Trello: O que é e como aplicá-lo à gestão de projetos?

Trello
27 de maio de 2019
Última modificação: 27 de maio de 2019

Autor: Paula Louzada
Categorias: Blog, Gestão de Projetos, Melhoria de Processos

Trello é uma ferramenta online e gratuita bastante conhecida, utilizada no gerenciamento de projetos, semelhante ao Kanban com checklists extremamente versáteis e totalmente personalizável às necessidades do usuário. O Trello app tem versões disponíveis para desktop e também para Android e iPhone (iOS). A plataforma é bastante versátil, usada tanto no acompanhamento de tarefas pessoais como planos de estudo e viagens, quanto na organização de projetos que envolvem grandes equipes empresariais, permitindo o compartilhamento de atividades entre os membros desse time. Confira nesse artigo como essa ferramenta pode ajudá-lo a obter atualizações, redefinir prioridades de tarefas e se comunicar com sua equipe em tempo real.

Você trabalha com gestão de projetos? Se esforça para manter suas tarefas, os membros da equipe e seus objetivos organizados? Pois bem, manter-se a par dessas coisas pode ser bem frustrante, mas com a ferramenta certa, todo o processo pode ser mais simples, eficiente e fácil. Porém, felizmente existe o Trello, uma ferramenta extremamente simples e de grande utilidade.

Confira também:

O que é o Trello?

Em resumo, o Trello é uma ferramenta colaborativa bastante conhecida por fornecer um sistema simples que organiza e monitora projetos em quadros (boards). Neles, são integradas listas de verificação altamente personalizáveis e versáteis que podem ser seguidas individualmente ou em equipe. Cada lista armazena cartões (cards) com detalhes, prazos e objetivos.

Cada quadro pode ser compartilhado com quaisquer pessoas cadastradas no Trello e assim, pode-se vincular diversos usuários a cada um dos cartões. A marcação de um usuário em um cartão determina que aquele usuário será o responsável por aquela tarefa e, ao mesmo tempo, faz com que todas as pessoas do quadro saibam as tarefas pelas quais cada um é responsável.

Seu sistema de etiquetas e cores, além de ajudar a categorizar as tarefas, facilita a filtragem dos cartões na realização de buscas na plataforma. Itens de maior urgência classificam-se utilizando a cor vermelha. Já as tarefas em andamento, são marcadas em amarelo por exemplo e assim por diante.

O fato de ser uma ferramenta gratuita, simples e intuitiva, o tornam um destaque entre demais ferramentas de gerenciamento. Afinal, para uma gestão de projetos eficaz, você precisa de visibilidade total sobre todas as tarefas relevantes, além de flexibilidade para organizá-las à medida que suas prioridades mudam.

Trello Login

Em primeiro lugar, caso você esteja acessando a plataforma por meio de um smartphone você deve realizar o Trello Download e em seguida o login Trello. Caso você não tenha uma conta será necessário se cadastrar escolhendo um endereço de e-mail e senha. O site também oferece a opção de fazer login a partir de uma conta do Google, permitindo um acesso mais rápido na ferramenta.

Como usar o trello?

O uso do Trello inicia-se a partir da criação de um quadro (board) onde se concentrarão as informações do projeto em questão.

Em seguida, deve-se adicionar as listas, que serão organizadas em colunas lado a lado. Essas listas vão indicar o andamento de cada etapa do projeto. Se pensarmos no projeto da construção de uma casa,  o Board “Construção da Casa”, por exemplo pode ter listas como por exemplo “A fazer”, “Em andamento” e “Pronto” ou mesmo, “Ideias”, “Decoração” e “Acabamento”.

Dentro das listas, é necessário criar cartões correspondentes às tarefas do projeto. Não existe limite de cartões em um projeto. Para editá-los, recomenda-se descrever em cada card detalhes sobre o objetivo de cada tarefa, as previsões de entrega e, através das cores, categorizar o seu cartão.

Tratando-se de uma ferramenta que permite o compartilhamento das atividades, tem a opção de incluir outros membros de uma equipe para realizar determinada tarefa. Dessa maneira, clique sobre o botão “membros” e selecione aqueles que você deseja integrar a essa tarefa. Ao final da seleção as fotos dos usuários selecionados aparecem no card.

Existe também a possibilidade de conversar com as pessoas envolvidas em determinadas atividades. Assim, escreva um comentário e digite “@” (sem aspas) com o nome do usuário com quem você deseja conversar.

O Trello permite a criação de checklists, permitindo escrever detalhes sobre determinada tarefa e assim, conforme sendo realizadas, você pode acompanhar o progresso geral da atividade. Outro recurso interessante dessa plataforma é a possibilidade de adicionar anexos ao cartão, como fotos, documentos, links e arquivos em PDF.

Após a conclusão das tarefas de um cartão, você coloque-o em outra lista, indicando objetivo alcançado.

Qual a função do trello?

O Trello é uma ferramenta que tem como base a metodologia Kanban. Ou seja, é fundamentado em um método ágil e visual (através de cartões) utilizado no controle do fluxo de trabalho, equilíbrio de processos, na limitação da quantidade de trabalho e no aumento de produtividade.

Assim, a função principal do Trello é a facilitar o fluxo, organização e visualização de tarefas. Por ser de acordo com as necessidades e objetivos de cada usuário, o Trello permite a utilização por um só indivíduo como para melhor coordenar trabalhos em equipe. Com um quadro Trello, portanto, você pode criar e recriar ordem no seu trabalho, organizando-o em listas de cartões e, quando necessário, então, você pode adaptá-lo rapidamente a qualquer nova circunstância.

Além disso, o Trello é uma ótima ferramenta para substituir o uso de e-mail e bate-papo da sua equipe por comunicação baseada em tarefas. Dessa forma você pode identificar tudo de que precisa para realizar um trabalho a partir de um cartão de tarefas, ainda mais com todas as discussões sobre o assunto se realizando ali mesmo.

Como o Trello é também adequado para métodos ágeis, ele se torna um ótimo lugar para manter seu quadro Scrum. Além disso, você pode aplicar a metodologia Kanban e executar o fluxo de trabalho Kanban com o Trello. Assim, o seu quadro mostrará tudo o que precisa ser feito, o status de todas as tarefas, além de onde estão os possíveis gargalos.

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A interface do Trello

Ao fazer o login em sua conta o Trello terá essa aparência. Seu layout é bastante intuitivo e a disposição das informações nas demais páginas segue a mesma premissa. Caso seja seu primeiro acesso você terá a opção de “boards” modelo, totalmente personalizáveis as suas necessidades.

Exemplo da tela home do Trello

Exemplo da tela home do Trello

Você poderá escolher um modelo pré definido, ligado a uma temática ou setor específico. Ou, se preferir, pode criar um layout do zero. Para exemplificar, escolhemos o modelo ligado a engenharias, onde seus “cards” dispõe de informações generalistas a respeito do desenvolvimento e controle de um processo. Veja:

Exemplo de layout de um board contendo diferentes cards e etapas de um projeto no Trello

Exemplo de layout de um board contendo diferentes cards e etapas de um projeto

Os elementos básicos do Trello

Para entender como o Trello funciona é preciso saber sobre seus elementos básicos, como os boards (quadros), cards (cartões) e afins.  Ainda sim, separamos as definições de cada um aqui para você, confira:

Boards

São os quadros responsáveis por agrupar diversas listas e informações. Caso faça parte de uma equipe você pode se deparar, ao fazer login, com vários boards distintos que correspondem a cada projeto ou processo que você está envolvido.

Você pode criar quadros  que são caracterizados por seu layout em colunas com várias listas, o motivo é que isso facilita a visualização e leitura dinâmica por parte dos usuários. Personalize cada board para que atenda os objetivos de sua atividade ou organização. As listas presentes nos “boards” contêm os cartões que recebem os comentários e dados de cada tópico.

Cards

A menor unidade de trabalho são os cartões do Trello. Eles que permitem que você inclua descrições, anexos, subtarefas ou listas de verificação, datas e horários, responsáveis ​​e rótulos e por aí vai. Um cartão normalmente representa uma única tarefa em seu fluxo de trabalho e com um simples clique e arraste, os cartões são movidos de uma lista para outra.

Mas se sua equipe for grande e houver transferências entre os membros da equipe, não deixe de conferir a função de lista de verificação do Trello. Isso permite que você indique em que estágio de conclusão o projeto se encontra, facilitando ao seu colega a visualização do que ele deve fazer em seguida. A melhor coisa sobre cartões é que eles permitem que as pessoas falem sobre a tarefa em mãos, pois você pode mencionar os membros da equipe em um comentário digitando “@” seguido de seu nome de usuário. Assim, toda a comunicação pertinente fica anexada à tarefa e qualquer um pode alinhar-se com o trabalho a partir de lá.

Exemplo de informações contidas em um card do trello

Exemplo de informações contidas em um card

Outras funcionalidades

Trabalhos em equipe

Quando você abre uma conta do Trello, consegue criar a primeira unidade do seu trabalho: uma equipe. Você pode ter muitos espaços de equipe. Cada conta é usada de diversas formas, por exemplo por uma empresa inteira, uma equipe separada, um grupo não relacionado ao trabalho, como sua família ou amigos, ou mesmo apenas você mesmo. Aliás, uma unidade de equipe pode representar um único projeto complexo que possui várias subunidades.

Utilize o sistema de etiquetas coloridas para identificar o status de cada atividade. Por exemplo, o verde para projetos prontos, laranja para os em processo, amarelo para os que necessitam revisão e vermelho para os adiados ou abandonados

Categorizando suas atividades

Listas são o que classificam suas atividades, busque estabelecer um modelo de categorizá-las. Por exemplo, se você mantiver a abordagem clássica de Kanban no Trello, suas listas controlarão tanto as tarefas em andamento, quanto as que você concluiu. 

Cada lista pode representar qualquer maneira de agrupar as tarefas desde que faça sentido para o seu trabalho. Assim, divida-as por por área de assunto, nível de prioridade, pessoa responsável, entre outros.

Notificações

As notificações da plataforma informam sobre as notícias dos fóruns e tarefas das quais você é membro, de modo que você nunca perderá um desenvolvimento ou uma pergunta importante. Além disso, suas configurações de notificação em sua conta são personalizáveis, acessadas clicando em seu nome e imagem. Logo, isso facilita a gestão da rotina e o planejamento diário.

Integrações Trello

Por fim, você pode usar os power-ups do Trello para conectar aplicativos como Slack, Github e Intercom diretamente aos seus cartões. A lista de power-ups é longa, o que garante que o Trello se integre facilmente ao seu fluxo de trabalho.

Trello Gold

Embora gratuito, existe ainda um pacote de assinatura do Trello com recursos premium. O principal diferencial do Trello Gold é a possibilidade de fazer upload de anexos maiores (até 250 MB), enquanto que na versão gratuita permite um tamanho máximo de arquivo de 10 MB. Além disso, você terá acesso aos Power-Ups (plugins de otimização e recursos extras) por quadro, ao invés de somente um. Também terá mais opções de planos de fundo e adesivos, além de poder utilizar adesivos de criação própria.

Os planos para Trello Gold partem da modalidade mensal por U$ 5,00 por mês, ou anual, por U$ 45,00 por ano. Compartilhando o Trello com amigos, você consegue até 12 meses do plano Gold de forma gratuita. Porém o plano se ativa somente se os usuários se cadastrarem na plataforma a partir do seu convite.

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