O que é gestão do tempo?
“gestão do tempo” refere-se à maneira como você organiza e planeja quanto tempo gasta em atividades específicas.
Pode parecer contra intuitivo dedicar um tempo precioso para aprender sobre gestão do tempo, em vez de usá-lo para continuar com seu trabalho, mas os benefícios são enormes:
• Maior produtividade e eficiência.
• Melhor reputação profissional.
•Menos estresse.
• Maiores oportunidades de avanço.
• Maiores oportunidades para alcançar objetivos importantes de vida e carreira.
Além disso, deixar de gerenciar seu tempo de forma eficaz pode ter algumas consequências indesejáveis:
Gestão do tempo é o processo de organização e planejamento de como dividir seu tempo entre atividades específicas. O bom gestão do tempo permite que você trabalhe de maneira mais inteligente – não mais difícil – para que você faça mais em menos tempo, mesmo quando o tempo é apertado e as pressões são altas. Deixar de administrar seu tempo prejudica sua eficácia e causa estresse.
Parece que nunca há tempo suficiente durante o dia. Mas, já que todos recebemos as mesmas 24 horas, por que algumas pessoas conseguem muito mais com seu tempo do que outras? A resposta está na boa administração do tempo.
Os maiores empreendedores administram seu tempo excepcionalmente bem. Ao usar as técnicas de gestão do tempo desta seção, você pode melhorar sua capacidade de funcionar com mais eficiência – mesmo quando o tempo é apertado e as pressões são altas.
A boa gestão do tempo requer uma mudança importante no foco das atividades para os resultados: estar ocupado não é o mesmo que ser eficaz. (Ironicamente, o oposto costuma estar mais perto da verdade.)
Passar o dia em um frenesi de atividades geralmente resulta em menos resultados, porque você está dividindo sua atenção entre tantas tarefas diferentes. O bom gerenciamento de tempo permite que você trabalhe de maneira mais inteligente – não mais difícil – para que você faça mais em menos tempo.
Porque sentimos que o tempo que temos não é suficiente para tudo o que pretendemos fazer?
Existem diversos sintomas que mostram a má gestão do tempo, dentre eles temos horários sobrecarregados, prazos não respeitados, não admitir a iniciativa dos outros, nunca recusar nada, anular compromissos à última hora, cansaço, falta de confiança e queixas.
Dessa forma, se você tem algum dos sentimentos acima, saiba que existe alguns motivo para isso, sendo os mais comuns os:
Contudo pode se afirmar que a má gestão ocorre de hábitos não desejáveis, porém como bem explicado no livro de Charles Duhigg, ” A Força do Hábito”, podemos moldar nossos costumes para buscar maior produtividade, assim ajudando de forma direta na gestão do tempo.
Na imagem abaixo mostramos as soluções para maus hábitos.
Figura 1: Tabela de Hábito x Solução
Mesmo tendo soluções para nossos hábitos, precisamos nos planejar estrategicamente, a fim de ter um controle maior sobre o tempo. O planejamento passa por 4 estratégias fundamentais para este domínio sendo elas:
Definir objetivos é importante para se efetuar o planejamento do tempo. Assim, as metas e os objetivos propiciam a nós definir propriedades, com prazos claros. Mas por mais que seja essencial a criação de metas, deve-se tomar cuidado para não colocar objetivos irreais, pois o não cumprimento de uma meta pode gerar desmotivação.
Dessa forma, uma técnica interessante para auxiliar é o uso da ferramenta SMART, na qual cada letra é um passo, S de “Specific” ou seja especificar o objetivo, M de “Measurable” onde definimos as mensuráveis, A de “Attainable” isto é o lugar no qual vemos se os objetivos definidos podem ser possíveis e alcançáveis, R de “Realistic” além de possíveis devem ser realistas e por fim T de “Time-Bound” onde definimos o prazo.
Para fazer um plano semanal é necessário quebrar os objetivos macros em pequenas etapas micros, dessa forma, seguir algumas etapas pode ajudar na sua organização.
Fazer uma lista é a melhor forma de se organizar, assim criar uma checklist mostrando cada micro etapa e quando ele deve ser cumprida, ajuda na organização, fora que o hábito de riscar uma etapa feita é muito bom.
As checklist podem ser feitas tanto em planilhas, como planners, calendários, ferramentas como Google Keep, Kanban e Trello.
Mesmo seguindo todas as etapas anteriores, em certos momentos temos muitos projetos simultâneos onde nos encontramos na situação de definir prioridades para não se perder no mar das obrigações.
Dessa forma, para definir prioridades a ferramenta mais conhecida é a Matriz de prioridade, na qual você define suas atividades por urgência e importância.
Figura 2: Matriz de Prioridade
Há mais diversos métodos para gestão do tempo além do citado, e nós da FM2S disponibilizamos um curso de Gestão do Tempo em nossa assinatura, o qual é um plano onde você tem vários cursos a disposição, sendo lançado pelo menos um conteúdo novo por mês. SAIBA MAIS!
Em síntese, ao analisarmos o uso do tempo podemos captar as maneiras mais eficazes de o usar, no trabalho ou fora dele. Para usar o tempo de forma eficaz, para fazer tudo no trabalho e em casa, têm que existir os hábitos comuns e atitudes que moldam o uso do tempo.
Grad. em Engenharia de Produção na Universidade Federal de São Carlos. Na FM2S, atua na área de marketing com criação conteúdo e parcerias.
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