5w2h: o que é e como utilizá-lo para elaborar seus planos de ação?

Qual é a origem do 5w2h?

O 5w2h é uma ferramenta extremamente simples que nos ajuda muito na hora de realizarmos um projeto em nossas empresas. Ela é bastante versátil no sentido, podendo ser usada em praticamente todo o tipo de projeto. O seu ponto mais marcante é a simplicidade, sendo facilmente preenchida. Neste post vamos falar um pouquinho mais sobre ela. Mas antes, baixe nossa apostila em Excel – 5W2H – Completa Grátis para você começar a gerenciar seus plano de ação.

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O que é o 5w2h?

O  relativamente simples de gerenciamento de um projeto, da sua rotina ou até mesmo das atividades de todo o setor da empresa. Por maior que seja o projeto ou a sua área, tudo que acontece neles pode ser quebrado em atividades menores. O 5w2h vem justamente para organizar essas atividades para o gestor.

A ferramenta (que assim como o SIPOC), é uma sigla, consiste em identificar:

1. As atividades (O que? – What);
2. O prazo para completarmos essas atividades (Quando? – When);
3. O local onde estarão acontecendo essas atividades (Onde? – Where);
4. O responsável pela realização da atividade (Quem? – Who);
5. A razão pela qual devemos realizar essa atividade (Por que? – Why);
6. O método, ou maneira, pela qual vamos realizar a atividade (Como? – How) e;
7. Uma noção do custo da atividade (Por quanto? – How much).

As iniciais dessa perguntas (What, Why, When, Where, Who, How, How much) formam o acrônimo 5W2H.

Como utilizar na prática, o 5w2h?

Existe um passo a passo bem simples para se usar o 5w2h:

1. Crie uma tabela, que ficará visível para os envolvidos no projeto.
2. Liste as atividades que fazem parte do seu projeto (ou da rotina de sua área). Essas atividades devem ser inseridas na parte do “What”.
3. Para cada uma das atividades, responda os outros Ws e os outros Hs. A parte do Who é uma parte muito importante. Geralmente, quando não identificamos os responsáveis pelas atividades, não há quem cobrar pelos resultados. Isso, em geral, leva ao fracasso global da empreitada.
4. Use a planilha preenchida para coordenar o andamento das atividades. Faça reuniões de rotina com os envolvidos para cobrar o andamento das atividades.
5. Caso esteja tendo algum problema, busque identificar as dificuldades apontadas pelo responsável da atividade e articule ajuda para poder fazer com que essas dificuldades sejam superadas.

Quando aplicar o 5w2h?

As possibilidades para se usar o 5w2h são extremamente amplas. Em nosso curso de Green Belt, ensinamos o aluno a usar essa ferramenta na implementação de projetos de melhoria. Outras vezes (até mesmo dentro da própria FM2S), a ferramenta pode ser útil para conduzir a gestão da rotina.

Onde aplicar o 5W2H?

Para te ajudar a entender melhor a utilização da ferramenta,

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