5W2H: o que é e como utilizá-lo para elaborar seus planos de ação?

5W2H é uma metodologia bastante difundida entre as empresas, isso se dá por sua fácil aplicação e praticidade. Essa metodologia pode ser aplicada em diversos setores da indústria, e em diferentes momentos. Você pode aplicá-la em uma fase inicial de planejamento tático ou operacional, acompanhar os avanços e indicadores ao longo da execução e reutilizá-la em uma situação de análise posterior, bem como em um processo que já está ocorrendo. Seu objetivo é atuar como um apoio em planos de ações criados pela equipe de Gestão Empresarial. Confira nesse artigo a definição completa e exemplos de como e quando aplicar essa metodologia.

O que é a metodologia 5W2H?

5W2H nada mais é do que uma metodologia para desenvolvimento de planos de ação, ou seja, é um método para definir metas e objetivos, as atividades a serem realizadas, indicar quem são os responsáveis por cada tarefa e, por fim, acompanhar o andamento de um projeto, para que se possa atingir os melhores resultados.

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Dessa maneira, o conceito 5W2H consiste em um checklist que envolve atividades, pessoas, prazos e responsabilidades a serem desenvolvidos de forma clara por todos os participantes em um projeto. Sua sigla (que tem origem no inglês), consiste nas iniciais das sete normas que tem por finalidade sanar qualquer dúvida que possa surgir no decorrer de um processo, projeto ou atividade. Essas normas são referentes às sete perguntas.

Os 5W:

• What (o que será feito?) –  Determina a questão central.
• Why (por que será feito?) –  Levanta todas as razões possíveis para a questão específica.
• Where (onde será feito?) – Busca a localização do defeito e ajuda a examinar a distribuição geográfica das reclamações dos clientes.
• When (quando será feito?) – É um pensamento vital para entender quando a dificuldade prevalecer. Analisar a frequência do assunto e o tempo de incidência ajudará você a criar precauções.
• Who (por quem será feito?) – Identifica as causas relacionadas ao assunto. Pode ser pessoal ou processos. Caracteriza os compradores que têm reclamações e determina os operadores que estão fazendo dificuldades.

Os 2H:

• How (como será feito?) – Investiga o tipo de cenário e também o modo de uma dificuldade. Examine os procedimentos que você está usando para solucionar problemas, a fim de responder a essa pergunta.
• How much (quanto custará?) – Descobre o orçamento disponível ou necessário para a solução de problemas.

Utilizando a ferramenta 5W2H conseguimos fazer um plano de metas, dividindo-as em pequenas atividades e, atribuindo a elas, todas as ações necessárias a fim de que ela seja cumprida dentro do prazo estabelecido.

Ainda assim, existem outras ferramentas que, em conjunto com o 5W2H possibilita às equipes de gestão um melhor norte ao se planejarem para atingir metas de competitividade mercadológica, criarem novos produtos ou aprimorarem processos como um todo, como é o caso da Análise SWOT e do ciclo PDCA por exemplo.

Na vídeo aula disponível abaixo do curso de Black Belt FM2S, disponível na Assinatura EAD, você pode conferir um pouco mais sobre o que é a análise SWOT e como utilizá-la.

Como fazer 5W2H na prática? (Passo a Passo)

Como dissemos, a ferramenta pode ser utilizada em diferentes momentos. Há aplicações em inícios de planejamento e também em processos ou projetos que já estão ocorrendo. Como o objetivo central do 5W2H é determinar, de forma objetiva, as causas e possíveis ações corretivas ou preventivas, o momento do uso vai depender da necessidade da empresa. No entanto, as aplicações mais comuns são no Planejamento estratégico, Tático e Operacional.

Portanto, é de responsabilidade da equipe de gestão sempre monitorar os processos internos, o que pode ser feito através de uma Gestão da Rotina, para que a aplicação da metodologia seja eficaz.

Para aplicar a metodologia não são necessários softwares caros ou dados estatísticos. Logo, utilize um quadro/lousa ou uma planilha eletrônica, ou até mesmo uma folha de papel. O requisito para poder aplicar a ferramenta é um local onde você consiga colocar as sete colunas correspondentes às letras que dão nome a metodologia. Para o nosso exemplo vamos lhe ensinar a como fazer uma Planilha 5W2H.

O passo a passo

• Crie uma tabela, que ficará visível para os envolvidos no projeto (confira o Modelo 5W2H abaixo);

• Em primeiro lugar liste nela as atividades que fazem parte do seu projeto (ou da rotina de sua área). Essas atividades devem ser inseridas na parte do “What”;
• Em seguida, para cada uma das atividades, responda os outros Ws e os outros Hs. A parte do Who é muito importante. Geralmente, quando não identificamos os responsáveis pelas atividades, não há quem cobrar pelos resultados. Isso, em geral, leva ao fracasso global da empreitada;
• Use a planilha preenchida para coordenar o andamento das atividades, mas faça também reuniões de rotina com os envolvidos para cobrar o andamento das atividades;
• Caso tenha algum problema, busque identificar as dificuldades apontadas pelo responsável da atividade e ajude-o a fazer com que essas dificuldades sejam superadas.

Exemplo de Aplicação 5W2H

Porque utilizar o 5W2H em sua empresa

Trata-se de uma metodologia bem elaborada e de fácil execução. Portanto, é bastante objetiva, o que auxilia em muitas equipes de Gestão de Projetos, Gestão de Riscos, Gestão Orçamentária e Planejamento Estratégico colocar planos de ação para rodar. Somado a isso, a metodologia 5W2H possui uma alta integração com outras ferramentas da qualidade, como: Ciclo PDCA, Análise SWOT, Gráfico de Gantt, SIPOC e outras tantas ligadas ao Lean Manufacturing.

Em suma, é uma ferramenta administrativa eficaz. Pequenas, médias e grandes empresas a utilizam sempre que desejam registrar de maneira sistemática e ordenada suas ações e fluxos de trabalho

Quais os benefícios do 5W2H

• Técnica mais simples e eficiente na resolução de problemas do que outras ferramentas de gerenciamento de qualidade;
• Seu uso permite encontrar problemas associados (interdependentes) enquanto analisa o problema central. Tornando possível a descoberta e proposição de ações para ambos tipos;
• Geralmente, nenhum dado estatístico é necessário para executar o processo;
• Ajuda na análise da causa raiz (como o Diagrama de Ishikawa) e na solução de problemas. Portanto, diferentemente de outras ferramentas de gerenciamento de processos, o método 5W2H é uma ferramenta completa e dinâmica;
• Aumenta a economia de tempo e recursos, pois elimina dúvidas e discussões em relação a execução dos planos e processos;
• Impacta na cultura organizacional por propor um pensamento sistêmico entre todos os envolvidos.

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