Checklist: o que é e como aplicá-lo para quase tudo

checklist
18 de junho de 2019
Última modificação: 20 de setembro de 2021

Autor: Murilo Fms
Categorias: Blog

Checklist é uma lista previamente estabelecida utilizada como ferramenta de controle que permite a verificação e monitoramento de tarefas ou itens de um projeto. Seu objetivo é evitar a incidência de erros e a falibilidade humana além de garantir que todas as etapas ou itens foram devidamente realizados.

Ele é utilizado em diversos setores empresariais, desde escritórios, até mesmo no setor de manufatura (fabricação) e faz parte das ferramentas da qualidade. Neste artigo, você vai entender o que é checklist e como utilizar essa ferramenta. Além disso, através de um passo a passo, ensinaremos como fazer.

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O que é checklist?

Traduzido do inglês o significado de Checklist pode ser interpretado como lista de controle ou listas de verificação, pois do inglês temos check (cujo significado é “verificar”) e list (que significa “lista”). Portanto, Checklists consistem em ferramentas de controle fundamentadas em listas estabelecidas preliminarmente a fim de verificar/acompanhar as exigências de um serviço, produto, processo ou mesmo para assegurar o cumprimento de tarefas e/ou itens em projeto.

Também são usados ​​para fazer verificações sistemáticas de atividades ou produtos, garantindo que o trabalhador ou inspetor não se esqueça de nada importante. Para organizar melhor suas responsabilidades e obrigações e verificar, de forma fácil e visual, suas tarefas mais importantes. Sendo assim, o checklist serve para reduzir erros e garantir consistência e integridade na execução de uma tarefa.

A ideia de usar checklists é bastante antiga na indústria. Uma de suas evoluções é a famosa Folha de Verificação, uma das Ferramentas da Qualidade propostas por Kaoru Ishikawa. Fora da indústria, temos a utilização de checklist por exemplo em viagem, checklist de casamento e checklists para análises de SEO (tráfego orgânico).

O que devo incluir no meu checklist?

É importante que seus checklists sejam escritos com clareza, podendo incluir todas as informações as quais você pode precisar durante o desenvolvimento de suas tarefas. No entanto, algumas pessoas se esquecem de incluir em seu checklist alguns detalhes. Assim, elencamos alguns pontos importantes que você não deve esquecer de colocar no seu checklist:

  • Processos/Projetos que devem ser controlados, medidos ou verificados;
  • Critérios de conformidade e não conformidades potenciais (o que é certo e o que é errado);
  • Frequência de Inspeção: frequência da verificação;
  • Responsáveis pelas tarefas ou inspeções;
  • Procedimentos, especificações, parâmetros e regras que se aplicam às atividades verificadas.

Utiliza-se também ​​para relatar diariamente o status das operações. Além disso, devemos incluir espaço para escrever apreciações, a fim de permitir que o trabalhador escreva qualquer observação e para obter informações preliminares sobre os possíveis motivos que causaram qualquer desacordo.

Em quais momentos o checklist pode ser usado?

Sempre que existir a necessidade de acompanhar o desenvolvimento de atividades de longo período e/ou com diversos processos/procedimentos, o checklist será bem empregado. Dessa forma, além de ordenadas, não haverá esquecimento de nenhuma das etapas. Além disso utilize essa ferramenta também para:

  • Verificar o atendimento de requisitos/utensílios/componentes de um produto;
  • Checar a chegada dos lotes de matéria-prima no setor de logística;
  • Conferir materiais e acompanhar a execução de serviços na construção civil;
  • Procedimentos, especificações e regras que se aplicam nas atividades verificadas.

Por um outro lado, a área da saúde também utiliza do checklist. Outa aplicação é na condução de aeronaves, onde o piloto necessita desse documento para decolagem e/ou pouso de uma aeronave. Além disso, é bastante utilizado para implementar sistemas de gestão como a ISO 9001, facilitando a identificação de não conformidades da norma.

Também podemos usar os checklists para obter dados, e assim, usá-lo para construir gráficos, histogramas ou diagramas para controlar a evolução de um recurso ou atividade.

Como fazer um checklist?

Para que o documento cumpra com a sua eficiência, eficácia e efetividade, é necessário que o checklist seja elaborado e utilizado da forma correta. Acompanhe agora o passo a passo de como fazer o seu:

Passo 1: Definir o que será verificado

Primeiramente, defina o que será avaliado e os motivos pelos quais o checklist será desenvolvido. Assim, você mantém de forma clara, qual o objetivo e a importância desse documento.

Passo 2: Determinar a frequência de utilização

Quando utilizaremos a folha de verificação? Essa é uma informação preciosa! Existem serviços que após a realização do trabalho utilizam o checklist para demonstrar as atividades executadas. Além disso, os clientes tomam ciência através de um campo para assinatura no corpo do documento. Ou seja, o checklist também serve para proteção da própria empresa.

Passo 3: Crie etapas

Esta é a hora de definir as etapas do seu checklist. Por exemplo, no caso da gestão de um processo, primeiramente devemos mapear o processo, estipular as melhorias que serão aplicadas a ele, implementá-las e, por fim, realizar o monitoramento do mesmo.

Passo 4: Quem irá utilizá-lo?

Saber que será o público alvo, responsável por utilizar o Checklist é muito importante, pois ajudará a determinar como você deve escrever sua lista de verificação. Assim sendo, considere:

1. Qual é o seu conhecimento prévio?

  • O seu público já está familiarizado com a organização e os procedimentos?
  • Eles já conhecem a terminologia utilizada?
  • Ou ele precisam de uma atualização?

Você precisa escrever no nível de conhecimento de seu público-alvo. Pois, se você reduzir demais deixar o conteúdo muito complexo, gerará perdas desnecessárias.

2. Quais são as habilidades linguísticas deles?

Talvez o seu público não fale nativamente o seu idioma. Dessa forma, convém usar mais figuras do que palavras e saber mais sobre comunicação intercultural.

3. Eles são novos funcionários?

Seu checklist pode ser muito detalhados e orientados ao treinamento, principalmente quando se trata de novos funcionários. Afinal, garantir resultados consistentes é o seu objetivo, independentemente de quem está executando uma tarefa, certo?

Uma vez que isso esteja determinado, realize um treinamento demonstrando como funciona a ferramenta e sua importância. Isso, muitas vezes, pode exigir uma mudança de cultura, uma vez que de início alguns funcionários podem menosprezar o documento.

5º Passo: O que será verificado?

Defina quais itens você irá verificar. Dessa forma, você garante a execução do processo, serviço, produto ou tarefa de acordo com as especificações. Reúna a equipe e pergunte sua opinião sobre o documento. Essas pessoas, afinal, são as que irão utilizá-lo uma vez que possuem a experiência necessária para colaborar com a melhor definição dos conteúdos da lista.

6º Passo: Teste o seu checklist

Confira com os colaboradores as tarefas do seu checklist, assim, eles lhe darão um feedback. É importante que o documento esteja de acordo com suas atividades pendentes.

Como aplicar checklist?

A integração de checklists, modelos e processos em fluxos de trabalho é fácil e simples, representando um guia passo a passo sobre como concluir tarefas e projetos. Eles também devem ser acessíveis a todos os envolvidos no projeto, porém duplicáveis ​​para todos os projetos futuros.

A maneira mais eficaz de fazer isso é usar um sistema centralizado para que todos os interessados ​​possam usá-lo. A implementação de um sistema de gerenciamento de tarefas permite que sua equipe colabore em projetos usando checklists, modelos, processos e muito mais. Assim, facilita-se a visualização e implementação em várias tarefas do projeto.

Entre as ferramentas mais usadas para fazer checklists, você pode usar plataformas ou aplicativos como o checklist fácil, google keep ou trello, mas também pode-se usar o bom e velho Excel e seu parente mais próximo, o Google Sheets.

Quer saber mais sobre checklist?

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2 Comentários

  • ELIZABETH ANDRADE disse:

    Parabens os assuntos e abordagens técnicas todos muito interessantes e veem auxiliando me bastante!
    Como estou com o tempo contado para entregar meu trabalho, escrevo poucos elegios ou, apenas esse que passa a englobar todas as publicações!
    Obrigada mesmo!
    Saudações cordiais, Elizabeth Andrade

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