Você costuma ter dificuldade em elencar suas tarefas diárias? Ou se perde na lista e complexidade de cada uma? Para te ajudar há uma técnica: Pomodoro. É um método de gerenciamento de tempo.
Hoje bastante difundida, foi criada sob a proposta de reduzir as distrações e procrastinação, além de aumentar a produtividade, a partir da divisão de blocos de trabalho intercalados por pausas para descanso. Isso é aplicável tanto para estudos, quanto para tarefas diárias e trabalho.
O que é a técnica Pomodoro?
A técnica Pomodoro ou Pomodoro Timer foi criada nos anos 80, pelo italiano Francesco Cirillo que, até então, buscava algum método de aumentar seu desempenho nos estudos durante seus anos iniciais como universitário.
Utilizando um temporizador de cozinha – em formato de tomate –, Francesco dividia suas atividades de estudo em blocos (sprints). Isso melhorou em muito seu gerenciamento de tempo, pois, enquanto estudava, Francesco estava totalmente focado naquilo, os livros e cadernos à sua frente eram o foco.
Ao fim de cada bloco o temporizador apitava, e ao ouvi-lo, Francesco fazia uma pausa de 3 a 5 minutos. Isso se repetiu quatro vezes, até que a última pausa fosse um tempo de descanso maior.
Ao concluir os reais impactos em sua produtividade, Francesco divulgou o livro “The Pomodoro Technique for Time Management” em 1992.
Como funciona o Pomodoro?
A técnica Pomodoro treina, essencialmente, as pessoas a se concentrarem melhor nas tarefas, limitando o tempo que tentam manter esse foco e garantindo quebras restauradoras do esforço. O método é projetado para superar a tendência de procrastinação e multitarefa, além de ajudar os usuários a desenvolverem hábitos de trabalho mais eficientes.
Ao dividirmos o fluxo de trabalho em blocos de concentração mais intensa, estimulamos o cérebro a agir mais agilmente e mais focado em uma só linha de raciocínio. Ou seja, nos colocamos no controle.
Para colocar a técnica em prática, você precisa de:
- Um timer que faça contagem regressiva;
- Estruturar uma lista de tarefas a fazer.
Na prática:
Utilizando uma folha de papel, um documento no Word ou Excel, um bloco de notas etc., é necessário que você ordene todas as tarefas que deseja desempenhar no dia. Elenque as mais importantes e saiba interpretar se existe interdependência entre elas, pois, caso haja, será preciso se comprometer a cumpri-las em ordem, para que nada fique pendente.
Quanto ao timer, atualmente existem aplicativos e sites - como o TomatoTimer, por exemplo - que cumprem essa função e já vem 100% programados para os blocos de trabalho e período de pausas. Caso seu trabalho aconteça majoritariamente online, você pode seguir por essas opções ao invés de utilizar um timer físico. Um cronômetro é capaz de exercer a função também.
- Inicie sua tarefa: Essa primeira etapa durará 25 minutos e demandará seu foco total;
- Primeiro toque: Ao fim dos 25 minutos iniciais, pause tudo e assinale um X (ou descreva o andamento da atividade). Essa etapa pode durar de 3 a 5 minutos.
A partir do segundo ciclo, as etapas se repetem. Novamente 25 min com pausa de 3 a 5 minutos. Sugerimos que use esses pequenos períodos para levantar, andar um pouco, ir ao banheiro ou tomar água/café.
- Pausa longa: Essa etapa consiste em 15 a 30 minutos de descanso. Faça alguma atividade contrária à que está realizando. Se está usando o computador, tente fazer algum exercício, por exemplo. Se está estudando, procure algo que possa ser realizado com as mãos ou os pés, mas aliviando a mente.
O que fazer nos 5 minutos do Pomodoro?
As pausas, tanto as de 5 minutos quanto a mais longa, de 15 a 30 minutos, servem para descansar e se recompensar pelo seu tempo de foco.
O ideal é que você procure fazer algo que não precise de muito esforço mental, para realmente descansar sua mente. Você pode caminhar, comer ou beber alguma coisa, assistir a algum vídeo ou à televisão. Principalmente na pausa longa, é importante que você faça algo diferente do que estava fazendo durante os minutos de foco: mude de ambiente, de posição etc.
Quantos Pomodoros fazer por dia?
A quantidade de Pomodoros que você pode fazer por dia depende muito da sua necessidade. O importante é completar o clico: 25 minutos de foco, 5 minutos de descanso. Após três vezes desse ciclo, é feita uma pausa longa, de 15 a 30 minutos.
Alguns pontos para te ajudar a decidir quantos Pomodoros fazer por dia:
- Capacidade de concentração: se você tem dificuldade de se concentrar, talvez o melhor seja começar com poucos Pomodoros, deixando, assim, que sua concentração vá melhorando com a prática.
- Carga de trabalho: calcule quanto tempo cada tarefa vai levar e veja quantos Pomodoros serão necessários para completá-las.
- Pausas: quanto maior o número de ciclos que você quiser realizar, mais importantes se tornam as pausas. É essencial se comprometer a fazer as pausas nos tempos certos, para evitar fadiga e se manter eficiente.
Quais os resultados da Pomodoro?
A expectativa da técnica é, objetivamente, trabalhar na redução da ansiedade causada por distrações e altas cargas de atividades durante o dia do usuário. Além de melhor concentrar seu foco e, assim, aumentar sua produtividade.
Algumas pessoas são bastante visuais e o simples fato de anotar suas tarefas em um papel ou software já a colocam em ação. Para essas e as demais, sugerimos a prática do Pomodoro, pois seus resultados são facilmente identificáveis ao longo de alguns dias de aplicação e o maior benefício é compreender mais sobre si e o ambiente que o cerca.
Trabalhe com tempo, não contra
A técnica Pomodoro ensina a pessoa a melhor gerenciar seu tempo, tanto para cada tarefa individualmente, quanto para um projeto com várias etapas. Além disso, a pessoa que faz uso da técnica consegue compreender qual seu real ritmo de trabalho e o quanto as distrações impactam verdadeiramente no seu cotidiano.
Reduza e elenque as distrações
Se você começa sua jornada e, enquanto executa uma tarefa, você se lembra das compras da semana, de reabastecer o carro, de um assunto nas redes sociais ou de pagar a mensalidade do curso X, isso prejudicará seu desempenho de maneira agravante.
Aplicar a técnica Pomodoro faz com que seja possível entender, de maneira mais tangível, quais distrações impactam no seu trabalho, e em que nível. Desta forma, mesmo que todos esses tópicos ainda precisem ser resolvidos, sua mente terá clara a ordem de prioridades que deve seguir facilitando sua jornada.
Elimine o burnout
Algo essencial para a técnica de Pomodoro é a noção de que pausas curtas e agendadas durante o trabalho eliminam a sensação de burnout que você sente quando se cobra, ou atrasa, demais. Com a técnica aplicada, torna-se quase impossível sobrecarregar-se. Afinal, você está no controle do sistema de trabalho e, assim, não direciona mais atenção àquilo que é improdutivo.
Crie uma melhor relação entre trabalho e vida
A maioria de nós está intimamente familiarizado com a culpa que vem de procrastinar. Se não tivermos um dia produtivo, é muito fácil acabar sentindo que não podemos aproveitar o nosso tempo livre.
Com o Pomodoro você retira a carga de cobrança dos ombros e consegue receber “recompensas” ao longo das atividades, dando-lhe vazão para momentos de lazer.
Quais são as vantagens da Técnica Pomodoro?
- Melhora da concentração: ao dividir o tempo de trabalho em períodos curtos, a técnica Pomodoro ajuda a manter a concentração e a evitar distrações.
- Aumento da produtividade: ao dividir o tempo de trabalho em períodos curtos e utilizar os intervalos de descanso para relaxar e recarregar as baterias, a técnica Pomodoro ajuda a aumentar a produtividade.
- Redução do estresse: ao dividir o tempo de trabalho em períodos curtos, a técnica Pomodoro ajuda a evitar a sensação de sobrecarga e estresse.
- Melhor gerenciamento do tempo: a técnica Pomodoro permite que você planeje seu tempo de trabalho de forma mais eficiente e alcance seus objetivos mais rapidamente.
- Permite acompanhar o progresso: usando essa técnica, é possível acompanhar o progresso do seu trabalho, quantos Pomodoros você já completou, e quanto tempo você gastou em cada tarefa.
