Por que um aplicativo de controle de tempo é bom para a sua empresa?

controle de tempo
26 de setembro de 2019
Última modificação: 26 de setembro de 2019

Autor: Paula Louzada
Categorias: Blog, Gestão de Projetos, Gestão do tempo, Melhoria de Processos

Por que um aplicativo de controle de tempo é bom para a sua empresa?

As ferramentas de controle de tempo são muito úteis e necessárias para um gerente supervisionar melhor os funcionários e garantir que todos os projetos sejam concluídos dentro dos prazos exigidos. Em particular, um aplicativo de rastreamento de tempo que fornece captura automática de dados pode ser uma grande ajuda para economizar tempo e recursos para qualquer empresa. Continue lendo para saber por que um aplicativo de controle de tempo é uma necessidade para o seu negócio como gerente.

Por que você precisa de um aplicativo de controle de tempo?

Uma das principais razões pelas quais um aplicativo de controle de tempo é incrivelmente útil para um gerente de empresa é porque o registro manual do tempo gasto em tarefas ou projetos de trabalho é um processo muito ineficiente. A captura automática de dados é um passo importante para criar mais eficiência ao trabalhar em diferentes projetos e garantir que todos os funcionários estejam concluindo suas tarefas a tempo. Certas ferramentas de rastreamento de tempo podem mostrar aos gerentes se alguns funcionários estão enfrentando dificuldades para concluir projetos ou se alguns têm maneiras mais ineficientes de enviar e-mails ou marcar compromissos com os clientes.

Basicamente, um aplicativo de controle de tempo pode ser usado para capturar big data e, em seguida, analisar as informações para determinar maneiras de gerenciar melhor o tempo e tornar-se mais eficiente entre equipes e departamentos inteiros de uma empresa.

A Forbes relata que atualmente as ferramentas de controle de tempo estão implementadas para tomar melhores decisões da empresa, medir a eficiência, garantir maior produtividade entre as equipes e manter os funcionários em tarefas durante o dia.

As ferramentas de controle de tempo de hoje podem realizar várias facetas diferentes, como gerenciar a quantidade de tempo que os funcionários gastam em projetos remotamente, agendar intervalos automaticamente ao longo do dia e enviar notificações para manter os funcionários em tarefas. O tipo mais avançado de aplicativos de rastreamento de tempo pode determinar as tarefas individuais em que um trabalhador se concentra e, em seguida, coletar informações sobre a produtividade geral do funcionário.

Dessa forma, você pode ver por que ter um aplicativo de controle de tempo pode ser uma necessidade. Ele ajuda a capturar verdadeiramente os dados para garantir a eficiência ideal em toda a organização. Mais importante, um aplicativo de rastreamento de tempo pode realmente beneficiar sua empresa, aumentando o lucro geral no seu local de negócios.

Como as ferramentas de rastreamento de horas e o horário registrado aumentam o lucro da empresa?

As ferramentas de controle de tempo e as horas registradas que os funcionários gastam no trabalho podem ajudar os gerentes a avaliar melhor quanto custa cada projeto e quanto dinheiro está sendo gasto em um cliente específico. Essas ferramentas que capturam o tempo gasto em um projeto poderão ajudá-lo a medir o desempenho da equipe e determinar o orçamento que deve ser dedicado a projetos individuais.

Essencialmente, as ferramentas de controle de tempo podem ajudá-lo a melhorar o gerenciamento de custos e o gerenciamento de projetos, obtendo mais precisão no faturamento e determinando onde sua empresa pode cortar despesas. Um aplicativo de rastreamento de tempo pode ajudá-lo a descobrir onde pode haver algumas ineficiências em sua empresa, o que mostrará lugares onde você pode cortar gastos. Ao criar mais produtividade e garantir que os projetos levem um tempo razoável para serem concluídos, você poderá aumentar os lucros da sua empresa.

A transparência por trás das ferramentas de controle de tempo também pode ajudá-lo a ver quais projetos foram concluídos em menos tempo do que o horário orçado, o que significa que você poderá reduzir custos de forma mais concisa.

Ao acompanhar a quantidade de tempo que um projeto leva para ser concluído até o minuto, você poderá faturar com mais precisão seus clientes e ter processos de cobrança mais precisos. Seus clientes ganharão mais confiança em sua empresa quando virem um registro claro e transparente dos serviços que você fornece. Ao determinar quanto tempo é gasto em tarefas específicas, você pode alterar o preço para refletir os recursos posicionados em relação a um serviço. Esse processo também pode levar sua empresa a aumentar os lucros.

Claramente, há vantagens significativas em incluir um aplicativo de controle de tempo como gerente da empresa. Além disso, existem grandes desvantagens em rastrear manualmente o tempo gasto em um projeto sem incluir ferramentas de software que simplificam esse processo.

As desvantagens das ferramentas manuais de rastreamento de tempo

A Harvard Business Review descreve uma grande desvantagem de não usar ferramentas de rastreamento de tempo quando se trata de rastrear emails de clientes e colegas, que é a perda de horas faturáveis. Uma pesquisa da AffinityLive constatou que um trabalhador pode perder até US $ 50.000 por ano porque rastreava ineficazmente a correspondência por email com clientes e outros emails relacionados ao trabalho.

Na pesquisa com 500 pessoas, quase 40% declararam não rastrear o tempo gasto lendo e respondendo e-mails, enquanto apenas 33% disseram que sempre ou frequentemente realizam essa ação. Ao mesmo tempo, mais da metade dos participantes da pesquisa afirmou que seu empregador usa folhas de ponto ao faturar clientes ou para “determinar valores de retenção”.

Como tal, estima-se que as empresas americanas no setor de serviços profissionais estejam perdendo US $ 7,4 bilhões por dia em termos de produtividade. Claramente, rastrear o tempo gasto em e-mails pode ser uma prática muito benéfica. No entanto, o rastreamento manual do tempo gasto na correspondência por email pode adicionar mais tarefas ao dia do trabalhador e acabar desperdiçando o tempo da empresa.

Se levar de 30 segundos a cinco minutos para responder a um e-mail e “você leva três minutos para entrar no seu programa de registro de horas para registrar o tempo, você gastou 3% da unidade de trabalho em despesas administrativas para gastando 60% em despesas gerais ”, explicou o CEO da AffinityLive, Geoff McQueen.

Muitos trabalhadores tendem a passar as tardes de sexta-feira tentando lembrar o que fizeram ao longo da semana e depois inserindo manualmente a quantidade de tempo gasto em tarefas individuais ao preencher suas folhas de ponto. Isso acaba sendo um método bastante impreciso de rastrear o tempo de qualquer empresa. O rastreamento do tempo gasto nas tarefas todos os dias pode ser um método mais preciso. No entanto, as ferramentas de software de rastreamento automático de tempo são a maneira mais rápida, fácil e precisa de capturar esse tipo de dados.

Os benefícios dos gerentes que usam ferramentas de controle de tempo

1. Quadros de Horários Automatizados

Há benefícios significativos que os gerentes desfrutariam com um aplicativo de rastreamento de tempo com vários recursos. Há aplicativos que automatizam a produção de quadros de horários e garantem que suas equipes não façam esforços desnecessários no rastreamento manual do tempo gasto em projetos. Os usuários deste produto de software precisarão simplesmente pressionar o botão “Reproduzir” ao trabalhar em uma determinada tarefa e a plataforma rastreará automaticamente a quantidade de horas gastas trabalhando, ignorando intervalos programados ou fora do horário comercial.

2. Tempo investido = custos do cliente

Há softwares de gerenciamento de trabalho, com acompanhamento de tempo integrado às tarefas e relatórios poderosos sobre prazos, custos e desempenho de pessoas. É a maneira mais simples de obter dados e relatórios com base em como os projetos evoluem, em quais clientes são rentáveis ​​e em quanto.

3. Previsibilidade

Você sabe quando seus projetos serão entregues? Essa pergunta é complicada porque sua equipe pode atender vários clientes ao mesmo tempo e você não pode dar um prazo irreal para eles. Através de plataformas e gráficos que representam o escopo versus a entrega ao longo do tempo, com algoritmos avançados capazes de projetar uma estimativa real do futuro do projeto.

4. Gerenciamento de fluxo de trabalho

O controle de tempo automatizado pode tornar o gerenciamento de projetos um processo muito mais simples para um supervisor. Ao ver a quantidade de tempo gasto em cada projeto e ter um sistema claramente definido para atribuir tarefas a membros individuais da equipe, os gerentes podem acompanhar facilmente o fluxo de trabalho usando ferramentas de softwares que possuem gerenciamento de tempo.

5. Decisões em tempo real

O melhor de tudo é que ter ferramentas de painel que podem ajudá-lo a analisar métricas e mostrar aos funcionários onde estão tendo sucesso ou estão tendo problemas pode levar a uma maior produtividade em sua empresa. As métricas disponíveis nas ferramentas do painel podem levar você a determinar maneiras de remover ineficiências, cortar custos e aumentar o lucro.

Por exemplo, você poderá ver quantas vezes um documento pode ser enviado de volta a um funcionário para revisões. Se um documento específico estiver demorando muito para ser concluído para esse funcionário, você poderá ajudá-lo a encontrar maneiras de melhorar a eficiência. Isso ajudará sua empresa a cortar custos.

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