Técnicas para estimar o tempo de conclusão de um projeto
Uma parte muito importante no gerenciamento de projetos é você estimar o tempo que levará para concluir tal trabalho. Portanto, não definir e manter um planejamento sobre as tarefas pode adiar todo o cronograma, aumentar o orçamento e não obter o resultado esperado. As pessoas, se você for reparar bem, subestimam a quantidade de tempo necessária para implementar projetos. Principalmente quando não estão familiarizadas com o trabalho que precisa ser feito. Por exemplo, eles podem não levar em consideração eventos inesperados ou trabalho urgente de alta prioridade; e podem deixar de levar em conta toda a complexidade do trabalho. Dessa forma, é mais que certo que isso terá consequências negativas graves no futuro. Por isso é importante estimar o tempo com precisão para que seu projeto seja bem-sucedido. Neste artigo, exploramos alguns dos métodos que você pode usar para fazer boas estimativas de tempo.
Por que estimar o tempo com precisão?
A estimar o tempo é uma habilidade crucial no gerenciamento de projetos. Pois sem ele, você não saberá quanto tempo levará ao todo e não será capaz de obter a confiança suficiente das pessoas que precisam assiná-lo. Ainda mais importante para a sua carreira, os patrocinadores costumam julgar se um projeto foi de sucesso ou não, dependendo se foi entregue dentro do prazo e do orçamento. Dessa maneira, para ter uma chance de ser bem-sucedido como gerente de projeto, você precisa ser capaz de negociar orçamentos razoáveis e prazos viáveis.
Como estimar o tempo com precisão?
Com estas 4 etapas você será capaz de fazer estimativas de tempo muito mais precisas:
Etapa 1: Entenda quais são as exigências
Antes de tudo, identifique todo o trabalho que precisa ser feito dentro do projeto. Dessa forma, use ferramentas como Análise de Requisitos de Negócios e Estrutura Analítica do Projeto (EAP) para fazer isso com detalhes suficientes. Como parte disso, é importante entender as fases e processos de gerenciamento de projetos. Dessa forma, certifique-se de reservar tempo para reuniões, relatórios, comunicações, testes e outras atividades essenciais para o sucesso do projeto.
Etapa 2: Defina as atividades e prioridades para estimar o tempo necessário
Agora, liste todas as atividades que você identificou na ordem em que devem acontecer. É importante entender a ordem ideal em que devem ser realizadas e definir as prioridades. Neste estágio, você não precisa adicionar quanto tempo acha que as atividades vão demorar. No entanto, você pode querer anotar quaisquer prazos importantes. Por exemplo, você pode precisar terminar o trabalho do departamento financeiro antes de começar o trabalho no final do ano.
Etapa 3: Decida quem serão os envolvidos
Você pode realizar as atividades sozinho, ou fazer um brainstorming com um grupo e pedir que outros contribuam. Sempre que possível, peça ajuda de pessoas que já realizam determinado trabalho, pois é provável que tenham experiência relevante para se basearem. Ao envolvê-los, eles também assumirão maior controle das estimativas de tempo e trabalharão mais para alcançá-los. É sempre uma boa ideia consultar outras pessoas sobre o seu projeto. Você pode confirmar suas suposições com eles e isso pode encorajar a iniciativa.
Etapa 4: Faça suas estimativas
Neste momento você está pronto para fazer suas estimativas. Abaixo você pode conferir uma variedade de métodos para ajudá-lo a fazer isso. Porém antes, independente dos métodos que você escolher, tenha em mente as seguintes regras básicas:
- Para começar, estime o tempo necessário para cada tarefa, e não para o projeto como um todo;
- O nível de detalhe depende das circunstâncias. Por exemplo: Você pode precisar apenas de um esboço das estimativas de tempo para as fases futuras do projeto, mas é bem possível que precisará de estimativas detalhadas para a fase seguinte;
- Liste todas as: Suposições; Exclusões; E restrições. Isto é, que sejam relevantes, e assim observe todas as fontes de dados nas quais você confia. Dessa forma, isso o ajudará quando suas estimativas forem questionadas e também permitirá que você identifique quaisquer áreas de risco se as circunstâncias mudarem;
- Suponha que seus recursos sejam produtivos apenas 80% do tempo. Dessa forma, reserve um tempo para eventos inesperados, como doença, problemas de abastecimento, falha de equipamento, emergências, resolução de problemas e reuniões;
- Se algumas pessoas estiverem trabalhando apenas meio período em seu projeto, lembre-se de que elas podem perder tempo ao alternar entre suas várias funções. É importante garantir que todos estão adotando uma boa gestão de tempo no trabalho;
- Lembre-se de que as pessoas costumam ser muito otimistas e podem subestimar a quantidade de tempo que levará para concluir as tarefas.
Observação:
É provável que sua estimativa seguindo esses princípios seja mais longa do que você deseja ou tem permissão para permitir. Mas não subestime conscientemente. Em vez disso, tente remover etapas desnecessárias usando os modelos Lean e 5S. Você também pode aumentar a capacidade, para que o trabalho possa ser feito em paralelo, ou escolher processos automatizados, em vez de manuais.
Métodos para estimar o tempo
Veremos agora várias abordagens que você pode usar para estimar o tempo. Você provavelmente achará mais útil usar uma combinação dessas técnicas:
Estimativa Bottom-Up
Essa técnica permite que você crie uma estimativa para o projeto como um todo. Para analisar de "baixo para cima", divida as tarefas maiores em tarefas detalhadas e, em seguida, estime o tempo necessário para concluir cada uma. Como você está considerando cada tarefa em si, sua estimativa do tempo necessário para cada uma provavelmente será mais precisa. Você pode então somar a quantidade total de tempo necessária para concluir o plano.
- A quantidade de detalhes que você dá depende da situação. No entanto, quanto mais detalhada for a sua análise, mais precisa ela será. Se você não sabe até onde ir, considere dividir o trabalho em partes que uma pessoa pode concluir em meio dia, por exemplo. Isso pode parecer uma abordagem um tanto "circular", mas lhe dará uma ideia do nível de detalhe que você deve buscar. Sim, isso exige muito trabalho; no entanto, esse trabalho será recompensado, logo após, no projeto. Apenas certifique-se de deixar bastante tempo para isso na Fase de Design do projeto.
Estimativa Top-Down
- Na análise de cima para baixo, você desenvolve uma visão geral do cronograma esperado primeiro, usando projetos anteriores ou experiência anterior como guia. Muitas vezes, é útil comparar as estimativas Top-Down com as Bottom-Up, para garantir a precisão. No entanto, não presuma que as estimativas Bottom-Up estão erradas se forem muito diferentes das Top-Down. Na verdade, é mais provável que o inverso seja verdadeiro. Em vez disso, use as estimativas Top-Down para desafiar a validade das estimativas Bottom-Up e para refiná-las conforme apropriado.
Estimativa paramétrica
- Com este método, você estima o tempo necessário para uma entrega e, em seguida, o multiplica pelo número de entregas necessárias. Por exemplo, se você precisasse criar páginas para um site, estimaria quanto tempo levaria para fazer uma página e, em seguida, multiplicaria esse tempo pelo número total de páginas a serem produzidas.
Estimativa de três pontos
- Quando trabalhar com incerteza, você pode fazer três estimativas: Uma para o melhor caso; Outra para o pior caso; E uma final para o caso mais provável. Embora essa abordagem exija um esforço adicional para criar três estimativas separadas, ela permite que você defina expectativas mais razoáveis, com base em uma estimativa mais realista dos resultados.
Planning Poker em Gerenciamento Ágil de Projetos
- Estimar qualquer coisa envolve-se a fatores de adivinhação. O Planning Poker é uma ferramenta para ajudá-lo a adivinhar melhor. É uma abordagem mais simples e menos demorada, para ajudar a planejar sprints de trabalho curtos no Gerenciamento de Projetos Agile.
Aplique suas estimativas
Depois de estimar o tempo necessário para cada tarefa, você pode preparar o cronograma do projeto. Dessa forma, adicione suas estimativas ao rascunho da lista de atividades que você produziu na segunda etapa. A partir disso, você pode então criar um gráfico de Gantt para agendar atividades e atribuir recursos ao seu projeto e para finalizar marcos e prazos.
Dica:
Se o seu projeto for complexo, é fundamental que você destaque as tarefas que não podem ser atrasadas, para assim se manter dentro do prazo. Use a Análise de Caminho Crítico e os Gráficos PERT para ajudá-lo a fazer isso.
Pontos principais para estimar o tempo
Você precisa estimar o tempo com precisão se pretende entregar seu projeto dentro do prazo e do orçamento. Sem essa habilidade, você não saberá quanto tempo levará seu projeto e não será capaz de obter o comprometimento das pessoas necessárias para ajudá-lo a atingir seu objetivo. Além disso, você corre o risco de concordar com prazos muito curtos, com todo o estresse, dor e perda de credibilidade associados a isso.
Para estimar o tempo com eficácia, siga este processo de quatro etapas:
- Entenda quais são as exigências;
- Priorize atividades e tarefas;
- Decida quem você precisa envolver;
- Faça suas estimativas.
Para isso, se uma variedade de métodos para obter as estimativas de tempo mais precisas.