Introdução

Em situações corriqueiras como a melhoria de um processo, o lançamento de um produto ou em um projeto é necessário que seja determinado um plano de ação para essas atividades, responsabilidade da gestão empresarial. Especificamente para essa função que foi criada a ferramenta 5W2H. Essa ferramenta consiste em uma abordagem prática e de grande utilidade em diversos momentos e áreas de uma empresa, dando apoio às atividades rotineiras.

O que é o 5W2H?

O 5W2H é uma ferramenta que consiste em um checklist que envolve atividades, pessoas, prazos e responsabilidades a serem desenvolvidas de forma clara por todos os envolvidos em um projeto. Sua sigla (que tem origem no inglês), consiste nas iniciais das sete normas que tem por finalidade sanar qualquer dúvida que possa surgir no decorrer de um processo, projeto ou atividade.

Por maior que seja o projeto, tudo que acontece pode ser quebrado em atividades menores. O 5W2H vem justamente para organizar essas atividades para o gestor e funcionários.

Estrutura 5W2H

Sua estrutura, assim como o SIPOC é composta por iniciais dessas perguntas:

• What (o que será feito?);
• Why (por que será feito?);
• When (quando será feito?);
• Where (onde será feito?);
• Who (por quem?);
• How (como será feito?);
• How much (quanto custará?).

Formando o acrônimo 5W2H. Mas o que essas perguntas querem nos detalhar especificamente?

• O que? Determina a questão central.
• Por quê? É composto por todas as razões possíveis para a questão específica.
• Quando? É um pensamento vital entender quando a dificuldade prevalecer. Analisar a frequência do assunto e o tempo de incidência ajudará você a criar precauções mais altas.
• Onde? Ajuda a conhecer a localização do defeito e ajuda a examinar a distribuição geográfica das reclamações dos clientes.
• Quem? Ele identifica as causas relacionadas ao assunto. Pode ser pessoal ou processos. Caracteriza os compradores que têm reclamações e determina os operadores que estão fazendo dificuldades.
• Como? É necessário investigar o tipo de cenário e também o modo de uma dificuldade. Examine os procedimentos que você está usando para solucionar problemas, a fim de responder a essa pergunta.
• Quanto? É necessário descobrir o orçamento disponível ou necessário para a solução de problemas.

São as respostas destas sete perguntas que irão lhe fornecer um alicerce muito forte para quaisquer tipos de planejamentos, tanto de projetos, processos até mesmo uma área inteira.

O 5W2H é utilizado dentro das ferramentas da gestão da qualidade como um plano de ação, por exemplo, na ferramenta do ciclo PDCA. Especialistas ainda afirmam que este método pode ser uma derivação da ferramenta 5 porquês (em inglês, 5W’s).

Possui combinação poderosa quando associada à Análise SWOT, Diagrama de Gantt e outras ferramentas da Metodologia Lean Manufacturing.

Em suma, é uma ferramenta administrativa eficaz. E, por sua simplicidade, pode ser usado por pequenas, médias e grandes empresas que desejam registrar de maneira sistemática e ordenada suas ações e fluxos de trabalho, desde o simples agendamento de reuniões até as execuções de projetos mais complexas.

Como utilizar na prática, o 5W2H?

Para utilizar esta ferramenta, não são necessários softwares, dispositivos, equipamentos ou nenhum grande investimento. Recomendamos que você o faça utilizando um quadro/lousa ou uma planilha eletrônica, podendo ser feito também em uma folha de papel. O requisito para poder aplicar a ferramenta é um local onde você consiga colocar as sete colunas correspondentes às letras que dão nome a metodologia, semelhante a figura abaixo.

Existe um passo a passo bem simples para se usar o 5W2H:

1. Crie uma tabela, que ficará visível para os envolvidos no projeto.
2. Liste as atividades que fazem parte do seu projeto (ou da rotina de sua área). Essas atividades devem ser inseridas na parte do “What”.
3. Para cada uma das atividades, responda os outros Ws e os outros Hs. A parte do Who é uma parte muito importante. Geralmente, quando não identificamos os responsáveis pelas atividades, não há quem cobrar pelos resultados. Isso, em geral, leva ao fracasso global da empreitada.
4. Use a planilha preenchida para coordenar o andamento das atividades. Faça reuniões de rotina com os envolvidos para cobrar o andamento das atividades.
5. Caso esteja tendo algum problema, busque identificar as dificuldades apontadas pelo responsável da atividade e articule ajuda para poder fazer com que essas dificuldades sejam superadas.

Quando aplicar o 5W2H?

As possibilidades para se usar o 5w2h são extremamente amplas. Em nosso curso de Green Belt, ensinamos o aluno a usar essa ferramenta na implementação de projetos de melhoria. Outras vezes (até mesmo dentro da própria FM2S), a ferramenta pode ser útil para conduzir a gestão da rotina.

Exemplo de Aplicação 5W2H

O que?    (What)	Quem?     (Who)	Quando? (When)	Onde?   (Where)	Por quê?   (Why)	Como?      (How)	Quanto?      (How Much)
Comunicar todos os envolvidos sobre o cronograma do projeto	Alberto (gerente de projetos)	Até 28/03	Via Trello e por e-mail	Para que todos saibam os seus prazos e os milestones do projeto	Lançando no trello do projeto cada milestone e também anexando ao e-mail a planilha de responsabilidades	Não é necessário estipular um orçamento
Coletar dados sobre o defeito no processo de laminação	André (gerente do processo de laminação)	Até 02/04	Na laminadora número 3	O entendimento dos defeitos irá fornecer base para possíveis mudanças no processo. Além disso, a redução desses defeitos é o objetivo do projeto.	Será utilizada a folha de verificação. A coleta de dados irá acontecer por 15 dias.	O orçamento é de R$ 200,00 para a impressão das folhas.
Desenvolver melhorias junto à equipe	Fernando (Green Belt responsável pelo projeto)	Até 20/04	Na sala de análise crítica	Para determinar quais mudanças serão testadas.	A partir dos dados obtidos com as folhas de verificação do André, será feita uma sessão de criatividade para determinar quais serão as modificações na linha.	R$ 500,00 para o coffe brake e para os materiais necessários.
Testes das mudanças propostas	Raul (da instrumentação da linha)	Até 30/04	Na laminadora número 3	Para avaliar se as mudanças propostas serão melhorias	Serão construídos protótipos baseados nas sugestões, que ficarão em teste por 5 dias. Ao final, o time deve avaliar se o indicador chave foi impactado	R$ 20.000,00 para o desenvolvimento dos protótipos.
Implementação das mudanças vitoriosas no teste	André (gerente da laminadora)	Até 15/05	Em todas as laminadoras	Para atingir a meta do projeto de melhoria	Serão feitas as modificações necessárias com o apoio da ferramentaria.	R$200.000,00
Monitoramento dos resultados	Fernando (Green Belt responsável)	Até 20/07	Em todas as laminadoras	Para avaliar se as mudanças foram perenes	Serão controlados os indicadores de produtividade e de defeitos com o uso de gráficos de controle.	R$ 2.000,00 para modificações de instrumentação
Encerramento	Antonio (patrocinador do projeto)	Até 01/08	Reunião na empresa com clientes e colaboradores	Para comunicar os resultados.	O diretor da empresa irá fazer um comunicado dos resultados.	R$300,00 para celebrações

Vantagens do método 5W2H

O método 5W2H é de grande importância no gerenciamento e aprimoramento de processos, como:

• Como mencionado anteriormente, a abordagem 5W2H é uma técnica mais simples e eficiente na resolução de problemas do que outras ferramentas de gerenciamento de qualidade.
• Ao usar essa metodologia, muitos problemas associados ao problema principal também podem ser descobertos.
• Geralmente, nenhum dado estatístico é necessário para executar o processo.
• Essa ferramenta também ajuda na análise da causa raiz (como o Diagrama de Ishikawa) e na solução de problemas. Portanto, diferentemente de outras ferramentas de gerenciamento de processos, o método 5W2H é uma ferramenta completa e dinâmica.

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