Comunicação: entenda o que é e como se comunicar melhor

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01 de julho de 2021
Última modificação: 02 de novembro de 2021

Autor: Equipe FM2S
Categorias: Carreira

Se comunicar vai muito além das palavras. Envolve oratória, linguagem corporal e habilidades. Você sabe qual é o seu estilo de comunicação? Existem fatores que, ao serem analisados em conjunto, podem oferecer um repertório completo de como se comportar na hora de falar. Desse modo, vamos ajudar você a se tornar um comunicador melhor, abordando as áreas de comunicação.

Comunicar-se é a capacidade de receber e passar informações a outras pessoas. A comunicação deve ser eficiente quando o receptor entende tudo o que foi passado no menor tempo possível. Essa competência envolve a utilização de linguagem verbal, não verbal, escrita e de desenhos e esquemas, além de saber ouvir e saber ensinar os fundamentos necessários para que um receptor entenda a mensagem.

Por que a comunicação é importante?

Quem nunca comprou algo errado por não conseguir explicar o vendedor o que queria ou brigou com alguém por algum mal entendido. Esses são alguns problemas que uma comunicação falha pode trazer. Geralmente problemas assim são resolvidos com um pedido de desculpa ou uma conversa.

Mas nem todos os problemas causados por uma comunicação falha são resolvidos de modo tão simples.  A dificuldade de expor a mensagem já causou guerras, além de muitas pessoas perderem seus empregos por não possuírem essa habilidade.

Líderes geralmente possuem uma boa capacidade de se comunicar. Isso ocorre pois esta habilidade é fundamental para inspirar pessoas e ganhar seguidores para suas causas.

Dessa forma, se você tem o intuito de se transforma em um líder, – Seja social ou dentro do seu time em uma organização, –  é necessário se comunicar bem. Pois seus liderados só vão te seguir caso você consiga transmitir a mensagem.

Habilidades fundamentais para se comunicar bem

Certo, se comunicar bem é importante! mas quais habilidades preciso para fazer isso? Se comunicar é uma habilidade como andar de bicicleta ou qualquer outra. Ou seja, você aprimora ela com prática, estudo e entendimento. Desse modo, caso você não se comunique bem, existe algumas habilidades que podem ajudar a você melhorar.

Oratória

Oratória significa a arte do bem dizer e pode até ser sinônimo de falar em público, mas de forma adequada e envolvente. Sendo assim, o que se espera da oratória é que ela, mais do que transmitir uma mensagem, convença e envolva a audiência em sua temática.

Linguagem corporal

Geralmente nos preocupamos muito com as palavras que devemos utilizar em nossa comunicação e esquecemos que se comunicar vai muito além disso .Você provavelmente já ouviu a estatística de que apenas 7% de uma mensagem é transmitida por meio de palavras e os outros 93% vêm da comunicação não verbal. Desse modo, trabalhar a linguagem corporal passar ser fundamental para se comunicar.

Comunicação assertiva

A comunicação assertiva é uma comunicação direta ao ponto. É uma habilidade que é essencial e consiste na capacidade de se expressar de maneira eficaz. Trata-se, em outras palavras, de defender o seu ponto de vista sem nunca desrespeitar os direitos e crenças alheios.

6 áreas de comunicação

Conhecer as 6 áreas de comunicação irá te auxiliar a se tornar um comunicador melhor. Entre as abordagens estão:

1 – Compreendendo o básico

É importante ter uma abordagem sistemática da comunicação, dada a ampla variedade de canais disponíveis, como e-mails, materiais de marketing, apresentações e outras formas escritas e faladas.

Um bom lugar para começar é O Ciclo de Comunicação , que cobre os fundamentos do uso de qualquer meio. Ele explora um processo de seis etapas para organizar e apresentar uma mensagem e, em seguida, aprender com o feedback  que você recebe em troca.

Lembre-se de que a comunicação é um processo de mão dupla: além de falar ou transmitir uma mensagem, é importante ouvir a resposta da outra pessoa. Por exemplo, você pode aprender a ouvir com empatia, o que demonstra sua atenção e compreensão do que está sendo dito. Também pode ajudar a ouvir ativamente, que envolve adiar o julgamento até que você tenha ouvido tudo o que a outra pessoa tem a dizer.

À medida que você adquire essas habilidades, você descobrirá que desenvolver suas habilidades de comunicação significa tanto melhorar a qualidade de seus relacionamentos quanto se expressar.

O sucesso nos negócios geralmente depende de sua habilidade de ser diplomático , desenvolvendo empatia, e fazendo um esforço para apreciar os pontos de vista de outras pessoas .

Quanto mais você chega a entendimentos compartilhados com colegas e clientes, melhor você será capaz de criar conexões de alta qualidade com eles. Juntas, essas habilidades podem tornar seu local de trabalho mais feliz, coeso e produtivo.

2 – Planejando suas comunicações

O objetivo de fazer um planejamento sobre sua comunicação é levar a mensagem certa, para pessoa certa, no melhor momento e forma possível. Parece simples, mas muitas pessoas não planejam adequadamente suas comunicações. Isso pode levar a mal-entendidos, frustração e oportunidades perdidas.

Desse modo, uma abordagem eficaz é usar uma estrutura de estratégia para identificar e entender seu público e pensar sobre a melhor forma de alcançá-lo. Não faça suposições. Ouça com inteligência o que o seu público precisa e monte uma boa estratégia.

Dessa forma, quando estiver pronto para escrever sua mensagem, use ferramentas como o triângulo retórico leve em consideração as expectativas das pessoas, o contexto da mensagem e o que você deseja que ela alcance.

Além disso, você também pode tentar envolver as emoções das pessoas com a técnica do storytelling, – ou em português contando histórias. Esta é uma técnica poderosa e persuasiva que pode ser usada tanto para informar o público quanto para estabelecer um terreno comum.

Seja qual for o meio ou estilo que você escolher, lembre-se de manter sua mensagem simples , e para evitar o uso de jargão. Assim, mantenha as informações que você está apresentando bem organizadas em blocos independentes  que são fáceis de entender e deixe a simplicidade e a clareza serem o seu guia.

3 – Comunicação poderosa por escrito

Você já recebeu aqueles e-mails confusos que não entendia nada?

Ninguém quer perder tempo decifrando e-mails mal escritos, relatórios confusos ou mensagens complicadas demais. É por isso que habilidades eficazes de escrita  são quase uma obrigação.

pressa é uma característica dos dias de hoje e é muito difícil encontrar alguém que não tenha que cumprir prazos e horários, ou não se importe com eles. Desse modo, as pessoas tem a tendência de não ler textos longos, confusos ou que não chame atenção.

Dessa forma, você precisa chamar a atenção dos seus leitores e garantir que eles obtenham informações importantes o mais rápido possível. É aqui que a escrita da pirâmide invertida  é útil, pois coloca os pontos-chave no início da sua mensagem.

Brevidade, clareza e uso de linhas de assunto inteligentes são estratégias essenciais para um e-mail eficaz. Evite divagar, usar o tom errado e outros erros comuns. Esse conselho também se aplica a mensagens instantâneas, mas você deve ser ainda mais conciso com isso, porque blocos de texto longos podem ser difíceis de ler e digerir essas mensagens.

Textos mais longos de redação, como relatórios de negócios, também precisam ser organizados de forma clara e lógica, de modo que o leitor saiba exatamente onde procurar as informações de que precisa e não seja desanimado por uma massa de dados não estruturados.

4 – Comunicação eficaz frente a frente

A comunicação frente a frente oferece a melhor oportunidade para construir bons relacionamentos e envolver  com pessoas pessoalmente.

Em uma conversa frente a frente você pode aprender muito sobre os interesses e valores da outra pessoas, para a partir disso, entender que tipo de linguagem usar para construir relacionamento melhor com a pessoa em questão.

Assim, vale a pena lembrar que você se comunica com sua aparência e linguagem corporal muito antes de dizer uma palavra, por isso é importante causar uma boa primeira impressão.

Na verdade, quando as pessoas estão falando sobre seus sentimentos e emoções, a parte verbal de sua mensagem pode chegar a apenas sete por cento do todo. Um comunicador habilidoso aprende a ler e a usar a linguagem corporal e pistas visuais  para reforçar sua mensagem.

5 – Reuniões produtivas

Uma reunião pode ser um fórum para compartilhar grandes ideias, tomar decisões ousadas e inspirar uns aos outros. No entanto, em organizações onde são maltratados, as pessoas costumam considerá-los como um uso inadequado de seu tempo. Reuniões eficazes não acontecem simplesmente, elas exigem um conjunto específico de habilidades de comunicação.

Provavelmente, você assistiu a reuniões que mudaram de assunto, não tinham um objetivo claro ou foram dominadas por participantes autoritários. Isso pode ser cansativo, frustrante e improdutivo, mas não precisa ser assim. 

Geralmente há uma compensação entre prestar atenção aos detalhes e manter as reuniões organizadas. Como resultado, nem todas as reuniões aconteceram conforme o planejado. Se suas reuniões tendem a se desviar do assunto, você pode usar o Mapeamento de Diálogo para “restaurar a ordem”.

Isso envolve um facilitador, que registra novas ideias e comentários em um quadro branco. Ter um registro do que foi dito é útil para reuniões futuras. Além disso, quando as pessoas veem suas declarações escritas, elas sentem que seus pontos foram ouvidos e não precisam repeti-los.

Habilidades para gerir uma reunião

Reuniões breves e produtivas são geralmente conduzidas por facilitadores experientes, que possuem as seguintes habilidades:

  • Projeta e planeja a reunião
  • Envolve as pessoas com quebra-gelos adequados
  • Orienta a dinâmica do encontro
  • Registra os pontos-chave de forma eficiente
  • Certifica que os participantes entendam o que precisam fazer após a reunião

Armadilhas da comunicação em grupo

Existem várias armadilhas a serem evitadas na comunicação em grupo. O maior perigo é que a discordância construtiva pode se transformar em conflito. Aprendendo como gerenciar conflitos fará de você um gerente mais confiante e também pode garantir que o conflito seja resolvido de forma positiva. Você também deve evitar o pensamento de grupo e viés cognitivo.

6 – Apresentações de qualidade

Ser capaz de fazer uma apresentação é uma habilidade de comunicação fundamental para gerentes ou para qualquer pessoa com ambições de liderança. E mesmo que você se considere um “artista” experiente na frente de um público, você ainda deve olhar para as áreas em que pode desenvolver suas habilidades  avançar.

O primeiro passo é planejar completamente. Você fará uma ótima apresentação muito mais fácil se você dedicou um tempo para elaborar o que vai dizer. Também é vital escolher uma estrutura e estilo que atenda ao seu público. Pense sobre o impacto visual  você também pode fazer.

Antes de “subir ao palco”, prepare a sala e teste qualquer equipamento ou adereços que pretenda usar. Nada vai quebrar sua concentração e desviar a atenção de sua mensagem mais do que uma falha técnica inesperada!

Se sua apresentação for bem ensaiada, sua confiança em falar em público vai crescer, e você pode pensar mais sobre sua linguagem corporal. Ter um comportamento calmo significa que as pessoas podem se concentrar em sua mensagem sem serem distraídas por quaisquer movimentos ou gestos nervosos.

Por fim, familiarize-se com os erros comuns de apresentação antes do tempo, em vez de aprender sobre eles por meio de experiências amargas. Além disso, lembre-se de que mesmo o apresentador mais habilidoso fica com os nervosos em uma apresentação, mas aprendem a superá-los.

Tipos de comunicador

Comunicador analítico

  • Gosta de dados rígidos, números reais, e você tende a desconfiar de pessoas que não estão no comando dos fatos e dados. Normalmente aprecia as informações específicas e não gosta de linguagem vaga.
  • Uma grande vantagem de ter um estilo de comunicação analítica é que muitas vezes você consegue olhar as questões de maneira lógica e desapaixonada. Isso significa que outros tendem a vê-lo como tendo altos níveis de dados e conhecimentos informativos.
  • A desvantagem potencial de ter um estilo de comunicação analítica é que você pode ser visto como sendo frio ou insensível.

Comunicador intuitivo

  • Evita ficar atolado em detalhes e procura manter uma visão panorâmica. Você não precisa de coisas em ordem linear perfeita, prefere uma visão geral ampla que permite que você ignore facilmente o ponto final.
  • Uma grande vantagem de ter um estilo de comunicação intuitivo é que sua comunicação é rápida e direta ao ponto. Você não fica parado por precisar de muitos detalhes, e você se sente confortável com grandes ideais.
  • A desvantagem potencial de ter um estilo de comunicação intuitiva é que você nem sempre tem paciência suficiente quando está em uma situação que realmente exige entrar em detalhes (e pode arriscar perder um ponto importante).

Comunicador funcional

  • Gosta de processos, cronogramas e planos bem detalhados. De comunicar as coisas passo a passo para que nada seja perdido.
  • Uma grande vantagem de ter um estilo de comunicação funcional é que sua comunicação geralmente atinge todos os detalhes e nada é perdido.
  • A desvantagem potencial de ter um estilo de comunicação funcional é que você pode arriscar perder a atenção do seu público.

Comunicador pessoal

  • Valoriza a linguagem emocional e a conexão, e usa isso como seu modo de descobrir o que os outros estão realmente pensando.
  • Encontra valor na avaliação não apenas como as pessoas pensam, mas como se sentem.
  • Tende a ser um bom ouvinte e diplomata, suavizar os conflitos, e normalmente está preocupado com a saúde com quem se relaciona.
  • Uma grande vantagem de ter um estilo de comunicação pessoal é que sua comunicação permite criar relacionamentos pessoais profundos uns com os outros.
  • A desvantagem potencial de ter um estilo de comunicação pessoal é que, ocasionalmente, você pode ser ridicularizado como “sensível”.
  • Entre as principais habilidades de um profissional de sucesso encontra-se a comunicação assertiva.

Ciclo da comunicação

O Ciclo de Comunicação fornece uma lista de verificação útil que pode ajudá-lo a se comunicar efetivamente com seu público. O primeiro passo é se auto questionar sobre seus objetivos:

  • Com quem estou me comunicando?
  • Qual mensagem estou tentando passar? O que estou tentando alcançar?
  • Por que eu quero enviar esta mensagem? Preciso enviar isso tudo?
  • Meu público precisa ou deseja desta mensagem?
  • O que eu quero que meu público faça com essa informação?

O segundo passo é compor a mensagem. Pergunte a si mesmo:

  • Qual é a melhor maneira de comunicar esta mensagem?
  • Qual nível/ tipo de idioma devo usar?
  • O público tem alguma informação sobre o assunto?
  • O meu público precisa de algum recurso adicional para entender minha mensagem?
  • Estou expressando emoções na minha mensagem? Em caso afirmativo, quais emoções?
  • O público vai assumir alguma coisa sobre mim ou meus motivos que possam prejudicar a credibilidade da comunicação?

O terceiro passo é a transmissão de ideias de maneira eficaz. Pergunte a si mesmo:

  • Este é o momento certo para enviar esta mensagem?
  • Qual é o estado mental da minha audiência e qual será a carga de trabalho quando receberem esta mensagem? Como devo apresentar minha mensagem para levar isso em conta?
  • Haverá distrações que possam prejudicar o impacto da comunicação? (Isso é especialmente importante para considerar ao fazer um discurso ou uma apresentação.)
  • Devo incluir mais alguém na plateia?

O quarto passo é o feedback. Sem ele, você não saberá como melhorar a maneira de comunicar sua mensagem. Por exemplo:

  • Sabe ler a linguagem corporal e usá-la para orientar sua apresentação?
  • Vai dar tempo para uma sessão de perguntas e respostas no final?
  • Terá um processo para obter feedback do seu público?
  • Quando você recebe feedback, é geralmente o que você quer e espera?
  • Lembre-se de usar o feedback indireto aqui também. Você recebeu a resposta que queria da sua comunicação? Existe algo mais que você possa interpretar a partir da resposta que recebeu?

O quinto passo é a análise. Utilize o feedback que recebeu para aprender e crescer. Perguntas a se fazer:

  • Por que você recebeu esse feedback? O que isso lhe diz sobre sua mensagem?
  • O que você poderia ter feito diferente para obter a resposta que você queria?
  • O público sentiu-se do jeito que você esperava que eles se sentissem? Se não, por que não?
  • Como você deve agir ou se comportar de maneira diferente para seguir em frente?
  • O sexto passo é a conclusão. Se você acha que o feedback foi válido, honre-o ao se comprometer a mudar.

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um comentário

  • Paulo Rômulo Alves de Souza disse:

    Estou extremamente lisonjeado e gratificado!!
    Por estar me qualificando Profissionalmente, pela FM 2 S está me servindo como divisor de águas, Em toda minha carreira.
    Meus sinceros sentimentos de felicidades e gratidão.

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