5W2H: o que é e como aplicar?

Precisa iniciar um projeto e não sabe como organizá-lo?  Você está tendo dificuldade em criar um plano de ação eficiente , integrar a equipe, estabelecer as tarefas necessárias e alcançar excelentes resultados? Você já ouviu falar do método 5W2H? Você sabe o que é isso?

O método 5W2H é uma das  ferramentas de gestão mais eficientes  que existem e, por incrível que pareça, uma das mais simples e fáceis de usar. Você sabe o que é 5W2H? Essa combinação de letras e números nada mais é do que um plano de ação qualificado e estruturado em etapas práticas e bem definidas.

Num universo dinâmico e extremamente competitivo como o empresarial, tanto as atividades como a comunicação interna  precisam ser rápidas e ágeis. E erros na transmissão de determinadas informações podem gerar inúmeros prejuízos.

É justamente por isso que o método 5W2H foi criado, pois esclarece completamente quaisquer possíveis dúvidas que possam surgir sobre quaisquer processos de negócio implementados em uma empresa.

Neste post você vai descobrir exatamente como fazer o 5W2H, quais são as vantagens, como usar o método e exemplos práticos.

O que é o método 5W2H?

5W2H nada mais é do que uma metodologia para desenvolvimento de planos de ação, ou seja, é um método para definir metas e objetivos, as atividades a serem realizadas, indicar quem são os responsáveis por cada tarefa e, por fim, acompanhar o andamento de um projeto, para que se possa atingir os melhores resultados.

Dessa forma, o conceito 5W2H consiste em um checklist que envolve atividades, pessoas, prazos e responsabilidades a serem desenvolvidos de forma clara por todos os participantes em um projeto.

Sua sigla (que tem origem no inglês), consiste nas iniciais das sete normas que tem por finalidade sanar qualquer dúvida que possa surgir no decorrer de um processo, projeto ou atividade. Essas normas são referentes às sete perguntas.

Quais são as 7 perguntas do 5W2H?

A metodologia se baseia em sete perguntas fundamentais, divididas entre os 5W (What, Why, Where, When e Who) e os 2H (How e How Much).

O que são os 5W?

• What (o que será feito?): determina a questão central;
• Why (por que será feito?): levanta todas as razões possíveis para a questão específica;
• Where (onde será feito?): busca a localização do defeito e ajuda a examinar a distribuição geográfica das reclamações dos clientes;
• When (quando será feito?): pensamento vital para entender quando a dificuldade prevalecer. Analisar a frequência do assunto e o tempo de incidência ajudará você a criar precauções;
• Who (por quem será feito?): identifica as causas relacionadas. Pode ser pessoal ou processos. Caracteriza os compradores que têm reclamações e determina os operadores que estão trazendo dificuldades.

O que são os 2H?

• How (como será feito?): investiga o tipo de cenário e também o modo de uma dificuldade. Examine os procedimentos que você está usando para solucionar problemas, a fim de responder a essa pergunta;
• How much (quanto custará?): descubra o orçamento disponível ou necessário para a solução de problemas.

Utilizando a ferramenta 5W2H conseguimos fazer um plano de metas, dividindo-as em pequenas atividades e, atribuindo a elas, todas as ações necessárias a fim de que seja cumprido dentro do prazo estabelecido.

Vantagens de usar o 5W2H

Existem várias vantagens em usar a ferramenta 5W2H para planejar e executar ações, projetos ou atividades. Algumas das principais vantagens incluem:

• Clareza: a ferramenta 5W2H ajuda a estabelecer um plano de ação claro e detalhado, que inclui todas as etapas necessárias para atingir os objetivos de um projeto ou atividade. Isso ajuda a evitar confusões e incertezas, garantindo que todos os envolvidos entendam exatamente o que precisa ser feito.
• Organização: a ferramenta 5W2H ajuda a organizar as tarefas e etapas necessárias para atingir os objetivos de um projeto ou atividade, o que ajuda a garantir que todas as etapas sejam executadas de forma sequencial e lógica.
• Planejamento: ao responder às perguntas da ferramenta 5W2H, é possível planejar e preparar todas as etapas necessárias para atingir os objetivos de um projeto ou atividade, incluindo recursos, tempo e pessoal envolvido.
• Eficiência: a ferramenta 5W2H ajuda a garantir que todas as etapas do projeto sejam executadas de forma eficiente, o que pode economizar tempo e recursos.
• Flexibilidade: a ferramenta 5W2H é flexível o suficiente para ser usada em uma ampla variedade de projetos e atividades, e pode ser facilmente adaptada para atender às necessidades específicas de cada projeto.

No geral, a ferramenta 5W2H pode ajudar a garantir que todos os projetos e atividades sejam bem planejados e executados, o que pode levar a melhores resultados e maior eficiência.

Neste sentido, destacamos o curso gratuito de Yellow Belt da FM2S, que é desenhado para ser um marco transformador na jornada profissional de nossos alunos, oferecendo uma compreensão robusta dos princípios fundamentais do Lean Seis Sigma, e uma aplicação prática que capacita os profissionais a contribuir efetivamente para a melhoria contínua em suas organizações. É a oportunidade ideal para profissionais que desejam se destacar no mercado, aprender a otimizar operações e impulsionar o crescimento na sua área. 

Como usar o método 5W2H?

Para a correta aplicação do método 5W2H, antes de iniciar a planilha, os gestores devem indicar através de um planejamento estratégico, respostas previamente preparadas para os problemas que desejam resolver.

Se necessário, podem questionar os colaboradores envolvidos direta ou indiretamente na equipe de trabalho, por meio de atividades como brainstorming, por exemplo. Mas é preciso ter em mente três tópicos essenciais:

• Mantenha sempre o foco na causa dos problemas, e não nos eventuais efeitos que eles causaram. Ou seja, procure criar soluções definitivas em vez de paliativas.
• As soluções implementadas através do método 5W2H devem ser tão objetivas quanto possível, evitando efeitos colaterais que possam exigir novas ações para suprimi-los.
• Nunca se contente com a primeira boa ideia: proponha diversas abordagens às diferentes situações analisadas, aumentando assim as suas opções e abrangência.

Responder às perguntas de um plano de ação 5W2H pode ser simples, mas requer alguns cuidados. Se as respostas forem muito vagas, será difícil para a equipe entender o que realmente se espera de cada um deles. Então, aqui estão algumas dicas sobre como preencher as questões de um diagrama 5W2H.

What - (O que?)

A resposta a esta pergunta corresponde ao escopo do projeto e à tarefa específica de cada membro da equipe. Isso porque você pode criar seu formulário 5W2H reservando uma linha para o projeto como um todo, ajudando os associados a entenderem seu contexto.

Em seguida, crie uma linha para cada funcionário e complete-a com o que eles devem fazer. Então se o escopo do projeto é desenvolver um novo layout para sala de reunião, as obrigações dos associados – o que devem fazer – podem ser:

• Meça e desenhe a planta baixa.
• Cite os novos móveis.
• Projetar a rede elétrica, com locais para lâmpadas, luminárias, tomadas, etc.

Why - (Por que?)

Esta é uma das respostas mais importantes. Em relação ao projeto, dá sentido a ele. Assim, no exemplo acima, o motivo para refazer o layout da sala de reuniões pode ser para acomodar mais pessoas e ter instalações adequadas para novos equipamentos multimídia.

Da mesma forma, para cada colaborador do projeto define o motivo da execução de suas tarefas.

Por exemplo:  Por que desenhar o layout da sala de reuniões? Assim podemos dimensionar melhor a seleção de móveis.

Where - (Onde?)

O local onde as coisas vão acontecer e também onde o projeto “entrará em vigor”.

Assim, um ambiente virtual pode ser indicado como o local onde ocorrerão as discussões e debates sobre o projeto, como em um canal do software de comunicação corporativa Slack , por exemplo.

No caso de um projeto envolvendo vários departamentos ou mesmo empresas, definir onde serão realizadas as reuniões de trabalho é fundamental.

Por fim, o local onde as ações terão efeito também ajuda os colaboradores a compreenderem as consequências de suas atividades.

Assim, em nosso exemplo, o piso da sala de reunião será compartilhado na unidade corporativa do Google, mas será implementado na própria sala que representa.

When - (Quando?)

Simplesmente definir uma data de início e término para o projeto pode não ser suficiente. O ideal é que seja criada uma linha do tempo, que possa ser anexada à tabela 5W2H.

Assim, para cada colaborador, indique quando deverá iniciar e entregar sua tarefa, ou mais de uma tarefa, de fato.

Se necessário, defina marcos com entregas intermediárias para evitar acúmulo de atividades ao final do período de entrega.

Who - (Quem?)

Obviamente, refere-se aos responsáveis ​​pela execução de cada tarefa. Em alguns casos, pode ser que alguns dos funcionários trabalhem juntos em alguma atividade. Isto deve ser claramente sinalizado para evitar que duas pessoas façam a mesma coisa, em vez de ajudar uma a realizar a tarefa de forma colaborativa. 

How - (Como?)

Explicar o “como” envolve diversas possibilidades. Pode ser uma descrição detalhada de como você deseja que as tarefas sejam realizadas, por exemplo: Meça a sala usando uma fita métrica.

Mas na maioria das vezes trata-se de definir quais softwares, metodologias e até notações serão utilizadas.

Veja mais exemplos:

• Faça o diagrama usando software “gráfico”: Sugiro BPMN como uma boa notação , e você pode ver uma ferramenta de modelagem gratuita aqui .
• Desenvolva o plano do projeto utilizando a metodologia 5W2H.
• Desenhe os diagramas do processo usando a notação BPMN .

Desta forma, todos “falarão a mesma língua” e evitarão confusões na hora de integrar tarefas que tornem-nas sem sentido ou inúteis.

Imagine, no nosso exemplo de layout de sala de reunião, que o responsável por decidir onde serão colocados os móveis receba a planta em um programa que não consegue abrir no computador.

Se as coisas ficarem claras, esse tipo de problema não acontecerá.

How much - (Quanto?)

Finalmente chegamos ao orçamento do projeto. Assim, além de uma estimativa de quanto custará, é importante definir o valor que cada participante terá direito individualmente.

Idealmente, devem ser definidas datas de prestação de contas para verificar se o orçamento está a ser cumprido.

Como fazer o 5W2H? (Passo a passo)

Muitas vezes, aplicamos a metodologia 5W2H sem perceber, já que ela é uma forma natural de organizar ações e definir responsabilidades. No entanto, para garantir que tudo esteja bem estruturado, é importante seguir um passo a passo claro.

1. Crie uma tabela – O primeiro passo é montar uma tabela com as sete perguntas do 5W2H. Ela deve ser visível para todos os envolvidos no projeto. Isso facilita o acompanhamento das atividades e a cobrança de resultados.
2. Liste as atividades – No campo "What", insira todas as ações que fazem parte do projeto ou da rotina da sua área. Essas atividades precisam estar bem definidas para evitar dúvidas.
3. Preencha as demais colunas – Para cada atividade listada, responda às demais perguntas do 5W2H. O campo "Who" merece atenção especial, pois atribuir responsabilidades é essencial para garantir que as tarefas sejam executadas corretamente.
4. Use a planilha para acompanhamento – A tabela não deve ser apenas um registro inicial. Utilize-a para monitorar o andamento das atividades e ajustar os prazos conforme necessário.
5. Realize reuniões periódicas – Além da tabela, encontros regulares com os envolvidos ajudam a garantir que todos estejam cumprindo suas funções e permitem corrigir eventuais desvios no planejamento.

Resolva problemas de forma proativa – Se alguma atividade apresentar dificuldades, trabalhe junto com o responsável para entender as barreiras e buscar soluções. Isso evita atrasos e aumenta as chances de sucesso do projeto.

Exemplo prático de 5W2H

A seguir, apresentaremos um exemplo prático para ilustrar como a ferramenta 5W2H pode ser efetivamente aplicada na gestão de projetos. Na tabela, você encontrará a descrição detalhada de cada componente da ferramenta — O que (What), Quem (Who), Quando (When), Onde (Where), Por quê (Why), Como (How) e Quanto (How Much) distribuídos em atividades específicas do projeto. 

Este formato estruturado não só facilita a compreensão e o planejamento das tarefas, mas também assegura a clareza na comunicação e a eficiência na execução das ações necessárias para alcançar os objetivos propostos.

Ferramentas para fazer o 5W2H

Para aplicar o 5W2H de forma eficiente, é importante contar com ferramentas que facilitem a organização e o acompanhamento das atividades. Algumas opções incluem:

• Planilhas (Excel, Google Sheets) – Uma das formas mais comuns de estruturar o 5W2H. Permite criar tabelas personalizadas, adicionar responsáveis, prazos e acompanhar o progresso das ações.
• Softwares de Gestão de Projetos (Trello, Asana, Monday.com) – Facilitam a visualização das tarefas, a definição de responsáveis e o monitoramento do andamento das atividades.
• Quadros Kanban (Jira, ClickUp, Notion) – Ideais para acompanhar as etapas de execução de cada ação do 5W2H, permitindo uma gestão mais dinâmica e visual.
• Mapas Mentais (MindMeister, XMind) – Úteis para organizar as respostas do 5W2H de forma estruturada, especialmente em processos mais estratégicos.
• Templates prontos (PDFs, Modelos Online) – Algumas empresas disponibilizam modelos prontos para preenchimento, garantindo mais agilidade na aplicação da metodologia.

Escolher a ferramenta mais adequada depende do contexto do projeto e da necessidade de acompanhamento. O importante é garantir que todos os envolvidos tenham acesso à estrutura e saibam como utilizá-la para que o 5W2H seja aplicado de maneira eficaz.

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