O que é um gráfico de Gantt? Para que serve? Como utiliza-lo?

O que é um gráfico de Gantt?

Um gráfico de Gantt é um tipo de gráfico de barras que ilustra o cronograma do projeto, em homenagem a seu inventor, Henry Gantt (1861-1919), que projetou esse gráfico por volta dos anos 1910-1915. Os gráficos modernos de Gantt também mostram as relações de dependência entre atividades e o status atual do cronograma.

Muitas pessoas nunca ouviram falar de um Gantt. Os gráficos de Gantt são usados ​​para planejar projetos de todos os tamanhos e são uma maneira útil de mostrar qual trabalho está programado para ser feito em um dia específico. Eles também ajudam a visualizar as datas de início e término de um projeto em uma visualização simples.

Em um gráfico de Gantt, você pode ver facilmente:

• A data de início do projeto
• Quais são as tarefas do projeto
• Quem está trabalhando em cada tarefa
• Quando as tarefas começam e terminam
• Quanto tempo cada tarefa levará
• Como as tarefas se agrupam, se sobrepõem e se vinculam umas às outras
• A data de conclusão do projeto

As pessoas costumavam ter que planejar em papel (imagine isso!) Ou com blocos coloridos. Blocos magnéticos e Legos ™ tornaram-se uma ferramenta popular de planejamento de Gantt antes do advento do software gráfico de Gantt, e há até mesmo exposições de eventos comemorando a evolução do Gantt ao longo do tempo.

Hoje, a maioria dos gráficos de Gantt são criados no Excel ou com software de gerenciamento de projetos, às vezes chamado de software de gráfico de Gantt.

O que é o software para Gráfico de Gantt?

Depois que os computadores introduziram novas formas de trabalhar, os gerentes de projeto descobriram que poderiam economizar tempo na criação e atualização de seus gráficos de Gantt. O software gráfico de Gantt, também chamado de planejamento de projetos, gerenciamento de projetos ou software de programação de projetos, foi criado para automatizar o processo para suportar requisitos de Gantt mais avançados, como criar dependências de tarefas, adicionar marcos ou identificar o caminho crítico de um projeto.

Muitos gerentes de projeto usavam tradicionalmente programas de desktop locais como o Microsoft Project – e muitos ainda o fazem. Mas hoje, o software de cartas Gantt se moveu on-line, permitindo que qualquer pessoa crie planos de gráficos e projetos de Gantt compartilháveis.

Como o Gráfico de Gantt surgiu?

Embora agora considerado como uma técnica comum de gráficos, os gráficos de Gantt foram considerados revolucionários quando introduzidos pela primeira vez. A primeira ferramenta conhecida deste tipo foi desenvolvida em 1896 por Karol Adamiecki, que a chamou de harmonograma. Adamiecki não havia publicado seu gráfico até 1931 e quando o fez, foi apenas em polonês, o que limitou tanto a adoção como o reconhecimento de sua autoria.

Em 1912, Hermann Schürch publicou o que seriam considerados gráficos de Gantt ao discutir um projeto de construção. Parece que as cartas de Schürch não eram notáveis, mas sim rotineiras na Alemanha na época em que foram publicadas. O desenvolvimento anterior que leva ao trabalho de Schürch é desconhecido. Ao contrário dos gráficos posteriores de Gantt, os gráficos de Schürch não exibiram interdependências, deixando-os para serem inferidos pelo leitor. Estas também eram representações estáticas de um cronograma planejado.

O gráfico tem o nome de Henry Gantt (1861-1919), que projetou seu quadro por volta dos anos 1910-1915. Uma das primeiras grandes aplicações das cartas de Gantt foi pelos Estados Unidos durante a Primeira Guerra Mundial, por sugestão do general William Crozier.

Os primeiros gráficos de Gantt foram desenhados em papel e, portanto, tiveram que ser redesenhados inteiramente para se ajustar às mudanças no cronograma. Por muitos anos, os gerentes de projeto usaram pedaços de papel ou blocos para barras de gráfico de Gantt para que pudessem ser ajustados conforme necessário. Walter Polakov, colaborador de Gantt, apresentou cartas de Gantt à União Soviética em 1929, quando trabalhava para o Conselho Soviético Supremo de Economia Nacional. Eles foram usados ​​no desenvolvimento do Primeiro Plano Quinquenal, fornecendo traduções russas para explicar seu uso.

Nos anos 80, os computadores pessoais permitiram a criação generalizada de gráficos de Gantt complexos e elaborados. Os primeiros aplicativos de área de trabalho foram destinados principalmente a gerentes de projetos e planejadores de projetos. Com o advento da Internet e o aumento da colaboração em redes no final da década de 1990, os gráficos de Gantt tornaram-se uma característica comum dos aplicativos baseados na Web, incluindo o colaborativo. Até 2012, quase todas as cartas de Gantt foram feitas pelo software que pode facilmente ajustar-se às mudanças da programação.

Em 1999, os gráficos de Gantt foram identificados como “uma das ferramentas de gerenciamento mais utilizadas para agendamento e controle de projetos”.

Como usar um gráfico de Gantt?

Os gráficos de Gantt vêm em muitas formas, desde o bom e velho papel até o desktop e até mesmo o software baseado na web. Trazer esses gráficos on-line os transformou de um documento estático que rapidamente se torna obsoleto para uma representação viva e colaborativa do estado atual de um projeto.

Gráficos de Gantt são úteis em quase todos os setores. Aqui estão apenas alguns exemplos dos tipos de equipes e empresas que usam gráficos de gantt para planejar, programar e executar seus projetos:

• Construção
• Agências de Consultoria
• Equipes de marketing
• Fabricação
• Recursos humanos
• Desenvolvimento de software
• Planejamento de eventos

Como usar um gráfico de Gantt?

O conceito subjacente de um gráfico de Gantt é mapear quais tarefas podem ser executadas em paralelo e quais precisam ser feitas sequencialmente. Se combinarmos isso com os recursos do projeto, poderemos explorar o trade-off entre o escopo (fazendo mais ou menos trabalho), o custo (usando mais ou menos recursos) e as escalas de tempo para o projeto. Adicionando mais recursos ou reduzindo o escopo, o gerente de projeto pode ver o efeito na data final.

Para criar um gráfico, você precisa conhecer todas as tarefas individuais necessárias para concluir o projeto, uma estimativa de quanto tempo cada tarefa levará e quais tarefas dependem de outras. O próprio processo de reunir essas informações ajuda o gerente de projeto a se concentrar nas partes essenciais do projeto e a estabelecer um cronograma realista para a conclusão.

Em suma:

• Quando você configura um gráfico de Gantt, precisa pensar em todas as tarefas envolvidas no projeto e dividi-las em componentes gerenciáveis.
• Em seguida, decida quem será responsável por cada tarefa e delegue à equipe.
• Identifique os relacionamentos de tarefas e decida a sequência de datas de conclusão de cada tarefa, mostrando a duração esperada de todo o projeto e das sub-tarefas. Um gráfico de Gantt mostrará as tarefas em uma ordem sequencial e exibirá as dependências da tarefa (isto é, como uma tarefa se relaciona com outra).
• Determine e aloque seus recursos.
• Antecipe os riscos e problemas que você pode encontrar e crie um plano de contingência para possíveis problemas.

Por que usar um gráfico de Gantt?

Um gráfico de Gantt é usado para as seguintes atividades:

• Estabeleça o cronograma inicial do projeto – quem fará o quê, quando e quanto tempo levará.
• Alocar recursos – garantir que todos saibam quem é responsável por quê.
• Faça ajustes no projeto – o plano inicial precisará de muitos ajustes.
• Monitore e relate o progresso – ajuda você a permanecer no cronograma.
• Controle e comunique o cronograma – visuais claros para as partes interessadas e participantes.
• Exibir marcos – mostra os principais eventos.
• Identifique e relate problemas – Como tudo é representado visualmente, você pode ver imediatamente o que deveria ter sido alcançado até uma determinada data e, se o projeto estiver atrasado, você pode tomar medidas para colocá-lo de volta no curso.

Quais os perigos dos Gráficos de Gantt?

Como Paul Naybour explica em seu blog, os gráficos de Gantt não são perfeitos e podem se tornar excessivamente complexos com muitas dependências e atividades. É melhor produzir um plano claro e simples que mostre os principais pacotes de trabalho em resumo, do que um plano com tantos detalhes que a impressão geral do progresso do projeto seja perdida.

Gráficos de Gantt também não são bons em mostrar as prioridades relativas de tarefas individuais e os recursos gastos em uma tarefa. Eles podem mostrar claramente o tempo decorrido de uma tarefa, mas não comunicam facilmente quantas pessoas podem ser necessárias para concluí-la.

É aqui que, por exemplo, é útil usar técnicas adicionais, como um diagrama de precedência (às vezes chamado de gráfico PERT). Os gráficos de Gantt não são perfeitos e podem se tornar excessivamente complexos com muitas dependências e atividades. É melhor produzir um plano claro e simples que mostre os principais pacotes de trabalho em resumo, do que um plano com tantos detalhes que a impressão geral do progresso do projeto seja perdida.

Gráficos de Gantt também não são bons em mostrar as prioridades relativas de tarefas individuais e os recursos gastos em uma tarefa. Eles podem mostrar claramente o tempo decorrido de uma tarefa, mas não comunicam facilmente quantas pessoas podem ser necessárias para concluí-la. É aqui que, por exemplo, é útil usar técnicas adicionais, como um diagrama de precedência (às vezes chamado de gráfico PERT).

Faça seu próprio gráfico de Gantt no Excel

O Microsoft Excel possui um recurso de gráfico de barras que pode ser formatado para criar um gráfico de Gantt do Excel.

• Etapa 1.  Liste o cronograma do seu projeto em uma tabela do Excel. Liste cada tarefa como uma linha separada e estruture seu plano de projeto, incluindo a data de término, a data de início e a conexão.
• Etapa 2.  Configure como um gráfico de barras padrão com base nas datas de início.
• Etapa 3. Adicione a duração de suas tarefas.
• Etapa 4.  Adicione descrições de tarefa ao gráfico de Gantt.
• Etapa 5. Transforme o gráfico de barras no gráfico de Gantt do Excel por meio da formatação.