Fases e Processos de Gerenciamento de Projetos

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06 de junho de 2018
Última modificação: 06 de junho de 2018

Autor: Virgilio F. M. dos Santos
Categorias: Gestão de Projetos

Fases e Processos de Gerenciamento de Projetos

Estruturando seu projeto

 

Para todos, exceto os menores projetos, os gerentes experientes usam metodologias de gerenciamento de projetos bem estabelecidas. Estes são sistemas frequentemente publicados – como o PMBOK (Project Management Body of Knowledge) ou PRINCE2 – mas também podem ser metodologias internas específicas da organização.

Essas abordagens têm algumas diferenças de ênfases e tendem a usar uma terminologia ligeiramente diferente, mas geralmente compartilham duas características principais: os projetos são entregues em etapas e determinados processos comuns de gerenciamento de projetos são executados nesses estágios.

Este artigo explica essas fases e processos em mais detalhes.

 

Fases do Projeto

Fases ou etapas são muito importantes para os gerentes de projeto. Pensando em termos de fases, você pode garantir que as entregas produzidas no final de cada fase atendam ao seu objetivo e que os membros da equipe do projeto (ou subequipes) sejam preparados adequadamente para a próxima fase.

Você identifica as entregas necessárias para cada fase da estrutura de divisão de trabalho. A EAP é elaborada como parte de suas atividades de preparação e depois validada pelo restante da equipe do projeto. No final de cada fase, alguém assina os resultados. (Na fase de preparação, pense em quem precisa aprovar cada entrega.

Os aprovadores podem incluir a diretoria do projeto, o patrocinador do projeto ou os principais interessados). Uma vez que as entregas são aprovadas, a fase é concluída e a equipe do projeto pode passar pelo “portão”, “para a próxima fase. É por isso que o termo “estágio / portão” é usado com frequência no gerenciamento de projetos.

 

E-book:

E-book: Gestão de Projetos

As fases exatas e a ordem em que são concluídas podem variar um pouco, dependendo do que você precisa alcançar com o seu projeto.

As fases são as seguintes:

  • Estratégia de projeto e business case.
  • Preparação.
  • Design.
  • Desenvolvimento e teste.
  • Treinamento e prontidão comercial.
  • Suporte e realização de benefícios.
  • Fechamento do projeto.

Vamos explorar cada fase com mais detalhes.

E-book:

E-book: EAP

Estratégia de Projeto e Caso de Negócio

Nesta fase, você define o requisito geral de negócios do projeto e propõe a abordagem ou a metodologia que deseja usar para resolvê-lo.

O portão no final desta fase é a aprovação da sua proposta de projeto de alto nível e do business case que valida a abordagem que você deseja usar. Você também deve mostrar que pode atingir a meta do projeto dentro dos prazos e orçamento necessários.

Dica: Certifique-se de revisar o caso de negócios ao final de cada fase do projeto para garantir que ele ainda seja válido. Se alguma coisa mudou, revise-a conforme necessário.

 

Preparação

Aqui, você trabalha com as principais partes interessadas e membros da equipe do projeto que já foram identificados para estabelecer e iniciar o projeto:

  • Conclua uma Estrutura Analítica de Trabalho de alto nível.
  • Determine o plano de alto nível do projeto no nível do marco. (Trabalhe com os membros da equipe do projeto apropriados para produzir planos detalhados em cada fase subsequente. Isso garante que eles tenham um senso de propriedade desses planos).
  • Identifique e recrute membros do projeto.
  • Produza o Documento de Iniciação do Projeto.
  • Selecione terceiros para usar nas fases iniciais do projeto (por exemplo, subcontratados ou parceiros de TI).
  • Coloque as ações em prática para proteger os principais recursos. (Por exemplo, reservar salas para a fase de treinamento e alocar mesas e PCs / impressoras para a equipe do projeto).

Design

Nessa fase, você inicia o trabalho envolvido na criação das entregas do projeto, usando a estratégia do projeto, o caso de negócios e o Documento de Iniciação do Projeto como ponto de partida. Em seguida, trabalhe com as partes interessadas relevantes para desenvolver os projetos dos principais produtos. Em projetos maiores, você pode usar analistas de negócios para ajudá-lo com isso.

Você provavelmente tem um quadro de projeto ou patrocinador de projeto que é responsável por assinar o design geral, mas certifique-se de obter também contribuições de outras partes interessadas. Isso ajuda a construir a propriedade comercial das entregas do projeto.

Se forem necessárias alterações nos processos, use um Diagrama de Fluxograma  para criar um mapa detalhado de como as coisas funcionarão. Nesse estágio, você deve fazer tudo o que puder para pensar e lidar com os problemas do projeto antes de começar a criar as entregas do projeto. Os problemas são quase sempre mais fáceis e mais baratos de corrigir no estágio de projeto do que quando o trabalho detalhado de implementação foi iniciado.

Selecione as partes interessadas cuidadosamente para a fase de design detalhado. Um bom projeto detalhado é mais provável de levar a uma boa entrega do projeto. Se o projeto detalhado é ruim, as entregas do projeto são muito menos propensas a atender aos requisitos!

Dica: Para projetos que apresentam riscos técnicos e incertezas significativos, considere incluir uma fase de viabilidade ou de prova de conceito. Isso aumenta sua certeza de que o que você está planejando  funcionará, permitindo que você cancele o projeto com um custo mínimo se a prova de conceito falhar.

 

Desenvolvimento e Teste

Com todo o planejamento e projeto completos, a equipe do projeto pode agora começar a desenvolver e construir os componentes da saída do projeto – seja um software, uma ponte ou um processo de negócios. Como parte dessa fase, você precisa testar esses componentes completamente para confirmar se eles funcionam como deveriam.

   

Treinamento e prontidão comercial

Esta etapa é toda sobre a preparação para o lançamento do projeto ou “ir ao vivo”. Faça o seguinte durante esta fase: 

  • Treine os usuários.
  • Coloque em prática suporte contínuo.
  • Transferir dados para novos sistemas.
  • Identifique o que é necessário para que o projeto seja efetivo a partir da data de lançamento e garanta que você trata isso adequadamente.  

 

Suporte e Realização de Benefícios

Certifique-se de fornecer suporte de transição para a empresa após o lançamento do projeto e considere o que é necessário antes que os membros de sua equipe sejam reatribuídos.

As equipes de projeto geralmente são designadas para outros trabalhos muito cedo após o projeto ter sido “transmitido”,. Isso significa que os benefícios do projeto muitas vezes não são totalmente realizados. 

Monitore a entrega dos benefícios do projeto.

Pode usar isso para promover seu projeto ou fornecer informações sobre outras ações necessárias para garantir que o projeto seja bem-sucedido. Pode monitorar benefícios como parte das atividades “business as usual”, e deve (idealmente) continuar a fazê-lo após o encerramento do projeto. 

 

Fechamento do Projeto 

Fechar um projeto não é a parte mais interessante do ciclo de vida do projeto, mas, se você não fizer isso adequadamente, poderá obstruir a entrega contínua de benefícios para a organização. Certifique-se de fazer o seguinte: 

 

Preencha e armazene a documentação.

Realize uma Revisão Pós-Implementação, para que você e seus colegas possam usar a experiência que você ganhou em projetos futuros.Use suas conexões comerciais para reatribuir membros da equipe do projeto às funções apropriadas na organização. Você não quer perder a experiência e o conhecimento que eles obtiveram ao trabalhar no projeto. 

 

Processos de gerenciamento de projetos

Os principais processos de gerenciamento de projetos, que executam todas essas fases, são: 

  • Gerenciamento de fase.
  • Planejamento.
  • Controle.
  • Gerenciamento de equipe.
  • Comunicação.
  • Integração.

Vamos examinar cada processo com mais detalhes.

  • Gerenciamento de fase – Aqui, você garante que satisfaz adequadamente as condições para completar cada fase e para iniciar a próxima. Para fazer isso, certifique-se de entender completamente as “portas”, ou as entregas que devem ser concluídas e aprovadas pelas partes interessadas apropriadas antes de poder sair de uma fase. Os entregáveis ​​e os requisitos de aprovação geralmente são identificados no Documento de Iniciação do Projeto, portanto, revise-o apropriadamente durante o projeto. 
  • Planejamento – Realize um planejamento de alto nível para todo o projeto no início do projeto e, em seguida, faça um planejamento mais detalhado para cada fase no início de cada fase. Assegure-se de ter as pessoas, os recursos, as metodologias e as ferramentas de suporte corretas em funcionamento para cada fase de planejamento. Dessa forma você possa entregar o projeto no prazo, no orçamento e nos padrões de qualidade apropriados. 
  • Controle – é essencial para controlar o escopo, custo e problemas; e gerenciar tempo, riscos e benefícios de forma eficaz. Crie relatórios que contenham as informações necessárias para criar uma imagem precisa de como as coisas estão acontecendo. Uma maneira comum de fazer isso é usar um painel do projeto. 
  • Gerenciamento de equipe – Como gerente de projeto, você é responsável por gerenciar a equipe do projeto. Trabalhar em um projeto é muitas vezes diferente da maioria das atividades de “business as usual”. Assim, o trabalho do projeto pode exigir uma abordagem diferente e um conjunto de habilidades. Como tal, você provavelmente precisará de treinamento e suporte de gerenciamento de projetos específicos. Portanto, há complexidades adicionais no gerenciamento de membros da equipe que têm responsabilidades de projeto. Assim  como outras funções ao mesmo tempo.
  • Comunicação – Certifique-se de que você é claro sobre quem é responsável pela comunicação aos membros da equipe, à diretoria do projeto, às diferentes partes interessadas na empresa e aos terceiros relevantes. Comunicação inadequada é uma área problemática frequente para projetos, e precisa de atenção considerável para se comunicar bem. 

 Pontos chave  O gerenciamento formal de projetos envolve seguir uma metodologia de gerenciamento de projetos estabelecida. Por sua vez, a maioria dessas metodologias segue um conjunto de fases comuns do projeto. Juntamente com processos comuns que são executados em cada fase.

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