Como se tornar um Gerente de Projetos de Sucesso? Veja aqui

gerente de projetos de sucesso
03 de janeiro de 2018
Última modificação: 03 de janeiro de 2018

Autor: Virgilio Marques Dos Santos
Categorias: Blog, Gestão de Projetos

Como se tornar um Gerente de Projetos de Sucesso?

É difícil definir o que faz um gerente de projetos de sucesso. Toda organização define o papel e o título de forma diferente. No entanto, os gerentes de projetos são necessários em quase todas as indústrias. Como um PM, você pode trabalhar em pequenas ou grandes equipes com tarefas que variam de orçamento e cronograma até tudo o que você pode pensar sob o sol de domingo.

Talvez você não seja mesmo um “gerente” de projeto com título ou até trabalhe sozinho, mas você é responsável por gerenciar projetos de trabalho. Não importa onde você esteja, há coisas que precisará aprender enquanto entra para gerenciar todas essas coisas. E se você quiser aprender como ser um expert na área, veio ao lugar certo.

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Como deve se comunicar o Gerente de Projetos de Sucesso?

É universalmente aceito que os bons PMs são comunicadores fáceis que não hesitam na hora de se comunicar com sua equipe e clientes. Isso significa falar com pessoas pessoalmente sobre uma variedade de tópicos – tanto de natureza fácil quanto difícil. Os gerentes de projetos também não podem ser tímidos em manter a comunicação aberta em todos os momentos e precisam reconhecer o fato de que uma equipe inteira pode não se comunicar da mesma maneira.

É um fato: qualquer projeto falhará sem uma linha de comunicação sólida. Ser claro, conciso e honesto ao coordenar projetos é fundamental.

Como o Gerente de Projetos de Sucesso deve se relacionar?

Conhecer as pessoas com quem trabalha e entender como funcionam e se comunicam é importante ao tentar motivar uma equipe a cumprir prazos, ou mesmo objetivos simples. Muitas vezes, um PM precisa ser um camaleão do projeto para fazer isso acontecer.

Desenvolver um plano de comunicação para sua equipe pode ser útil, mas forçar uma estrutura de comunicação nem sempre funcionará para todos. Como gerente de projeto, você precisa descobrir como se comunicar com os vários tipos de personalidade em sua equipe. Você pode definir expectativas adequadas, mas se você ignorar as preferências da sua equipe e apenas fazer as coisas da sua maneira, você encontrará mais barreiras ao sucesso.

Lembre-se, não é tudo sobre você e seu processo como o PM. Trata-se de trabalhar com a equipe para criar uma estrutura que funcione para todos.

Você pode perguntar, por que mudar sua estratégia de comunicação de projeto para projeto? Essa abordagem pode ficar confusa para você. Pense nisso: se você colocar o tempo e o esforço para conhecer sua equipe e criar um plano com eles, todos irão comprar. Em efeito, eles se comunicarão de forma a confortá-los e entregar seus projetos com menos esforço, confusão e medo.

Como o gerente de projetos de sucesso deve responder sobre o projeto?

Reuniões de status e relatórios de status semanais são inestimáveis para você como um gerente de projeto. Eles o ajudam a acompanhar os próximos passos, itens de ação e riscos do projeto. Use um relatório de status semanal para permanecer transparente sobre orçamento, processo e evitar conversas estranhas sobre a necessidade de mais tempo ou dinheiro para concluir um projeto.

Há um valor no reagrupamento regular para falar sobre o que está acontecendo e o que a equipe é responsável em qualquer momento. Se você está trabalhando com clientes, é uma boa prática comunicar os detalhes do projeto por escrito também semanalmente. Mesmo utilizar o telefone para conversar por meio de um relatório de status ajudará a reforçar os prazos dos projetos e a construir um relacionamento. Lembre-se, nunca é uma coisa ruim pegar o telefone!

Se o seu estilo de comunicação é por meio de e-mail, telefone, mensagem instantânea, correio, pombo – é crucial que você encontre uma maneira de divulgar seu ponto de vista.

Como o gerente de projetos de sucesso lida com expectativas?

Definir e gerenciar expectativas é uma das tarefas mais difíceis que um gerente de projeto deve fazer. No início de um projeto, há muitas incógnitas. Contudo, à medida que você cria os principais produtos de gerenciamento de projetos, como um escopo, cronogramas e um plano de projeto, você pode definir expectativas claras com sua equipe e clientes.

Utilizando o MS Project muito bem!

Como o gerente de projetos de sucesso define o escopo?

As expectativas de cada projeto devem ser definidas por um escopo de trabalho bem escrito. Se sua empresa não tiver documentação para fazer backup de um pedido de projeto específico, crie-o. Não precisa ser um documento extravagante e formal! Mas alguma aparência de um escopo ajudará a fornecer a você e a sua equipe diretrizes e expectativas sobre o que a equipe irá entregar.

Também é uma boa prática sentar com sua equipe e clientes no início de um projeto para analisar o escopo em conjunto com o cronograma do projeto. Isso significa que você precisa explicar os níveis de esforço associados às tarefas.

Ter esse tipo de conversação no início manterá seus clientes informados sobre o nível de esforço que sua equipe colocará em todos os aspectos do projeto. Também os manterá envolvidos no seu processo.

Como o gerente de projetos de sucesso trata os marcos?

Entre os prazos, verifique o próximo documento ou os marcos de entrega. Aproveite o tempo para conversar com a equipe sobre o que cada tarefa implica. Todas as entregas são alteradas com base no trabalho anterior? Isso afetará o escopo e a linha do tempo?

Os check-ins permitem que você forneça à equipe feedback oportuno, construtivo e útil para tornar os resultados finais mais fortes. Lembre-se quando se trata de estabelecer expectativas, não há nada de errado em repetir-se, desde que sua repetição seja significativa e cronometrada.

Quando o gerente de projetos de sucesso contata os especialistas?

Inevitavelmente, haverá momentos em qualquer projeto onde as ideias do campo esquerdo surgem, novos requisitos e perguntas que virão até você. Prossiga com cuidado, gerente de projeto! Se um cliente, parceiro ou membro da equipe está se aproximando de você sobre qualquer uma dessas coisas, é melhor certificar-se de que as ideias sejam verificadas em relação aos requisitos do seu projeto. A documentação nem sempre é a linha inferior, então é melhor abrir-se sobre qualquer ideia ou conversa.

Saiba quando envolver a equipe para ajudar a culpar a conversa e o processo de tomada de decisão. Por exemplo: o cliente está perguntando algo que é design ou específico do desenvolvimento? Se sim, puxe as pessoas apropriadas. Eles podem ajudar a responder à pergunta, e possivelmente até melhor do que você.

Reconheça que você é o PM – não o diretor de design e consultor. É mais sobre ter seu papel e ser honesto sobre sua experiência.

Um gerente de projetos de sucesso não deve ser um sabe tudo

Um gerente de projeto nunca deve responder às questões do projeto completamente sozinho, a menos que seja específico para o orçamento, o escopo e as diretrizes pré-determinadas. Afinal, sua equipe é composta por especialistas que são responsáveis por responder às perguntas que se enquadrem no seu domínio. Seu trabalho é cultivar perguntas para eles sem entrar no caminho do seu trabalho.

Idealmente, se você não conhece a resposta e não pode puxar alguém na sala nesse momento, escreva boas notas e acompanhamento. Não há nada de errado no acompanhamento de uma conversa quando chegar a hora certa. É quando você se tornar um gerente de projeto bem-sucedido, e não “apenas o PM”.

Como o gerente de projetos de sucesso se torna um líder?

Você pode não ser uma líder de torcida por natureza, mas todos os projetos precisam de um líder que suporte o processo. Um bom gerente de projetos irá fazer cumprir o processo e manter todos na equipe em sincronia. Cobrar linhas de tempo, prazos e entregas é a chave, mas um gerente de projeto que também suporta o processo, a equipe e o cliente, é quem traz verdadeiro valor para um projeto.

Seja aquele que diz: “Uau, isso é realmente bom. Bom trabalho”. Comemore as vitórias e incentive a equipe a fazer o mesmo. Ao mesmo tempo, não tenha medo de ser o único a dizer: “Você pensou em X?” Para cuidar do melhor do projeto e da sua equipe.

Gerentes de projetos bem-sucedidos compreendem todos os aspectos do projeto e antecipam perguntas ou preocupações que o cliente pode ter. Este tipo de comportamento não só suporta a sua equipe e seu projeto, mas mostra a todos os envolvidos que você está genuinamente envolvido e não está apenas preocupado com os princípios básicos do PM.

O gerente de projetos de sucesso de estudar?

Não há dúvida de que o gerenciamento de projetos é um dos caminhos de carreira mais desafiadores e gratificantes existentes. Um bom gerente de projeto pode ajudar um negócio a esclarecer metas, agilizar os processos e aumentar a receita. Não é surpresa que as PM sejam altamente procuradas em muitas indústrias.

Mas não importa onde você tome suas habilidades de PM, você tem que aguentar as habilidades básicas que o tornarão “bom”. No centro, você deve ser altamente organizado e direcionado ao processo, mas ser uma pessoa fácil e adaptável que goste realmente de um bom desafio. Continue lendo para aprender mais lições, melhores práticas e dicas sobre como ser um gerente de projeto bem-sucedido.

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