pode conferir em nosso material de apoio o e-book Ciclo PDCA/PDSA, além de nossa Planilha PDCA Excel.

Benefícios do Ciclo PDCA

Aplicativos Ilimitados

As empresas podem usar a ferramenta Ciclo PDCA em diversas situações. Até porque as técnicas de Gerenciamento de Qualidade Total oferecem muitos benefícios para os processos de fabricação. Até outros departamentos, como contabilidade ou recursos humanos, podem usar as ferramentas para executar os processos no departamento com eficiência. Por exemplo, o departamento de folha de pagamento de uma organização pode implementar um novo método para processar folhas de horas dos funcionários e assim acelerar o processo. A técnica Ciclo PDCA permite que toda a empresa experimente o processo com um pequeno número de planilhas de tempo para analisar o novo método antes de implementá-lo em toda a linha.

Minimiza os Custos

O uso da técnica Ciclo PDCA permite que uma empresa teste uma mudança de processo em pequena escala antes de gastar em um método que pode não funcionar ou que requeira ajuste. A empresa pode continuar a rodar normalmente enquanto analisa o efeito de uma mudança no processo. Por exemplo, um novo método pode exigir ferramentas ou maquinaria adicionais para inseri-lo no local de produção. Antes de adquirir ferramentas adicionais, a organização pode testar o processo para garantir resultados como aumento de produtividade ou melhoria da qualidade.

Verificação Interna

A etapa de “verificação” da ferramenta de gerenciamento de qualidade garante que a empresa analise o efeito de uma mudança antes de seguir adiante a todo vapor. Quando os dados mostram que um processo ou um novo método não tem o efeito planejado, a etapa “agir” fornece uma oportunidade para ajustar o novo método de forma a corrigir algum problema.

É expansível

Uma vez que uma nova técnica ou método de processo é verificado e analisado com sucesso, a empresa pode expandi-los com a garantia de que ele proporcionará os benefícios esperados. Por exemplo, quando um novo método de produção reduz o material residual e melhora a qualidade do produto. Para tanto, ele pode ser incorporado a toda a linha para expandir as eficiências na organização.

O que um processo eficaz do Ciclo PDCA requer?

Reunindo o tipo certo de dados

Na raiz de uma implementação do Ciclo PDCA bem-sucedida, você encontrará um sistema de coleta e análise de dados robusto e flexível. Para tanto, além de medir e registrar cada parâmetro relevante das unidades envolvidas no ciclo de produção atual e que os dados sejam armazenados de maneira padronizada. Assim, eles são se tornarão obsoletos quando você introduzir algumas alterações no sistema de medição mais tarde.

Quando você passar por algumas iterações do Ciclo PDCA, verá que toda a organização é capaz de tomar decisões muito melhores e mais informadas no estágio de planejamento. Isso, por sua vez, reduzirá a quantidade de trabalho necessária nos estágios Do e Check e, claro, tudo isso tornará a parte final do ciclo significativamente mais fácil também.

A maneira como você está analisando esses dados também terá um papel importante, pois métodos incorretos de análise podem poluir todo o Ciclo PDCA. Por exemplo, um aumento momentâneo na exposição do mercado pode ser o resultado de uma mudança bem-sucedida na estratégia de marketing e branding da empresa, mas também pode ser um fator aleatório não relacionado aos seus esforços recentes. Se a sua organização tiver métodos analíticos apropriados, isso poupará muito trabalho nas fases Check e Act.

Alinhando a empresa inteira rumo a um objetivo comum

Além disso tudo, também é importante que a organização como um todo trabalhe com o objetivo de aplicar corretamente o Ciclo PDCA. Afinal trata-se de um processo que depende da contribuição de todos. Assim, quanto maior a sua capacidade de envolver seus funcionários, melhores resultados você terá. Isso se aplica particularmente ao estágio de planejamento, pois quanto mais informação você tiver de todos, mais adequadas serão as decisões da organização como um todo.

Isso também significa que todos devem estar mentalmente preparados para a possibilidade de que um Ciclo PDCA não funcione perfeitamente e que a organização terá que repetir um ou mais de seus estágios – ou até mesmo todo o ciclo. Além disso, o PDCA é um ótimo sistema quando aplicado corretamente, mas requer um período de análise (ou muita experiência preexistente) para tomar decisões acertadas com ele. Esses ciclos fracassados ocasionais devem ser tratados como experiências principais de aprendizado e eles provavelmente podem contribuir muito para o seu conjunto de dados, portanto, não os veja como uma completa perda de tempo.

Mas, como você provavelmente pode imaginar, nem todos na organização verão dessa maneira e você precisará convencer os outros de que o trabalho deles não foi desperdiçado nesses casos. Dependendo do campo em que a sua empresa atua, às vezes isso pode ser uma tarefa desafiadora se mais trabalho entrar em um único ciclo.

Mas será que saber o que é o método causa o mesmo efeito do saber aplicar o Ciclo PDCA?

Não adianta lermos sobre o assunto e não aplicarmos, por isso defina um problema, por mais simples que seja e aproveite para aplicá-lo. Faça isso e conte para nós como foi o seu case. Se fizer isso, contará com nosso apoio caso necessite, pois estará nos ajudando a executar a nossa missão: aumentar a produtividade do país por meio da educação.