Gerenciar projetos de forma organizada é um desafio para muitas empresas. O Asana é uma ferramenta que ajuda a estruturar tarefas, prazos e responsabilidades de maneira visual e colaborativa.
Se sua equipe ainda depende de planilhas manuais, e-mails desconexos e listas pouco eficientes, essa plataforma pode ser uma alternativa prática e fácil de usar.
Neste conteúdo, você vai entender como o Asana funciona, suas principais funcionalidades e por que ele é indicado para empresas que buscam mais produtividade. Também vamos mostrar comparativos com outras ferramentas, explicar como usá-lo no dia a dia e quando vale a pena investir em planos pagos.
Continue a leitura e veja como otimizar sua rotina com o apoio de uma das plataformas mais utilizadas para gestão de projetos no mundo.
O que é o Asana?
O Asana é uma ferramenta de gestão de projetos que permite organizar tarefas, prazos e responsabilidades em um único ambiente digital. Criado para facilitar o trabalho em equipe, o sistema oferece uma interface intuitiva e diversas funcionalidades que ajudam no acompanhamento do fluxo de atividades.
A proposta da plataforma é substituir planilhas, e-mails e listas desorganizadas por uma estrutura visual clara, com projetos, tarefas e subtarefas. Assim, cada membro da equipe sabe o que precisa fazer, para quando e com quem deve colaborar.
O uso do Asana é comum em empresas de diferentes tamanhos e setores. Pode ser aplicado em áreas como marketing, operações, TI, recursos humanos e atendimento ao cliente. Por ser flexível, também funciona bem em times ágeis, com entregas constantes e ciclos curtos.
Na prática, a ferramenta permite:
- Criar projetos com diferentes visualizações (lista, quadro Kanban, cronograma);
- Atribuir tarefas a membros da equipe com prazos definidos;
- Adicionar comentários, arquivos e checklists em cada item;
- Automatizar tarefas repetitivas com regras simples.
O objetivo do Asana não é apenas organizar demandas, mas também melhorar a comunicação interna e garantir que as entregas avancem sem gargalos. Ele centraliza informações e promove a transparência nas atividades, facilitando a tomada de decisões e o foco nas prioridades.
Principais Funcionalidades do Asana
O Asana oferece funcionalidades que ajudam a visualizar, acompanhar e gerenciar o andamento dos projetos em diferentes formatos. Além disso, permite automatizar tarefas rotineiras e conectar outras ferramentas utilizadas pela equipe.
Visualizações: Lista, Quadro, Calendário e Cronograma
Uma das vantagens do Asana é permitir diferentes formas de visualizar o trabalho, adaptando-se ao estilo da equipe e ao tipo de projeto.
- Lista: Ideal para quem prefere uma visão linear e detalhada das tarefas. Mostra cada item com suas descrições, prazos e responsáveis em uma estrutura simples e direta.
- Quadro (Kanban): Exibe as tarefas em colunas. É útil para acompanhar o andamento por etapas, como "A fazer", "Em andamento" e "Concluído".
- Calendário: Apresenta as atividades distribuídas ao longo dos dias, facilitando o planejamento de entregas e a gestão de prazos.
- Cronograma (Timeline): Estrutura as tarefas em formato de linha do tempo. Ajuda a visualizar dependências entre atividades e entender o impacto de atrasos no projeto.
Essas visualizações permitem que líderes e membros da equipe tenham clareza sobre as prioridades e o progresso de cada iniciativa, ajustando o planejamento com agilidade.
Automatizações e Integrações
Para tarefas repetitivas, o Asana conta com recursos de automação que reduzem retrabalho e aumentam a eficiência.
É possível criar regras automáticas, como:
- Mover uma tarefa de coluna ao ser marcada como concluída;
- Atribuir automaticamente um responsável ao criar uma tarefa;
- Enviar alertas quando um prazo se aproxima.
Além disso, o Asana se integra com diversas ferramentas do dia a dia, como:
- Slack: para receber notificações e atualizar tarefas sem sair do chat;
- Google Drive e OneDrive: para anexar arquivos diretamente;
- Microsoft Teams, Zapier, Outlook, entre outras.
Essas integrações facilitam o fluxo de trabalho e mantêm todos os dados conectados, evitando a dispersão de informações.
O que é melhor Asana ou Trello?
Quando falamos em ferramentas de gerenciamento de projetos, o Trello sempre acaba sendo citado. E, de fato, ele é uma ferramenta incrível e que tem por objetivo os mesmos princípios que o Asana.
Qual deles é melhor? Ambos são muito bons, mas quando estamos falando de atividades e projetos mais complexos, o Asana acaba saindo na frente.
Isso porque ele tem maiores funções para o gerenciamento, além de automações e, claro, a possibilidade de integração com outros aplicativos.
Por exemplo, o Trello é uma boa ferramenta para uma equipe de marketing com poucas pessoas. Irá ajudar a programar quais serão os posts, pautas, designs a serem entregues etc.
Quando estamos falando de projetos que envolvem diferentes setores, muitas atividades a serem desenvolvidas e necessidade de informações de outras plataformas, o Asana se torna a melhor opção.
Há, inclusive, empresas que utilizam as duas plataformas para conseguir realizar o gerenciamento da melhor maneira possível.
As plataformas não são excludentes e até mesmo se complementam em alguns casos, porém, é sempre recomendado que as informações sejam armazenadas e uma única plataforma.
O Asana é gratuito?
Sim! A ferramenta Asana possui uma versão gratuita que oferece funcionalidades básicas de gerenciamento de projetos para equipes pequenas. No entanto, também existem planos pagos com recursos adicionais e capacidade de usuários ilimitada.
Quem usa o Asana?
O Asana é amplamente utilizado por equipes e profissionais de diversos setores e tamanhos de organização. Ele é popular entre equipes de marketing, desenvolvimento de software, agências, equipes de projetos, equipes de recursos humanos, equipes de operações e muitos outros.
Ele também é utilizado tanto por empresas grandes como por pequenos negócios, freelancers e equipes individuais que buscam uma ferramenta de gerenciamento de projetos eficiente e colaborativa.
7 benefícios do Asana
Será que o Asana realmente vale a pena? Afinal, essa plataforma demanda investimento.
De prontidão, a resposta é que sim – pelo menos na grande maioria das vezes. No caso de empresas com fluxos de trabalho mais complexos, com certeza o software irá ajudar muito.
A plataforma possui uma série de funcionalidades desenvolvidas para aumentar a produtividade e, também, a comunicação entre a equipe.
Com ela é possível gerar relatórios do projeto, automatizar atividades e muito mais. É uma forma mais simples, rápida e clara de gerenciamento.
Fica muito mais fácil acompanhar o andamento dos projetos através do painel, evitando contatos desnecessários com os colaboradores.
Além disso, o Asana também traz uma série de vantagens, como:
- Integração com a grande maioria dos sistemas utilizados pela empresa;
- Conecta as equipes com as respectivas atividades que devem ser desenvolvidas;
- Melhora a visualização do desenvolvimento do time;
- Economiza tempo dos colaboradores e dos gestores/diretores;
- Mais fácil designar a responsabilidade da tarefa;
- Próximo passo para a conclusão do projeto muito mais claro;
- Facilidade de comunicação.
Gestão de Projetos com Asana
A gestão de projetos com o Asana se torna muito mais otimizada. O layout da plataforma possibilita que o desenvolvimento de determinado projeto seja facilmente compreendido.
Com a ferramenta é possível ver o status da atividade (se ela está atrasada, em aberto, etc.), centralizar as discussões e trocas de ideias, possibilita o anexo de documentos e coisas do gênero.
Para o próprio colaborador ela é excelente, pois em seu painel pessoal poderá utilizar o Asana para o gerenciamento de suas micro tarefas.
Com a ferramenta é possível produzir relatórios com o desenvolvimento de suas tarefas, definir os próximos passos, criar lembretes, enfim, irá ajudar o colaborador pontualmente com sua organização e produtividade.
Quer melhorar ainda mais a organização da sua equipe? Conheça o curso gratuito Método Kanban da FM2S e aprenda a visualizar o fluxo de trabalho, priorizar tarefas e aumentar a produtividade sem complicação.
A importância do uso da tecnologia na gestão empresarial
Atualmente, empresas que não têm gestão em todos os seus níveis não conseguem se manter no mercado por muito tempo.
Todos os nichos estão com alta concorrência e apenas quem agrega produtividade, organização e assertividade em seus processos consegue se destacar.
Sabendo dessa necessidade, as empresas de tecnologia estão desenvolvendo cada vez mais novidades na área de gestão. E isso vale para todos os departamentos, como vendas, pós-venda, financeiro...
Sem sistemas é praticamente impossível gerir as informações e atividades de uma empresa (e, aqui, estamos falando até mesmo de pequenas empresas).
O Asana é apenas uma das diversas possibilidades de software. Todos eles, independente da área, tem como princípio a otimização de tarefas, além de agregar maior segurança nos dados.
Afinal, o que é mais seguro: um balanço feito totalmente à mão ou feito por um software que integra todas as informações e realiza atualizações em tempo real.
Sistemas de gestão de melhora de performance, seja o Asana ou qualquer outro, devem ser vistos como um grande investimento para as companhias.
Mas, claro, é sempre essencial destinar um bom tempo para entender a plataforma e estudar tudo aquilo que ela pode proporcionar para que não seja subutilizada (infelizmente, isso acontece com frequência).
Empresas que desejam crescer irão destinar budget para tais ferramentas, pois elas são praticamente obrigatórias nas empresas hoje em dia.
O Asana é uma das opções de gerenciamento de projetos, mas há diversos softwares que buscam a otimização de outras tarefas dentro de uma empresa. Elenque as necessidades da corporação e busque soluções tecnológicas!
