Checklist
Lista de controle

18 de junho de 2019

Última atualização: 19 de abril de 2023

Checklist: o que é e como aplicá-lo para quase tudo

Checklist é uma lista de tarefas previamente estabelecida utilizada como ferramenta de controle que permite a verificação e monitoramento de tarefas ou itens de um projeto. Seu objetivo é evitar a incidência de erros e a falibilidade humana, além de garantir que todas as etapas ou itens foram devidamente realizados. 

É utilizado em diversos setores empresariais, desde escritórios, até mesmo no setor de manufatura (fabricação) e faz parte das ferramentas da qualidade. Neste artigo, você vai entender o que é checklist e como utilizar essa ferramenta. 

O que significa um Check list?

Traduzido do inglês o significado de Checklist pode ser interpretado como lista de controle ou listas de verificação, pois do inglês temos check (cujo significado é "verificar") e list (que significa "lista"). 

Portanto, é uma ferramenta de controle fundamentada em listas estabelecidas preliminarmente a fim de verificar/acompanhar as exigências de um serviço, produto, processo ou mesmo para assegurar o cumprimento de tarefas e/ou itens em projeto. 

Também devem ser feitos ​​para verificações sistemáticas de atividades ou produtos, garantindo que o trabalhador ou inspetor não se esqueça de nada importante. Para organizar melhor suas responsabilidades e obrigações e verificar, de forma fácil e visual, suas tarefas mais importantes. 

A partir dessa introdução, é possível afirmar que a ferramenta serve para reduzir erros e garantir consistência e integridade na execução de uma tarefa. A ideia de usá-la é bastante antiga na indústria. Uma de suas evoluções é a famosa Folha de Verificação, uma das Ferramentas da Qualidade propostas por Kaoru Ishikawa. Fora da indústria, temos a utilização da ferramenta por exemplo em viagem, em casamento e para análises de SEO (tráfego orgânico).

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O que devo incluir no meu checklist?

É essencial que as listas sejam escritos com clareza, podendo incluir todas as informações as quais você pode precisar durante o desenvolvimento de suas tarefas. No entanto, algumas pessoas se esquecem de incluir alguns detalhes. Assim, elencamos alguns pontos importantes que você não deve esquecer de colocar:

  • Processos/Projetos que devem ser controlados, medidos ou verificados;
  • Critérios de conformidade e não conformidades potenciais (o que é certo e o que é errado);
  • Frequência de Inspeção;
  • Responsáveis pelas tarefas ou inspeções;
  • Procedimentos, especificações, parâmetros e regras que se aplicam às atividades verificadas.

Utiliza-se também ​​para relatar diariamente o status das operações. Além disso, devemos incluir espaço para escrever apreciações, a fim de permitir que o trabalhador escreva qualquer observação ou obtenha informações preliminares sobre os possíveis motivos que causaram qualquer desacordo.

Para que serve um checklist?

A lista serve para vários propósitos, sendo uma ferramenta simples, porém eficaz, para organizar e gerenciar tarefas, processos ou informações. Algumas das principais funções de um checklist incluem:

  • Organização: ajuda a organizar tarefas, etapas de um processo, itens necessários ou informações relevantes de maneira clara e estruturada, facilitando o acompanhamento do progresso;
  • Redução de erros e omissões: Ao listar todas as etapas ou itens necessários, um checklist ajuda a garantir que nada seja esquecido ou ignorado, aumentando a precisão e a eficiência no trabalho;
  • Padronização: São úteis para padronizar processos e garantir que todos os envolvidos sigam as mesmas etapas ou critérios, melhorando a consistência e qualidade dos resultados;
  • Facilitar a delegação e comunicação: Pode ser usado para comunicar claramente as expectativas e responsabilidades aos membros da equipe, tornando a colaboração e a delegação de tarefas mais eficientes;
  • Rastreamento de progresso e desempenho: Pode servir como uma ferramenta de rastreamento para acompanhar o progresso de tarefas ou projetos, ajudando a identificar áreas que precisam de mais atenção ou recursos;
  • Melhoria contínua: Ao usar a ferramenta para revisar processos e resultados regularmente, é possível identificar oportunidades de melhoria e ajustar as práticas conforme necessário.

Em resumo, um checklist serve para ajudar a organizar, gerenciar e melhorar a eficiência de tarefas, processos ou projetos, reduzindo erros e garantindo consistência e qualidade.

Como ter sucesso com checklist?

A integração de checklists, modelos e processos em fluxos de trabalho é fácil e simples. Eles também devem ser acessíveis a todos os envolvidos no projeto, porém, aplicáveis ​​para todos os projetos futuros. 

A maneira mais eficaz de fazer isso é usar um sistema centralizado para que todos os interessados ​​possam usá-lo. A implementação de um sistema de gerenciamento de tarefas permite que sua equipe colabore em projetos usando modelos, processos e muito mais. 

Assim, facilita-se a visualização e implementação em várias tarefas do projeto. Entre as ferramentas mais usadas para fazer estas listas, você pode usar plataformas ou aplicativos como o checklist fácil, google keep ou trello, mas também pode-se usar o bom e velho Excel e seu parente mais próximo, o Google Sheets.

Onde aplicar o checklist?

Sempre que existir a necessidade de acompanhar o desenvolvimento de atividades de longo período e/ou com diversos processos/procedimentos, a lista será bem empregado. Dessa forma, além de ordenadas, não haverá esquecimento de nenhuma das etapas. Além disso, é possível utilizar para:

  • Verificar o atendimento de requisitos/utensílios/componentes de um produto;
  • Checar a chegada dos lotes de matéria-prima no setor de logística;
  • Conferir materiais e acompanhar a execução de serviços na construção civil;
  • Procedimentos, especificações e regras que se aplicam nas atividades verificadas.

Por um outro lado, a área da saúde também utiliza da ferramenta. Outra aplicação é na condução de aeronaves, onde o piloto necessita desse documento para decolagem e/ou pouso de uma aeronave. 

Além disso, a lista pode ser aplicada para implementar sistemas de gestão como a ISO 9001, facilitando a identificação de não conformidades da norma. Também podemos usar os checklists para obter dados, e assim, usá-los para construir gráficos, histogramas e diagramas para controlar a evolução de um recurso ou atividade.

Como usar um checklist?

Existem diversos modelos. Para que o documento cumpra com a sua eficiência, eficácia e efetividade, é necessário que seja elaborado e utilizado da forma correta. Acompanhe agora o passo a passo de como fazer o seu:

Passo 1: Definir o que será verificado

Primeiramente, defina o que será avaliado e os motivos pelos quais o checklist será desenvolvido. Assim, você mantém de forma clara, qual o objetivo e a importância desse documento.

Passo 2: Determinar a frequência de utilização

Quando utilizaremos a folha de verificação? Essa é uma informação preciosa! Existem serviços que após a realização do trabalho utilizam o checklist para demonstrar as atividades executadas. Além disso, os clientes tomam ciência através de um campo para assinatura no corpo do documento. Ou seja, também serve para proteção da própria empresa.

Passo 3: Crie etapas

Esta é a hora de definir as etapas. Por exemplo, no caso da gestão de um processo, primeiramente devemos mapear o processo, estipular as melhorias que serão aplicadas a ele, implementá-las e, por fim, realizar o monitoramento do mesmo.

Passo 4: Quem irá utilizá-lo?

Saber qual será o público alvo, responsável por utilizar a lista é muito importante, pois ajuda a determinar como você deve escrever sua lista de verificação. Assim sendo, considere: 

  • Qual é o seu conhecimento prévio?
  • O seu público já está familiarizado com a organização e os procedimentos?
  • Eles já conhecem a terminologia utilizada?

Para isso, deve-se realizar pesquisas de mercado, conhecer o público-alvo e nortear as principais estratégias de vendas e parcerias, pois se você reduzir demais e deixar o conteúdo muito complexo, gerará perdas desnecessárias. 

Talvez o seu público não fale nativamente o seu idioma. Dessa forma, convém usar mais figuras do que palavras e saber mais sobre comunicação intercultural. Sem contar que o seu checklist pode ser muito detalhado e orientado ao treinamento, principalmente quando se trata de novos funcionários. 

Afinal, garantir resultados consistentes é o seu objetivo, independentemente de quem está executando uma tarefa, certo? Uma vez que isso esteja determinado, realize um treinamento demonstrando como funciona a ferramenta e sua importância. Isso, muitas vezes, pode exigir uma mudança de cultura, uma vez que de início alguns funcionários podem menosprezar o documento.

5º Passo: O que será verificado?

Defina quais itens você irá verificar. Dessa forma, você garante a execução do processo, serviço, produto ou tarefa de acordo com as especificações. Reúna a equipe e pergunte sua opinião sobre o documento. Essas são pessoas as que irão utilizar uma vez que possuem a experiência necessária para colaborar com a melhor definição dos conteúdos da lista.

6º Passo: Teste o seu checklist

Confira com os colaboradores as tarefas do seu checklist, assim, eles lhe darão um feedback. É importante que o documento esteja de acordo com suas atividades pendentes.

Quais são as vantagens e desvantagens do Checklist?

Vantagens

  • Melhora a organização: ajudam a garantir que todas as tarefas importantes sejam realizadas e que nada importante seja esquecido. Além disso, as checklists também podem ser usadas para garantir que tarefas sejam realizadas na ordem certa.
  • Redução de erros: é uma ótima maneira de evitar erros. Com uma lista de verificação, é menos provável que algo importante seja esquecido ou ignorado.
  • Melhora a eficiência: é projetado para ajudar a concluir tarefas de maneira eficiente. Ao ter uma lista de verificação, você pode se concentrar apenas nas tarefas importantes e evitar distrações.
  • Fácil de usar: é fácil de usar e pode ser criado rapidamente. Além disso, muitas ferramentas tecnológicas estão disponíveis para tornar o uso de checklists ainda mais fácil.

Desvantagens

  • Pode ser desmotivador: Verificar itens da lista de verificação pode se tornar desmotivador, especialmente se a lista for longa e demorada.
  • Pode ser excessivo: Às vezes, as pessoas tendem a incluir muitos itens na sua lista de verificação, o que pode torná-la excessiva e difícil de gerenciar.
  • Pode ser inflexível: Podem ser inflexíveis, o que significa que mudanças no processo ou na tarefa podem exigir a recriação da lista inteira.
  • Pode ser uma distração: Às vezes, as pessoas ficam tão concentradas em concluir as tarefas da lista de verificação que acabam se distraindo de coisas mais importantes.

Como integrar as Check Lists às tecnologias modernas?

Utilize aplicativos 

Existem muitos aplicativos de checklist disponíveis para dispositivos móveis e computadores. Esses aplicativos podem ajudá-lo a criar e gerenciar suas checklists de maneira mais eficiente. Alguns aplicativos também permitem que você compartilhe com outras pessoas, o que pode ser útil em equipes.

Integre-as a outras ferramentas de trabalho

Se você estiver usando ferramentas de trabalho como o Trello ou o Asana, pode integrar a esses aplicativos. Isso pode ajudar a tornar o processo de gerenciamento de tarefas ainda mais eficiente e organizado.

Use recursos de automação

Alguns aplicativos de checklist oferecem recursos de automação que permitem que certas tarefas sejam realizadas automaticamente quando certas condições são atendidas. Por exemplo, você pode criar uma regra para que uma tarefa seja concluída automaticamente quando outra tarefa for concluída.

Sincronize com outros dispositivos

Se você usa vários dispositivos, considere sincronizar suas checklists entre eles. Isso garantirá que você sempre tenha acesso às suas checklists, independentemente do dispositivo que estiver usando.

Use recursos de análise de dados

Alguns aplicativos de checklist oferecem recursos de análise de dados que permitem que você acompanhe o progresso de suas tarefas. Isso pode ajudar a identificar pontos fracos em seu processo e a fazer melhorias.

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