O que é um gráfico de Gantt? Para que serve? Como utiliza-lo?

O Gráfico de Gantt, ou Diagrama de Gantt, é uma ferramenta que, através do seu aspecto visual, auxilia equipes de gestão em obter um maior controle de um projeto ou de uma produção pontual. Seu controle se dá na organização e avaliação dos prazos de entrega, bem como os recursos críticos aquele projeto ou processo. Os gráficos modernos de Gantt também mostram as relações de dependência entre atividades e o status atual do cronograma. Confira nesse artigo a definição, origem, exemplos e os benefícios de aplicar essa ferramenta de controle.

O que é um gráfico de Gantt?

Um gráfico de Gantt é um tipo de gráfico de barras que ilustra o cronograma do projeto. Atualmente, são usados ​​para planejar projetos de todos os tamanhos e são uma maneira útil de mostrar qual trabalho está programado para ser feito em um dia específico. Eles também ajudam a visualizar as datas de início e término de um projeto em uma visualização simples modelo linha do tempo.

Em um Gráfico de Gantt, você pode ver facilmente:

• A data de início do projeto;
• Quais são as tarefas do projeto;
• Quem está trabalhando em cada tarefa;
• Quando as tarefas começam e terminam;
• Quanto tempo cada tarefa levará;
• Como as tarefas se agrupam, se sobrepõem e se vinculam umas às outras;
• A data de conclusão do projeto.

Qual a origem do Gráfico de Gantt?

O americano Henry Gantt é quem nomeia o gráfico tão difundido hoje, seu trabalho tem origem no século XX. Contudo, o Gráfico de Gantt na verdade foi um aperfeiçoamento do trabalho de um engenheiro polonês chamado Karol Adamiecki, que um século antes o desenvolveu sob o nome de Harmonogram.

O aperfeiçoamento se deu com base no objetivo compartilhado das ferramentas. O Harmonogram tinha como premissa principal, desenvolver um documento capaz de realizar um acompanhamento visual do fluxo cotidiano de trabalho. 

Já o gráfico de Henry Gantt se apoiava nisso, mas com o objetivo de que, através do apoio visual, fosse também possível evitar atrasos na produção das fábricas de manufatura, o que impactaria diretamente no acompanhamento e supervisão de cada organização que adotasse a ferramenta.

Como fazer um Gráfico de Gantt

Os gráficos de Gantt vêm em muitas formas, desde o bom e velho papel até o desktop e até mesmo o software baseado na web. Trazer esses gráficos on-line os transformou de um documento estático, que rapidamente se torna obsoleto para uma representação viva e colaborativa do estado atual de um projeto.

Para criar um gráfico, você precisa conhecer todas as tarefas individuais necessárias para concluir o projeto, uma estimativa de quanto tempo cada tarefa levará e quais tarefas dependem de outras. O próprio processo de reunir essas informações ajuda o gerente de projeto a se concentrar nas partes essenciais do projeto e a estabelecer um cronograma realista para a conclusão.

Em resumo:

• Quando você configura um gráfico de Gantt, precisa pensar em todas as tarefas envolvidas no projeto e dividi-las em componentes gerenciáveis;
• Em seguida, decida quem será responsável por cada tarefa e delegue à equipe;
• Identifique os relacionamentos de tarefas e decida a sequência de datas de conclusão de cada tarefa, mostrando a duração esperada de todo o projeto e das sub-tarefas. Um gráfico de Gantt mostrará as tarefas em uma ordem sequencial e exibirá as dependências da tarefa;
• Determine e aloque seus recursos (faça a lista de materiais);
• Antecipe os riscos e problemas que você pode encontrar e crie um plano de contingência para possíveis problemas.

Exemplos

Desenvolvem-se os Gráficos de Gantt em diferentes plataformas. Atualmente prioriza-se o aspecto digital da ferramenta, pois possibilita a personalização e visualização mais assertiva e acessível a equipe, além claro do fator praticidade.

Com ferramentas online

Através de plataformas online como o Canva, LucidChart e Team Gantt, qualquer equipe ou pessoa pode criar um Gráfico de Gantt de maneira rápida e prática, e sem usar o Excel. 

Os benefícios dessas ferramentas são: praticidade, acesso a modelos, criar padrões ainda mais personalizados.

Contudo, por serem uma “saída fácil”, possuem pontos negativos, como: a necessidade de inserção de dados manualmente e o retrabalho que acontecerá a cada nova mudança.

Fig 1. Exemplo de Gráfico de Gantt criado no Canva (online)

Integrado ao ERP

Sistemas de ERP tornam o dia a dia das equipes de gestão algo mais simples. Use ERPs para desenvolver  uma maior, e melhor, integração entre as informações de sua organização, fazendo com que as tarefas e condutas da produção sejam pautadas em dados altamente monitoráveis. 

Um sistema ERP consegue coletar os dados de registro da produção de uma empresa, e reproduzi-los em formato visual em um Gráfico de Gantt. Esse gráfico auxilia na visão e compreensão dos tempos de produção, bem como o SMED.

No Excel

O Microsoft Excel possui um recurso de gráfico de barras que pode ser formatado para criar um gráfico de Gantt próprio. 

Por ser o mais comumente usado, trouxemos um exemplo prático. Veja:

• Crie cronograma do seu projeto em uma tabela do Excel. Esforce-se para listar as atividades, cada uma em linhas separadas, e estruture seu plano de projeto, incluindo a data de término, a data de início e a conexão.

Fig. 2: Preencha todas as atividades, períodos de início e a duração estimada para cada uma delas

A duração pode estar disposta em horas, dias, semanas ou meses. Isso será determinado pelo criador do gráfico e, por isso, deve corresponder a realidade organizacional da empresa.

• Selecionando as células preenchidas, vá em Inserir > Gráficos e escolha a opção de Barras Empilhadas. Confira o resultado parcial na fig. 3

Fig. 3: Perceba como cada atividade possui um período específico de início e duração com base nos dados informados.

• Hora de configurar os dados do gráfico. Com um clique duplo nas atividades listadas, a caixa de Formatar Eixo surgirá a direita. Preencha a opção Categorias em ordem inversa, isso fará que as atividades sejam organizadas com base na data de início.
• Em seguida, duplo clique na lista de datas do gráfico e então selecione Rótulos > Posição do rótulo e marque Superior. Assim, as datas ficarão na parte inferior do gráfico.
• Clique, com o botão direito, na parte azul das barras. Selecione a opção Formatar série de dados, e na caixa de opções que abrir marque a sobreposição em 100%.
• Nas opções de Preenchimento marque a caixa de opção Sem Preenchimento, e então Sem linha na categoria de Cores de borda. Seu gráfico agora deve estar como o da Fig. 4, já com a aparência que conhecemos do gráfico de Gantt.

Fig. 4: Ao removermos as linhas referentes as atividades conseguimos visualizar mais claramente o período proposto a seu desenvolvimento

• Por fim, para que a clareza das datas de início e duração seja realmente visível, clique com o botão direito na parte das datas, na parte inferior do gráfico. Na caixa de opções que abriu preencha as caixas de Máximo e Mínimo com as datas referentes a sua operação. Veja:

Fig. 5: Ao formatarmos a visualização das datas, conseguimos uma visão mais espaçada entre cada atividade para identificar suas interdependências.

A duração de cada atividade é mais perceptível, bem como a interferência de uma em outra, e o término projetado. Caso queira você pode alterar as cores do gráfico, assim como as fontes e título.

Restaram dúvidas de como desenvolver seu Gráfico de Gantt usando o Excel? Então confira esse vídeo que faz parte do nosso curso de Certificação Especialista Lean Healthcare :

Como usar um gráfico de Gantt?

Gráficos de Gantt são úteis em quase todos os setores. Na indústria em geral  podemos dizer que o gráfico de Gantt atua com o mesmo objetivo em diferentes setores, mas possui uma interpretação direcionada para cada área. 

Por exemplo, para a equipe de gestão de projetos o gráfico atua como painel visual onde as tarefas a serem executadas são apresentadas e elencadas, com relação de precedência entre si. Desta forma, a equipe toda consegue realizar suas responsabilidades, tendo consciência das previsões, líderes, prazos e desenrolar do projeto.

Já para a programação da produção, o uso está atrelado ao acompanhamento das ordens de produção. Em indústrias que atuam com linha produtiva sob demanda, e exigem diferentes níveis e quantias de materiais dos produtos, torna-se essencial o acompanhamento dessas ordens, para que o “atravessamento” seja controlado e visível aos envolvidos no preparo e organização.

Na linha produtiva, o Gráfico de Gantt é adotado para analisar os os gargalos e identificar máquinas em ociosidade. Isso auxilia na capacidade produtiva da empresa, pois sem noção desses parâmetros a produção pode ser classificada como finita.

Quais são os benefícios do Gráfico de Gantt?

O conceito subjacente de um gráfico de Gantt é mapear quais tarefas podem ser executadas em paralelo e quais precisam ser feitas sequencialmente. Se combinarmos isso com os recursos do projeto, poderemos explorar o trade-off entre o escopo (fazendo mais ou menos trabalho), o custo (usando mais ou menos recursos) e as escalas de tempo para o projeto. Adicionando mais recursos ou reduzindo o escopo, o gerente de projeto pode ver o efeito na data final.

Além disso, os principais benefícios são:

• Melhor distribuição das responsabilidades: Por ser uma ferramenta altamente visual, é possível personalizá-la e incrementá-la elencando as tarefas de melhor maneira e distribuindo-as para os membros pontualmente. O que facilita a operação de cada tarefa e aumenta a dinâmica de comunicação entre eles;
• Segmentação das tarefas: Seguindo o benefício acima, a segmentação de tarefas faz com que uma atividade (objetivo) que é muito complexa de se realizar, torne-se mais fácil, por ter sido dividida em tarefas menores. Portanto, a segmentação facilita a análise, acompanhamento e execução das atividades de um projeto;
• Interdependência entre as atividades: Entender como cada tarefa impacta na outra faz com que seja muito mais simples determinar os prazos e realizar a técnica de priorização. O Gráfico de Gantt nos possibilita uma interpretação visual muito rápida nesse ponto, portanto, devemos tirar o máximo de proveito;
• Definição dos prazos (priorização): Como dissemos, as tarefas costumam ser interdependentes. Por isso, avaliá-las de perto para ter uma visão de prioridades é essencial. Compreenda a duração, recursos a serem utilizados, níveis de entrega e correlação entre cada uma. Esse é um dos benefícios que mais agrega valor ao cliente, pois cria e consolida uma imagem de referência na mente dele;
• Monitoração do andamento: Talvez o benefício mais pertinente do Gráfico de Gantt. Através dessa ferramenta, o acompanhamento torna-se algo extremamente natural e simples, que permite que toda a equipe participante visualize e ordene suas tarefas diárias com base nos dados do gráfico.

Quais os perigos dos Gráficos de Gantt?

Em suma, os gráficos de Gantt não são perfeitos e podem se tornar excessivamente complexos com muitas dependências e atividades. Produza um plano claro e simples que mostre os principais pacotes de trabalho em resumo, não crie um plano com tantos detalhes que a impressão geral do progresso do projeto seja perdida.

Gráficos de Gantt também não são bons em mostrar as prioridades relativas de tarefas individuais e os recursos gastos em uma tarefa. Eles podem mostrar claramente o tempo decorrido de uma tarefa, mas não comunicam facilmente quantas pessoas podem ser necessárias para concluí-la.

Virgilio Marques Dos Santos

Sócio-fundador da FM2S, formado em Engenharia Mecânica pela Unicamp (2006), com mestrado e doutorado na Engenharia de Processos de Fabricação na FEM/UNICAMP (2007 a 2013) e Master Black Belt pela UNICAMP (2011). Foi professor dos cursos de Black Belt, Green Belt e especialização em Gestão e Estratégia de Empresas da UNICAMP, assim como de outras universidades e cursos de pós-graduação. Atuou como gerente de processos e melhoria em empresa de bebidas e foi um dos idealizadores do Desafio Unicamp de Inovação Tecnológica.